Статья. «Основы кадрового делопроизводства в учреждениях здравоохранения»

(Редакционный материал)

(«Вопросы экономики и управления для руководителей здравоохранения», 2010, № 2)

здравоохранения», 2010, № 2

ОСНОВЫ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УЧРЕЖДЕНИЯХ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

Кадровое делопроизводство в органах управления здравоохранением и лечебно-профилактических учреждениях осуществляется в соответствии с действующими законодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

Решение кадровых вопросов в системе здравоохранения осуществляют службы управления персоналом (департамент, кадровая служба, отдел кадров, сектор, специально закрепленный работник), подчиняющиеся непосредственно руководителю органа управления здравоохранением (лечебно-профилактического учреждения) или одному из его заместителей.

Выбор организационной формы службы управления персоналом зависит от масштабов деятельности и ее места в системе управления; количества работающих; порядка подбора кадров; объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и иных показателей. При небольшой численности работающих обязанности кадрового делопроизводства возлагаются на специально закрепленного работника.

Службы управления персоналом (отделы кадров) осуществляют:

• комплектование подразделений необходимыми квалифицированными кадрами;
• учет личного состава и систематический его анализ;
• учет движения кадров, подготовку резерва на выдвижение;
• подготовку проведения аттестации руководителей и специалистов;
• совершенствование работы службы на основе внедрения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала;
• другие функции, связанные с работой по управлению персоналом.

Документирование кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство осуществляется в виде: 1) организационных, 2) распорядительных и 3) информационно-справочных документов.

Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции учреждения здравоохранения и его подразделений, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого из этих подразделений. К основным организационным документам, в частности, относятся:

• устав;
• положение;
• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• коллективный договор;
• положение об оплате труда;
• положение о премировании;
• положение о комиссии по трудовым спорам;
• должностные инструкции.

При необходимости применяются и другие организационные документы для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками (положение о молодом специалисте, положение о резерве кадров, положение об аттестации и т.п.).

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.

Специалисты кадровых служб при подготовке документов по личному составу руководствуются типовыми формами первичной документации по личному составу и административно-хозяйственной деятельности (табл. 1).

Таблица 1

Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Форма № Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Форма № Т-1а	Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
Форма № Т-2	Личная карточка работника
Форма № Т-2ГС(МС)	Личная карточка государственного (муниципального) служащего
Форма № Т-3	Штатное расписание
Форма № Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
Форма № Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
Форма № Т-5а	Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
Форма № Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Форма № Т-6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
Форма № Т-7	График отпусков
Форма № Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Форма № Т-8а	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)
Форма № Т-9	Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Форма № Т-9а	Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
Форма № Т-10	Командировочное удостоверение
Форма № Т-10а	Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
Форма № Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника
Форма № Т-11а	Приказ (распоряжение) о поощрении работников

Приказы по личному составу, издаваемые по унифицированным формам оформляются с использованием шрифта Times New Roman, размер № 14. В тексте документа фамилия, имя и отчество пишутся на одной строке (первые буквы прописные, остальные строчные) с одним пробелом между словами.

Допускается оформление приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении и т.п.) в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции.

При оформлении документов рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работниками.

К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.

Документирование движения кадров

Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.

Оформление приема, поступающего на работу, осуществляется на основе:

• паспорта;
• документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;
• трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

При оформлении трудового договора при приеме на работу в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, должно быть представлено заключение о медицинском освидетельствовании, которое определяет пригодность работника по состоянию здоровья к выполнению функций, предусмотренных его трудовым договором.

В процессе трудовой деятельности некоторые категории работников, указанные в статье 213 Трудового кодекса Российской Федерации, проходят периодические медицинские осмотры.

Специалист службы управления персоналом (отдела кадров) в отдельных случаях может запрашивать у лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации и необходимые при заключении трудового договора.

На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудовая книжка и документы для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

Лицо, поступающее на работу подает личное заявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать на предложенной ему должности.

При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу, заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу.

Назначение на должность (освобождение от должности) руководящих работников осуществляется в соответствии с порядком назначения на должность (освобождения от должности) этой категории работников, установленным в системе здравоохранения.

С лицами, допускаемыми к сведениям, составляющим государственную тайну, трудовой договор заключается после оформления соответствующего допуска по установленной форме.

Последовательность оформления документов при приеме на работу: 1) составление и оформление трудового договора; 2) составление и оформление приказа о приеме на работу; 3) оформление личной карточки; 4) внесение соответствующей записи в трудовую книжку; 5) оформление личного дела.

Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы.

Приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора.

Приказ о приеме на работу, подписанный руководителем организации, регистрируется и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Личная карточка работника является основным учетным документом, оформляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для анализа состава и учета движения кадров.

В период оформления на работу специалист службы управления персоналом (отдела кадров) знакомит работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими документами учреждения здравоохранения и соответствующего подразделения, имеющими отношение к его трудовой деятельности.

В зависимости от профессии (должности), квалификации и вида предстоящей трудовой деятельности работник допускается к выполнению должностных обязанностей после проведения соответствующих инструктажей, обучения, стажировки или проверки знаний. В первую очередь это касается инструктажей по охране труда и пожарной безопасности.

Информация о работнике вносится при необходимости в учетные книги и журналы: о приеме и увольнении работников, о движении трудовых книжек, о регистрации приказов, об учете трудовых договоров, должностных инструкций, служебных удостоверений и т.п.

Предоставление ежегодных отпусков работникам осуществляется в соответствии с графиком ежегодных отпусков и оформляется приказом по личному составу.

Оформление работников в командировки осуществляется по унифицированным формам: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; приказы о направлении работника (работников) в командировку; командировочное удостоверение.

Оформление личных дел

Личное дело — совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу и назначении на должность. Личные дела включает в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.

Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления) в следующей последовательности:

• дополнение к анкете;
• анкета с фотографией 4x6;
• копии дипломов об окончании высшего, среднего профессионального учебного заведения;
• копии свидетельств о дополнительном профессиональном образовании;
• копии дипломов о повышении квалификации;
• копии дипломов, аттестатов о присвоении ученых степеней, званий;
• автобиография;
• представление;
• характеристика;
• заявление;
• медицинское заключение о состоянии здоровья (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации);
• трудовой договор;
• приказ о назначении (приеме на работу);
• опись документов, имеющихся в личном деле.

В дальнейшем в личное дело включают все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника (документы об изменении анкетно-биографических данных, представления о назначении, характеристики, аттестационные листы, копии приказов о переводе на другую работу, о поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п.).

Ответственным за достоверность персональных данных и наличие документов личных дел работников является руководитель службы управления персоналом (отдела кадров).

Организация работы по ведению трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. В связи с этим ведутся: а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется службой управления персоналом (отделом кадров), регистрируются все трудовые книжки работников, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), оформленные на работников, поступивших на работу впервые.

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в установленном порядке.

В соответствии с пунктом 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, неполученные работниками при их увольнении трудовые книжки хранятся в течение двух лет в службе управления персоналом (отделе кадров), а затем передаются на хранение в архив. Срок хранения невостребованных трудовых книжек — 50 лет.

Порядок передачи документов на хранение

Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется соответствующей инструкцией.

Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия учреждения здравоохранения.

Документы по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через три года после завершения их делопроизводством. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в соответствующих подразделениях (как правило, в службе управления персоналом (отделе кадров) или бухгалтерии) в специально отведенных местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) и по истечении сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке.

К документам по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения относятся: приказы по личному составу о назначении (приеме), освобождении (увольнении), переводе, перемещении, смене фамилии, награждении и поощрении; личные дела и личные карточки работников.

Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив, формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке.

Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале нумеруется конверт, а затем — каждый вложенный в него документ.

Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делать исправления запрещается.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными Росархивом 6 февраля 2002 г., обязательными реквизитами описания обложки дела являются:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
• заголовок дела;
• дата начала и окончания дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование учреждения здравоохранения, а в скобках — принятое сокращенное наименование.

Каждое оформленное для передачи на архивное хранение дело должно иметь внутреннюю опись включенных в него документов.

Прием каждого дела, включенного в опись, производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии специалиста службы управления персоналом (отдела кадров), передающего документы. В ходе приема-передачи дел на всех экземплярах описи делается отметка о наличии включенного в нее дела. По итогам приема в конце каждого экземпляра описи делается запись о количестве принятых в архив дел (цифрами и прописью). В конце описи проставляются дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом (ответственного за архив) и специалиста службы управления персоналом, участвовавшего в передаче дел.

Подписано в печать

26.01.2010

---