Статья: Подтверждение фактического срока пребывания в командировке

(Мухин С.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, № 5)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, № 5

Какие документы подтверждают фактический срок пребывания работника в служебной командировке в случае утери подтверждающих проездных документов? Приведем ответ на вопрос с учетом изменений законодательства РФ.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Для признания поездки работника вне места его работы командировкой необходимо одновременное наличие следующих условий (Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, утвержденное Приказом Роструда от 11.11.2022 № 253, далее — Руководство):

• поездка осуществляется по распоряжению работодателя;
• работник трудится вне места нахождения работодателя;
• работник выполняет служебное поручение работодателя;
• определен срок поездки.

Примечание. Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В этих целях используются формы, утвержденные Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (см. Письмо Минфина России от 18.03.2021 № 02-07-10/19776):

• решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512);
• решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515).

Срок служебной командировки — это период, длящийся со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее (п. 4 Положения № 749).

Командировка может быть как однодневной, так и длительной. Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен. Вместе с тем она не может быть бессрочной.

Как отмечает Роструд, работодатель вправе продлить срок командировки, равно как и отозвать из нее работника. Процедуры продления срока командировки и отзыва работника из командировки не регламентированы Трудовым кодексом (ст. 166 — 168 ТК РФ). Тем не менее, если в отношении работников установлены ограничения при их направлении в командировку, такие же ограничения должны применяться в случае продления срока командировки. При отзыве из командировки ограничений нет (см. Руководство).

Фактический срок нахождения в командировке

В соответствии с ч. 1 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Командировочные расходы подтверждаются:

• решением работодателя о направлении сотрудника в командировку на определенный срок;
• авансовым отчетом работника об израсходованных в командировке суммах с приложением подтверждающих документов по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей), найму жилого помещения, иных расходах, связанных с командировкой. Напомним, что авансовый отчет представляется по возвращении из командировки — в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения № 749).

Исходя из п. 7 Положения № 749 (в редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2023 № 329, вступило в силу с 10 марта 2023 года) фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

Примечание. Фактический срок пребывания в командировке необходимо знать для обоснованного начисления суточных (Письмо Минфина России от 20.08.2020 № 02-06-10/73254).

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, а именно:

• путевого листа;
• маршрутного листа;
• счетов, квитанций, кассовых чеков;
• иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта.

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается:

• договором;
• кассовым чеком или документом, оформленным на бланке строгой отчетности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования и содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 18.11.2020 № 1853.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются:

• и (или) служебная записка;
• и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Дополнительно к вышесказанному отметим, что отсутствие проездных документов можно подтвердить справкой транспортной компании (дубликатом, копией билета), содержащей информацию, позволяющую идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (Письмо Минфина России от 24.09.2019 № 03-03-07/73284).

С. Мухин

---