Статья: Переход на применение электронного документооборота в бухучете

(Зарипова М.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 2)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 2

С 1 января 2022 года начинается переход на применение электронного документооборота при ведении бухгалтерского учета в учреждениях госсектора. Переход на применение унифицированных электронных форм учета направлен на обеспечение совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых ведется учет, и на информационное взаимодействие. В настоящее время действуют 17 форм электронных первичных документов и 3 формы электронных регистров бухучета (см. Приказ Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее — Приказ № 61н) в редакции Приказа Минфина России от 30.09.2021 № 142н). В целях методической помощи при переходе на электронную «первичку» ведомство выпустило Письмо от 01.12.2021 № 02-07-07/98091, которым доведены Методические рекомендации по переходу на применение в 2022 году организациями бюджетной сферы унифицированных форм электронных первичных учетных документов (далее — Методические рекомендации). В статье осветим основные положения этого документа.

Сроки перехода на электронный документооборот

С 1 января 2022 года формы электронных документов применяют уполномоченные организации при осуществлении ими централизуемых полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений, переданных в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15.02.2020 № 153 (п. 1 разд. 2 Методических рекомендаций).

С 1 января 2023 года электронные документы при ведении бухгалтерского учета применяют все организации бюджетной сферы, к которым относятся и казенные, бюджетные, автономные учреждения здравоохранения (п. 3 разд. 2 Методических рекомендаций).

Согласно п. 2.2 Методических рекомендаций, п. 6 Приказа № 61н в 2022 году учреждения здравоохранения могут использовать унифицированные формы электронных документов, если это:

• установлено их учетной политикой (если учреждение самостоятельно ведет бухгалтерский учет);
• определено единой учетной политикой при централизации учета (если бухгалтерский учет ведет централизованная бухгалтерия) (п. 14 СГС «Концептуальные основы» <1>, п. 2.1 Методических указаний).

---

<1> Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н.

Исходя из этого положениями учетной политики субъектов учета может быть установлен переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов до 1 января 2023 года по готовности используемых ими информационных систем (ресурсов), обеспечивающих переход на электронный документооборот.

Основные требования к электронным документам

В соответствии с Приказом № 61н электронные документы составляются:

• в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в случаях, установленных данным Приказом, простой электронной подписью;
• с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и кодов, соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации.

В разд. 3 Методических рекомендаций отмечено, что в электронных формах можно изменять размер граф и строк, включать в них дополнительные строки (подразделы), которые предусмотрены унифицированной формой, добавлять вкладные листы. Реквизиты указываются в соответствии с требованиями СГС «Концептуальные основы». При этом для субъектов учета не допускается исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм электронных документов.

Электронный первичный учетный документ принимается к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения (уполномоченного им лица). Поля, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии, лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет.

Приказом № 61н установлено, что форма электронного документа состоит из трех частей: заголовочной, содержательной, оформляющей. К каждой части существуют требования по заполнению. Приведем некоторые из них.

Часть электронного документа	Требования к заполнению части электронного документа
Заголовочная часть	Эта часть содержит общие для всех форм электронных документов реквизиты. К ним относятся: - наименование формы, код формы по ОКУД; - дата, на которую представлены содержащиеся в электронном документе сведения (дата формирования сведений); - информация об учреждении (субъекте учета), составившем документ, с отражением в кодовой зоне его уникального кода; - наименование вышестоящей организации, осуществляющей функции и полномочия учредителя; - наименование бюджета бюджетной системы РФ; - наименование единицы измерения с указанием кода по ОКЕИ. Заголовочная часть формы электронного документа в зависимости от содержания отражаемого факта хозяйственной жизни может также включать дополнительные реквизиты
Содержательная часть	Данная часть оформляется в виде таблицы и (или) текста, включающих наименования показателей, а при наличии — коды показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации, а также содержание операции и соответствующие значения в натуральном и (или) денежном выражении
Оформляющая часть	Эта часть содержит электронные подписи (с расшифровкой) должностных лиц. В соответствии с СГС «Концептуальные основы» возможны два варианта подписания электронных документов: простой электронной подписью (ЭП) и квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Простой ЭП подписывают многие разделы электронного документа составившие его сотрудники. Квалифицированной ЭЦП утвержденный документ подписывает руководитель учреждения (уполномоченное им лицо), а также главный бухгалтер и кассир

Обратите внимание! Документы, которые предусматривают наличие нескольких подписей, включая простые ЭП, можно принять к учету только при наличии в них квалифицированной ЭЦП, например руководителя или главного бухгалтера (разд. 3 Методических рекомендаций).

Дополнительно отметим, что, если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (составленных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, отвечающее за оформление данного документа и передачу такой копии. Скан-копия первичного учетного документа для отражения в учете передается при условии ее подписания квалифицированной ЭЦП должностным лицом, отвечающим за соответствие такой копии подлиннику документа.

Процедура перехода на электронный документооборот

При переходе на применение электронных документов при ведении бухгалтерского учета необходимо осуществить следующие подготовительные мероприятия (разд. 4 Методических рекомендаций):

1. определить дату перехода на применение электронных документов;

2. внести изменения в учетную политику, а для централизованной бухгалтерии — в единую учетную политику исходя из особенностей порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов;

3. определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов;

4. определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете;

5. внести дополнения с учетом использования электронных документов в график документооборота;

6. обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью в соответствии с порядком, определенным Приказом № 61н, а должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, — квалифицированной электронной подписью;

7. при централизации бухгалтерского учета, предусматривающей взаимодействие уполномоченной организации и субъектов централизованного учета в рамках осуществления централизуемых полномочий, дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета должностным лицам — членам комиссии, подписывающим электронные документы простой ЭП, и председателю комиссии, подписывающему электронные документы квалифицированной ЭЦП;

8. привести в соответствие с требованиями Приказа № 61н справочники, используемые при формировании электронных документов в ИС бухгалтерского учета;

9. утвердить (уточнить) порядок списания кредиторской задолженности с забалансового счета 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами»;

10. уточнить порядок определения лиц, ответственных за имущество учреждения (ответственных лиц).

М. Зарипова

---