Статья. «Рассчитываем отпускные по новым правилам»

(Н. Н. Шишкоедова)

(«Советник бухгалтера в здравоохранении», 2008, № 5)

РАССЧИТЫВАЕМ ОТПУСКНЫЕ ПО НОВЫМ ПРАВИЛАМ

Уже, наверное, ни для кого не новость, что с 6 января 2008 г. изменился порядок расчета среднего заработка — вместо Положения от 11.04.2003 № 213 вступило в силу новое Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922). И казалось бы, предоставление и расчет отпускных — это то, с чем бухгалтер имеет дело каждый год, а потому проблем у него возникать не должно. Но на практике часто возникают вопросы, сложные ситуации, да и за изменениями нормативных документов нужно постоянно следить. А потому будет не лишним еще раз поговорить о том, как предоставлять, оформлять и оплачивать отпуска работникам учреждений здравоохранения.

Продолжительность ежегодного отпуска

Одной из важнейших гарантий, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, является предоставление работникам ежегодных отпусков с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Причем хотя стандартная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, согласно ст. 115 ТК РФ, составляет 28 календарных дней, некоторым категориям работников, в том числе и некоторым сотрудникам учреждений здравоохранения, установлен удлиненный основной отпуск или дополнительные отпуска.

Например, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 право на удлиненный основной отпуск продолжительностью 56 календарных дней имеют педагогические работники оздоровительных образовательных учреждений санаторного типа для детей, нуждающихся в длительном лечении, а также следующие педагогические сотрудники учреждений здравоохранения:

• заведующие педагогической частью;
• учителя;
• учителя-дефектологи;
• логопеды;
• воспитатели;
• музыкальные руководители;
• педагоги дополнительного образования;
• инструкторы по физкультуре;
• мастера производственного обучения;
• старшие вожатые.

Кроме того, право на удлиненные отпуска имеют научные работники учреждений (организаций), финансируемых из федерального бюджета. На основании Постановления Правительства РФ от 12.08.1994 № 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень» им полагаются основные удлиненные отпуска продолжительностью:

• 48 рабочих дней при наличии ученой степени доктора наук и
• 36 рабочих дней при наличии ученой степени кандидата наук.

Главные медсестры учреждений здравоохранения федерального подчинения в соответствии с п. 1 Приказа Минздрава России от 22.12.1994 № 297 имеют право на удлиненный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 36 рабочих дней. Согласно же п. 4 Постановления Правительства РФ от 03.04.1996 № 391 работникам организаций здравоохранения, осуществляющим диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, а также работникам организаций, работа которых связана с материалами, содержащими ВИЧ, положен удлиненный отпуск продолжительностью 36 рабочих дней (с учетом ежегодного дополнительного отпуска за работу в опасных для здоровья условиях труда). При этом порядок предоставления данных гарантий для работников учреждений здравоохранения субъектов РФ определяется органами исполнительной власти субъектов РФ.

Целому ряду работников положены помимо основных еще и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Так, медицинские, ветеринарные и иные работники, непосредственно участвующие в оказании противотуберкулезной помощи, а также работники организаций по производству и хранению продуктов животноводства, обслуживающие больных туберкулезом сельскохозяйственных животных, в соответствии со ст. 15 Федерального закона от 18.06.2001 № 77-ФЗ «О предупреждении распространения туберкулеза в Российской Федерации» имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 12 рабочих дней.

Также пока продолжает действовать Постановление Минтруда России от 08.07.1993 № 133, установившее дополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда продолжительностью 30 рабочих дней медицинскому и другому персоналу, участвующему в оказании психиатрической помощи, а именно:

• психологам и физиологам, непосредственно и полный рабочий день работающим с психически больными;
• врачам — руководителям психиатрических (психоневрологических), нейрохирургических, наркологических лечебно-профилактических учреждений, отделений, палат и кабинетов, домов инвалидов (отделений) для психически больных и их заместителям,
• а также главным психиатрам органов здравоохранения, непосредственно участвующим в оказании психиатрической помощи.

Кроме того, в Списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/П-22), в разд. XL «Здравоохранение», приведены медицинские учреждения, отделения, структурные подразделения, профессии и должности медицинских работников, которым положены дополнительные отпуска, а также продолжительность этих отпусков. Например, врач станции скорой и неотложной медицинской помощи может дополнительно отдыхать 12 рабочих дней.

Начисляя отпускные за ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, нужно помнить о том, что в стаж работы, дающий право на данные отпуска, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Также следует учесть, что дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью три календарных дня установлен:

• врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей семейной практики (семейных врачей) за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 30.12.1998 № 1588;
• старшим врачам станций (отделений) скорой и неотложной медицинской помощи, заведующим терапевтическими и педиатрическими отделениями поликлиник, поликлиник отделений, участковым сестрам терапевтических и педиатрических территориальных участков, старшим фельдшерам подстанций скорой и неотложной медицинской помощи, среднему медицинскому персоналу по приему вызовов и передаче их выездным бригадам, перешедшим с должностей среднего медицинского персонала выездных бригад станций (отделений) скорой медицинской помощи (п. 5 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР, ВЦСПС от 16.10.1986 № 1240 «О повышении заработной платы работников здравоохранения и социального обеспечения»);
• врачам участковых больниц и амбулаторий, расположенных в сельской местности, участковым терапевтам и педиатрам территориальных участков городских поликлиник, выездных бригад станций и отделений скорой и неотложной медицинской помощи, станций санитарной авиации и отделений плановой и экстренной консультативной помощи за непрерывную работу в указанных учреждениях и на территориальных участках свыше трех лет (п. 32 Постановления ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 22.09.1977 № 870 «О мерах по дальнейшему улучшению народного здравоохранения»);
• фельдшерам, работающим с 1 января 1991 г. на врачебных должностях на территориальных терапевтических и педиатрических участках в поликлиниках (поликлинических отделениях), фельдшерам врачебных амбулаторий и фельдшерско-акушерских пунктов (Постановление ЦК КПСС и Совета Министров РСФСР от 17.01.1991 № 27 «О мерах по реализации предложений Комитета Верховного Совета РСФСР по охране здоровья, социальному обеспечению и физической культуре и ЦК профсоюза работников здравоохранения РСФСР по улучшению социально-экономического положения в системе здравоохранения РФ»).

Работникам с ненормированным рабочим днем, согласно ст. 119 ТК РФ, предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней. При этом порядок и условия предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем устанавливаются:

• в организациях, финансируемых из федерального бюджета, — Правительством РФ;
• в организациях, финансируемых из бюджета субъекта РФ, — органами власти субъекта РФ,
• а в организациях, финансируемых из местного бюджета, — органами местного самоуправления.

В частности, Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 № 884. Именно этими Правилами рекомендовано руководствоваться и федеральным учреждениям здравоохранения (Письмо Минздравсоцразвития России от 07.02.2003 № 15-2510/27613-02).

В соответствии с данными Правилами такие отпуска предоставляются за работу в условиях ненормированного рабочего дня отдельным работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, если эти работники при необходимости эпизодически привлекаются по распоряжению работодателя к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, имеющих право на дополнительный отпуск, должен быть установлен правилами внутреннего трудового распорядка или иным нормативным актом организации, причем в данный перечень включаются:

• руководящий, технический и хозяйственный персонал и другие лица, труд которых в течение рабочего дня не поддается точному учету;
• лица, которые распределяют рабочее время по своему усмотрению,
• а также лица, рабочее время которых по характеру работы делится на части неопределенной продолжительности.

Продолжительность дополнительного отпуска, предоставляемого работникам с ненормированным рабочим днем, не может быть менее трех календарных дней, и устанавливается она по соответствующим должностям правилами внутреннего трудового распорядка организации в зависимости от объема работы, степени напряженности труда, возможности работника выполнять свои трудовые функции за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и других условий. И конечно же, работодатель должен вести учет времени, фактически отработанного каждым работником в условиях ненормированного рабочего дня.

В отличие от дополнительного отпуска «за вредность» право на дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день возникает у работника независимо от продолжительности работы в условиях ненормированного рабочего дня. А если такой отпуск не предоставляется, то переработка за пределами нормальной продолжительности рабочего времени компенсируется с письменного согласия работника как сверхурочная работа.

Дополнительный отпуск, предоставляемый работникам с ненормированным рабочим днем, суммируется с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (в том числе удлиненным), а также с другими ежегодными дополнительными оплачиваемыми отпусками. В случае же переноса либо неиспользования дополнительного отпуска, а также увольнения право на указанный отпуск реализуется в порядке, установленном трудовым законодательством РФ для ежегодных оплачиваемых отпусков. Оплата дополнительных отпусков, предоставляемых работникам с ненормированным рабочим днем, производится в пределах фонда оплаты труда.

Дополнительные оплачиваемые отпуска положены и работникам, проживающим и работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях:

• лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 24 календарных дня,
• а лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, — 16 календарных дней;
• кроме того, ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» предусмотрено также установление дополнительного отпуска продолжительностью 8 календарных дней для лиц, работающих в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к зарплате.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск для «северян» предоставляется работникам по истечении шести месяцев работы у данного работодателя. При этом общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска — как для «штатников», так и для совместителей — определяется суммированием ежегодного основного и всех дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков. Однако полное или частичное соединение ежегодных оплачиваемых отпусков лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, допускается не более чем за два года при соблюдении следующих требований:

• общая продолжительность предоставляемого отпуска не должна превышать шести месяцев, включая время отпуска без сохранения заработной платы, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно,
• а неиспользованная часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая шесть месяцев, присоединяется к очередному ежегодному оплачиваемому отпуску на следующий год.

Кроме того, по просьбе одного из работающих родителей (опекуна, попечителя) работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до восемнадцати лет, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности. При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка.

Порядок предоставления ежегодного отпуска

В соответствии со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя, однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения полугода... Более того, в некоторых случаях работодатель обязан по заявлению работника предоставить ему отпуск, не дожидаясь окончания шести месяцев непрерывной работы, например женщинам перед или непосредственно после отпуска по беременности и родам, работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. Эта очередность определяется графиком отпусков, составляемым и утверждаемым по унифицированной форме № Т-7 не позднее чем за две недели до начала каждого календарного года. Причем график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала — в противном случае он вправе требовать переноса отпуска на другое время, как и в случае, если ему своевременно не выдали отпускные.

Однако бывают случаи, когда от графика можно отступить.

Во-первых, некоторым категориям работников по их желанию отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. Например, по желанию мужа отпуск ему должен предоставляться в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам, причем в этом случае даже время непрерывной работы у данного работодателя не имеет значения.

Во-вторых, в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации или индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Но в этом случае есть ограничения:

• перенесенный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется;
• запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд,
• а также запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. В этом случае надо соблюсти одно важное условие: хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Возможен также и отзыв работника из отпуска, но только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Правда, Трудовой кодекс РФ запрещает отзывать из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Напомним также, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Поэтому, например, если работник уходит в отпуск продолжительностью 56 календарных дней с 9 июня 2008 г., формально он должен был бы выйти из отпуска 4 августа 2008 г., однако, так как на время отпуска попадает праздничный день 12 июня, фактически работник должен приступить к работе 5 августа 2008 г. А оплату отпускных он получит, как обычно, за 56 календарных дней, хотя отдыхать реально будет 59 дней (учитывая еще выходные, субботу и воскресенье 7 и 8 июня, предшествующие отпуску).

Расчет среднего заработка для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях

Начислять отпускные нужно исходя из среднего заработка работника в соответствии с нормами ст. 139 ТК РФ и Положения № 922.

По общему правилу, прописанному в ст. 139 ТК РФ, средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, предоставляемые в календарных днях, исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). Однако, к сожалению, на практике не все так просто. Поэтому рассмотрим поподробнее, как правильно сформировать числитель и знаменатель при расчете среднедневного заработка.

Определяем сумму начислений в числителе

Для определения числителя — суммы начислений за расчетный период (12 месяцев или иной период, установленный коллективным договором), принимаемых в расчет среднего заработка, необходимо сложить все, что было начислено работнику за расчетный период в соответствии с установленной системой оплаты труда и независимо от источника выплат, и исключить из получившейся величины:

1. суммы выплат социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, такие как материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие суммы;

2. суммы, начисленные работнику исходя из среднего заработка: попавшие в расчетный период отпускные, оплату времени нахождения в командировке, простоев, дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, а также пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам.

Единственная сумма, определяемая исходя из среднего заработка, которую не надо исключать, — это оплата перерывов для кормления ребенка, предусмотренная трудовым законодательством РФ (а именно пп. «а» п. 5 Положения № 922).

В случае если в организации или в ее структурном подразделении было «массовое» повышение заработной платы — окладов, ставок, денежного вознаграждения — необходимо произвести корректировку начислений, принимаемых в расчет среднего заработка, при помощи коэффициента, определяемого путем деления той тарифной ставки, оклада, вознаграждения, которые установлены в месяце ухода работника в отпуск, на тарифные ставки, оклады, вознаграждения, действовавшие в соответствующих месяцах расчетного периода.

Конкретный порядок применения повышающего коэффициента зависит от времени повышения:

• если повышение произошло в расчетный период, то корректировке подлежат выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени;
• если повышение произошло после расчетного периода, но до начала отпуска — например с первого числа того месяца, когда работник собирается уйти в отпуск — сначала средний заработок за расчетный период исчисляется как обычно, а затем уже полученная сумма среднедневного заработка подвергается корректировке;
• и наконец, если повышение произошло в период сохранения среднего заработка — например, если работник ушел в отпуск в середине июня, а оклады повысили с 1 июля — корректировке подлежит только та часть среднего заработка, которая приходится на период с даты повышения тарифной ставки, оклада, денежного вознаграждения до конца отпуска.

В последнем случае доплата отпускных с учетом повышения тарифных ставок и окладов может быть произведена уже после возвращения работника из отпуска, тем более что на момент начисления отпускных о коэффициенте повышения может быть еще не известно.

При осуществлении корректировок нужно учитывать, что индексировать можно только:

• сами оклады, денежное вознаграждение, тарифные ставки,
• а также выплаты, установленные в фиксированном проценте или фиксированном кратном размере к тарифным ставкам, окладам, денежному вознаграждению — например, если работнику полагается надбавка или доплата в размере 25% оклада.

При этом Положение № 922 запрещает с 6 января 2008 г. производить повышающие корректировки выплат, установленных:

• в определенном диапазоне значений к тарифным ставкам, окладам, денежному вознаграждению (например, если какая-то доплата или надбавка начисляется в диапазоне значений от 15 до 20% от оклада),
• а также в абсолютных размерах — как, например, доплаты за ученую степень (3000 руб. за степень кандидата наук и 7000 руб. за степень доктора наук).

Кроме того, при расчете среднего заработка учитываются и начисленные работнику премии. С ежемесячными премиями вообще никаких проблем не возникает — учитываются все фактически начисленные в расчетном периоде премии, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода. Если же премия и вознаграждения начислены за период работы, превышающий один месяц, расчет делается следующим образом:

• если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода — например, если речь идет о квартальных премиях — следует учитывать фактически начисленные в расчетном периоде премии за каждый показатель,
• а если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода — например, если работнику начислена премия по итогам участия в реализации проекта, длительность которого составила полтора года — в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Если премии начислены за фактически отработанное время, их следует принимать в фактическом размере без каких-либо корректировок. Аналогичным образом следует поступать и в том случае, если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени.

А вот если премия начислялась в фиксированном размере без учета фактически отработанного времени, в то время, как у данного работника время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения № 922, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения. Как разъясняется в Письме Минздравсоцразвития России от 05.03.2008 № 535-17, при полностью отработанном расчетном периоде вознаграждение по итогам работы за год учитывается в полном размере, поскольку период, за который начислено данное вознаграждение, не превышает продолжительности расчетного периода.

Если же расчетный период отработан не полностью и период, за который начислено вознаграждение по итогам работы за год, не совпадает с расчетным периодом, то данное вознаграждение учитывается пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Определяем количество дней в знаменателе

При расчете среднего заработка надо учитывать, что согласно п. 5 Положения № 922 из расчетного периода следует исключить следующие периоды времени:

• когда за работником в соответствии с законодательством сохранялся средний заработок (кроме перерывов для кормления ребенка) — например дни, когда работник был в командировках в расчетном периоде;
• когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• когда работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• когда работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• когда работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• когда работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ — например, когда он брал отпуск за свой счет («без содержания»).

Если никаких из перечисленных выше оснований для исключения времени из расчетного периода не было — иными словами, если все месяцы расчетного периода отработаны полностью — расчет среднего дневного заработка производится очень просто: нужно разделить сумму начислений, принимаемых в расчет, на 12 (количество месяцев расчетного периода) и еще на 29,4 (среднемесячное число календарных дней без учета праздничных нерабочих дней).

Если же хотя бы один месяц расчетного периода отработан не полностью или из него исключалось время в описанных выше случаях, для определения знаменателя нужно будет сделать следующее:

• за каждый полностью отработанный месяц расчетного периода взять по 29,4 (то есть умножить 29,4 на количество «полных» месяцев);
• если в какие-то месяцы вообще нет отработанного времени — например, если работнику предоставлялся отпуск продолжительностью 56 календарных дней, который начался в июне и закончился в августе, июль оказался полностью неотработанным — такие месяцы исключаются из расчета совсем,
• а в не полностью отработанных месяцах, то есть когда в каком-то месяце расчетного периода есть и отработанные дни, и исключаемый период, нужно посчитать «условное» количество календарных дней путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Иными словами, с 6 января 2008 г. больше не применяется использовавшийся ранее коэффициент 1,4, позволяющий переводить отработанные рабочие дни в календарные дни месяцев, которые отработаны не полностью. Теперь нужно производить корректировку условного числа дней — 29,4 — пропорционально количеству приходящихся на отработанное время календарных дней в соответствующем месяце расчетного периода.

Считаем средний заработок и начисляем отпускные

Теперь, когда сумма начислений и количество дней, принимаемых в расчет, определены, можно разделить первое на второе — получится средний дневной заработок.

В случае если в организации было повышение окладов уже после окончания расчетного периода, но до начала отпуска — например, если работник уходит в отпуск с 14 июля 2008 г., а с 1 июля 2008 г. всем работникам организации были повышены оклады — до того, как считать сумму отпускных, нужно произвести корректировку среднего дневного заработка на коэффициент повышения окладов.

Теперь достаточно умножить средний дневной заработок на количество календарных дней отпуска, и получится сумма отпускных, подлежащих начислению данному работнику. С этой суммы, конечно же, удерживается НДФЛ в общеустановленном порядке, после чего можно производить выплату отпускных. Сделать это надо за три дня до начала отпуска.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ (утв. Приказом Минфина России от 24.08.2007 № 74н) оплата ежегодных отпусков отражается по подстатье 211 КОСГУ («Заработная плата»). Расчеты с работниками по оплате отпуска, таким образом, отражают по кредиту счета 0 30201 730 «Расчеты по заработной плате», а расходы на выплату отпускных относят по дебету счетов:

• 1 40101 211 «Расходы по заработной плате» — при выплате отпускных за счет бюджетных средств;
• 2 10604 340 «Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг)» — при оплате отпускных за счет средств от предпринимательской деятельности.

Следует также не забыть начислить на сумму отпускных ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Если расчетный период неполный

Право на первый отпуск по общему правилу возникает у работника по истечении шести месяцев работы у данного работодателя. Следовательно, на практике возможна ситуация, когда расчетный период еще полностью не отработан и бухгалтер не может взять заработок за 12 месяцев, предшествующих началу отпуска. И даже если работник до устройства в данную организацию работал где-то еще и принес справку о доходах с предыдущего места работы, посчитать эти доходы при расчете отпускных нельзя — расчет производится только исходя из сумм, начисленных у того работодателя, который предоставляет очередной отпуск.

В этом случае необходимо производить расчет среднего заработка исходя из начислений за фактически отработанный период — с даты трудоустройства по последнее число календарного месяца, предшествующего тому месяцу, когда работник уходит в отпуск. Например, если работник устроился на работу с 1 сентября 2007 г. и уходит в отпуск в июне 2008 г., полных двенадцати месяцев для расчета среднего заработка еще нет, и тогда в числитель для расчета среднедневного заработка нужно взять начисления за период с 1 сентября 2007 г. по 31 мая 2008 г., а в знаменатель — количество календарных дней, определяемых по установленным правилам за эти девять месяцев.

В очень крайних случаях может возникнуть ситуация, когда работник не отработал не только двенадцать или хотя бы шесть месяцев, но еще и одного полного месяца до ухода в отпуск. Например, как мы уже отмечали, согласно ст. 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя. А потому возможна ситуация, когда работник, устроившись на работу, скажем, с 12 мая 2008 г., потребует предоставить ему отпуск уже, например, с 26 мая 2008 г. и предъявит копию декретного листа своей жены, подтверждающего, что она находится в отпуске по беременности и родам.

В этой ситуации расчет среднего заработка производится в соответствии с п. 7 Положения № 922 исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в том — одном и том же — месяце, когда он устроился на работу и пошел в отпуск.

Расчет среднего заработка для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях

В случае если основной или дополнительный отпуск установлен в рабочих днях, бухгалтеру придется считать отпускные по-другому, ведь в этом случае среднедневной заработок определяется в расчете на один рабочий день по календарю шестидневной рабочей недели. Именно такой порядок предусмотрен в ст. 139 ТК РФ и п. 11 Положения № 922.

Для расчета среднего заработка в этом случае нужно разделить сумму фактически начисленной зарплаты за расчетный период — определяемую точно так же, как и когда отпуск установлен в календарных днях — на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Это уточняется и в Письме Минздравсоцразвития России от 05.03.2008 № 535-17.

Подчеркнем, что после вступления в силу Положения № 922 специальной нормы, позволяющей производить пересчет рабочих дней из пятидневной в шестидневную рабочую неделю при помощи коэффициента 1,2, как это делали раньше, больше нет. А потому теперь для определения количества дней, принимаемых в расчет, придется использовать общий порядок и производить прямой подсчет по календарю, вычитая из общего количества календарных дней месяца количество воскресений и праздничных нерабочих дней, а также исключая периоды, подлежащие исключению из расчета среднего заработка (время нахождения в отпусках, на больничном и т.д.).

Напомним также, что отпуск в рабочих днях предоставляется по календарю шестидневной рабочей недели, то есть с учетом суббот, но без учета выходных и праздничных дней.

Материальная помощь к отпуску

Нередко работникам выплачиваются дополнительные премии или материальная помощь к отпуску. При начислении материальной помощи следует учесть, что она может увеличивать облагаемый доход работника, и, следовательно, с нее придется удерживать НДФЛ. Ведь согласно п. 28 ст. 217 НК РФ от НДФЛ освобождаются только суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, не превышающие 4000 руб. за налоговый период (то есть за весь календарный год).

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ (утв. Приказом Минфина России от 24.08.2007 № 74н) выплата материальной помощи — как и премий, вознаграждений по итогам работы за год и иных вознаграждений и выплат поощрительного характера — должна отражаться по подстатье 211 КОСГУ («Заработная плата»). Следовательно, расчеты с работниками по начислению и выплате материальной помощи отражаются на счете 0 30201 730 «Расчеты по заработной плате».

В случае если выплата производится за счет бюджетных средств, суммы материальной помощи должны быть отнесены в дебет счета 1 40101 211 «Расходы по заработной плате».

Если выплата материальной помощи производится за счет внебюджетных источников, нужно учесть такой нюанс.

Обычно расходы по оплате труда, начисляемой в связи с осуществлением предпринимательской деятельности — выпуском продукции, выполнением работ или оказанием платных услуг, отражают по дебету счета 2 10604 340 «Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг)». Однако относить на этот счет материальную помощь некорректно, ведь ее выплата не связана с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг, то есть данный вид расходов не может считаться производственным расходом. Тем более что согласно п. 23 ст. 270 НК РФ сумма материальной помощи, выплаченной работникам, не признается в качестве расхода для целей налогообложения прибыли. Иными словами, фактически выплата материальной помощи в этом случае осуществляется за счет чистой прибыли учреждения, полученной в рамках предпринимательской деятельности. А раз эти расходы отличны по экономическому содержанию от себестоимости (расходов на изготовление продукции, выполнение работ, оказание услуг), то и учитывать их на одном счете нельзя.

Следовательно, наиболее корректным вариантом будет отражение материальной помощи, выплачиваемой за счет средств от предпринимательской деятельности — по сути, за счет чистой прибыли учреждения, полученной в результате предпринимательской деятельности — по дебету счета 2 40101 211 «Расходы учреждения».

Оплата проезда к месту проведения отпуска и обратно

В некоторых случаях законодательство предусматривает не только выплату отпускных, но и оплату работодателем проезда сотрудника, а иногда еще и членов его семьи к месту проведения отпуска. Такие «льготы» гарантируются, например, сотрудникам образовательных и научных учреждений, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, на основании ст. 325 ТК РФ.

Данные сотрудники получают право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно в пределах территории РФ. Проезд может осуществляться любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным — тогда оплата производится исходя из наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем. Кроме того, работник получает право на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов, а также на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.

Право на такую компенсацию возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. Не позднее чем за три дня до отъезда в отпуск работнику по его заявлению выдается компенсация исходя из примерной стоимости проезда, а по возвращении на основании представленных билетов и других документов производится окончательный расчет.

Отметим, что данные гарантии и компенсации не суммируются (то есть в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, компенсация «сгорает») и предоставляются работнику организации, финансируемой из федерального бюджета, и членам его семьи только по основному месту работы работника. Кроме того, так как оплата проезда является целевой компенсационной выплатой, в случае увольнения работника никакой выплаты компенсации за неиспользованное право бесплатного проезда в отпуск не производится.

В случае если организация, расположенная в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, финансируется не из федерального бюджета, работник может получить право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, если это предусмотрено:

• для лиц, работающих в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов РФ, — нормативными документами органов государственной власти субъектов РФ;
• для тех, кто работает в организациях, финансируемых из местных бюджетов, — органами местного самоуправления,
• а в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, все зависит от содержания коллективных договоров, локальных нормативных актов или трудовых договоров.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации указанные расходы отражаются по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ. Учет расчетов по компенсации проезда работников к месту проведения отпуска в пределах территории РФ целесообразно вести на счете 0 20805 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг».

Компенсация вместо отпускных

Поскольку отпуск медицинских работников нередко превышает 28 календарных дней, бывают случаи, когда предоставление полного отпуска (чтобы работник «отгулял» все положенные ему дни подряд) невозможно. В этом случае возможны два варианта решения проблемы:

1. разделение отпуска на части в порядке, установленном ст. 125 ТК РФ;

2. замена части отпуска денежной компенсацией в порядке, предусмотренном ст. 126 ТК РФ.

В первом случае нужно учесть, что:

• хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней;
• разделение допускается по соглашению между работником и работодателем, то есть одного желания работодателя при несогласии работника на разделение отпуска недостаточно.

Во втором случае следует помнить, что согласно ст. 126 ТК РФ в редакции, действующей с октября 2006 г., денежной компенсацией по письменному заявлению работника может заменяться только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней. Причем в случае суммирования отпусков или переноса ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий год компенсацией можно заменить только ту часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Таким образом, если работнику положен удлиненный основной оплачиваемый отпуск, выплата компенсации в принципе возможна, но только за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. Если же работнику — скажем, уборщице или гардеробщице — положен только «стандартный» отпуск, ни о каких денежных компенсациях речи быть не может. Такой работник должен обязательно «отгулять» свои 28 дней. И исключение тут только одно — если работник будет увольняться, в этом случае ему согласно ст. 127 ТК РФ можно либо предоставить полностью все положенные дни отпуска с увольнением последним днем отпуска, либо выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска.

Кроме того, в ст. 126 ТК РФ перечислены случаи, когда замена отпуска денежной компенсацией вообще невозможна даже при желании самого работника (конечно, опять-таки кроме случая выплаты компенсации при увольнении). Это касается отпусков, предоставляемых:

• беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет,
• а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях.

Отпуск же за многосменный режим работы, например, вполне может быть заменен денежной компенсацией и в случаях, когда работник не увольняется, а, допустим, уходит в очередной основной оплачиваемый отпуск и желает получить компенсацию за дни дополнительного отпуска данного вида.

Компенсации за неиспользованный отпуск также относятся на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ, и их учет осуществляется в том же порядке, что и учет выплаты отпускных.

Доцент кафедры

25.06.2008

---