Статья: Особенности наличных расчетов с подотчетниками

(Подкопаев М.В.)

(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, № 10)

«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, № 10

Нередко сотрудники организации для обеспечения ее хозяйственной деятельности получают из кассы наличные средства, а потом должны отчитаться об их использовании. В статье рассмотрим некоторые нюансы расчетов с подотчетниками.

При расчетах с подотчетниками не применяется ККТ

За последнее время несколько увеличилось число операций, в которых следует применять ККТ. А поскольку подотчетники имеют дело с наличными, стали возникать вопросы, не применяется ли ККТ на какой-либо стадии расчетов, которые производят подотчетники с контрагентами.

В соответствии со ст. 1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон № 54-ФЗ) ККТ применяется именно при осуществлении расчетов. Согласно ст. 1.1 данного Закона под ними понимаются прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.

В целях Федерального закона № 54-ФЗ к расчетам относятся также прием (получение) и выплата денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов, предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей), предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

Чиновники признали очевидное: выдача сотруднику денежных средств под отчет и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных под отчет, не образуют природу расчета в смысле Федерального закона № 54-ФЗ и, следовательно, не требуют применения ККТ (см., например, п. 3 Письма ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@, Письмо Минфина России от 08.02.2019 № 03-01-15/7892).

Чек оформит продавец

Не возникает обязанность применять ККТ и на стадии приобретения товаров (работ, услуг) подотчетником. В данном случае обязанность применить ККТ появляется только у поставщика, который реализует товар указанному подотчетному лицу, поскольку происходит расчет с применением электронного средства платежа (корпоративной карты) с его предъявлением.

Например, в Письмах ФНС России № АС-4-20/15566@, Минфина России от 05.08.2019 № 03-01-15/58816 указывается, что идентификация покупателя (клиента) как организации происходит на основании предъявляемой подотчетным лицом доверенности на совершение расчетов от имени организации. Также важным фактором взаимодействия двух организаций является договор.

При соблюдении указанных условий расчет осуществляется между организациями, при этом расчете применяется одна единица ККТ, формируется один кассовый чек. Здесь ККТ применяется лицом, которое оказывает услуги (продает товары, выполняет работы) с выдачей (направлением) кассового чека, то есть поставщиком, который реализует товар, а не организацией, которую представляет подотчетник.

Обратите внимание! Согласно п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ кассовый чек или бланк строгой отчетности, сформированные при осуществлении расчетов между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, наряду с обычными реквизитами (указанными в п. 1 этой же статьи) должны содержать следующие реквизиты:

• наименование покупателя (клиента) (наименование организации, фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
• ИНН покупателя (клиента) (учтите, что КПП покупателя (клиента) в качестве обязательных реквизитов не упоминается);
• сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
• сумму акциза (если применимо);
• регистрационный номер таможенной декларации (при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Данные о покупателе (клиенте) поставщик, формирующий чек ККТ (БСО), может получить из доверенности, представленной подотчетником, или из договора.

Если продавцом достоверно не установлен статус лица как подотчетного (что могло быть достигнуто, например, с помощью предъявления подотчетным лицом доверенности), ККТ продавцу следует применять в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем — физическим лицом.

Но в обоих случаях ККТ применяет только продавец — независимо от того, как он позиционирует подотчетника: просто как физическое лицо или как представителя организации. На это прямо указывают чиновники.

Расходы чек подтвердит, но есть риск

Подотчетник возвращается в организацию и в подтверждение своих расходов предъявляет чек ККТ. Можно ли учесть этот чек в качестве документа, который подтвердил бы расходы в целях уплаты налога на прибыль?

Такой проблемы не возникает, если подотчетник приобретал товар с использованием доверенности, соответственно, принес накладную или товарный чек, а кассовый чек в описанном случае подтвердил факт оплаты.

Но что если данный сотрудник ограничился тем, что принес только чек, более того, поставщик выдал ему этот чек как физическому лицу, то есть в чеке отсутствуют реквизиты, предусмотренные п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ?

Есть общее правило, предусмотренное п. 1 ст. 252 НК РФ: налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены эти расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Для формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 и 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Такой документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если действующим законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны именно они.

На основании ст. 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ кассовый чек признается первичным учетным документом, сформированным в электронной форме и (или) отпечатанным с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащим сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующим требованиям законодательства РФ о применении ККТ.

В Письме от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32212 Минфин России указал на то, что кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности. Иначе говоря, кассовый чек подтверждает только факт оплаты (см. также Письма Минфина России от 28.01.2020 № 03-03-06/3/4915, от 26.11.2019 № 03-03-06/1/91715).

Правда, чиновники в своих разъяснениях чаще не отвечают ни положительно, ни отрицательно на вопрос о том, может ли чек ККТ сам по себе использоваться как первичный документ в целях налога на прибыль.

При этом они лишь указывают, что расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и, самое главное, из таких документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены (Письма Минфина России от 19.08.2019 № 03-03-06/1/63290, от 16.11.2018 № 03-03-06/1/82673, от 02.10.2018 № 03-03-06/1/70733). То есть решение о том, принимать или нет чек в качестве первичного документа, они оставляют на откуп самому налогоплательщику.

Есть и третий подход у тех же финансистов. В Письме от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344 они дополнительно указали, что если кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий ст. 252 НК РФ такой чек может являться документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов (см. также Письма Минфина России от 21.02.2020 № 03-03-06/1/12765, от 05.12.2019 № 03-03-06/2/94579).

И действительно, если взглянуть на п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ, то перечень обязательных реквизитов чека ККТ значителен. Он включает, в частности, такие реквизиты, как наименование товаров, работ, услуг <1>, платежа, выплаты, их количество, цена (в валюте РФ) за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС <2> (абз. 9 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ).

---

<1> Если объем и список услуг можно определить в момент оплаты.

<2> За исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися плательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей плательщика НДС, а также осуществления расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие обложению (освобождаемые от обложения) НДС.

Обратите внимание! В соответствии с п. 17 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ для индивидуальных предпринимателей — плательщиков, применяющих ПСНО и УСНО, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей, систему налогообложения в виде уплаты ЕНВД (за исключением индивидуальных предпринимателей, осуществляющих торговлю подакцизными товарами), абз. 9 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ в отношении указания на кассовом чеке и бланке строгой отчетности наименования товара (работы, услуги) и их количества применяется только с 01.02.2021.

Иными словами, до указанной даты на чеках, которые выдают названные предприниматели, обозначенных реквизитов может не быть. А без них чек произведенные расходы однозначно не подтвердит. В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.06.2019 № 129-ФЗ индивидуальные предприниматели, не имеющие работников, с которыми заключены трудовые договоры, при оказании услуг вообще вправе не применять ККТ при расчетах за такие услуги до 01.07.2021. В Письме Минфина России от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69359 указывается, что в этой ситуации расходы могут подтверждаться документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В таком случае наличие всех реквизитов, перечисленных в п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ, могло бы быть достаточным, чтобы позволить налогоплательщику оприходовать товар или принять к учету стоимость выполненных работ (оказанных услуг). Есть в чеке и данные, позволяющие идентифицировать поставщика — пользователя ККТ.

Совсем хорошо, если в нем будут и данные покупателя. Напомним, что это возможно, если подотчетник предъявил поставщику свою доверенность (или сообщил реквизиты своей организации поставщику на словах или на бумаге, но тут все зависит от доброй воли последнего — захочет ли он указать их в чеке).

Однако позицию Минфина нельзя трактовать однозначно. А это говорит о том, что и налоговики на местах могут по-разному относиться к признанию чека ККТ как первичного документа, самостоятельно подтверждающего конкретные произведенные расходы.

К сведению. В определенных случаях сам характер операций может подразумевать, что соответствующий расход подтверждают особенные документы, как, например, расходы на приобретение ГСМ на АЗС.

Обоснованность расходов здесь подтверждает прежде всего путевой лист. Чек ККТ, выданный на АЗС, подтверждает лишь факт оплаты.

Значит, хотя чек ККТ, по нашему мнению, и отвечает признакам первичного документа в целях налога на прибыль, принимать его в этом качестве рискованно, тем более что, как правило, краска на чеках ККТ недолговечна (иногда выцветает уже через полгода). А это противоречит требованию хранить первичные документы, которые используются для налогового учета, в течение пяти лет (п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения <3>).

---

<3> Утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Подписано в печать

06.10.2020

---