Статья: Проезд в отпуск работника-«северянина»: учет и налоги

(Зарипова М.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, № 6)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, № 6

Одной из компенсаций работникам, трудящимся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, является оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно. Указанная выплата вызывает много вопросов как у бухгалтеров, так и у руководителей государственных (муниципальных) учреждений. В статье мы дадим ответы на некоторые из них.

Кто вправе претендовать на получение компенсации?

Статьей 325 ТК РФ установлено, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно.

Примечание. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Каков размер компенсации за проезд в отпуск?

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно устанавливаются:

• в федеральных учреждениях — Правительством РФ. В настоящее время такой порядок установлен Постановлением от 12.06.2008 № 455 (далее — Порядок № 455);
• в учреждениях субъектов РФ — нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ;
• в муниципальных учреждениях — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

В случае отсутствия нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, определяющих размеры, условия и порядок выплаты компенсации стоимости проезда к месту использования отдыха и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых не из федерального бюджета, можно применять Порядок № 455. В частности, такие рекомендации приведены в Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденном Президиумом ВС РФ 26.02.2014. Поэтому далее в статье мы будем опираться на положения Порядка № 455.

1. Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работника учреждения и обратно к месту постоянного жительства — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

• железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса. При использовании воздушного транспорта для проезда проездные документы оформляются только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств — членов ЕАЭС. Исключение составляют случаи, если указанные авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту использования отпуска либо если оформление (приобретение) проездных документов (билетов) на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту использования отпуска и (или) обратно;
• автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями.

2. Оплата стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

3. Оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следуют работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

Обратите внимание! Оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.

Если работник представил документы по более высокой категории проезда, чем установлено, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда. Она выдается работнику транспортной организацией, которая осуществляет перевозку, или ее уполномоченным агентом на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат (п. 6 Порядка № 455).

Как выплатить компенсацию при отсутствии проездных документов?

В отсутствие проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника учреждения и членов его семьи в месте использования отпуска <1> на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда (п. 7 Порядка № 455):

• при наличии железнодорожного сообщения — по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
• при наличии только воздушного сообщения — по тарифу салона экономического класса;
• при наличии только морского или речного сообщения — по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;

---

<1> При наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания.

Каков порядок выплаты компенсации?

Положениями ст. 325 ТК РФ определено, что стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника федерального государственного учреждения и членов его семьи и обратно оплачивается по заявлению работника.

Дополнительно работник должен приложить к заявлению документы, подтверждающие право членов семьи на компенсацию. К ним относятся (п. 11 Порядка № 455):

• справка о совместном проживании;
• копия свидетельства о браке (о рождении, усыновлении (удочерении));
• копия трудовой книжки (в случае ее ведения) и (или) сведения о трудовой деятельности неработающего члена семьи.

Непосредственно сама денежная выплата осуществляется не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании билетов или других документов.

Как должен отчитаться работник по прибытии из отпуска?

В силу п. 216 Инструкции № 157н <2> по возвращении из отпуска работник должен представить авансовый отчет подотчетного лица (ф. 0504505) и прилагаемые к нему подтверждающие документы. На его лицевой стороне он приводит сведения о себе, а на оборотной стороне формы он заполняет графы 1 — 6 о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы.

---

<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.

Если медицинское учреждение перешло на применение электронных документов, то применяется форма электронного первичного учетного документа — решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517).

Форма 0504517 заполняется работником учреждения (подотчетным лицом), которому в соответствии с законодательством РФ предусмотрена компенсация расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, по строкам и графам, открытым для заполнения (из справочника и вручную).

К сведению. При отсутствии технической возможности организации электронного документооборота указанная выше форма электронного первичного учетного документа может оформляться на бумажном носителе и утверждаться собственноручной подписью ответственных лиц. В таком случае положениями учетной политики субъекта учета предусматриваются порядок оформления документа и передачи в бухгалтерию скан-копии утвержденного документа для отражения на счетах бухгалтерского учета и дата начала его применения (Письмо Минфина России от 18.03.2021 № 02-07-10/19776).

Как отразить расходы на выплату компенсации?

В бухгалтерском учете расходы медицинского учреждения, расположенного в районе Крайнего Севера, на выплату работникам компенсации стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно отражаются (п. 53.1 Порядка № 82н <3>, п. 10.1.4 Порядка № 209н <4>, Письмо Минфина России от 26.04.2019 № 02-06-10/30972):

• по коду вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда»;
• по подстатье 214 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме» КОСГУ.

---

<3> Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структура и принципы назначения, утв. Приказом Минфина России от 24.05.2022 № 82н.

<4> Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. Приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н.

Расчеты по выдаче компенсации за проезд к месту проведения отпуска и обратно относятся на счет 208 14 (п. 21 Инструкции № 157н).

Обратите внимание! В медицинских организациях расходы на оплату проезда к месту проведения отдыха и обратно лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, должны осуществляться за счет средств соответствующего бюджета, а не за счет средств ОМС. К такому выводу пришел Верховный Суд РФ в Определении от 27.12.2019 № 304-ЭС19-24692 по делу № А67-5203/2018.

При перечислении работнику денежных средств на оплату проезда делается запись по дебету счета 0 208 14 567 и кредиту счетов 0 201 34 610, 0 201 11 610 (п. 105 Инструкции № 174н <5>).

---

Дополнительно хотим обратить внимание на разъяснения, изложенные в Письме Минфина России от 08.04.2022 № 02-06-10/32293. Чиновники финансового ведомства отмечают, что на основании Инструкции № 157н на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» могут быть отражены расчеты с сотрудником как по ранее выданным авансам, так и по компенсации задолженности по осуществленным им расходам без предварительной выдачи денежных средств.

Поскольку в соответствии с п. 6 Инструкции № 157н, п. 7 СГС «Учетная политика» <6> учреждение формирует учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, субъект учета вправе самостоятельно выбрать счет, на котором будут отражаться обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств.

---

<6> Федеральный стандарт бухгалтерского учета государственных финансов «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. Приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н.

К сведению. Согласно Инструкции № 157н в целях отражения принятых перед работником обязательств может также применяться счет 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам». Таким образом, если работник учреждения осуществил расходы, связанные с деятельностью учреждения, без предварительного получения денег под отчет, то названные операции могут учитываться как на счете 0 208 00, так и на счете 302 00 на основании порядка, утвержденного учетной политикой учреждения (Письмо Минфина России от 30.09.2011 № 02-06-05/4406).

Следует ли облагать компенсацию страховыми взносами и НДФЛ?

На основании пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежит обложению страховыми взносами:

• стоимость проезда работника к месту использования отпуска и обратно и стоимость провоза багажа весом до 30 кг;
• стоимость проезда неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником);
• стоимость провоза ими багажа, оплачиваемая плательщиком страховых взносов лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, трудовыми и (или) коллективными договорами.

При этом в случае использования отпуска за пределами территории РФ не подлежит обложению страховыми взносами стоимость проезда или перелета работника и неработающих членов его семьи (включая стоимость провоза ими багажа весом до 30 кг), рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором работник и неработающие члены его семьи проходят пограничный контроль в пункте пропуска через государственную границу РФ.

Перечень доходов, не подлежащих обложению НДФЛ, приведен в ст. 217 НК РФ, согласно п. 1 которой, если иное не предусмотрено данным пунктом, не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, определенных законодательством РФ). К такой компенсации относится оплата работодателем своим сотрудникам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях:

• стоимости их проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно и стоимости провоза багажа до 30 кг, а также стоимости проезда неработающих членов их семей (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником);
• стоимости провоза ими багажа, оплачиваемой в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ.

В случае использования отпуска за пределами территории РФ не подлежит налогообложению стоимость проезда или перелета работника и неработающих членов его семьи (включая стоимость провоза ими багажа весом до 30 кг), рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором работник и неработающие члены его семьи проходят пограничный контроль в пункте пропуска через государственную границу РФ.

Таким образом, не облагается НДФЛ и страховыми взносами только стоимость проезда (включая стоимость провоза багажа) названного работника и неработающих членов его семьи от места отправления до пункта пропуска через государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором они проходят пограничный контроль, и обратно.

При этом, по мнению Минфина России, в случае покупки единого авиабилета на весь маршрут в отпуск за пределы РФ при отсутствии информации о стоимости перелета отдельно по участкам маршрута, то есть до и после пункта пропуска через государственную границу РФ, часть стоимости перелета, компенсация которой не облагается НДФЛ и страховыми взносами, может определяться пропорционально исходя из расстояния между городом отправления и городом, в аэропорту которого был пройден пограничный контроль в пункте пропуска через государственную границу РФ, в общем расстоянии всего маршрута (Письма от 29.04.2022 № 03-04-06/39938, от 07.04.2023 № 03-04-05/31271).

Рассмотрим примеры по отражению в учете операций, связанных с выплатой компенсации за проезд в отпуск «северянам».

Пример 1. Работнику бюджетного учреждения предоставлен вне графика ежегодный отпуск по семейным обстоятельствам. Поскольку заявление на оплату проезда к месту отпуска и обратно работник подал несвоевременно, расходы были возмещены ему после возвращения из отпуска. Стоимость перелета составила 35 300 руб. Авансовый отчет был сдан с приложением квитанции электронного авиабилета на бумажном носителе (в которой были указаны стоимость перелета и номер посадочного талона, подтверждающего перелет), а также документов, подтверждающих оплату электронного билета.

Компенсация стоимости проезда была перечислена на банковскую карту работника.

Учетной политикой учреждения предусмотрено отражение таких расходов на счете 302 00 на основании утвержденного руководителем авансового отчета и прилагаемых к нему документов. Операция отражена по КВФО 2.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражены расходы на выплату компенсации стоимости проезда	2 109 60 214	2 302 14 737	35 300
Перечислена на банковскую карту работника компенсация стоимости проезда	2 302 14 837	2 201 11 610 Забалансовый счет 18	35 300

Пример 2. Изменим условия примера 1. Предположим, что денежные средства в сумме 15 000 руб. были перечислены работнику в качестве аванса. После представления авансового отчета и подтверждающих документов была возмещена оставшаяся часть расходов.

Операции отражаются с применением счета 208 00.

В бухгалтерском учете учреждения будут сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы под отчет денежные средства на проезд к месту отпуска	2 208 14 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18	15 000
Отражены расходы на выплату компенсации стоимости проезда	2 109 60 214	2 208 14 667	35 300
Перечислена недостающая часть по выплате компенсации за проезд к месту отпуска (28 300 — 15 000) руб.	2 208 14 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18	20 300

Кратко сформулируем основные выводы:

1. Возмещение расходов на проезд к месту отпуска «северянину» без предварительного получения им денег под отчет может отражаться с применением счета 208 00 или 302 00 на основании порядка, утвержденного учетной политикой учреждения.

2. Компенсация стоимости проезда выплачивается на основании решения (ф. 0504517), сформированного в электронном виде. При отсутствии технической возможности форма может быть составлена на бумажном носителе и утверждена собственноручной подписью ответственного лица.

3. Не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами только стоимость проезда (включая стоимость провоза багажа) «северянина» и неработающих членов его семьи от места отправления до пункта пропуска через государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором они проходят пограничный контроль, и обратно.

М. Зарипова

---