Статья. «Порядок ведения кассовых операций в фармацевтических организациях»
Действующий акт
Актуально на 08.11.2026.
Как цитировать: Статья. "Порядок ведения кассовых операций в фармацевтических организациях". https://bukva.ai/docs/statya-poryadok-vedeniya-kassovyh-operatsiy-v
(Е. Р. Захарочкина)
(«Московские аптеки», 2008, № 11)
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации регламентируется Решением Совета директоров Центрального Банка России от 22.09.93 № 40. Данный нормативный документ включает три основополагающих раздела по кассовым операциям:
- общие положения;
- прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;
- ведение кассовой книги и хранение денег.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.
Основными формами кассовой первичной учетной документации являются:
- приходный кассовый ордер (форма № КО-1) — прием наличных денег в кассу организации;
- расходный кассовый ордер (форма № КО-2) — выдача наличных денег из кассы;
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) — регистрация приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;
- кассовая книга (форма № КО-4) — учет поступлений и выдачи наличных денег организации по приходным и расходным кассовым ордерам (или заменяющим их документам) в кассе;
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) — учет денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Схема приема денежных средств в кассу организации состоит из последовательных этапов, которые отражены в табл. 1.
Поступление денежных средств в кассу
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│1. Заполнение приходного кассового ордера Форма N КО-1 │
│Форма N КО-1: │
│- применяется для оформления поступления денег в кассу при применении │
│методов ручной обработки или при обработке информации с применением │
│средств вычислительной техники; │
│- выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии; │
│- заполняется на основании первичного бухгалтерского документа │
│(накладной, счета, приказа, договора, авансового отчета, др.) │
│Некоторые примеры хозяйственных операций (строки "Основание", │
│"Приложение"): │
│- получение денег с расчетного счета для выплаты заработной платы │
│(приобретения материалов, оплаты услуг сторонних организаций и т.д.); │
│корешок чека N __ от...__; │</pre>
│- оплата продукции (работ, услуг) по накладной или по счету (поступление │
│средств от покупателей и заказчиков); │
│- возврат остатка неиспользованного аванса от подотчетных лиц; авансовый │
<pre class="legal-pre">│отчет N __ от __; │
│- компенсация недостач по результатам инвентаризации в соответствии с │
│приказом; │
│- возмещение причиненного материального ущерба; копия приказа │
│руководителя или копия решения суда; │
│- вклад учредителя в уставный капитал; копия решения собрания │
│учредителей; │
│- погашение долга по ссудам, выданным сотрудникам организации │
│ │</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│II. Регистрация приходного кассового ордера в журнале регистрации │
│приходных и расходных кассовых документов Форма N КО-3 │
│Осуществляется бухгалтерией до передачи в кассу │</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│III. Подпись приходного кассового ордера и квитанции к нему │
│Осуществляется главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом по │
│письменному распоряжению руководителя организации │</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│IV. Собственно прием денежных средств в кассу │
│Действия кассира │</pre>
│- обязан проверить наличие и подлинность подписи главного бухгалтера или │
<pre class="legal-pre">│уполномоченного лица, правильность оформления, наличие перечисленных в │
│приходном кассовом ордере приложений; │
│- в случае несоблюдения одного из требований возвращает приходный │
│кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления; │</pre>
│- если все требования выполнены, то кассир принимает деньги и немедленно │
│подписывает ордер, а на квитанции к приходному кассовому ордеру заверяет │
<pre class="legal-pre">│свою подпись печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата; │
│- приложенные документы погашаются штампом или надписью "Получено" с │
│указанием даты; │
│- после получения денег в кассу квитанция к приходному кассовому ордеру │
│отрывается по линии отреза и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а │
│кассовый ордер остается в кассе. │
│Важно! Дата составления приходного кассового ордера и фактическая дата │
│приема денег в кассу на квитанции должны совпадать! │</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│V. Запись в кассовой книге Форма N КО-4 │
│Производится кассиром сразу же после получения денег по приходному │
│кассовому ордеру. │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Схема выдачи наличных денежных средств из кассы состоит также из последовательных этапов и отражена в табл. 2.
Таблица 2
Выдача денежных средств из кассы
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│1. Заполнение расходного кассового ордера (форма N КО-2) │
│Форма N КО-2: │
│- применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы при │
│применении методов ручной обработки или при обработке информации с │
│применением средств вычислительной техники; │
│- выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии; │
│- выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым │
│ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным или │</pre>
│расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) │
│с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового│
│ордера; таким образом, на данные документы также выписывается расходный │
│кассовый ордер, а на сами документы ставится штамп с реквизитами (датой и│
<pre class="legal-pre">│номером) этого расходного кассового ордера (например, после выдачи │
│заработной платы по платежной (расчетно-платежной) ведомости в │
│централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы │
│составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого │
│проставляются на каждой ведомости). Примеры хозяйственных операций │
│(строка "Основание"): │
│- сдача наличной выручки в банк для зачисления на расчетный счет; │
│- выплата по ведомости заработной платы, пособий по социальному │
│страхованию, стипендий; │
│- выплата заработной платы конкретному лицу; │
│- выдача материальной помощи, ссуды, займа; │
│- выдача денег под отчет на хозяйственно-операционные расходы; │
│- возмещение перерасхода по авансовому отчету работнику организации в │
│сумме произведенных им из личных средств расходов на нужды организации │
│(по решению руководителя); │
│- выдача денег на расходы, связанные со служебными командировками; │
│- возврат средств покупателям и заказчикам; │
│- выдача займов по договорам с юридическими лицами │</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│II. Регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации │
│приходных и расходных кассовых документов Форма N КО-3 │
│- осуществляется бухгалтерией до передачи в кассу; │
│- расходные кассовые ордера, оформленные на платежных │
│(расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к │
│ней платежей регистрируются после их выдачи │</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│III. Подпись расходного кассового ордера │
│После заполнения должны быть подписаны руководителем организации, главным│
<pre class="legal-pre">│бухгалтером или уполномоченным письменным распоряжением руководителя │
│лицом; если на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах, │
│заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя │
│предприятия, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна │</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│IV. Выдача денежных средств из кассы │
│Расходный кассовый ордер передается бухгалтером в кассу для выдачи по │</pre>
│нему денежных средств (выдача расходных кассовых ордеров или документов, │
<pre class="legal-pre">│их заменяющих, на руки лицам, получающим деньги, запрещается) │
│Действия кассира и получателя денег: │
│кассир обязан проверить наличие и подлинность подписи руководителя (или │</pre>
│уполномоченного им лица) и главного бухгалтера, правильность оформления, │
│наличие перечисленных в приходном кассовом ордере приложений; │
│- в случае несоблюдения одного из требований кассир возвращает расходный │
<pre class="legal-pre">│кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления; │
│- перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные │</pre>
│средства, в строке "Получил" указывает сумму рублей прописью с заглавной │
<pre class="legal-pre">│буквы с начала строки, а сумму копеек - цифрами, проставляет дату │
│получения им наличных денег (дата получения денег должна совпадать с │</pre>
│датой составления); при получении денег по платежной (расчетно-платежной)│
│ведомости сумма прописью не указывается; расписка в получении денег может│
│быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой │
<pre class="legal-pre">│ручкой; │
│- при выдаче денег отдельному лицу по расходному кассовому ордеру или │
│заменяющему его документу кассир должен потребовать предъявление │
│документа, удостоверяющего личность получателя и записать наименование, │
│номер, дату и место выдачи в соответствующей строке ордера; │
│- если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу │</pre>
│денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют удостоверяющие их│
<pre class="legal-pre">│личность документы, и расписываются в соответствующей графе платежных │
│документов; однако в этом случае запись о данных документа, │
│удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый │
│расходный ордер, не производится; │
│- выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном │
│кассовом ордере или заменяющем его документе; │
│- если выдача денег производится по доверенности, оформленной в │
│установленном порядке: в тексте ордера после ФИО получателя денег │
│бухгалтерией указывается ФИО лица, которому доверено получение денег; │</pre>
│если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении │
<pre class="legal-pre">│денег кассир делает надпись: "По доверенности"; │
│доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному │
│кассовому ордеру или ведомости. │
│На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, │
│выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной │
│подписи владельца; │
│выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе, производится по │</pre>
│расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по │
<pre class="legal-pre">│отдельной ведомости на основании заключенных договоров (напр. по │
│гражданско-правовым договорам); │
│приложенные к расходному кассовому ордеру документы кассир погашает │</pre>
│штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (чтобы избежать случаев │
│вторичного получения денег по этим документам) │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│В случаях: │
│- оплаты труда, │
│- выплаты пособий по социальному страхованию, │
│- разовых выдач денег нескольким лицам: │
│на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни, др.), │
│депонированных сумм <*>, │
│денег под отчет на связанные со служебными командировками расходы, │
│кассир производит выдачу денежных средств по платежным │
│(расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового │
│ордера на каждого получателя; │</pre>
│на титульном (заглавном) листе ведомости делается разрешительная надпись │
│о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц на│
│это уполномоченных │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│V. Запись в кассовой книге Форма N КО-4 │
│Производятся кассиром сразу же после выдачи денег по расходному кассовому│
│ордеру. │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│<*> Порядок депонирования невыплаченных сумм │
│По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по │
│социальному страхованию кассир должен: │
│а). поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано" в │
│платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не │
│произведены указанные выплаты; │
│б). составить реестр депонированных сумм; │
│в). сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию │
│суммах в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости, сверить их с │
│общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью; │
│если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости │</pre>
│дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)"; │
│выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается; │
│г). записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на│
<pre class="legal-pre">│ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N __". │
│Далее бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в │
│платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и │
│депонированных по ним сумм. │</pre>
│Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один│
│общий расходный кассовый ордер. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Общие правила заполнения приходных и расходных кассовых ордеров:
- должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной);
- не допускаются подчистки, помарки или исправления в документе;
- указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы (Строки «Основание», «Приложение»);
- запрещается выдача ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги;
- прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по Форме № КО-3 применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров до передачи в кассу организации и заводится на определенный установленный организацией период (месяц, квартал, год или другой период).
При заполнении Формы № КО-3 следует обратить внимание на следующее:
- в графе 4 «Примечание» для приходных документов может указываться основание получения денежных средств и/или кто их получил; делается отметка в случае аннулирования выписанных и зарегистрированных приходных кассовых ордеров, по которым по каким-либо причинам не были совершены операции, т.е. деньги не поступили в кассу;
- в графе 8 «Примечание» для расходных документов может указываться основание выдачи денежных средств и/или лицо, которому эти средства выданы; делается отметка об аннулировании выписанных и зарегистрированных кассовых ордеров, по которым по каким-либо причинам не были совершены операции и, следовательно, денежные средства из кассы в этот день не выданы.
При этом аннулированные приходные и расходные кассовые ордера следует хранить вместе с журналом регистрации в течение всего срока, установленного для хранения кассовых документов, т.е. 5 лет при условии завершения проверки и/или ревизии (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения).
В следующей статье будет рассмотрен порядок оформления других форм кассовой документации.