Статья: Отражение расходов работника-«северянина» на проезд к месту отпуска

(Зарипова М.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 8)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 8

Работнику медицинской организации, расположенной в районе Крайнего Севера, предоставлен очередной отпуск. Как отразить осуществленные сотрудником расходы на проезд к месту отпуска без предварительного получения денежных средств под отчет? Каким документом оформить такие расходы? Ответы на эти вопросы — в статье.

Положения ТК РФ об отпусках «северян»

К сведению. Право работника организации, расположенной в районе Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, на компенсацию работодателем расходов на проезд к месту отпуска и обратно возникает у него одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в организации.

Определено, что федеральные государственные учреждения оплачивают работнику:

• стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 кг;
• стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.

Стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника федерального государственного учреждения и членов его семьи и обратно оплачивается по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании билетов или других документов.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно устанавливаются:

• в федеральных учреждениях — Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455;
• учреждениях субъектов РФ — нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ;
• муниципальных учреждениях — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Учет расходов

Как отмечено в Письме Минфина России от 08.04.2022 № 02-06-10/32293, на основании Инструкции № 157н <1> на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» могут быть отражены расчеты с сотрудником как по ранее выданным авансам, так и по компенсации задолженности по осуществленным им расходам без предварительной выдачи денежных средств.

---

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.

Поскольку в соответствии с п. 6 Инструкции № 157н, п. 7 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» <2> учреждение формирует учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, субъект учета вправе самостоятельно выбрать счет, на котором будут отражаться обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств.

---

<2> Федеральный стандарт бухгалтерского учета государственных финансов «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. Приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н.

К сведению. Согласно Инструкции № 157н в целях отражения принятых перед работником обязательств может применяться также счет 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам». Таким образом, если работник учреждения осуществил расходы, связанные с деятельностью учреждения, без предварительного получения денег под отчет, то такие операции могут учитываться как на счете 0 208 00, так и на счете 302 00 на основании порядка, утвержденного учетной политикой учреждения (Письмо Минфина России от 30.09.2011 № 02-06-05/4406).

Документы-основания

В соответствии с п. 216 Инструкции № 157н произведенные подотчетным лицом расходы отражаются на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица (ф. 0504505) и прилагаемых к нему подтверждающих документов.

При этом в Письме № 02-06-10/32293 Минфин сообщает, что с 1 января 2021 года предусмотрена возможность применения субъектами учета электронных документов, утвержденных Приказом Минфина России от 15.06.2020 № 103н. В случае передачи полномочий по ведению учета централизованной бухгалтерии на добровольной основе по договору или ведения учета самостоятельно такая возможность закрепляется субъектом учета в положениях учетной политики (единой учетной политики) с указанием применяемых электронных форм первичных документов и даты перехода на их применение.

Для отражения в бухгалтерском учете рассматриваемых расходов Приказом № 103н утверждена отдельная форма электронного первичного учетного документа — решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517).

Форма применяется для составления в электронном виде расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов по компенсации оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, установленных законодательством РФ для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти, государственных внебюджетных фондах РФ, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей.

Обращаем внимание, что при отсутствии технической возможности организации электронного документооборота решение (ф. 0504517) может быть составлено на бумажном носителе и утверждено собственноручной подписью ответственного лица. В таком случае в учетной политике следует привести порядок оформления и передачи скан-копии документа в бухгалтерию для отражения на счетах бухгалтерского учета и указать дату начала его применения.

Страховые взносы и НДФЛ

В соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежит обложению страховыми взносами:

• стоимость проезда работника к месту использования отпуска и обратно и стоимость провоза багажа весом до 30 кг;
• стоимость проезда неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником);

При этом в случае использования отпуска за пределами территории РФ не подлежит обложению страховыми взносами стоимость проезда или перелета работника и неработающих членов его семьи (включая стоимость провоза ими багажа весом до 30 кг), рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором работник и неработающие члены его семьи проходят пограничный контроль в пункте пропуска через Государственную границу РФ.

Перечень доходов, не подлежащих обложению НДФЛ, приведен в ст. 217 НК РФ, в соответствии с п. 1 которой, если иное не предусмотрено данным пунктом, не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, определенных законодательством РФ). К такой компенсации относится оплата работодателем своему сотруднику, работающему и проживающему в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях:

• стоимости его проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно и стоимости провоза багажа до 30 кг, а также стоимости проезда неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником);
• стоимости провоза ими багажа, производимая в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ.

В случае использования отпуска за пределами территории РФ не подлежит налогообложению стоимость проезда или перелета работника и неработающих членов его семьи (включая стоимость провоза ими багажа весом до 30 кг), рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором работник и неработающие члены его семьи проходят пограничный контроль в пункте пропуска через Государственную границу РФ.

Таким образом, не облагается НДФЛ и страховыми взносами только стоимость проезда (включая стоимость провоза багажа) такого работника и неработающих членов его семьи от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором они проходят пограничный контроль, и обратно.

При этом, по мнению Минфина России, в случае покупки единого авиабилета на весь маршрут в отпуск за пределы РФ при отсутствии информации о стоимости перелета отдельно по участкам маршрута, то есть до и после пункта пропуска через государственную границу РФ, часть стоимости перелета, компенсация которой не облагается НДФЛ и страховыми взносами, может определяться пропорционально исходя из расстояния между городом отправления и городом, в аэропорту которого был пройден пограничный контроль в пункте пропуска через Государственную границу РФ, в общем расстоянии всего маршрута (Письмо от 29.04.2022 № 03-04-06/39938).

Примеры по отражению операций в учете

Рассмотрим примеры по отражению в учете операций, связанных с выплатой компенсации за проезд в отпуск «северянам».

Пример 1. Работнику бюджетного учреждения предоставлен вне графика ежегодный отпуск по семейным обстоятельствам. Поскольку заявление на оплату проезда к месту отпуска и обратно он подал несвоевременно, расходы были возмещены ему после возвращения из отпуска. Стоимость перелета составила 28 300 руб. Авансовый отчет был сдан с приложением квитанции электронного авиабилета на бумажном носителе (в которой была указана стоимость перелета и номер посадочного талона, подтверждающего перелет), а также документов, подтверждающих оплату электронного билета.

Компенсация стоимости проезда была перечислена на банковскую карту работника.

Учетной политикой учреждения предусмотрено отражение таких расходов на счете 302 00 на основании утвержденного руководителем авансового отчета и прилагаемых к нему документов. Операция оформлена по КВФО 2.

Расходы учреждения, расположенного в районе Крайнего Севера, на выплату работникам компенсации стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно отражаются:

• по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» (п. 48.1.1.2 Порядка № 85н <3>);
• подстатье 214 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме» КОСГУ (п. 10.1.4 Порядка № 209н <4>, Письмо Минфина России от 26.04.2019 № 02-06-10/30972).

---

<3> Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структура и принципы назначения, утв. Приказом Минфина России от 06.06.2019 № 85н.

<4> Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. Приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н.

Компенсация стоимости проезда этому работнику не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражены расходы на выплату компенсации стоимости проезда	2 109 60 214	2 302 14 737	28 300
Перечислена на банковскую карту работника компенсация стоимости проезда	2 302 14 837	2 201 11 610 Забалансовый счет 18	28 300

Пример 2. Изменим условия примера 1. Предположим, что денежные средства в сумме 15 000 руб. были перечислены работнику в качестве аванса. После представления авансового отчета и подтверждающих документов была возмещена оставшаяся часть расходов.

Операции отражаются с применением счета 208 00.

В бухгалтерском учете учреждения будут сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выданы подотчет денежные средства на проезд к месту отпуска	2 208 14 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18	15 000
Отражены расходы на выплату компенсации стоимости проезда	2109 60 214	2 208 14 667	28 300
Перечислена недостающая часть по выплате компенсации за проезд к месту отпуска (28 300 — 15 000) руб.	2 208 14 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18	13 300

• * *

Кратко сформулируем основные выводы.

1. Возмещение расходов на проезд к месту отпуска «северянину» без предварительного получения им денег под отчет может отражаться с применением счета 208 00 или 302 00 на основании порядка, утвержденного учетной политикой учреждения.

2. Компенсация стоимости проезда выплачивается на основании решения (ф. 0504517), составленного в электронном виде. При отсутствии технической возможности форма может быть составлена на бумажном носителе и утверждена собственноручной подписью ответственного лица.

3. Не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами только стоимость проезда (включая стоимость провоза багажа) «северянина» и неработающих членов его семьи от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором они проходят пограничный контроль, и обратно.

---