Статья: О представлении в ИФНС документов на бумажном носителе

(Миленина Н.В.)

(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, № 10)

«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, № 10

Пункт 2 ст. 93 НК РФ определяет, что истребуемые документы могут быть поданы в налоговый орган проверяемым лицом лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. Листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, утверждаемыми ФНС. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Однако порядок заверения копий документов с целью их представления в ИФНС Налоговым кодексом не регламентирован. В связи с этим у налогоплательщиков возникает масса вопросов, решить которые следует для того, чтобы избежать возникновения конфликтных ситуаций с контролирующими органами.

Каким образом истребуемые документы могут быть представлены налогоплательщиком в ИФНС? Какие обязательные условия должны быть им соблюдены? Что рекомендуют при этом учесть компетентные органы?

Копия документа представляет собой экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Юридическая значимость документа — его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (пп. 14, 23 и 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст (Письма Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 — Письмом ФНС России от 29.08.2014 № АС-4-2/17341 доведено до сведения нижестоящих налоговых органов)).

По мнению столичных налоговиков, высказанному в Письме от 14.08.2018 № 24-15/176045@, на сегодняшний день порядок и форма заверения копий различных видов документов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Так, в п. 5.26 документа указано: отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию) лица, заверившего копию;
• дату заверения копии (выписки из документа).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Документы, представляемые (направляемые) в налоговые органы, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (Письма ФНС России от 06.09.2016 № ОА-4-17/16629@, от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@). Налоговые органы не могут требовать ее проставления на копии документа (см. также Письма Минфина России от 30.08.2018 № 03-01-10/61983, от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Обратите внимание! Налоговый кодекс не требует указания в заверительной надписи сведений о месте хранения документа. А вот если копия выдается для представления не в налоговый орган, а в другую организацию, отметка о заверении копии должна быть дополнена надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № за год»), и заверяется печатью организации.

Если документ многостраничный, то заверять каждый лист копии необязательно. В Письме № 03-02-РЗ/62336 чиновники Минфина отметили, что вопрос правомерности представления в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе законодательно не урегулирован. Поэтому они рекомендуют руководствоваться рекомендациями, изложенными в указанном Письме. Так, при формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, необходимо обеспечить сохранность целостности копий документов в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования. При этом следует:

• формировать сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами их сплошной нумерации, начиная с единицы;
• прошивать все листы в сшиве на 2 — 4 прокола прочной нитью, при этом концы нити выводить на оборотную сторону последнего листа и связывать;
• на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеить бумажную наклейку (в виде прямоугольника размером примерно 40 — 60 мм на 40 — 50 мм), которая должна закрывать место скрепления прошивки полностью (за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 — 2,5 см);
• на бумажной наклейке проставить заверительную надпись, в которой указать количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов;
• руководителю организации сделать заверительную надпись с отражением его фамилии и инициалов, должности, даты подписания, опечатать печатью организации (при наличии). При этом печать должна частично захватить бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего данные копии документов, дату их заверения (см. также Письмо Минфина России № 03-02-РЗ/39142).

В заключение отметим, что налогоплательщику необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы. На это обратил внимание Минфин России в Письме от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142.

Кроме того, следует помнить, что при несоблюдении требований к вышеназванному порядку заверения бумажных документов контролеры вправе потребовать переделать документы или выписать штраф в сумме 200 руб. за каждый документ, руководствуясь ст. 126 НК РФ.

Неповиновение требованию должностного лица налогового органа, осуществляющего государственный контроль, влечет предупреждение или наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 2 000 до 4 000 руб. (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).

Н.В. Миленина

---