Статья. «Правила ведения индивидуального учета сведений о застрахованных лицах»

(И.Зернова)

(«Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2010, № 4)

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ИНДИВИДУАЛЬНОГО УЧЕТА СВЕДЕНИЙ О ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦАХ

Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н утверждена Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (далее — Инструкция № 987н). Ее положения будут применяться с даты признания утратившим силу Постановления Правительства РФ от 15.03.1997 № 318 «О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования». На момент написания статьи документа, отменяющего действие данного Постановления, не издано. Несмотря на это, поскольку Инструкция № 987н разработана, утверждена и в скором времени вступит в силу, предлагаем ознакомиться с ее основными нормами.

Инструкция № 987н определяет порядок ведения Пенсионным фондом (ПФР) индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном лице, на которое распространяется обязательное пенсионное страхование, в том числе:

• порядок регистрации ПФР застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования;
• порядок представления страхователями в ПФР сведений о застрахованных лицах, в том числе сведений о страховом стаже, о заработной плате (доходе), о начисленных и уплаченных страховых взносах (далее — индивидуальные сведения);
• порядок представления страхователями в ПФР сведений о включаемых в страховой стаж периодах работы и (или) иной деятельности, которые приобретены всеми работающими у них застрахованными лицами до их регистрации в системе обязательного пенсионного страхования;
• порядок и сроки приема и учета ПФР сведений о застрахованных лицах, а также внесения указанных сведений в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц;
• порядок учета ПФР в соответствующих разделах специальной части индивидуального лицевого счета поступивших страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, взносов работодателя, уплаченных в пользу застрахованного лица, взносов на софинансирование, поступивших в соответствии с Федеральным законом № 56-ФЗ <*>, а также размера назначенной пенсии и выплат за счет средств пенсионных накоплений;
• порядок использования индивидуальных сведений для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

---

<*> Федеральный закон от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений».

Для справки. Застрахованным лицом признается, в частности, лицо, работающее по трудовому договору или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, по авторскому или лицензионному договору. Страхователями в свою очередь выступают учреждения, производящие выплаты физическим лицам (ст. ст. 6 и 7 Федерального закона № 167-ФЗ <*>).

---

<*> Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Что же следует понимать под индивидуальным (персонифицированным) учетом? Согласно п. 7 Инструкции № 987н индивидуальный (персонифицированный) учет включает в себя:

а) регистрацию застрахованных лиц;

б) сбор сведений о страховом стаже, заработной плате и доходе, начисленных, уплаченных и поступивших страховых взносах за застрахованных лиц, а также иных поступивших средствах пенсионных накоплений застрахованных лиц и внесение их в лицевые счета;

в) сбор сведений о включаемых в трудовой (страховой) стаж периодах работы и (или) иной деятельности застрахованных лиц до их регистрации в системе обязательного пенсионного страхования и внесение их в лицевые счета;

г) направление застрахованным лицам сведений, содержащихся в их индивидуальных лицевых счетах, а также информирование застрахованных лиц о состоянии специальной части их лицевого счета и результатах инвестирования средств пенсионных накоплений;

д) информационное обеспечение процесса установления и корректировки размера трудовых пенсий.

Рассмотрим порядок организации индивидуального учета по некоторым из вышеуказанных направлений.

Регистрация застрахованных лиц

Согласно п. 8 Инструкции № 987н каждое застрахованное лицо должно быть зарегистрировано в системе обязательного пенсионного страхования. Под регистрацией застрахованного лица следует понимать открытие ему индивидуального лицевого счета с выдачей страхового свидетельства. С даты открытия лицевого счета застрахованное лицо считается зарегистрированным в ПФР.

Открытие лицевого счета

При заключении трудового или гражданско-правового договора с застрахованным лицом, не зарегистрированным в ПФР, учреждение здравоохранения должно представить в течение двух недель с даты заключения договора в территориальный орган ПФР на это лицо анкету по форме АДВ-1.

Примечание. Форма и Правила заполнения анкеты утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению» (далее — Постановление № 192п).

Согласно п. 18 Постановления № 192п анкета заполняется лично застрахованным лицом. Однако допускается заполнение документа кадровыми либо другими службами учреждений, уполномоченными руководителями этих учреждений. Правильность всех указанных в анкете сведений заверяется личной подписью застрахованного лица. В том случае, когда оно не имеет возможности лично заверить анкету в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет ее. После этого анкеты застрахованных лиц передаются страхователем в территориальный орган ПФР вместе с описью документов (п. 10 Инструкции № 987н).

В течение трех недель со дня получения анкеты территориальный орган ПФР открывает лицевой счет с постоянным номером.

Согласно п. 51 Инструкции № 987н этот счет состоит из общей, специальной и профессиональной частей.

В общей части лицевого счета застрахованного лица указываются:

а) страховой номер;

б) фамилия, имя, отчество, а также фамилия, которая была у застрахованного лица при рождении;

в) дата рождения;

г) место рождения;

д) пол;

е) адрес постоянного места жительства;

ж) серия и номер паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, дата выдачи указанных документов, наименование выдавшего их органа;

з) гражданство;

и) дата регистрации в качестве застрахованного лица;

к) периоды трудовой и (или) иной деятельности, включаемые в страховой стаж для назначения трудовой пенсии, а также в страховой стаж, связанный с особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

л) иные периоды, засчитываемые в страховой стаж в соответствии со ст. 11 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

м) заработная плата или доход, на которые начислены страховые взносы в соответствии с законодательством РФ;

н) суммы начисленных страхователем данному застрахованному лицу страховых взносов;

о) суммы уплаченных и поступивших за данное застрахованное лицо страховых взносов;

п) сведения о расчетном пенсионном капитале, включая сведения о его индексации;

р) сведения об установлении трудовой пенсии и индексации ее размера, включая страховую часть трудовой пенсии;

с) сведения о закрытии лицевого счета застрахованного лица.

В специальной части лицевого счета застрахованного лица указываются:

а) суммы страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, поступившие на накопительную часть трудовой пенсии, в том числе:

• суммы дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, суммы взносов работодателя, уплаченных в пользу застрахованного лица, поступивших в соответствии с Федеральным законом № 56-ФЗ;
• суммы поступивших взносов на софинансирование формирования пенсионных накоплений в соответствии с Федеральным законом № 56-ФЗ;

б) сведения о выборе застрахованным лицом инвестиционного портфеля (управляющей компании);

в) сведения, отражающие результаты передачи средств пенсионных накоплений на инвестирование управляющим компаниям;

г) сведения, отражающие результаты временного размещения средств пенсионных накоплений в период до отражения их в специальной части лицевого счета;

д) сведения, отражающие учет дохода от инвестирования средств пенсионных накоплений;

е) сведения, отражающие учет необходимых расходов на инвестирование средств пенсионных накоплений;

ж) сведения о передаче средств пенсионных накоплений одной управляющей компанией другой;

з) сведения о передаче средств пенсионных накоплений в негосударственный пенсионный фонд;

и) сведения о передаче средств пенсионных накоплений из негосударственного пенсионного фонда в ПФР;

к) суммы произведенных выплат за счет средств пенсионных накоплений;

л) сведения о правопреемниках умершего застрахованного лица и произведенных им выплатах средств пенсионных накоплений.

Специальная часть лицевого счета может содержать также другие сведения, передаваемые в ПФР в соответствии с законодательством РФ.

В профессиональной части лицевого счета застрахованного лица указываются:

а) суммы страховых взносов, дополнительно уплаченных и поступивших за застрахованное лицо, являющееся субъектом профессиональной пенсионной системы;

б) суммы инвестиционного дохода;

в) продолжительность профессионального стажа;

г) суммы произведенных выплат.

Профессиональная часть лицевого счета может содержать также другие сведения, передаваемые в ПФР в соответствии с законодательством РФ.

Примечание. ПФР может принять решение об отказе в регистрации застрахованного лица по причине неточности указанных в анкете сведений или при наличии в системе обязательного пенсионного страхования лицевого счета на застрахованное лицо с идентичными анкетными данными. В этом случае ПФР в трехнедельный срок передает страхователю запросы об уточнении сведений и решения об отказе в регистрации вместе с сопроводительной ведомостью (п. 11 Инструкции № 987н).

Выдача страхового свидетельства

При открытии застрахованному лицу индивидуального лицевого счета ему выдается страховое свидетельство.

Согласно п. 21 Инструкции № 987н в страховом свидетельстве указываются страховой номер лицевого счета, фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, пол застрахованного лица и дата регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

Полученное свидетельство страхователь в течение трех недель передает застрахованному лицу. Если страхователь не имеет возможности выдать страховое свидетельство в связи с длительным отсутствием застрахованного лица, он проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений, расписывается за застрахованное лицо в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче страхового свидетельства застрахованному лицу.

В случае когда застрахованному лицу, не имеющему страхового свидетельства, отказано в регистрации по причине наличия ранее открытого ему лицевого счета, он подает заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства.

В случае неверного указания в страховом свидетельстве фамилии, имени, отчества, даты и места рождения или пола застрахованное лицо заполняет листок исправлений, в котором указывает правильные сведения (п. 15 Инструкции № 987н).

При обнаружении ошибок в страховом свидетельстве в период отсутствия застрахованного лица в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине листок исправлений заполняется страхователем и заверяется его подписью.

В месячный срок после получения в территориальном органе ПФР страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и решений об отказе в регистрации страхователь возвращает в территориальный орган ПФР сопроводительную ведомость, листки исправлений, заполненные запросы об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства, а также страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причинам невостребования или наличия в них ошибок (п. 17 Инструкции № 987н). В свою очередь территориальный орган ПФР в течение трех недель со дня получения от страхователя вышеуказанных документов:

• отмечает в лицевом счете факт выдачи страхового свидетельства — на основании сопроводительной ведомости;
• оформляет новые страховые свидетельства и передает их страхователю для выдачи застрахованным лицам — на основании представленных страхователем листков исправлений, заполненных запросов об уточнении сведений и заявлений о выдаче дубликата страхового свидетельства.

Представление индивидуальных сведений

Индивидуальные сведения представляются учреждениями-страхователями в письменной или электронной форме.

Передача индивидуальных сведений действующими и вновь созданными учреждениями, среднесписочная численность работников которых превышает 50 человек, может осуществляться в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи). При этом должна быть обеспечена гарантия их достоверности и защита от несанкционированного доступа и искажений. В этом случае юридическая сила представленных документов подтверждается электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Федеральный закон № 1).

К сведению. С 01.01.2011 учреждение индивидуальные сведения о 50 и более работающих у него застрахованных лицах за предшествующий отчетный период должно представлять в электронной форме (п. 58 Инструкции № 987н).

Пунктом 30 Инструкции № 987н установлена периодичность представления учреждениями индивидуальных сведений в отношении каждого работающего у них застрахованного лица в территориальный орган ПФР. Индивидуальные сведения представляются ежеквартально до 1-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом.

Примечание. За первый отчетный период 2010 г. (полугодие) учреждения представляют индивидуальные сведения до 1 августа 2010 г., за второй отчетный период 2010 г. (календарный год) — до 1 февраля 2011 г. (п. 30 Инструкции № 987н).

Индивидуальные сведения о заработной плате (доходе), начисленных и уплаченных за застрахованных лиц страховых взносах, об их страховом стаже представляются на основании данных бухгалтерского учета, приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованных лиц, и заверяются подписью руководителя и печатью учреждения.

Если учреждения осуществляют перечисление дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии и уплату взносов, они обязаны не позднее 20 дней со дня окончания квартала представить в территориальный орган ПФР реестры застрахованных лиц. Эти реестры должны быть составлены по форме ДСВ-3 и в Порядке, утвержденном Постановлением Правления ПФР № 322п <*>. Реестр застрахованных лиц должен содержать следующие сведения:

а) общую сумму перечисленных средств, включающую в себя:

• сумму всех перечисленных дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии застрахованных лиц;
• сумму всех уплаченных взносов работодателя (в случае их уплаты);

б) номер платежного поручения и дату его исполнения;

в) страховой номер лицевого счета каждого застрахованного лица;

г) фамилию, имя и отчество каждого застрахованного лица;

д) сумму перечисленных дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии каждого застрахованного лица;

е) сумму взносов работодателя, уплаченных в пользу каждого застрахованного лица (в случае их уплаты).

---

<*> Постановление Правления ПФР от 12.11.2008 № 322п «Об утверждении формы ДСВ-3 „Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачены взносы работодателя“, порядка его представления в территориальный орган ПФР, а также формата представления реестра в территориальный орган ПФР в электронном виде (формат данных)».

Сведения об общей сумме перечисленных средств должны быть заверены кредитной организацией, через которую осуществлялось перечисление дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии.

В случае обнаружения ошибок в представленных в территориальный орган ПФР формах документов индивидуального (персонифицированного) учета учреждение в двухнедельный срок со дня их обнаружения представляет исправленные формы документов индивидуального (персонифицированного) учета и выдает застрахованному лицу копию уточненных индивидуальных сведений (п. 34 Инструкции № 987н).

При ликвидации или реорганизации учреждения оно представляет в территориальный орган ПФР по месту регистрации в качестве страхователя индивидуальные сведения об уволенных в связи с этим застрахованных лицах. Эти сведения представляются в течение одного месяца:

• при ликвидации учреждения — со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, документов о ликвидации юридического лица;
• при реорганизации учреждения — со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, документов для государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации.

В случае реорганизации страхователя — юридического лица в форме присоединения к другому юридическому лицу он подает сведения об уволенных работниках не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти документов для внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица (п. 37 Инструкции № 987н).

Примечание. Сведения, содержащиеся в представленных страхователем документах, подготовленных с нарушением положений Инструкции № 987н, требований к формам данных документов и правил их заполнения, в лицевые счета не вносятся. Эти документы или их копии возвращаются страхователю с указанием обнаруженных нарушений в срок не позднее 14 дней со дня обнаружения нарушений (п. 39 Инструкции № 987н).

Порядок учета индивидуальных сведений

Согласно п. 61 Инструкции № 987н территориальный орган ПФР ежеквартально:

а) до 1-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом:

• осуществляет прием от страхователей, производящих выплаты физическим лицам, индивидуальных сведений;
• производит в отношении каждого страхователя сверку представленных им сведений о суммах начисленных и уплаченных им страховых взносов на обязательное пенсионное страхование за отчетный период с аналогичными данными, учтенными в базе данных территориального органа ПФР. По результатам сверки составляет и передает страхователю протокол к расчету по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование;

б) до 1-го числа третьего календарного месяца, следующего за отчетным периодом, проверяет правильность заполнения форм документов персонифицированного учета, содержащих индивидуальные сведения, представленных страхователями, производящими выплаты физическим лицам;

в) до 1-го числа четвертого календарного месяца, следующего за отчетным периодом, вносит в лицевые счета:

• индивидуальные сведения за истекший отчетный период, представленные страхователями, производящими выплаты физическим лицам;
• сведения о поступивших от страхователей, производящих выплаты физическим лицам, страховых взносах за застрахованное лицо.

Информирование застрахованных лиц о состоянии их лицевых счетов

Согласно п. 63 Инструкции № 987н ПФР ежегодно направляет (в форме, обеспечивающей возможность подтверждения факта получения):

а) до 1 сентября — застрахованным лицам, за которых уплачиваются либо уплачивались страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии, а также уплачивающим либо уплачивавшим дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии в соответствии с Федеральным законом № 56-ФЗ, информацию:

• о состоянии специальной части лицевого счета;
• о результатах инвестирования средств пенсионных накоплений;
• о правах, которые имеют застрахованные лица при формировании и инвестировании средств накопительной части трудовой пенсии в соответствии со ст. 31 Федерального закона № 111-ФЗ <*>;
• о праве застрахованных лиц на добровольное вступление в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии и на получение государственной поддержки формирования пенсионных накоплений в соответствии с Федеральным законом № 56-ФЗ;

б) до 31 декабря — застрахованным лицам, за которых уплачиваются страховые взносы только на страховую часть трудовой пенсии, — сведения о состоянии лицевого счета.

---

<*> Федеральный закон от 24.07.2002 № 111-ФЗ «Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в Российской Федерации».

Для справки. По заявлению застрахованного лица информация может направляться ему в электронной форме, при этом юридическая сила указанных сведений должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом № 1-ФЗ (п. 63 Инструкции № 987н).

Контроль за достоверностью представленных сведений

Обязанность по обеспечению территориальными органами ПФР контроля за достоверностью индивидуальных сведений (о начисленных и уплаченных страховых взносах, трудовом (страховом) стаже за период до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, заработной плате (доходе)), представляемых страхователями, путем проведения проверок, истребования необходимых документов, справок и сведений установлена п. 40 Инструкции № 987н.

Так, по запросу территориального органа ПФР страхователь в срок, указанный в запросе, представляет требуемые документы, справки и сведения, в том числе подтверждающие начисление и уплату страховых взносов, трудовой (страховой) стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии, за периоды до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования работающих у него застрахованных лиц.

В случае обнаружения несоответствия между представленными индивидуальными сведениями и результатами проверки территориальный орган ПФР направляет страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений (п. 41 Инструкции № 987н). После его получения учреждение в двухнедельный срок представляет в территориальный орган ПФР уточненные данные.

Если учреждение по истечении установленного срока не устранило имеющиеся расхождения, территориальный орган ПФР принимает решение о корректировке индивидуальных сведений и уточнении лицевых счетов застрахованных лиц и не позднее семи дней со дня принятия такого решения сообщает об этом учреждению и застрахованным лицам.

Если страхователь был ликвидирован, территориальный орган ПФР по заявлению застрахованного лица и на основании представленных последним документов принимает решение о дополнении (уточнении) лицевого счета застрахованного лица и не позднее семи дней со дня принятия такого решения сообщает об этом застрахованному лицу.

Подписано в печать

30.03.2010

---