Статья. «Применение бланков строгой отчетности в учреждениях здравоохранения»

(А. Г. Коковкина, Е. В. Кулакова)

(«Советник бухгалтера в здравоохранении», 2005, № 6)

ПРИМЕНЕНИЕ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ В УЧРЕЖДЕНИЯХ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

Оказание услуг в организациях, оказывающих услуги, без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин влечет наложение административного штрафа.

Оказание платных медицинских услуг в учреждениях здравоохранения влечет за собой принятие различных управленческих решений, в частности, необходимо принять решение о применении или неприменении контрольно-кассовой техники.

Правомерность использование бланков

При оказании услуг населению можно не применять контрольно-кассовую технику, поскольку такая возможность предусмотрена п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»:

«Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности».

Еще раз обращаем внимание, что данное правило действует только в случае оказания услуг населению (гражданам, в том числе имеющим статус индивидуального предпринимателя) и на наличные расчеты с юридическими лицами не распространяется.

Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения утвержден Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 «Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (далее по тексту — Постановление).

До 31 декабря 2006 г. можно пользоваться бланками строгой отчетности, утвержденными Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК), форма которых соответствует требованиям Минфина России и не противоречит действующему законодательству.

...в бюджетных учреждениях

В бюджетных учреждениях в качестве бланка строгой отчетности, приравненного к чекам, используется форма № 10 «Квитанция» (код по ОКУД 0504510), предназначенная для оформления операций приема в кассу бюджетного учреждения наличных денег от физических лиц. ГМЭК Протоколом от 24.06.2003 № 2/74-2003 решила продлить срок действия Решения Государственной комиссии от 10.03.2000 (абз. 2 п. 2 разд. IV Протокола № 1/55-2000) о согласовании «Квитанции» с Государственной комиссией в качестве документа строгой отчетности, приравненного к чекам. Срок действия формы № 10 был установлен до 10 января 2003 г. и впоследствии продлен без ограничений.

Таким образом, форма № 10 была утверждена в законодательно установленном порядке. Следовательно, бюджетные медицинские учреждения имеют полное право выдавать такую квитанцию при реализации своих услуг населению. Выдача квитанции освобождает учреждение от обязанности применять ККТ. Форму № 10 можно использовать вплоть до принятия Правительством РФ унифицированных форм документов строгой отчетности.

Принято от _______________________________________________________ (фамилия, имя, отчество) В уплату _________________________________________________________ (вид продукции, услуги) Источник финансирования __________________________________________

Получил _______________ _____________ ____________________________

          (должность)     (подпись)      (расшифровка подписи)

Уплатил _______________                 "__" _____________ 200_ г.

       (подпись)

М.П.

Принято от _______________________________________________________ (фамилия, имя, отчество) В уплату _________________________________________________________ (вид продукции, услуги) Источник финансирования __________________________________________

Получил _______________ _____________ ____________________________

          (должность)     (подпись)      (расшифровка подписи)

Уплатил _______________                 "__" _____________ 200_ г.

       (подпись)

М.П.

...в небюджетных (коммерческих и некоммерческих) медицинских организациях

На сегодняшний день большинство небюджетных (коммерческих и некоммерческих) медицинских организаций применяют бланк строгой отчетности, утвержденный Письмом Минфина России от 20.04.1995 № 16-00-30-35 «Об утверждении форм документов строгой отчетности». Возникает вопрос правомерности использования этого бланка.

Согласно разъясняющим Письмам Минфина России от 14.07.2003 № 16-00-12/24, от 05.08.2003 № 16-00-12/29, от 29.12.2003 № 16-00-24/56, до выхода соответствующего правительственного постановления в связи с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ, т.е. до утверждения новых форм документов строгой отчетности (квитанций и др.), действуют ранее утвержденные Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной комиссией по контрольно-кассовым машинам формы.

Согласно принятому Постановлению № 171 (п. 2) формы бланков строгой отчетности, утвержденные в соответствии с ранее установленными требованиями, могут применяться до утверждения форм бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, предусмотренным настоящим Постановлением, но не позднее 1 января 2007 г.

Рассмотрим историю вопроса. В Письме Госналогслужбы России от 22.06.1995 № ЮУ-4-14/29н приведен перечень утвержденных Минфином России форм документов строгой отчетности для учета наличных денежных средств без применения ККТ.

Минфин России Письмом от 20.04.1995 № 16-00-30-35 «Об утверждении форм документов строгой отчетности» утвердил квитанцию, выдаваемую заказчикам предприятиями Федеральной службы лесного хозяйства РФ, в качестве документа строгой отчетности при наличных денежных расчетах с населением без применения ККТ. Тот факт, что платная медицинская деятельность прямо не поименована в Письме Минфина № 16-00-30-35, не означает, что негосударственным медицинским учреждениям и организациям нельзя использовать утвержденную им форму документа.

Письмами Минфина России от 11.05.1995 № 16-00-30-39 и № 16-00-30-40 данная квитанция разрешена для применения организациями и учреждениями Министерства здравоохранения Российской Федерации и Государственного комитета санитарно-эпидемиологического надзора Российской Федерации в качестве бланка строгой отчетности при наличных денежных расчетах с населением за оказание платных медицинских услуг.

Ранее Письмом Минздравмедпрома России от 04.07.1995 № 147-16/86 данная форма квитанции была доведена для оформления расчетов с населением за оказанные медицинские услуги без применения контрольно-кассовых машин.

Более того, Минфин России в Письме от 29.12.2003 № 16-00-24/56 разъяснил, что организации, не входящие в систему отраслевых министерств и ведомств, комитетов, но осуществляющие соответствующий вид деятельности, вправе использовать в своей деятельности бланки строгой отчетности, утвержденные Минфином России.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации допустимо применять квитанцию по форме, утвержденной Письмом Минфина России от 20.04.1995 № 16-00-30-35.

                                                Форма N ______

                          1 экз. Приходный кассовый ордер
                          2 экз. Отчетный документ материально-
                                 ответственного лица
                          3 экз. Заказчику

наименование предприятия, организации

 структурного подразделения

           адрес

           КВИТАНЦИЯ                  Серия ЛХ     N 000000

Ф., и., о. заказчика ______________________ № телефона ___________ Адрес ____________________________________________________________ Дата выполнения заказа ___________________________________________

Сумма прописью ___________________________________________________

Оплатил заказчик _________________________________________________ (подпись)

Получил кассир (материально ответственное лицо) _________________________________ (подпись) Ф.И.О.

"" _______________ 19 г. дата оплаты

Квитанция является бланком строгой отчетности

Во избежание конфликтов с налоговыми органами при налоговых проверках, возможно, следует сделать запрос в налоговый орган по месту учета примерно следующего содержания:

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│                                                  В ____________│
│                                                 От ____________│
│                                                                │
│                     Уважаемая Имя Отчество!                    │
│                                                                │
│    Прошу  Вас  разъяснить  возможность  применения  в  качестве│
│бланков  строгой  отчетности Форму, утвержденную Письмом Минфина│
│России от 20.04.1995 N 16-00-30-35.                             │
│    Письмами  Минфина  России  от  11.05.1995  N 16-00-30-39 и  │
│N 16-00-30-40  данная   квитанция   разрешена   для   применения│
│организациями   и   учреждениями   Министерства  здравоохранения│
│Российской     Федерации     и     Государственного     комитета│
│санитарно-эпидемиологического  надзора  Российской  Федерации  в│
│качестве   бланка   строгой  отчетности  при  наличных  денежных│
│расчетах с населением за оказание платных медицинских услуг.    │
│    Минфин   России   в   Письме  от  29.12.2003  N  16-00-24/56│
│разъяснил,  что  организации,  не  входящие в систему отраслевых│
│министерств    и    ведомств,   комитетов,   но   осуществляющие│
│соответствующий  вид  деятельности,  вправе использовать в своей│
│деятельности  бланки  строгой  отчетности, утвержденные Минфином│
│России.                                                         │
│    Согласно  принятому Постановлению N 171 (п. 2) формы бланков│
│строгой   отчетности,   утвержденные   в  соответствии  с  ранее│
│установленными  требованиями,  могут  применяться до утверждения│
│форм  бланков  строгой  отчетности  в соответствии с Положением,│</pre>
│предусмотренным настоящим Постановлением, но не позднее 1 января│
<pre class="legal-pre">│2007 г.                                                         │
│                                                                │
│С уважением,                           Руководитель Имя Отчество│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Требования к бланкам строгой отчетности

В случае необходимости данная квитанция может быть дополнена дополнительными реквизитами, которые необходимы для учета и анализа деятельности организации (основание: Письмо Минфина России от 23.08.2001 № 16-00-24/70). При этом все реквизиты, предусмотренные в утвержденных формах, остаются без изменения; удаление отдельных реквизитов не допускается.

МНС России в Письме от 15.04.2002 № АС-6-06/476 разъяснило, что изготавливать бланки строгой отчетности могут любые типографии при условии соблюдения ими требований к изготовлению документов строгой отчетности: грифа утверждения, наименования формы документа, шестизначного номера, серии, кода формы по ОКУД, даты осуществления расчета, наименования и кода организации по ОКПО, кода ИНН заказчика, вида оказываемых работ (услуг), единиц измерения оказываемых услуг (в натуральном и денежном выражении), наименования должности лица, ответственного за совершение хозяйственной операции, и его личной подписи.

Например, эта квитанция может быть заказана в типографии в трех экземплярах: первый — пациенту (заказчику), второй — в бухгалтерию, третий — исполнителю услуг.

При изготовлении бланка допускается вносить в него изменения, касающиеся расширения (сужения) граф с учетом реквизитов. Таким образом, добавление каких-либо реквизитов в бланк, который будет утвержден Минфином России, не допускается, поскольку в противном случае бланк может не быть признан приравненным к чекам контрольно-кассовой техники, а значит, руководитель учреждения и главный бухгалтер будут привлечены к административной ответственности в соответствии со ст. 14.5. КоАП РФ. Штраф по этой статье для должностных лиц — от 30 до 40 минимальных размеров оплаты труда (от 3000 до 4000 руб., поскольку для штрафов на сегодняшний день МРОТ применяется в размере 100 руб.).

Кроме того, организация по этой статье может быть оштрафована на сумму от 300 до 400 МРОТ (от 30 до 40 тыс. руб.).

Согласно Положению об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 № 171, к бланкам строгой отчетности, приравненным к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов в случае оказания услуг населению (далее — бланки).

После 1 января 2007 г. могут использоваться только те формы бланков, которые будут утверждены Минфином России по обращению заинтересованных органов государственной власти, ЦБ РФ и организаций, объединяющих субъектов предпринимательской деятельности, занятых в определенной сфере услуг.

Таким образом, либо Минфин России может утвердить бланки строгой отчетности как для бюджетных учреждений, так и иных организаций самостоятельно с учетом требований, которые предъявляются к ним п.п. 3-12 Положения, либо отраслевые объединения предпринимателей или органы государственной власти могут обратиться в Минфин России с просьбой утвердить бланки для соответствующего вида услуг.

В частности, кроме самого бланка, его художественно-графического оформления, будут утверждаться также:

• формы обеспечения защиты бланка от подделок (так называемые степени защиты);
• инструкция по заполнению бланка;
• рекомендации по применению бланка, а также перечень услуг, которые предполагается осуществлять с использованием бланка.

Поскольку предполагается наличие степеней защиты, понятно, что стоимость бланков существенно возрастет по сравнению с нынешней.

Правила заполнения бланков строгой отчетности

Необходимо иметь в виду, что все реквизиты бланка должны быть заполнены. В случае если заполнение той или иной строки бланка невозможно ввиду отсутствия у организации или индивидуального предпринимателя соответствующих показателей, в строке ставится прочерк.

Бланки должны заполняться четко и разборчиво с использованием копировальной или самокопировальной бумаги либо без нее, поскольку возможен заказ в типографии бланков без самокопировальной бумаги. Подчистки, поправки и исправления на бланке не допускаются. Так же как и испорченные чеки контрольно-кассовой техники, испорченные или неправильно заполненные бланки не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны.

Перечень лиц, имеющих право подписи указанного документа, должен быть утвержден приказом по учреждению. В приказе отражаются лица, которые могут подписывать не только квитанции, но и другие документы, например счета-фактуры и т.п. При отсутствии такого приказа право подписи данного документа будут иметь только руководитель учреждения и иные лица, которые по Уставу или на основании официально оформленной доверенности имеют право подписи.

Порядок применения бланков строгой отчетности

Согласно Положению денежные расчеты с использованием бланков строгой отчетности должны производиться в следующем порядке:

• заполняется бланк, за исключением места для подписи;
• от пациента получают денежные средства;
• называют сумму полученных денежных средств и помещают их отдельно на виду у клиента;
• подписывают бланк;
• называют сумму сдачи и выдают ее клиенту вместе с бланком. При этом бумажные купюры и разменные монеты выдаются одновременно.

Использование платежных карт

В настоящее время все большее распространение в стране получают платежные карты. И хотя почти 90% операций с картами — это снятие наличных денежных средств со счета, появляется все больше и больше мест, где можно расплатиться платежной картой. Возможно, что скоро устройства считывания информации с платежных карт появятся и в учреждениях здравоохранения.

Денежные расчеты с использованием платежной карты должны производиться в следующем порядке:

• получают от клиента платежную карту;
• заполняют бланк, за исключением места для подписи;
• вставляют платежную карту в устройство считывания информации с платежных карт и получают подтверждение оплаты по платежной карте;
• подписывают бланк;
• возвращают клиенту платежную карту вместе с бланком и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты.

Допускается осуществление смешанной оплаты, при которой одна часть услуги оплачивается наличными денежными средствами, другая — с использованием платежной карты. При этом выдача бланка, сдачи и возврат платежной карты должны производиться одновременно.

Учет и хранение бланков строгой отчетности

В случае если в учреждении принято решение об использовании бланков строгой отчетности, необходимо иметь книгу по учету бланков. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации, а также скреплены печатью. Учет бланков ведется по их наименованиям, сериям и номерам (п. 16 Постановления).

Если организации выдают бланки с помощью компьютера, то их необходимо распечатывать, сшивать, нумеровать, скреплять печатью и заверять в налоговых органах.

В соответствии с п. 17 Постановления руководитель учреждения должен заключить с работником, которому поручается получение, хранение и выдача бланков, а также прием от населения наличных денежных средств согласно оформленным бланкам, договор о полной материальной ответственности.

Указанному работнику руководителем учреждения создаются условия, обеспечивающие сохранность бланков.

Бланки принимаются работником в присутствии комиссии, назначенной приказом или распоряжением руководителя организации. Приемка производится в день поступления бланков. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляет акт приемки бланков. Этот акт, утверждаемый руководителем, является основанием для принятия бланков на учет.

Бланки должны храниться в металлических шкафах и (или) сейфах. В организациях, получающих бланки в большом количестве, допускается хранение их в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или опломбировываются.

Инвентаризация бланков осуществляется одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков проверяется наличие на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных квитанционных книжек (других сброшюрованных бланков) печати организации или индивидуального предпринимателя и подписи главного бухгалтера (бухгалтера), сохранность копий бланков (корешков), отсутствие подчисток и исправлений, а также соответствие сумм, указанных в копиях (корешках), суммам, отраженным в ведомостях и реестрах, сдаваемых в бухгалтерию, или в кассовых отчетах.

Возложение обязанностей по контролю за использованием бланков на лиц, осуществляющих выдачу бланков, не допускается (за исключением организаций, где обязанности ответственного лица совмещены в одном лице с главным бухгалтером или руководителем организации).

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных (и с использованием платежных карт) денежных средств, хранятся в организации в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании установленного срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета, копии использованных бланков (корешков) уничтожаются на основании акта об их списании, составленного комиссией, образованной руководителем организации. В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки.

...в бюджетном учете

Бланки подлежат систематическому бухгалтерскому учету на забалансовых счетах. При организации учета медицинские учреждения, финансируемые из средств соответствующего бюджета, должны руководствоваться Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 26.08.2004 № 70н.

Примечание. Оплата договоров на приобретение и изготовление бланков строгой отчетности относится на подстатью 226 «Прочие услуги».

С 1 января 2005 г. бланки строгой отчетности в бюджетном учете учитываются как бланки, поэтому они переведены из состава «Денежных документов», субсчет 132, на забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности» в межотчетный период. Это определено Методическими указаниями по внедрению Инструкции по бюджетному учету, утвержденными Приказом Минфина России от 24.02.2005 № 26н.

Если вы еще продолжаете работать по Инструкции от 30.12.1999 № 107н, то по старому Плану счетов надо произвести запись:

Дебет счета 410 «Прибыли и убытки»

Кредит счета 132 «Денежные документы»

на сумму, числящуюся на этом счете.

А на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» следует поставить на приход бланки в количестве, числящемся на 1 января 2005 г., стоимость каждого бланка равна 1 руб.

При составлении отчетности на 1 октября 2005 г. вступительное сальдо баланса изменится на эту сумму изменений в отчетности, т.е. вступительное сальдо по счету 040103000 «Финансовый результат прошлого отчетного периода» уменьшится на сумму выданных бланков.

...в коммерческом учете

Для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности — квитанционных книжек, бланков удостоверений, дипломов, абонементов, талонов, билетов, бланков товарно-сопроводительных документов и т.п. предназначен забалансовый счет 006.

Учет по счету 006 ведется в условной оценке. Поступление в организацию бланков строгой отчетности отражается записью по дебету счета 006.

По мере расходования бланков строгой отчетности производится запись по кредиту счета 006. Аналогичная запись производится по окончании сроков хранения бланков строгой отчетности, при этом они подлежат уничтожению и списанию с забалансового счета 006.

Пронумерованные, сброшюрованные бланки выдаются под отчет материально-ответственным лицам, что отражается в аналитических регистрах по учету бланков строгой отчетности.

По окончании сроков хранения бланков строгой отчетности они уничтожаются и списываются с забалансового счета 006:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит счетов 60, 76 и др. — отражаются затраты по покупке (изготовлению) бланков (как правило, в составе общехозяйственных расходов);

Дебет счета 006 — одновременно по стоимости приобретения (или условной стоимости) бланки принимают на забалансовый учет;

Кредит счета 006 — списывается стоимость бланков, переданных для использования, либо по их непригодности.

О материальной ответственности

В учреждении денежные средства могут принимать не только кассиры, например, в случае если после окончания работы кассира платные услуги продолжают оказываться. В этом случае те работники, которые будут принимать деньги от населения, должны быть предупреждены об этом изменении существенных условий трудового договора не менее чем за 2 месяца. Кроме заключения договора о полной материальной ответственности, в трудовые договоры работников необходимо внести соответствующие изменения.

Необходимость заключения таких договоров определена ст. 244 ТК РФ, согласно которой письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключаются с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждены Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Согласно указанному Постановлению выполнение работы по приему и выплате всех видов платежей, по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг, в том числе не через кассу и через кассу, является основанием для заключения договора о полной материальной ответственности.

В заключении...

Таким образом, для использования бланков строгой отчетности вместо контрольно-кассовой техники нужно не просто заказать их в типографии и организовать приемку, учет и хранение бланков, но и провести ряд других организационных мероприятий:

• определить круг лиц, которым дано право подписи бланков;
• заключить со всеми работниками, принимающими деньги от населения, договоры о полной материальной ответственности (если они не были заключены ранее);
• оформить книгу по учету бланков;
• проинструктировать работников о порядке работы с бланками.

В заключение заметим, что в учреждении могут использоваться как бланки строгой отчетности, так и контрольно-кассовая техника. Например, бланки могут использоваться при оказании услуг на дому или на выезде, а также после окончания работы кассы или при неисправном аппарате, временном отключении электричества и т.п. Во время работы кассы учреждения может использоваться кассовый аппарат.

Примечание. Если оказывающая услуги организация выдает в счет их оплаты бланки строгой отчетности, для зачета сумм НДС они также должны быть выделены отдельной строкой в выдаваемом взамен чека документе. Также бланки обязательно регистрируются в книге продаж.

Если наличными денежными средствами платит юридическое лицо, то во-первых, размер оплаты не может превышать 60 000 руб. (на сегодняшний день лимит расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами по одной сделке), а во-вторых, выдача чека контрольно-кассовой техники в этом случае обязательна, поскольку услуга оказывается юридическому лицу, а на услуги юридическим лицам п. 2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ не распространяется.

Подписано в печать

08.08.2005