Статья. «Расходы организации на профессиональную литературу»

(А. А. Попов)

(«Нормативные акты и комментарии для фармации», 2004, № 8)

РАСХОДЫ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРОФЕССИОНАЛЬНУЮ ЛИТЕРАТУРУ

ПОДПИСЫВАЕМСЯ НА ИЗДАНИЕ

Профессиональная литература — важный источник получения новой информации для руководителей, бухгалтеров, рядовых работников. Для своевременного получения необходимой в работе литературы на нее лучше подписаться. Обычно подписка оформляется на три или шесть месяцев, реже на год. И в течение этого времени организация получает желаемые издания.

В бухгалтерском учете такие затраты учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет «Авансы выданные»). В дальнейшем ежемесячно по мере получения изданий организация списывает их стоимость в расходы. Заметим, что в момент оплаты издательство еще фактически не оказало услугу, поскольку печатную продукцию фирма будет получать в течение определенного времени. В соответствии с пунктом 3 ПБУ 10/99 «Расходы организации» предварительная оплата товаров не признается их расходом.

Обычно срок службы нормативно-справочной литературы превышает один год. Поэтому на основании ПБУ 6/01 «Учет основных средств» она включается в состав основных средств организации. Пунктом 18 этого документа предусмотрен особый порядок списания литературы. Приобретенные книги, брошюры и иные подобные издания списываются как затраты на производство или расходы на продажу по мере их отпуска в эксплуатацию.

Пример

Аптека «Флора» подписалась на журнал «Нормативные акты и комментарии для фармации» на второе полугодие 2004 года. За это фирма заплатила 456 руб., в том числе 10% НДС — 45,6 руб. Таким образом, цена одного журнала — 76 руб. (456 руб. : на 6 мес.), в том числе 10% НДС — 7,6 руб. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

в момент перечисления денег

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

• 456 руб. — перечислены деньги за подписку;

ежемесячно по мере получения изданий

Дебет 08 Кредит 60

• 68,4 руб. (76 — 7,6) — списана стоимость полученного издания;

Дебет 19 субсчет «НДС при приобретении основных средств» Кредит 60

• 7,6 руб. — отражен НДС по полученному изданию;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

• 76 руб. — зачтена предоплата;

Дебет 01 Кредит 08

• 68,4 руб. — журнал передан в бухгалтерию;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 субсчет «НДС при приобретении основных средств»

• 7,6 руб. — предъявлен к вычету НДС;

Дебет 26 Кредит 01

• 68,4 руб. — списана стоимость полученного издания.

Заметим: чтобы поставить НДС к вычету, литература должна быть приобретена для деятельности, которая облагается этим налогом. От продавца необходимо получить счет-фактуру. Обычно она вкладывается непосредственно в каждый номер получаемого издания. Если организация подписывается на ежедневную периодику, то один счет-фактура оформляется раз в месяц.

Согласно подпункту 6 пункта 2 статьи 256 НК РФ, в налоговом учете стоимость изданий включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Данные затраты полностью списываются в момент оприходования литературы, из чего следует, что стоимость приобретенной литературы не облагается налогом на имущество (пункт 1 статья 374 НК). В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ налоговая прибыль уменьшается лишь на экономически оправданные расходы. Это значит, что приобретенная литература должна быть связана с деятельностью организации, иначе проблематично будет включить ее в расходы.

А ЕСЛИ ПРИОБРЕТАЕМ В РОЗНИЦЕ?

Не только подписка может быть источником поступления профессиональной литературы, но и покупки ее через розничную торговлю. Работник, совершающий покупку, может приобрести литературу как от своего имени, так и от имени организации, а деньги для этой цели выдаются под отчет. В случае приобретения литературы от имени организации работнику выдается доверенность, и он может потребовать у продавца выдачи ему счета-фактуры. Но следует помнить, что в соответствии с пунктом 7 статьи 168 Налогового кодекса продавец в рознице совсем не обязан выдавать его покупателю. В этом случае организации не приходится рассчитывать на вычет НДС, и уменьшить на сумму НДС облагаемую налогом прибыль невозможно, поскольку это не предусмотрено статьей 170 Налогового кодекса. В этой ситуации НДС списывается за счет собственных средств фирмы.

О покупке изданий работник отчитывается по израсходованным средствам, составляя авансовый отчет. К нему необходимо приложить все первичные документы на покупку литературы: товарные и кассовые чеки, накладные. Утвердив авансовый отчет у руководителя организации, бухгалтер может отразить покупку в составе основных средств.

Пример

Возьмем за основу предыдущий пример. Допустим, журнал «Нормативные акты и комментарии для фармации» был приобретен в магазине сотрудником аптеки «Флора». Для покупки журнала ему было выдано 100 руб. К авансовому отчету был приложен кассовый и товарный чеки с выделенной суммой НДС. Бухгалтер аптеки отразил покупку издания в учете следующий образом:

Дебет 71 Кредит 50

• 100 руб. — выданы денежные средства под отчет;

Дебет 08 Кредит 71

• 76 руб. — приобретен журнал;

Дебет 19 субсчет «НДС при приобретении основных средств» Кредит 71

• 7,6 руб. — отражен НДС;

Дебет 01 Кредит 08

• 76 руб. — журнал передан в бухгалтерию;

Дебет 26 Кредит 01

• 76 руб. — списана стоимость журнала;

Дебет 91-2 Кредит 19 субсчет «НДС при приобретении основных средств»

• 7,6 руб. — списан НДС;

Дебет 50 Кредит 71

• 24 руб. (100 — 76) — возвращена в кассу неизрасходованная работником сумма.

КАК УЧЕСТЬ?

Пункт 18 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» гласит, что «в целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением». Порядок учета и хранения нормативно-справочной литературы организация определяет самостоятельно. Такие моменты, как, например, единовременное списание приобретенной литературы, допустимо указать в учетной политике фирмы.

Учет изданий оформляется актом о приемке-передаче объектов основных средств по форме № ОС-1, заводятся карточки учета объектов основных средств по форме ОС-6, утвержденные постановлением Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7. Можно поступить проще и завести книгу по учету литературы, для которой не предусмотрено специальной формы. Кроме того, должна проводиться инвентаризация купленной литературы. Иногда она обязательна. Эти случаи перечислены в статье 12 Закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

ЕСЛИ ОРГАНИЗАЦИЯ НА «УПРОЩЕНКЕ»

Если аптека перешла на упрощенную систему налогообложения и уплачивает налог с разницы между доходами и расходами, то при покупке профессиональной литературы есть вероятность столкнуться с проблемой списания этих затрат. Ряд налоговых инспекторов считает, что оплата подобной литературы не должна учитываться в составе расходов. Пример тому — письмо УМНС по Московской области от 21 августа 2003 г. № 04-20/14499/14/9035. Налоговики полагают, что статья 346.16. Налогового кодекса содержит исчерпывающий перечень возможных расходов упрощенцев, а посему не имеет смысла его расширять. Расходы на необходимую литературу в него не включены, что, в общем-то, несправедливо, поскольку они экономически оправданы. А именно это требование предъявляется к расходам «упрощенцев» пунктом 2 статьи 346.16. Налогового кодекса.

Но выход есть: полученные издания можно учесть как основные средства, что позволяет статья 346.16. НК. Состав же основных средств и их оценка определяются в соответствии с пунктом 18 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», то есть в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете, где напрямую называются книги, брошюры и прочие издания.

В соответствии с пунктом 3 статьи 4 Закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ организация, перешедшая на упрощенную систему налогообложения, обязана вести бухгалтерский учет основных средств, а также контролировать количество купленной литературы.

Итак, если организация применяет упрощенную систему налогообложения, то стоимость приобретенной и оплаченной литературы учитывается в составе расходов в момент передачи в эксплуатацию, что соответствует подпункту 1 пункта 3 статьи 346.16. НК. Согласно пункту 2 статьи 346 НК, в последний день отчетного (налогового) периода в книге учета доходов и расходов делается соответствующая запись.

---