Статья: О представлении копий документов по требованию налогового органа

(Гусев А.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, № 8)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, № 8

В ходе проведения выездной проверки должностные лица налогового органа запросили копии документов, подтверждающих произведенные учреждением расходы. Как правильно заверить копии, представляемые должностным лицам налогового органа? Дадим ответ, опираясь на нормы законодательства РФ.

Исходя из положений пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ учреждения здравоохранения, как и другие налогоплательщики, обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 12 ст. 89 НК РФ при проведении выездной налоговой проверки налоговые органы вправе истребовать у налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов, и иные необходимые для проверки документы в порядке, установленном ст. 93 НК РФ. Заметим, что в налоговом законодательстве нет конкретного перечня документов, которые могут быть истребованы налоговыми органами при выездной проверке. Однако в Письме Минфина России от 11.05.2010 № 03-02-07/1-228 разъяснено, что при проведении выездной налоговой проверки налоговый орган вправе проверить регистры бухгалтерского и налогового учета, которые ведутся в установленном порядке и согласно учетной политике для целей налогообложения (под таковой понимается выбранная налогоплательщиком совокупность допускаемых НК РФ способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности налогоплательщика).

Таким образом, в ходе выездной проверки налоговики могут затребовать любые документы (в том числе первичные): регистры бухгалтерского и налогового учета, договоры, акты, счета, платежные документы, счета-фактуры и т.д. — достаточно подробный перечень приведен в п. 5.1 Письма ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок».

К сведению. Для истребования необходимых документов должностные лица, проводящие проверку, должны передать представителю учреждения требование о представлении документов по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@.

Истребуемые документы могут быть переданы в налоговый орган налогоплательщиком лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи либо через личный кабинет налогоплательщика.

Если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Документы на бумажном носителе представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Напомним, что копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (пп. 23 и 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (вступил в силу с 01.07.2018), отметка о заверении копии делается для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию;
• его собственноручную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения копии (выписки из документа).

К сведению. Если копия выдается для передачи в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в... (наименование организации) в деле N... за... год»), и заверяется печатью учреждения здравоохранения.

Отметим, что для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии многостраничных документов могут заверяться двумя способами:

• путем заверения каждого отдельного листа копии документа;
• путем прошивки многостраничного документа и заверения его в целом.

При прошивке многостраничного документа необходимо:

• обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в подшивке, всех дат, виз, резолюций и т.д.;
• исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
• обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
• последовательно пронумеровать все листы в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке), кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись.

Обратите внимание! Не допускается требовать нотариального удостоверения копий документов, подаваемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.

В Письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 Минфин России рекомендует при формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, подаваемых в налоговые органы, соблюдать следующие правила:

• сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов начиная с единицы;
• все листы в сшиве прошиваются на 2 — 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления размещается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 — 60 мм на 40 — 50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 — 2,5 см;
• на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой отражается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;
• заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы она частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

Примечание. При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы документов (копий документов) подаются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание для подачи (включая реквизиты требования о представлении документов), количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.

В соответствии с п. 5 ст. 93 НК РФ в ходе налоговой проверки налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, уже передававшиеся в налоговые органы при камеральных или выездных налоговых проверках этого лица. Такое ограничение не распространяется на случаи, когда документы были переданы в налоговый орган в виде подлинников и возвращены впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, поданные в налоговый орган, были утрачены вследствие событий непреодолимой силы.

Также отметим, что учреждение обязано предоставить проверяющим в случае необходимости возможность ознакомиться с подлинниками документов.

Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня получения соответствующего требования. Если учреждение не имеет возможности представить истребуемые документы в указанный срок, оно в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, письменно уведомляет проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в срок документов, о причинах, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и о сроках, в течение которых проверяемое лицо может представить истребуемые документы.

В заключение напомним, что отказ учреждения здравоохранения от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ (п. 4 ст. 93 НК РФ). Согласно п. 1 ст. 126 НК РФ непредставление в назначенный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. В случае такого отказа или непредставления документов в установленные сроки должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, производит выемку необходимых документов в порядке, определенном ст. 94 НК РФ.

А. Гусев

---