Статья: Правила предоставления отпусков в 2020 году

(Тарасова Е.А.)

(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, № 7)

«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, № 7

Трудовым законодательством предусмотрено несколько видов отпусков. Самыми распространенными из них являются отпуск без сохранения зарплаты и ежегодный оплачиваемый отпуск.

В преддверии сезона отпусков, полагаем, имеет смысл напомнить правила их предоставления и расчета отпускных (конечно, для оплачиваемого отпуска). Несмотря на то что по сравнению с прошлым годом эти правила принципиально не изменились, в текущем году появилось несколько важных обстоятельств, которые работодателю нельзя проигнорировать. На что именно ему нужно обратить внимание?

Отпуск за свой счет (административный отпуск)

Правила предоставления

Трудовой кодекс допускает предоставление работнику отпуска без оплаты (ст. 128 ТК РФ). Это и есть отпуск за свой счет (или административный отпуск), максимальный срок которого не ограничен. Он предоставляется по семейным обстоятельствам или другим причинам.

Количество дней, в течение которых сотруднику разрешается отсутствовать на рабочем месте, определяется путем переговоров с работодателем (но с учетом ограничений, предусмотренных ст. 128 ТК РФ). То есть работник должен направить работодателю заявление с просьбой предоставить дни отдыха без оплаты. Работодатель же решает, отпустить сотрудника или нет, и если отпустить, то на какой период.

Если работодатель согласен, то на основании его распоряжения издается приказ по форме Т-6. Кроме того, данные вносятся в личную карточку сотрудника. А все дни его отсутствия на рабочем месте фиксируются в табеле учета рабочего времени.

Ограничения по предоставлению отпуска

Статьей 128 ТК РФ не установлено никаких ограничений (например, по количеству дней) при предоставлении отпуска за свой счет. Но нельзя сказать того же про федеральные законы. Например, ими установлены ограничения для государственных и муниципальных служащих. Данная категория работников вправе рассчитывать на отдых без содержания сроком на один год, но не более (п. 15 ст. 46 Закона № 79-ФЗ <1>, п. 6 ст. 21 Закона № 25-ФЗ <2>). Для реализации работнику данного права необходимо согласие работодателя.

---

<1> Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

<2> Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

Впрочем, ст. 128 ТК РФ предусмотрены случаи, когда работодатель обязан предоставить работнику отпуск за свой счет.

Кому и когда работодатель не вправе отказать?

Статьей 128 ТК РФ определен ряд категорий граждан, которым работодатель не вправе отказать в предоставлении административного отпуска.

Законодатель определил максимальные сроки продолжительности отпуска за свой счет (в год) для следующих граждан:

• трудящихся пенсионеров — до 14 дней;
• родителей или вдов погибших военнослужащих, работников правоохранительных органов — до 14 дней;
• трудящихся инвалидов — 60 дней;
• иных категорий работников в случае рождения ребенка, бракосочетания или смерти родственника — до 5 дней.

Сотрудников, относящихся к перечисленным категориям, работодатель обязан отпустить по первому их требованию. Но и это не исчерпывающий список.

Дополнительные условия того, сколько может длиться отпуск за свой счет, устанавливаются федеральным и региональным законодательством и определяются локальными актами предприятия. Например, в ст. 263 ТК РФ закреплено, что родителям или опекунам ребенка-инвалида положены 14 дней отпуска без оплаты. Аналогичное право имеется у многодетных родителей и родителей-одиночек. А для поступления в высшие, средние профессиональные образовательные учреждения и для написания дипломной работы работникам полагается отпуск за свой счет до 15 дней (ст. 173 и 174 ТК РФ).

К сведению. За отказ работодателя в предоставлении неоплачиваемых свободных дней предусмотрены наказания и штрафные санкции, в частности, на основании:

• ст. 5.27 КоАП РФ — за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
• ст. 5.31 КоАП РФ — за нарушение или невыполнение работодателем либо лицом, его представляющим, обязательств по коллективному договору, соглашению.

Влияние отпуска за свой счет на ежегодный оплачиваемый отпуск

Статьей 121 ТК РФ установлено, что только 14 дней без сохранения заработной платы в год не влияют на продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха (минимум 28 дней) (см. также Определение КС РФ от 25.02.2016 № 231-О).

Остальные дни административного отпуска по Трудовому кодексу начиная с 15-го дня не учитываются при исчислении стажа для трудового отдыха. Дата завершения трудового периода (года), за который предоставляется оплачиваемый отпуск, перенесется на данное число дней. Такие разъяснения даны в Письме Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1.

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Как уже упоминалось, принципиальных различий в порядке начисления отпускных в 2020 году по сравнению с прошлым, 2019 годом не произошло. Но появилось несколько важных нюансов, которые необходимо учесть при исчислении расчетного периода и среднего заработка.

Правила предоставления

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

К сведению. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику и до истечения шести месяцев (ст. 122 ТК РФ):

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работникам, — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей данного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

К сведению. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).

Обратите внимание! В связи с тем что в период ежегодного оплачиваемого отпуска заработок не утрачивается, за время карантина (по коронавирусу), приходящееся на оплачиваемые дни отпуска, выплата пособия по временной нетрудоспособности в связи с карантином действующим законодательством РФ не предусмотрена. Поэтому временная нетрудоспособность в связи с карантином, по мнению Минтруда России, не является основанием для продления или перенесения отпуска в соответствии со ст. 124 ТК РФ (см. Письмо от 09.04.2020 № 14-2/В-393).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).

Формула расчета отпускных

Отпускные — это средний заработок работника, сохраняемый за ним на период ежегодного отпуска. Словом, сумма отпускных зависит от количества дней отпуска и среднедневного заработка. Последний показатель, в свою очередь, зависит от расчетного периода, количества отработанных дней за этот период и суммы вознаграждений, начисленных работнику за этот период.

Формула для расчета отпускных такова:

\Sigma_{\text{опт}} = \text{СЗ} \times \text{КД} ,

где \Sigma_{\text{опт}} — сумма отпускных;

КД — количество дней отпуска.

К сведению. Статьей 136 ТК РФ установлен минимальный срок до начала отпуска, в который работодатель должен успеть выплатить отпускные — не позднее чем за три дня до начала отпуска. В то же время оплата отпуска может быть произведена и ранее. Перечисление отпускных, например, за пять или семь дней до начала отпуска не будет являться нарушением трудового законодательства.

Расчетный период

Расчетный период для выплаты отпускных составляет 12 месяцев, предшествующих отпуску (ст. 139 ТК РФ). (Впрочем, в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников, — ст. 139 ТК РФ.)

Так, если отпуск начинается в июне, расчетным периодом является период с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего (п. 4 Положения <3>).

---

<3> Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Из расчетного периода исключается время, когда (п. 5 Положения):

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
• работник не трудился в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством.

Обратите внимание! Объявленные Президентом РФ в связи с эпидемией коронавируса нерабочие дни (с 30 марта по 8 мая 2020 года) повлияли на порядок расчета среднего заработка. В связи с этим Минтруд России в Письме от 18.05.2020 № 14-1/В-585 пояснил, что при исчислении среднего заработка в соответствии с пп. «е» п. 5 Положения не нужно учитывать время и суммы, фактически начисленные за период нерабочих дней.

Расчет среднедневного заработка

Формулы для расчета этого показателя приведены в п. 10 Положения.

1. Если сотрудник расчетный период отработал полностью, то среднедневной заработок определяется так (абз. 1 п. 10):

СЗ = БРО / 12 / 29,3,

где БРО — база для расчета отпускных.

Величина 29,3, используемая в формуле, является расчетной, она определяется так: (365 дн. — 14 дн. праздников) / 12 мес.

2. Если сотрудник расчетный период отработал не полностью (или есть исключаемые из расчета периоды), то среднедневной заработок исчисляется так (абз. 2 п. 10):

СЗ = БРО / (29,3 x КМ + КД),

где КМ — количество полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода;

КД — количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце) <4>.

---

<4> Не считаются отработанными (исключаются из расчета) дни, которые поименованы в п. 5 Положения.

Показатель КД, в свою очередь, тоже является расчетным. Для его исчисления используется следующая формула (абз. 3 п. 10):

КД = Дотр / Дмес x 29,3,

где Дотр — количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце;

Дмес — количество календарных дней месяца.

Выплаты, включаемые в базу для расчета отпускных (БРО)

В базу для расчета отпускных включается заработная плата, начисленная за расчетный период, а также другие выплаты. В их числе (ст. 139 ТК РФ, п. 2 Положения):

• надбавки, связанные с классом работника;
• доплаты за выслугу и сложность выполняемой работы;
• иные выплаты.

К сведению. Компенсационные выплаты, произведенные исходя из среднего заработка (например, больничные, командировочные), из расчета среднедневного заработка следует исключить (п. 5 Положения).

Не учитываются при расчете среднего заработка и выплаты социального характера и иные выплаты, которые не соответствуют понятию «заработная плата» в смысле ст. 129 ТК РФ (п. 3 Положения), например доплаты в виде разницы между средней заработной платой и пособием по временной нетрудоспособности (см. Письмо Минтруда России от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105).

Премии при расчете среднедневного заработка учитываются по особым правилам, установленным п. 15 Положения.

Обратите внимание! Платежку на отпускные оформляют по тем же правилам, что и платежку на зарплату. С 1 июня 2020 года в поле 20 нужно указывать код 1. Данный код означает, что с выплаты можно взыскивать суммы по исполнительным листам в пределах ограничений, предусмотренных ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (п. 1 Указания Банка России от 14.10.2019 № 5286-У).

Если перед выплатой с отпускных была взыскана сумма по исполнительным листам, эту сумму следует указать в назначении платежа в порядке, рекомендованном в Информационном письме Банка России от 27.02.2020 № ИН-05-45/10.

Когда нужно продлить отпуск?

В ст. 124 ТК РФ сказано, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

• временной нетрудоспособности работника. То есть отпуск должен быть продлен на число календарных дней нетрудоспособности, если страховой случай (заболевание или травма) наступил в период пребывания работника в ежегодном оплачиваемом отпуске (ст. 124 ТК РФ, п. 2 ст. 1.3 Закона № 255-ФЗ <5>);
• исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
• в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

---

<5> Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Также следует учесть, что нерабочие праздничные дни, выпавшие на время оплачиваемого отпуска, в число календарных дней такого отпуска не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ). Поэтому в данном случае отпуск работнику должен быть продлен на количество нерабочих праздничных дней, которые выпали на его период. К примеру, 12 июня (День России) является нерабочим праздничным днем. В связи с вышесказанным продолжительность отпуска, предоставленного в первой половине июня, должна корректироваться с учетом этого обстоятельства.

Обратите внимание! 24 июня 2020 года (день Парада в честь 70-летия Победы в ВОВ) в соответствии с Указом Президента РФ от 29.05.2020 № 345 объявлен нерабочим днем с сохранением заработной платы. Следовательно, если эта дата попадает на период отпуска, то он продлеваться не должен.

С датой 1 июля 2020 года (день голосования по поправкам к Конституции РФ) ситуация обстоит иначе. Обозначенная дата в силу ст. 2 Закона РФ от 14.03.2020 № 1-ФКЗ и Указа Президента РФ от 01.06.2020 № 354 является нерабочим праздничным днем. Поэтому в случае попадания названной даты на период отпуска он подлежит продлению на один день.

Е.А. Тарасова Эксперт журнала

---