---
title: "Статья: Расчеты с подотчетниками: бухгалтерский учет"
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/statya-raschety-s-podotchetnikami-buhgalterskiy"
---

## Статья: Расчеты с подотчетниками: бухгалтерский учет

# Статья: Расчеты с подотчетниками: бухгалтерский учет

(Данченко С.П.)

("Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", 2019, N 9)


<a id="p100001"></a>"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", 2019, N 9

<div align="right">

<a id="p100002"></a>*РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНИКАМИ: БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ*

</div>


<a id="p100003"></a>Учет расчетов с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные расходы, а также на служебные командировки, ведется в отдельном порядке. Об основных правилах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами - в предложенном материале.


## <a id="p100004"></a>Оформление подотчетных сумм


<a id="p100005"></a>Подотчетные лица - это лица, получившие денежные суммы под отчет для последующих расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами.
<a id="p100006"></a>Выдача денежных средств под отчет, как и любая хозяйственная операция, требует документального оформления. Порядок организации документооборота регулируется локальными актами работодателя. В данном случае основными документами являются:
- <a id="p100007"></a>заявление работника на выдачу подотчетных сумм, подписанное руководителем, или приказ (распоряжение) руководителя;
- <a id="p100008"></a>авансовый отчет.
<a id="p100009"></a>Оформление приведенных документов имеет некоторые особенности в зависимости от цели выдачи подотчетных сумм - на командировочные расходы или иные цели. При выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы, как правило, составляется смета расходов. Если аванс выдается на иные цели, то размер аванса зависит от конкретной цели и указывается в заявлении работника. Сумма аванса утверждается руководителем организации и согласовывается главным бухгалтером.

<div align="center">

<a id="p100010"></a>**За полученный аванс работник обязан отчитаться, то есть представить авансовый отчет, в течение трех рабочих дней:**

</div>

- <a id="p100011"></a>после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу - если выданы наличные денежные средства (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У);
- <a id="p100012"></a>со дня фактического возвращения из командировки - если подотчетные суммы выданы на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках [<1>](#p100014)).

<a id="p100013"></a>

---

<a id="p100014"></a><1> Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Дополнительно рекомендуем ознакомиться со [статьей](https://bukva.ai/docs/statya-kak-oformit-podotchetnye-summy) Е.П. Зобовой "Как оформить подотчетные суммы: пошаговая инструкция", N 8, 2019.

<a id="p100015"></a>Если денежные средства были выданы под отчет в безналичном порядке на иные нужды (не на командировочные расходы), то нормативными актами срок для представления авансового отчета не урегулирован, он устанавливается работодателем в локальном акте.
<a id="p100016"></a>Применяться может как унифицированная форма авансового отчета [<2>](#p100018), так и разработанная организацией самостоятельно. К авансовому отчету должны быть приложены подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы.

<a id="p100017"></a>

---

<a id="p100018"></a><2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

<a id="p100019"></a>Авансовый отчет составляется работником и передается в бухгалтерию, где он проверяется. Затем авансовый отчет утверждается руководителем или другим уполномоченным лицом с указанием суммы принятых расходов.


## <a id="p100020"></a>Счет для учета расчетов с подотчетными лицами


<a id="p100021"></a>Для расчетов с подотчетными лицами Планом счетов [<3>](#p100023) предусмотрен отдельный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами": на нем обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

<a id="p100022"></a>

---

<a id="p100023"></a><3> План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

<a id="p100024"></a>На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
<a id="p100025"></a>Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей":
- <a id="p100026"></a>в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - если задолженность может быть удержана из оплаты труда работника;

<div align="center">

<a id="p100027"></a>**- в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - когда нет возможности удержать остаток по авансовому отчету из заработной платы.**<br>
<a id="p100028"></a>**Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет, и по каждому подотчетному лицу.**

</div>


<a id="p100029"></a>Примечание. На счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" учитываются расчеты с подотчетными лицами: по дебету - выдача денежных сумм, по кредиту - расходы, по которым предоставлен авансовый отчет, возврат неизрасходованных сумм или удержание.


## <a id="p100030"></a>Выдача денежных средств под отчет


<a id="p100031"></a>Сегодня существует два способа выдачи работнику подотчетных сумм: наличными из кассы организации (индивидуального предпринимателя) или безналичным способом путем перечисления на корпоративную или зарплатную банковские карты (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781). Как правило, способ выдачи подотчетных сумм закрепляется в локальном акте работодателя.
<a id="p100032"></a>Отметим, что при выдаче денежных средств под отчет работнику у организации расхода не возникает, поскольку не происходит уменьшения экономических выгод в смысле п. 2 ПБУ 10/99 "Расходы организации". Такие средства учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетным суммам (п. 16 ПБУ 10/99).
<a id="p100033"></a>Выданные подотчетные суммы оформляются в зависимости от выбранного варианта их выдачи:
- <a id="p100034"></a>расходным кассовым ордером (РКО) [<4>](#p100037) - при выдаче наличными;
- <a id="p100035"></a>платежным поручением - при безналичном способе.

<a id="p100036"></a>

---

<a id="p100037"></a><4> 0310002, форма КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

<a id="p100038"></a>Пример 1. Сотруднику аптеки на основании его заявления, завизированного руководителем, были выданы из кассы 5 000 руб. на хозяйственные расходы.
<a id="p100039"></a>На дату выдачи денежных средств из кассы под отчет на основании РКО делаются следующие проводки:


| <a id="p100040"></a>Содержание операции | <a id="p100041"></a>Дебет | <a id="p100042"></a>Кредит | <a id="p100043"></a>Сумма, руб. |
| --- | --- | --- | --- |
| <a id="p100044"></a>Отражена выдача денежных средств под отчет из кассы | <a id="p100045"></a>71 | <a id="p100046"></a>50-1 | <a id="p100047"></a>5 000 |


<a id="p100048"></a>Пример 2. Сотруднику аптеки на основании приказа руководителя были перечислены на зарплатную карту 9 000 руб. на командировочные расходы.
<a id="p100049"></a>На дату перечисления подотчетных сумм на карту сотрудника на основании выписки банка по расчетному счету делаются следующие проводки:


| <a id="p100050"></a>Содержание операции | <a id="p100051"></a>Дебет | <a id="p100052"></a>Кредит | <a id="p100053"></a>Сумма, руб. |
| --- | --- | --- | --- |
| <a id="p100054"></a>Отражено перечисление денежных средств на банковскую карту работника под отчет | <a id="p100055"></a>71 | <a id="p100056"></a>51 | <a id="p100057"></a>9 000 |



## <a id="p100058"></a>Расчеты по утвержденному авансовому отчету


<a id="p100059"></a>После утверждения авансового отчета происходит окончательный расчет по выданным подотчетным суммам: излишне израсходованные денежные средства возмещаются подотчетному лицу, неизрасходованный остаток подотчетной суммы работник возвращает. Порядок действий и сроки в данном случае устанавливаются в локальном акте работодателя.
<a id="p100060"></a>Излишне израсходованные денежные средства возмещаются подотчетному лицу, как правило, в том же порядке, что и производилась выдача аванса.
<a id="p100061"></a>Работник может вернуть неизрасходованную сумму аванса как в наличной форме - в кассу работодателя, так и в безналичной - перечислить на расчетный счет организации. Одним из вариантов является удержание из зарплаты работника. Для этого оформляется приказ руководителя и получается согласие сотрудника в виде отдельного заявления или в виде соответствующей отметки с подписью на приказе.
<a id="p100062"></a>При этом расчеты с работником по операциям, связанным с возвратом подотчетных сумм, не приводят к возникновению у организации доходов (увеличению экономических выгод применительно к п. 2 ПБУ 9/99 "Доходы организации"). Возврат неизрасходованной суммы аванса является погашением дебиторской задолженности работника.
<a id="p100063"></a>В авансовом отчете делается отметка о внесении остатка или о выдаче перерасхода с указанием суммы и реквизитов соответствующего документа.

<div align="center">

<a id="p100064"></a>Пример 3. Сотрудник аптеки получил из кассы под отчет 7 000 руб. По утвержденному авансовому отчету приняты расходы на товары для хозяйственных нужд на сумму 5 580 руб. (НДС не облагается). Данные товары переданы для использования по назначению. Остаток по авансовому отчету работник возвратил в кассу аптеки.<br>
<a id="p100065"></a>В бухгалтерском учете хозяйственная операция будет отражена так:

</div>



| <a id="p100066"></a>Содержание операции | <a id="p100067"></a>Дебет | <a id="p100068"></a>Кредит | <a id="p100069"></a>Сумма, руб. |
| --- | --- | --- | --- |
| <a id="p100070"></a>Выданы денежные средства под отчет из кассы | <a id="p100071"></a>71 | <a id="p100072"></a>50-1 | <a id="p100073"></a>7 000 |
| <a id="p100074"></a>Приобретенные хозяйственные товары приняты на учет в качестве МПЗ | <a id="p100075"></a>10-9 | <a id="p100076"></a>71 | <a id="p100077"></a>5 580 |
| <a id="p100078"></a>Хозяйственные товары переданы для использования по назначению | <a id="p100079"></a>44 | <a id="p100080"></a>10-9 | <a id="p100081"></a>5 580 |
| <a id="p100082"></a>Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм<br>(7 000 - 5 580) руб. | <a id="p100083"></a>50-1 | <a id="p100084"></a>71 | <a id="p100085"></a>1 420 |


<div align="center">

<a id="p100086"></a>Пример 4. Сотрудник аптеки получил под отчет 10 000 руб. на командировочные расходы (перечислены на банковскую карту). По возвращении из командировки он представил авансовый отчет, который был утвержден в сумме 14 000 руб.:<br>
- <a id="p100087"></a>электронные авиабилеты - 8 400 руб. (в том числе НДС - 1 400 руб.);<br>
- <a id="p100088"></a>суточные - 2 000 руб.;<br>
- <a id="p100089"></a>стоимость проживания в гостинице - 3 600 руб. (НДС не облагается).<br>
<a id="p100090"></a>Перерасход по авансовому отчету был перечислен на банковскую карту работника.<br>
<a id="p100091"></a>В бухгалтерском учете операции по авансовому отчету будут отражены так:

</div>



| <a id="p100092"></a>Содержание операции | <a id="p100093"></a>Дебет | <a id="p100094"></a>Кредит | <a id="p100095"></a>Сумма, руб. |
| --- | --- | --- | --- |
| <a id="p100096"></a>Перечислены денежные средства на банковскую карту работника под отчет | <a id="p100097"></a>71 | <a id="p100098"></a>51 | <a id="p100099"></a>10 000 |
| <a id="p100100"></a>Отражены командировочные расходы<br>(8 400 - 1 400 + 2 000 + 3 600) руб. | <a id="p100101"></a>44 | <a id="p100102"></a>71 | <a id="p100103"></a>12 600 |
| <a id="p100104"></a>Отражена сумма НДС по расходам на проезд работника к месту командировки и обратно | <a id="p100105"></a>19 | <a id="p100106"></a>71 | <a id="p100107"></a>1 400 |
| <a id="p100108"></a>Принят к вычету НДС по расходам на проезд | <a id="p100109"></a>68 | <a id="p100110"></a>19 | <a id="p100111"></a>1 400 |
| <a id="p100112"></a>Перечислен перерасход по авансовому отчету на банковскую карту подотчетного лица | <a id="p100113"></a>71 | <a id="p100114"></a>51 | <a id="p100115"></a>4 000 |


<div align="right">

* <a id="p100116"></a>* *

<a id="p100117"></a>Расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет, и по каждому подотчетному лицу.<br>
<a id="p100118"></a>Расчеты с работником по операциям, связанным с выдачей и возвратом подотчетных сумм, не приводят к возникновению у организации доходов и расходов. Сумма неизрасходованного аванса числится в бухгалтерском учете как дебиторская задолженность работника по сумме, выданной работнику под отчет.<br>
<a id="p100119"></a>Основанием для списания выданного аванса и расчетов с подотчетными лицами является авансовый отчет, в котором лицо, получившее аванс, указывает величину полученной под отчет суммы, фактически произведенные расходы, остаток подотчетной суммы или ее перерасход. К авансовому отчету обязательно прилагают документы, подтверждающие произведенные расходы.

</div>


<div align="center">

<a id="p100120"></a>С.П. Данченко<br>
Эксперт журнала<br>
"Аптека: бухгалтерский учет<br>
и налогообложение"<br>
<a id="p100121"></a>Подписано в печать<br>
09.09.2019

</div>




<a id="p100122"></a>

---