--- title: "Статья. \"Основы кадрового делопроизводства в учреждениях здравоохранения\"" status: действует canonical: "https://bukva.ai/docs/statya-osnovy-kadrovogo-deloproizvodstva-v" --- ## Статья. "Основы кадрового делопроизводства в учреждениях здравоохранения" # Статья. "Основы кадрового делопроизводства в учреждениях здравоохранения" (Редакционный материал) ("Вопросы экономики и управления для руководителей здравоохранения", 2010, N 2)
"Вопросы экономики и управления для руководителей
здравоохранения", 2010, N 2 **ОСНОВЫ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА** **В УЧРЕЖДЕНИЯХ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ** Кадровое делопроизводство в органах управления здравоохранением и лечебно-профилактических учреждениях осуществляется в соответствии с действующими законодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Решение кадровых вопросов в системе здравоохранения осуществляют службы управления персоналом (департамент, кадровая служба, отдел кадров, сектор, специально закрепленный работник), подчиняющиеся непосредственно руководителю органа управления здравоохранением (лечебно-профилактического учреждения) или одному из его заместителей. Выбор организационной формы службы управления персоналом зависит от масштабов деятельности и ее места в системе управления; количества работающих; порядка подбора кадров; объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и иных показателей. При небольшой численности работающих обязанности кадрового делопроизводства возлагаются на специально закрепленного работника. Службы управления персоналом (отделы кадров) осуществляют: - комплектование подразделений необходимыми квалифицированными кадрами; - учет личного состава и систематический его анализ; - учет движения кадров, подготовку резерва на выдвижение; - подготовку проведения аттестации руководителей и специалистов; - совершенствование работы службы на основе внедрения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала; - другие функции, связанные с работой по управлению персоналом. ## Документирование кадрового делопроизводства Кадровое делопроизводство осуществляется в виде: 1) организационных, 2) распорядительных и 3) информационно-справочных документов. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции учреждения здравоохранения и его подразделений, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого из этих подразделений. К основным организационным документам, в частности, относятся: - устав; - положение; - штатное расписание; - правила внутреннего трудового распорядка; - коллективный договор; - положение об оплате труда; - положение о премировании; - положение о комиссии по трудовым спорам; - должностные инструкции. При необходимости применяются и другие организационные документы для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками (положение о молодом специалисте, положение о резерве кадров, положение об аттестации и т.п.). К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д. Специалисты кадровых служб при подготовке документов по личному составу руководствуются типовыми формами первичной документации по личному составу и административно-хозяйственной деятельности (табл. 1). Таблица 1
Унифицированные формы, утвержденные постановлением
Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Форма N Т-1 | Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу | | --- | --- | | Форма N Т-1а | Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу | | Форма N Т-2 | Личная карточка работника | | Форма N Т-2ГС(МС) | Личная карточка государственного (муниципального) служащего | | Форма N Т-3 | Штатное расписание | | Форма N Т-4 | Учетная карточка научного, научно-педагогического работника | | Форма N Т-5 | Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу | | Форма N Т-5а | Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу | | Форма N Т-6 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику | | Форма N Т-6а | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам | | Форма N Т-7 | График отпусков | | Форма N Т-8 | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | | Форма N Т-8а | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) | | Форма N Т-9 | Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку | | Форма N Т-9а | Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку | | Форма N Т-10 | Командировочное удостоверение | | Форма N Т-10а | Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении | | Форма N Т-11 | Приказ (распоряжение) о поощрении работника | | Форма N Т-11а | Приказ (распоряжение) о поощрении работников | Приказы по личному составу, издаваемые по унифицированным формам оформляются с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14. В тексте документа фамилия, имя и отчество пишутся на одной строке (первые буквы прописные, остальные строчные) с одним пробелом между словами. Допускается оформление приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении и т.п.) в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции. При оформлении документов рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работниками. К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами. ## Документирование движения кадров Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д. Оформление приема, поступающего на работу, осуществляется на основе: - паспорта; - документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний; - трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; - страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; - документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. При оформлении трудового договора при приеме на работу в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, должно быть представлено заключение о медицинском освидетельствовании, которое определяет пригодность работника по состоянию здоровья к выполнению функций, предусмотренных его трудовым договором. В процессе трудовой деятельности некоторые категории работников, указанные в статье 213 Трудового кодекса Российской Федерации, проходят периодические медицинские осмотры. Специалист службы управления персоналом (отдела кадров) в отдельных случаях может запрашивать у лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации и необходимые при заключении трудового договора. На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудовая книжка и документы для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Лицо, поступающее на работу подает личное заявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать на предложенной ему должности. При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу, заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу. Назначение на должность (освобождение от должности) руководящих работников осуществляется в соответствии с порядком назначения на должность (освобождения от должности) этой категории работников, установленным в системе здравоохранения. С лицами, допускаемыми к сведениям, составляющим государственную тайну, трудовой договор заключается после оформления соответствующего допуска по установленной форме. Последовательность оформления документов при приеме на работу: 1) составление и оформление трудового договора; 2) составление и оформление приказа о приеме на работу; 3) оформление личной карточки; 4) внесение соответствующей записи в трудовую книжку; 5) оформление личного дела. Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы. Приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора. Приказ о приеме на работу, подписанный руководителем организации, регистрируется и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Личная карточка работника является основным учетным документом, оформляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для анализа состава и учета движения кадров. В период оформления на работу специалист службы управления персоналом (отдела кадров) знакомит работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими документами учреждения здравоохранения и соответствующего подразделения, имеющими отношение к его трудовой деятельности. В зависимости от профессии (должности), квалификации и вида предстоящей трудовой деятельности работник допускается к выполнению должностных обязанностей после проведения соответствующих инструктажей, обучения, стажировки или проверки знаний. В первую очередь это касается инструктажей по охране труда и пожарной безопасности. Информация о работнике вносится при необходимости в учетные книги и журналы: о приеме и увольнении работников, о движении трудовых книжек, о регистрации приказов, об учете трудовых договоров, должностных инструкций, служебных удостоверений и т.п. Предоставление ежегодных отпусков работникам осуществляется в соответствии с графиком ежегодных отпусков и оформляется приказом по личному составу. Оформление работников в командировки осуществляется по унифицированным формам: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; приказы о направлении работника (работников) в командировку; командировочное удостоверение. ## Оформление личных дел Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу и назначении на должность. Личные дела включает в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы. Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления) в следующей последовательности: - дополнение к анкете; - анкета с фотографией 4x6; - копии дипломов об окончании высшего, среднего профессионального учебного заведения; - копии свидетельств о дополнительном профессиональном образовании; - копии дипломов о повышении квалификации; - копии дипломов, аттестатов о присвоении ученых степеней, званий; - автобиография; - представление; - характеристика; - заявление; - медицинское заключение о состоянии здоровья (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации); - трудовой договор; - приказ о назначении (приеме на работу); - опись документов, имеющихся в личном деле. В дальнейшем в личное дело включают все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника (документы об изменении анкетно-биографических данных, представления о назначении, характеристики, аттестационные листы, копии приказов о переводе на другую работу, о поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п.). Ответственным за достоверность персональных данных и наличие документов личных дел работников является руководитель службы управления персоналом (отдела кадров). ## Организация работы по ведению трудовых книжек Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. Трудовая книжка является документом строгой отчетности. В связи с этим ведутся: а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется службой управления персоналом (отделом кадров), регистрируются все трудовые книжки работников, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), оформленные на работников, поступивших на работу впервые. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в установленном порядке. В соответствии с пунктом 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, неполученные работниками при их увольнении трудовые книжки хранятся в течение двух лет в службе управления персоналом (отделе кадров), а затем передаются на хранение в архив. Срок хранения невостребованных трудовых книжек - 50 лет. ## Порядок передачи документов на хранение Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется соответствующей инструкцией. Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия учреждения здравоохранения. Документы по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через три года после завершения их делопроизводством. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в соответствующих подразделениях (как правило, в службе управления персоналом (отделе кадров) или бухгалтерии) в специально отведенных местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) и по истечении сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке. К документам по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения относятся: приказы по личному составу о назначении (приеме), освобождении (увольнении), переводе, перемещении, смене фамилии, награждении и поощрении; личные дела и личные карточки работников. Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив, формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале нумеруется конверт, а затем - каждый вложенный в него документ. Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делать исправления запрещается. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными Росархивом 6 февраля 2002 г., обязательными реквизитами описания обложки дела являются: - наименование организации; - наименование структурного подразделения; - индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел); - заголовок дела; - дата начала и окончания дела; - количество листов в деле; - срок хранения дела; - архивный шифр дела. На обложке дела указывается полное наименование учреждения здравоохранения, а в скобках - принятое сокращенное наименование. Каждое оформленное для передачи на архивное хранение дело должно иметь внутреннюю опись включенных в него документов. Прием каждого дела, включенного в опись, производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии специалиста службы управления персоналом (отдела кадров), передающего документы. В ходе приема-передачи дел на всех экземплярах описи делается отметка о наличии включенного в нее дела. По итогам приема в конце каждого экземпляра описи делается запись о количестве принятых в архив дел (цифрами и прописью). В конце описи проставляются дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом (ответственного за архив) и специалиста службы управления персоналом, участвовавшего в передаче дел.
Редакционный материал
Подписано в печать 26.01.2010 ---