--- title: "Статья. \"Порядок ведения кассовых операций в фармацевтических организациях\"" status: действует canonical: "https://bukva.ai/docs/statya-poryadok-vedeniya-kassovyh-operatsiy-v" --- ## Статья. "Порядок ведения кассовых операций в фармацевтических организациях" # Статья. "Порядок ведения кассовых операций в фармацевтических организациях" (Е.Р.Захарочкина) ("Московские аптеки", 2008, N 11)
"Московские аптеки", 2008, N 11
**ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ** **ОРГАНИЗАЦИЯХ** Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации регламентируется Решением Совета директоров Центрального Банка России от 22.09.93 N 40. Данный нормативный документ включает три основополагающих раздела по кассовым операциям: - общие положения; - прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов; - ведение кассовой книги и хранение денег. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88. Основными формами кассовой первичной учетной документации являются: - приходный кассовый ордер (форма N КО-1) - прием наличных денег в кассу организации; - расходный кассовый ордер (форма N КО-2) - выдача наличных денег из кассы; - журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) - регистрация приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов; - кассовая книга (форма N КО-4) - учет поступлений и выдачи наличных денег организации по приходным и расходным кассовым ордерам (или заменяющим их документам) в кассе; - книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) - учет денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Схема приема денежных средств в кассу организации состоит из последовательных этапов, которые отражены в табл. 1. Таблица 1 Поступление денежных средств в кассу ```text ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │1. Заполнение приходного кассового ордера Форма N КО-1 │ │Форма N КО-1: │ │- применяется для оформления поступления денег в кассу при применении │ │методов ручной обработки или при обработке информации с применением │ │средств вычислительной техники; │ │- выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии; │ │- заполняется на основании первичного бухгалтерского документа │ │(накладной, счета, приказа, договора, авансового отчета, др.) │ │Некоторые примеры хозяйственных операций (строки "Основание", │ │"Приложение"): │ │- получение денег с расчетного счета для выплаты заработной платы │ │(приобретения материалов, оплаты услуг сторонних организаций и т.д.); │ │корешок чека N __ от...__; │ │- оплата продукции (работ, услуг) по накладной или по счету (поступление │ │средств от покупателей и заказчиков); │ │- возврат остатка неиспользованного аванса от подотчетных лиц; авансовый │ │отчет N __ от __; │ │- компенсация недостач по результатам инвентаризации в соответствии с │ │приказом; │ │- возмещение причиненного материального ущерба; копия приказа │ │руководителя или копия решения суда; │ │- вклад учредителя в уставный капитал; копия решения собрания │ │учредителей; │ │- погашение долга по ссудам, выданным сотрудникам организации │ │ │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │II. Регистрация приходного кассового ордера в журнале регистрации │ │приходных и расходных кассовых документов Форма N КО-3 │ │Осуществляется бухгалтерией до передачи в кассу │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │III. Подпись приходного кассового ордера и квитанции к нему │ │Осуществляется главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом по │ │письменному распоряжению руководителя организации │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │IV. Собственно прием денежных средств в кассу │ │Действия кассира │ │- обязан проверить наличие и подлинность подписи главного бухгалтера или │ │уполномоченного лица, правильность оформления, наличие перечисленных в │ │приходном кассовом ордере приложений; │ │- в случае несоблюдения одного из требований возвращает приходный │ │кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления; │ │- если все требования выполнены, то кассир принимает деньги и немедленно │ │подписывает ордер, а на квитанции к приходному кассовому ордеру заверяет │ │свою подпись печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата; │ │- приложенные документы погашаются штампом или надписью "Получено" с │ │указанием даты; │ │- после получения денег в кассу квитанция к приходному кассовому ордеру │ │отрывается по линии отреза и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а │ │кассовый ордер остается в кассе. │ │Важно! Дата составления приходного кассового ордера и фактическая дата │ │приема денег в кассу на квитанции должны совпадать! │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │V. Запись в кассовой книге Форма N КО-4 │ │Производится кассиром сразу же после получения денег по приходному │ │кассовому ордеру. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Схема выдачи наличных денежных средств из кассы состоит также из последовательных этапов и отражена в табл. 2. Таблица 2 Выдача денежных средств из кассы ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │1. Заполнение расходного кассового ордера (форма N КО-2) │ │Форма N КО-2: │ │- применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы при │ │применении методов ручной обработки или при обработке информации с │ │применением средств вычислительной техники; │ │- выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии; │ │- выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым │ │ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным или │ │расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) │ │с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового│ │ордера; таким образом, на данные документы также выписывается расходный │ │кассовый ордер, а на сами документы ставится штамп с реквизитами (датой и│ │номером) этого расходного кассового ордера (например, после выдачи │ │заработной платы по платежной (расчетно-платежной) ведомости в │ │централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы │ │составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого │ │проставляются на каждой ведомости). Примеры хозяйственных операций │ │(строка "Основание"): │ │- сдача наличной выручки в банк для зачисления на расчетный счет; │ │- выплата по ведомости заработной платы, пособий по социальному │ │страхованию, стипендий; │ │- выплата заработной платы конкретному лицу; │ │- выдача материальной помощи, ссуды, займа; │ │- выдача денег под отчет на хозяйственно-операционные расходы; │ │- возмещение перерасхода по авансовому отчету работнику организации в │ │сумме произведенных им из личных средств расходов на нужды организации │ │(по решению руководителя); │ │- выдача денег на расходы, связанные со служебными командировками; │ │- возврат средств покупателям и заказчикам; │ │- выдача займов по договорам с юридическими лицами │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │II. Регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации │ │приходных и расходных кассовых документов Форма N КО-3 │ │- осуществляется бухгалтерией до передачи в кассу; │ │- расходные кассовые ордера, оформленные на платежных │ │(расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к │ │ней платежей регистрируются после их выдачи │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │III. Подпись расходного кассового ордера │ │После заполнения должны быть подписаны руководителем организации, главным│ │бухгалтером или уполномоченным письменным распоряжением руководителя │ │лицом; если на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах, │ │заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя │ │предприятия, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │IV. Выдача денежных средств из кассы │ │Расходный кассовый ордер передается бухгалтером в кассу для выдачи по │ │нему денежных средств (выдача расходных кассовых ордеров или документов, │ │их заменяющих, на руки лицам, получающим деньги, запрещается) │ │Действия кассира и получателя денег: │ │кассир обязан проверить наличие и подлинность подписи руководителя (или │ │уполномоченного им лица) и главного бухгалтера, правильность оформления, │ │наличие перечисленных в приходном кассовом ордере приложений; │ │- в случае несоблюдения одного из требований кассир возвращает расходный │ │кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления; │ │- перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные │ │средства, в строке "Получил" указывает сумму рублей прописью с заглавной │ │буквы с начала строки, а сумму копеек - цифрами, проставляет дату │ │получения им наличных денег (дата получения денег должна совпадать с │ │датой составления); при получении денег по платежной (расчетно-платежной)│ │ведомости сумма прописью не указывается; расписка в получении денег может│ │быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой │ │ручкой; │ │- при выдаче денег отдельному лицу по расходному кассовому ордеру или │ │заменяющему его документу кассир должен потребовать предъявление │ │документа, удостоверяющего личность получателя и записать наименование, │ │номер, дату и место выдачи в соответствующей строке ордера; │ │- если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу │ │денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют удостоверяющие их│ │личность документы, и расписываются в соответствующей графе платежных │ │документов; однако в этом случае запись о данных документа, │ │удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый │ │расходный ордер, не производится; │ │- выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном │ │кассовом ордере или заменяющем его документе; │ │- если выдача денег производится по доверенности, оформленной в │ │установленном порядке: в тексте ордера после ФИО получателя денег │ │бухгалтерией указывается ФИО лица, которому доверено получение денег; │ │если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении │ │денег кассир делает надпись: "По доверенности"; │ │доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному │ │кассовому ордеру или ведомости. │ │На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, │ │выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной │ │подписи владельца; │ │выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе, производится по │ │расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по │ │отдельной ведомости на основании заключенных договоров (напр. по │ │гражданско-правовым договорам); │ │приложенные к расходному кассовому ордеру документы кассир погашает │ │штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (чтобы избежать случаев │ │вторичного получения денег по этим документам) │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │В случаях: │ │- оплаты труда, │ │- выплаты пособий по социальному страхованию, │ │- разовых выдач денег нескольким лицам: │ │на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни, др.), │ │депонированных сумм <*>, │ │денег под отчет на связанные со служебными командировками расходы, │ │кассир производит выдачу денежных средств по платежным │ │(расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового │ │ордера на каждого получателя; │ │на титульном (заглавном) листе ведомости делается разрешительная надпись │ │о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц на│ │это уполномоченных │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │V. Запись в кассовой книге Форма N КО-4 │ │Производятся кассиром сразу же после выдачи денег по расходному кассовому│ │ордеру. │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │<*> Порядок депонирования невыплаченных сумм │ │По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по │ │социальному страхованию кассир должен: │ │а). поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано" в │ │платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не │ │произведены указанные выплаты; │ │б). составить реестр депонированных сумм; │ │в). сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию │ │суммах в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости, сверить их с │ │общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью; │ │если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости │ │дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)"; │ │выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается; │ │г). записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на│ │ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N __". │ │Далее бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в │ │платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и │ │депонированных по ним сумм. │ │Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один│ │общий расходный кассовый ордер. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ``` Общие правила заполнения приходных и расходных кассовых ордеров: - должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной); - не допускаются подчистки, помарки или исправления в документе; - указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы (Строки "Основание", "Приложение"); - запрещается выдача ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги; - прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по Форме N КО-3 применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров до передачи в кассу организации и заводится на определенный установленный организацией период (месяц, квартал, год или другой период). При заполнении Формы N КО-3 следует обратить внимание на следующее: - в графе 4 "Примечание" для приходных документов может указываться основание получения денежных средств и/или кто их получил; делается отметка в случае аннулирования выписанных и зарегистрированных приходных кассовых ордеров, по которым по каким-либо причинам не были совершены операции, т.е. деньги не поступили в кассу; - в графе 8 "Примечание" для расходных документов может указываться основание выдачи денежных средств и/или лицо, которому эти средства выданы; делается отметка об аннулировании выписанных и зарегистрированных кассовых ордеров, по которым по каким-либо причинам не были совершены операции и, следовательно, денежные средства из кассы в этот день не выданы. При этом аннулированные приходные и расходные кассовые ордера следует хранить вместе с журналом регистрации в течение всего срока, установленного для хранения кассовых документов, т.е. 5 лет при условии завершения проверки и/или ревизии (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения). В [следующей](https://bukva.ai/docs/statya-poryadok-vedeniya-kassovoy-knigi-i-knigi) статье будет рассмотрен порядок оформления других форм кассовой документации.
Доцент кафедры УЭФ ФПП ОП
ММА им. И.М.Сеченова, к.ф.н.
**Е.Р.ЗАХАРОЧКИНА**
Подписано в печать 28.11.2008 ---