Статья: Представление справок по форме 2-НДФЛ за 2018 год

(Коробейников С.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, № 1)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, № 1

Обязанность по представлению сведений о доходах физических лиц за истекший налоговый период и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период (справки по форме 2-НДФЛ), предусмотрена п. 2 ст. 230 НК РФ. По общему правилу за 2018 год учреждения здравоохранения должны отчитаться не позднее 1 апреля 2019 года. Однако если в течение года налоговый агент не смог удержать у налогоплательщика исчисленный налог, сведения необходимо представить не позднее 1 марта 2019 года (п. 5 ст. 226 НК РФ). В статье рассмотрим вопросы, связанные с представлением такой отчетности, руководствуясь разъяснениями Минфина и ФНС и принимая во внимание изменения, произошедшие в законодательстве РФ.

По какой форме следует представить сведения об НДФЛ?

Как отмечено в Информации ФНС РФ «О представлении налоговыми агентами справки 2-НДФЛ с 1 января 2019 года», отчетность за 2018 год учреждения должны представить по новой форме.

Для справки. Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (далее — Приказ № ММВ-7-11/566@) утверждены две формы справки:

• первая — машинно ориентированная форма, предназначенная для налоговых агентов (в частности, работодателей), представляющих налоговую отчетность на бумаге (форма 2-НДФЛ, Приложение 1 к Приказу);
• вторая — форма справки о доходах и суммах налога физического лица, которая выдается налоговыми агентами физическим лицам по их заявлениям для представления по месту требования (Приложение 5 к Приказу).

Машинно ориентированная форма позволит налоговым органам автоматизировать процесс сканирования, распознавания и оцифровки полученных от налоговых агентов на бумажном носителе справок 2-НДФЛ, что ускорит прием и обработку представленных данных, а также подтверждение прав работников таких организаций (ИП) на налоговые вычеты. При этом на налоговых агентах, представляющих налоговую отчетность в электронной форме по ТКС, изменение формы 2-НДФЛ практически не скажется, поскольку XML-файлы формируются с помощью специальной программы.

Форма справки, выдаваемой работникам, осталась прежней, за исключением незначительных изменений по сравнению с действовавшей ранее формой 2-НДФЛ <1>. Порядок ее заполнения не вызовет вопросов.

---

<1> Утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Какую структуру имеет новая форма 2-НДФЛ?

Новая форма имеет иную структуру, нежели прежняя. Машинно ориентированная форма состоит из общей части и трех разделов:

• 1 «Данные о физическом лице — получателе дохода»;
• 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»;
• 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты».

Кроме того, она содержит приложение «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» (далее — приложение).

В новой форме нет полей:

• «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет»;

Чем руководствоваться при заполнении новой формы?

В первую очередь отметим, что Порядок заполнения справок 2-НДФЛ изложен в Приложении 2 к Приказу № ММВ-7-11/566@ (далее — Порядок).

При заполнении справки 2-НДФЛ используются следующие коды:

Коды	Документ, в котором приведены коды
Коды видов доходов и коды видов вычетов налогоплательщика	Приложения 1 и 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@
Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика	Приложение 1 к Порядку
Коды форм реорганизации и ликвидации организации	Приложение 2 к Порядку

• справка о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляется в виде корректирующей справки (п. 1.18 Порядка);
• в случае если налоговый агент начислял физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам налога, разделы 1, 2 и 3 (при необходимости) и приложение заполняются для каждой из ставок (п. 1.19 Порядка). При этом страницы формы 2-НДФЛ имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер страницы записывается слева направо начиная с первого (левого) знако-места — например, для 1-й страницы 001, для 12-й — 012;
• в форме аннулирующей справки 2-НДФЛ заполняется заголовок, а также показатели раздела 1, указанные в представленной ранее справке. Разделы 2 и 3, а также приложение не заполняются (п. 1.20 Порядка).

Дополнительно отметим, что в форме справки заполняются все реквизиты и суммовые показатели, если иное не предусмотрено Порядком. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль (0).

При отсутствии какого-либо показателя во всех знако-местах соответствующего поля проставляется прочерк. Прочерк представляет собой прямую линию, проведенную посередине знако-мест по всей длине поля. Аналогичным образом следует поставить прочерк, когда для указания какого-либо показателя не требуется заполнение всех знако-мест соответствующего поля.

Рекомендуем заполнять справку 2-НДФЛ в следующей последовательности: общая часть, раздел 1, приложение, раздел 3, раздел 2.

Что следует указать в общей части справки?

Правила заполнения общей части справки приведены в п. 2.1 — 2.14 Порядка. Учреждение должно указать общие данные о представляемой справке (порядковый номер справки, отчетный год, признак, номер корректировки, код налогового органа, в который представляется справка).

Напомним, что в поле «Признак» следует поставить код (п. 2.7 Порядка):

• 1 — если справка представляется в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ;
• 2 — если справка представляется в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ;
• 3 — если справку подает правопреемник в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ;
• 4 — если справку подает правопреемник в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ.

Кроме того, здесь отражаются сведения о налоговом агенте:

• наименование организации — налогового агента;
• код формы реорганизации (ликвидации);

К сведению. В поле «Код по ОКТМО» указывается код муниципального образования, на территории которого находится организация или ее обособленное подразделение. Правопреемник налогового агента проставляет код ОКТМО по месту нахождения реорганизованной организации или ее обособленного подразделения (п. 2.13 Порядка).

Как заполнить раздел 1 (сведения о налогоплательщике)?

Правила заполнения раздела 1 приведены в п. 3.1 — 3.9 Порядка. В соответствующих полях раздела следует указать сведения о физическом лице:

• ИНН (в случае отсутствия у налогового агента информации об ИНН физического лица — получателя дохода реквизит не заполняется);
• фамилию, имя, отчество;
• статус налогоплательщика (цифровой код 1, 2, 3, 4, 5 или 6). Если в налоговом периоде налогоплательщик является налоговым резидентом РФ, ставится цифра 1 (кроме налогоплательщиков, осуществляющих трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента), если не является — цифра 2;
• дату рождения;
• код страны, гражданином которой является налогоплательщик (при отсутствии у физического лица гражданства проставляется код страны, выдавшей документ, удостоверяющий его личность). Например, код Российской Федерации — 643;
• код вида документа, удостоверяющего личность (заполняется в соответствии с Приложением 1 к Порядку). Например, паспорту гражданина РФ соответствует код 21;
• серию и номер документа, удостоверяющего личность.

К сведению. ФНС России в Письме от 17.08.2018 № ПА-4-11/15942 отметила, что представление в налоговый орган сведений о доходах физических лиц без указания ИНН по причине его отсутствия, если они прошли форматный контроль, не образует состава правонарушения, установленного ст. 126.1 НК РФ.

Как отразить сведения о доходах в приложении к справке?

• сведения о доходах, начисленных и фактически полученных работником в денежной и натуральной форме;
• сведения о доходах, полученных в виде материальной выгоды.

Правила заполнения приложения приведены в п. 6.1 — 6.12 Порядка.

Как следует из рекомендаций, данных в названных пунктах, сведения о доходах отражаются по месяцам налогового периода и соответствующим вычетам по каждой ставке налога. Поскольку приложение формируется на отдельной странице, в его заголовочной части дублируются номер справки, к которой составляется приложение, отчетный год и ставка налога.

Коды видов доходов и коды видов вычетов указываются в соответствии с Приложениями 1 и 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387@. Приведем основные коды доходов, используемые для заполнения приложения:

Код	Вид дохода
2000	Выплата в виде заработной платы
2002	Суммы премий, выплачиваемых за производственные результаты, являющиеся частью оплаты труда
2003	Суммы премий, выданных к праздничным датам (например, к Дню медика) за счет средств прибыли
2012	Сумма отпускных
2013	Компенсация за неиспользованный отпуск
2300	Пособие по временной нетрудоспособности
2720	Доходы в виде стоимости подарков
2762	Материальная помощь при рождении ребенка

В соответствии с разъяснениями, приведенными в Письме ФНС России от 06.07.2016 № БС-4-11/12127, если при заполнении справки 2-НДФЛ вид дохода, выплаченного налогоплательщику, в данном приложении не предусмотрен, используется код дохода 4800 (иные доходы).

Коды наиболее распространенных налоговых вычетов, предусмотренных ст. 217 НК РФ, таковы:

Код	Вычет
501	Вычет из стоимости подарков, полученных от организаций
503	Вычет из суммы материальной помощи, оказываемой работодателями работникам, а также бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту
508	Вычет с единовременной материальной помощи работнику при рождении (усыновлении) ребенка

При заполнении следует обратить внимание на то, что в Приложении не отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты (п. 6.4 Порядка).

Как заполнить раздел 3 (сведения о предоставленных налоговых вычетах)?

В разделе 3 справки указываются сведения о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, а также о соответствующих уведомлениях, выданных налоговым органом. Раздел заполняется согласно п. 5.2 — 5.7 Порядка. При заполнении используется Приложение 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387@. В данном Приложении приведены коды налоговых вычетов. Назовем некоторые из них:

Код	Вычет
126	Вычет на первого ребенка
127	Вычет на второго ребенка
128	Вычет на третьего и каждого последующего ребенка
129	Вычет на ребенка-инвалида
134	Вычет единственному родителю на первого ребенка
136	Вычет единственному родителю на второго ребенка
138	Вычет единственному родителю на третьего и каждого последующего ребенка
140	Вычет единственному родителю на ребенка-инвалида
320	Социальный вычет, предоставляемый лично налогоплательщику за обучение
321	Социальный вычет, предоставляемый налогоплательщику за обучение детей
324	Социальный вычет, предоставляемый лично налогоплательщику за лечение
311	Имущественный вычет на покупку жилья

Хотим обратить внимание читателей на п. 5.4 Порядка:

• при предоставлении налогоплательщику в течение налогового периода вычетов, соответствующих разным кодам, заполняется необходимое количество полей «Код вычета» и «Сумма вычета». В случае если количество предоставленных в течение налогового периода вычетов превышает количество отведенных для их заполнения полей, налоговый агент заполняет необходимое количество страниц формы справки. На последующих листах справки заполняются поля «ИНН», «КПП», «Стр.», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)», «Наименование налогового агента», «Код вычета», «Сумма вычета». В остальных полях ставятся прочерки;
• при непредоставлении налогоплательщику в течение налогового периода вычетов по доходам, облагаемым налогом по соответствующей ставке, поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняются.

При заполнении кода вида уведомления в соответствующем поле налоговый агент — организация указывает одно из следующих значений (п. 5.5 Порядка):

• 1 — если физическому лицу выдано уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет;
• 2 — если физическому лицу выдано уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет.

Как заполнить раздел 2 (суммы о доходах и налоге)?

В разделе 2 справки отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода и исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по ставке, указанной в поле «Ставка налога» данного раздела. Рекомендации по заполнению раздела 2 приведены в п. 4.2 — 4.11 Порядка.

Как следует из п. 4.2 Порядка, в случае выплаты физическому лицу — получателю доходов в течение года доходов, облагаемых по разным ставкам, заполняется необходимое количество страниц формы справки. На второй и последующих страницах формы заполняются поля «ИНН», «КПП», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)», раздел 2 и при необходимости раздел 3. В остальных полях формы 2-НДФЛ ставятся прочерки.

В поле «Общая сумма дохода» указывается общая сумма начисленного и фактически полученного дохода без учета вычетов, отраженных в разделе 3 и Приложении (п. 4.3 Порядка).

В поле «Налоговая база» указывается налоговая база, с которой исчислен налог. Показатель данного поля соответствует сумме дохода, отраженной в поле «Общая сумма дохода», уменьшенной на сумму вычетов, отраженных в разделе 3 и Приложении.

Обратите внимание! В случае если сумма вычетов, отраженных в разделе 3 и Приложении, превышает общую сумму дохода, в поле «Налоговая база» пишут «0.00» (п. 4.4 Порядка).

При заполнении формы справки с признаком 2 или 4 нужно учесть следующее (п. 4.11 Порядка):

• в поле «Общая сумма дохода» указывается сумма начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженная в Приложении;
• в поле «Сумма налога исчисленная» прописывается исчисленная, но неудержанная сумма налога;
• в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывается ноль (0);
• в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» проставляется исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

В каком порядке представляются справки в ФНС?

Порядок представления справок по форме 2-НДФЛ изложен в Приложении 4 к Приказу № ММВ-7-11/566@. Согласно ему налоговый агент может подать форму 2-НДФЛ следующими способами:

• лично или через представителя;
• в виде почтового отправления с описью вложения;
• в электронном виде по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителя.

К сведению. В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ справки по форме 2-НДФЛ представляются организациями — налоговыми агентами в электронном виде по ТКС. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек налоговые агенты могут подавать указанные справки на бумажных носителях.

Обратим внимание на электронный способ подачи отчетности, поскольку он применяется в настоящее время практически всеми учреждениями здравоохранения.

В первую очередь отметим, что представление справок 2-НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи возможно в случае, если налоговый агент имеет возможность:

• формировать справки для их последующей передачи в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи;
• шифровать при отправке и дешифровать при получении информацию с использованием шифровальных средств;
• формировать усиленную квалифицированную электронную подпись при передаче информации и проверять ее при получении информации.

Для электронной подписи в справках должны быть использованы квалифицированные сертификаты ключей электронной подписи, выдаваемые согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

При представлении справок в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи учреждение здравоохранения должно соблюдать следующий порядок электронного документооборота:

• после подготовки справок в соответствии с Форматом (Приложение 3 к Приказу № ММВ-7-11/566@) налоговый агент подписывает файл усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляет в зашифрованном виде в адрес налогового органа;
• в течение следующего рабочего дня с даты отправки справок налоговый агент получает подтверждение даты отправки от оператора электронного документооборота и извещение о получении от налогового органа.

В течение десяти рабочих дней с даты отправки справок ФНС направляет налоговому агенту реестр в электронной форме.

В случае подачи уточненных форм 2-НДФЛ в налоговый орган представляются только те формы, которые скорректированы. Уточненные сведения представляются по форме, действовавшей в налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения.

• * *

В заключение отметим, что справка по форме 2-НДФЛ не заполняется на лиц, которым учреждение выплачивало необлагаемые доходы. Как разъяснила ФНС, организация вправе не представлять в налоговый орган в соответствии с п. 2 ст. 230 и п. 5 ст. 226 НК РФ сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ (Письмо ФНС России от 19.01.2017 № БС-4-11/787@):

• в отношении доходов, полученных налогоплательщиками в виде подарков, стоимость которых не превысила 4 000 руб. за налоговый период;
• в отношении иных доходов, полученных налогоплательщиками за налоговый период по каждому основанию, указанному в п. 28 ст. 217 НК РФ, в размере, не превышающем 4 000 руб.

Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минфина России от 20.01.2017 № 03-04-06/2650.

В случае представления в ФНС недостоверных сведений на организацию будет наложен штраф в размере 500 руб. за каждую представленную с ошибками форму. НК РФ не содержит определения понятия «недостоверные сведения». Как следует из п. 3 Письма ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515, таковыми являются любые заполненные реквизиты сведений по форме 2-НДФЛ, не соответствующие действительности. Кроме того, основанием для привлечения к ответственности будет недостоверность информации, допущенная в результате арифметической ошибки, искажения суммовых показателей, иных ошибок, влекущих неблагоприятные последствия для бюджета, нарушение прав физических лиц (например, прав на налоговые вычеты).

---