Статья. «О работе с денежной наличностью»

(Т. Н. Полякова)

(«Нормативные акты и комментарии для фармации», 2005, № 4)

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ККТ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ ЛЕКАРСТВ

С 28 июня 2003 года в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (N 54-ФЗ), аптеки должны применять контрольно-кассовую технику (ККТ) при ведении наличных расчетов с физическими и юридическими лицами. К наличным расчетам относятся и расчеты пластиковыми картами.

Требования к ККТ, порядок и условия регистрации определяются Правительством Российской Федерации.

ККТ, применяемая аптеками, должна соответствовать следующим требованиям, перечисленным в п. 1 ст. 4 Закона № 54-ФЗ:

• быть зарегистрированной в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;
• быть исправной, опломбированной в установленном порядке;
• иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

Неприменение или применение неисправных ККМ в соответствии со ст. 14.5. КоАП РФ (в ред. от 04.07.2003) влечет наложение административного штрафа на:

• сотрудников на сумму от 15 до 20 МРОТ;
• должностных лиц на сумму от 30 до 40 МРОТ;
• организацию на сумму от 300 до 400 МРОТ.

Учет денежных расчетов должен быть оформлен первичными документами, форма которых утверждена постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Перечень форм первичных документов представлен в табл. 1.

№ формы	Наименование	Код по ОКУД	Применение
1	2	3	4
КМ-1	Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины	0330101	Применяется при вводе в эксплуатацию новой контрольно-кассовой машины и при инвентаризации в организациях для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули
КМ-2	Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию	0330102	Для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин или при передаче для работы в другую организацию
КМ-3	Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам	0330103	Применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам
КМ-4	Журнал кассираоперациониста	0330104	Для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольнорегистрационным документом показаний счетчиков
КМ-5	Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольнокассовых машин, работающих без кассира-операциониста	0330105	Применяется в организациях, работающих без кассираоперациониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта), для учета операций по приходу наличных денег (выручки)
КМ-6	Справка-отчет кассира-операциониста	0330106	Для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену)
КМ-7	Сведения о показаниях счетчиков контрольнокассовых машин и выручке организации	0330107	Применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день, и является приложением к справке-отчету кассираоперациониста за текущую дату
КМ-8	Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ	0330108	Применяется в организациях в следующих случаях: — при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления); — проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранения мелких неисправностей
КМ-9	Акт о проверке наличных денежных средств кассы	0330109	Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (предпринимателя — физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица)

Прежде чем начать работать на ККТ, кассир получает у администрации аптеки все, что необходимо для выполнения работы:

• ключи от кассовой кабины;
• ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика;
• разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями;
• принадлежности для работы и обслуживания машины.

Затем проводит предварительные работы:

• включает машину в электросеть и проверяет ее работу от электропривода;
• проверяет исправность блокирующих устройств;
• заправляет чековую и контрольную ленты;
• устанавливает дататор на текущую дату;
• переводит нумератор на нули;
• печатает два-три чека без обозначения суммы (нулевых) для того, чтобы проверить: четко ли печатаются реквизиты на чековой и контрольной ленте и правильно ли установлены дататор и нумератор (нулевые чеки прикладывают в конце дня к кассовому отчету);
• протирает кожух сухой тряпкой и устанавливает со стороны покупателя табличку со своей фамилией;
• размещает необходимый для работы инвентарь.

При получении денег от покупателя кассир обязан:

• четко назвать сумму полученных денег и положить их отдельно на кассу так, чтобы они были на виду у покупателя;
• напечатать чек;
• назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

Если кассир-операционист ошибся, выдавая сдачу покупателю, то покупатель может потребовать у администрации аптеки снятия кассы.

Кассир-операционист не имеет права:

• иметь в кассе личные деньги;
• снимать кассу без разрешения администрации;
• не выдавать кассовый чек покупателю.

Кассирам запрещено работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва. К кассовой машине нельзя допускать посторонних лиц, кроме представителей администрации (заведующего аптекой или его заместителя, главного бухгалтера или др.). Технический специалист или налоговый инспектор могут быть допущены к кассе только с разрешения администрации. Следует отметить, что администрация не имеет права отказать работникам налоговых органов доступа к контрольно-кассовым машинам.

Если кассир-операционист покидает кассовую кабину, то он обязан уведомить об этом администрацию и отключить ККМ. При этом кассовую кабину и кассовую машину нужно закрыть. А все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира.

Кассир не должен самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала. Для этого терминал оснащается защитой от несанкционированного доступа.

Если в течение рабочей смены возникла неисправность ККМ, кассир обязан:

• выключить кассовую машину;
• вызвать представителя администрации (директора, главного бухгалтера);
• вместе с директором или главным бухгалтером определить характер неисправности.

В конце рабочего дня кассир-операционист обязан:

• подготовить наличную выручку за день;
• сдать ее по приходному кассовому ордеру старшему кассиру или главному бухгалтеру.

Представитель администрации в конце рабочего дня в присутствии кассира:

• снимает показания контрольных счетчиков ККТ;
• получает распечатку или вынимает из кассовой машины контрольную ленту, использованную в течение дня.

Директор или главный бухгалтер подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания счетчиков, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы.

На кассовую машину администрация магазина заводит журнал кассира-операциониста унифицированной формы № КМ-4. Журнал должен быть заверен в налоговом органе, прошнурован, пронумерован, скреплен подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера предприятия и печатью.

Все записи в журнале делают в хронологическом порядке чернилами, без помарок. Если в журнал вносят исправления, то их заверяют подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера.

Паспорт кассовой машины, журнал кассира-операциониста, контрольные ленты и другие документы должны храниться у директора магазина или у главного бухгалтера не менее пяти лет.

Фактическая сумма выручки должна совпадать с итоговыми данными контрольной кассовой ленты (за вычетом сумм, возвращенных по неиспользованным кассовым чекам). При расхождении фактической суммы денег с данными контрольной ленты, представитель администрации и кассир должны выяснить его причину. Если обнаружена недостача денег, администрация должна принять меры к ее взысканию с виновных лиц. А если выявлены излишки, их нужно оприходовать в кассу. В бухгалтерском учете суммы излишков относят на финансовый результат.

При возврате покупателем товара в день покупки аптека выдает деньги из операционной кассы. Деньги выдаются покупателю на основании чека, на котором директор ставит свою подпись.

Если товар возвращен в другой день, то деньги возвращаются не из операционной кассы, а из главной кассы. Представитель администрации (заведующий аптекой или главный бухгалтер) аптеки в начале смены должен снять показания контрольных счетчиков машины и сверить их с данными, записанными в журнале кассира-операциониста за предыдущий день. Убедившись в совпадении показаний, их нужно занести в журнал на начало текущего дня и заверить подписью.

После этого на сумму возврата оформляют акт по форме № КМ-3, который называется «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам».

Возвращенный кассовый чек и акт по форме № КМ-3 наклеивают на лист бумаги и сдают в бухгалтерию магазина. Бухгалтер прикладывает этот лист к тому приходному кассовому ордеру, которым оформляет получение выручки магазина за день. Из-за того, что деньги покупателю возвращают не из главной, а из операционной кассы предприятия, в учете выручка за день отражается за минусом выданных покупателю денег.

Суммы денежных средств, выплаченные покупателям по неиспользованным кассовым чекам, кассир вписывает в графу 15 журнала кассира-операциониста.

В случае неисправности кассового аппарата, администрация должна вызвать технического специалиста. Об этом делается запись в журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ.

Кассир и представитель администрации оформляют окончание работы на данной кассовой машине. В журнале кассира-операциониста № КМ-8 делают соответствующую отметку, указывают время и причину остановки машины.

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ НАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ

При осуществлении наличных денежных расчетов, аптека вместе с проданным товаром обязана выдать покупателю чек контрольно-кассовой техники. Чеки выдаются как физическим, так и юридическим лицам. Выдачей чека и товара физическому лицу заканчиваются расчеты с ним.

Прием наличной выручки от юридического лица является выручкой аптеки. Чтобы выделить этот объект учета в общей массе наличных денежных средств, необходимо принимать выручку либо по отдельному кассовому аппарату, либо на отдельную секцию.

В соответствии с п. 42 Методических рекомендаций по применению главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2000 № БГ-3-03/447 (в ред. от 17.09.2002), налогоплательщики в целях подтверждения права на налоговые вычеты по товарам (работам, услугам), приобретенным за наличный расчет, кроме кассового чека или иного документа установленной формы, подтверждающих уплату суммы налога, должны иметь счет-фактуру. Таким образом, по каждой продаже продавец выписывает счет-фактуру с обязательным заполнением всех реквизитов и выдает покупателю чек. Сумма всех выписанных счетов-фактур будет равна сумме Z-отчета (контрольно-кассовой ленты) по выделенному счетчику ККТ для данного вида продаж. Эта же сумма приходуется одним отдельным приходным ордером в кассу организации с указанием ККТ и номера счетчика.

Счет-фактура выдается представителю юридического лица при наличии у него доверенности на право получения товара.

Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У был установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке, который равен 60000 руб.

Совместное письмо ЦБ РФ от 2.07.2002 № 85-Т и МНС России от 01.07.2002 № 24-2-02/252 дало разъяснение понятию «одна сделка». Согласно этому разъяснению предельный размер расчетов наличными относится к расчетам, осуществляемым в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами.

Если же расчеты наличными деньгами осуществляются между индивидуальными предпринимателями, либо между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, то какие-либо ограничения по размеру таких расчетов законодательством не предусмотрены.

ЛИМИТ ОСТАТКА КАССЫ

Размер наличных денег, которые должны ежедневно оставаться в главной кассе аптеки, ограничен. Это так называемый лимит остатка кассы.

Ежегодно его устанавливают обслуживающие банки на основании расчета аптеки по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Учреждение обслуживающего аптеку банка письменно сообщает установленный ему лимит остатка наличных денег в кассе на втором экземпляре представленного расчета по форме № 0408020.

Лимит остатка кассы устанавливается для всей аптеки в целом, его размер зависит от оборота денежных средств в течение одного рабочего дня и не зависит от количества касс.

Если аптека имеет филиалы или киоски, которые не имеют отдельного баланса и счетов в банке, то банк устанавливает единый лимит остатка кассы для всей организации. Главный бухгалтер устанавливает для каждого подразделения лимит кассового остатка.

Представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям, которые составляют отдельный баланс и имеют счета в банках, лимит остатка кассы устанавливают обслуживающие банки.

При наличии у аптеки нескольких счетов в разных банках, она по своему усмотрению обращается в один из них с расчетом на установление лимита остатка кассы. После того, как банк его установит, аптека уведомляет об этом все другие банки, в которых у нее открыты счета. При проведении проверки о соблюдении кассовой дисциплины, учреждения банков должны руководствоваться именно этим лимитом.

Если аптека не представила расчет лимита кассы ни в один из обслуживающих банков, то лимит остатка кассы считается нулевым. При этом все наличные деньги, не сданные в банк, рассматриваются как сверхлимитная наличность.

Наличные деньги сверх установленных лимитов могут храниться в кассе только для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендий. А срок их хранения не должен превышать трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка. Суммы, не использованные в течение этого срока по назначению, сдаются в банк.

В случае необходимости, лимит остатка кассы в течение года может пересматриваться. Для этого в обслуживающий банк предоставляется новый расчет остатка кассы.

При хранении в кассе денежных средств сверх установленного лимита, или при превышении предельного расчета наличными с юридическим лицом по одному договору, возникает административная ответственность в соответствии со ст. 15.1. КоАП РФ. Этой статьей предусмотрено, что указанные нарушения влекут наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — в размере от 40 до 50 МРОТ;
• на организацию — в размере от 400 до 500 МРОТ.

Административная ответственность за превышение лимита расчетов наличными между юридическими лицами распространяется и на плательщика, и на получателя платежа в равной мере.

---