Статья. «Расчеты с подотчетными лицами в свете изменений законодательства о применении контрольно-кассовой техники»

(И. Л. Титова)

(«Нормативные акты и комментарии для фармации», 2003, № 10)

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В СВЕТЕ ИЗМЕНЕНИЙ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА О ПРИМЕНЕНИИ КОНТРОЛЬНО-КАССОВОЙ ТЕХНИКИ

28 июня 2003 года вступил в силу Федеральный закон № 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники (ККТ), который обязывает организации и индивидуальных предпринимателей осуществлять наличные денежные расчеты за реализованные товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр.

Старые нормативные и правоприменительные акты по ККМ регулируют порядок денежных расчетов исключительно с населением. Несмотря на это, МНС рекомендует использовать их и для регулирования расчетов между юридическими лицами в связи с принятием нового закона о применении ККТ.

Правила работы с авансовыми отчетами определяются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 (ред. от 26.12.1996) (п. 11 Порядка). Согласно этим правилам, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы).

При этом возникает вопрос — обязаны ли юридические лица выдавать приходные кассовые ордера при получении наличных денег, если, согласно новому закону выдается кассовый чек? Оказывается, МНС считает, что выдачи покупателю — юридическому лицу кассового чека недостаточно и организация-продавец должна выдать организации-покупателю и приходный кассовый ордер. Фактически, «старый» порядок ведения кассовых операций не противоречит Закону о применении ККТ. Просто теперь для правильного оформления документов подотчетному лицу нужно получить от организации-продавца не только квитанцию к приходному кассовому ордеру, но и обязательно кассовый чек.

Необходимость наличия приходного ордера и кассового чека при расчетах между юридическими лицами налоговики в регионах комментируют, например, так:

• В Москве в письме Управления МНС РФ по г. Москве от 23.07.2003 № 29-08/41041, разъясняется, что в соответствии с действующим законодательством при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. Организация-продавец также, согласно требуемым нормативным документам, должна выдать организации-покупателю счет-фактуру наряду с кассовым чеком.
• В Приморском крае в письме Управления МНС по Приморскому краю от 30.06.2003 № 19-10.3/165 указывается, что в момент приема наличных денежных средств в кассу предприятия покупателю выдаются чек ККМ, квитанция к приходно-кассовому ордеру и счет-фактура.
• УМНС РФ по Брянской области в своем Комментарии от 06.08.2003 о применении ККТ при осуществлении денежных расчетов рекомендует при одновременном пробитии уплаченной суммы на ККТ и выписки приходного кассового ордера для исключения наличия у покупателя двух документов, подтверждающих оплату, при заполнении приходного кассового ордера по строке «Приложении» указывать не только дату и номер документа, по которому деньги поступают в кассу, но и номер чека с ККТ.

Таким образом, подотчетное лицо, действуя от имени юридического лица по доверенности, при расчетах наличными получает от продавца кассовый чек, квитанцию к приходному кассовому ордеру, счет-фактуру, накладную на товар или акт об оказании услуги. К авансовому отчету об израсходованных суммах в обязательном порядке должны прикладываться кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру.

По налогу на добавленную стоимость

В соответствии со статьей 171 НК РФ (ред. от 07.07.2003) налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога на установленные налоговые вычеты. Вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг). В статье 172 НК РФ представлен порядок применения вычетов: налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур и документов, подтверждающих фактическую оплату товара (работ, услуг) с выделением в расчетных документах сумм уплаченного налога.

До вступления в силу закона № 54-ФЗ документом, подтверждающим фактическую оплату товара (работ, услуг) при расчетах наличными между юридическими лицами, служила квитанция к приходному кассовому ордеру. С 28 июня 2003 года, согласно законодательству факт оплаты подтверждается наличием в обязательном порядке кассового чека и квитанции к приходному кассовому ордеру.

Таким образом, по нашему мнению, при отсутствии кассового чека с выделенной в нем суммой НДС налоговые органы могут не принять к вычету суммы налога, указанные в счете-фактуре по причине нарушения законодательства при расчетах наличными между юридическими лицами.

По налогу на прибыль

В соответствии со статьей 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.

Расходами признаются обоснованные и документально подтверждаемые затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. По действующему законодательству (с 28 июня 2003 г.) подтверждением расхода подотчетного лица является кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру, полученные от продавца товара (работ, услуг) и накладная на товар или акт на выполнение работ, услуг, подтверждающие получение товара или выполнение услуги.

Расходы не подтвержденные наличием кассового чека, то есть оформленные с нарушением действующего законодательства, не будут учитываться при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

По налогу на доходы физических лиц и

единому социальному налогу

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Если подотчетное лицо отчиталось в срок по выданным денежным суммам, то такие суммы не будут признаваться выплатами, произведенными работодателем в пользу работника. На основании статьи 210 НК РФ эти суммы не включаются в налоговую базу при исчислении дохода налогоплательщика, на основании статьи 236 НК РФ — в налоговую базу по единому социальному налогу.

Недостатки в оформлении первичных документов не дают оснований классифицировать подотчетные денежные суммы в качестве доходов физических лиц организации, что определено и в постановлении Президиума ВАС РФ от 16.12.1997 № 905/97.

Таким образом, даже при отсутствии кассового чека у налоговых органов не будет причин считать, что работник использовал полученные под отчет денежные суммы в личных целях.

---