Статья: Новые унифицированные формы электронных документов

(Зарипова М.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, № 7)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, № 7

Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н утверждены унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного (бухгалтерского) учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методические указания по их формированию и применению (далее — Приказ № 61н, Методические указания). В статье расскажем о них.

Дата применения новых форм электронных документов

Пунктом 6 Приказа № 61н установлено, что положения данного Приказа подлежат применению при ведении бюджетного (бухгалтерского) учета государственных (муниципальных) учреждений с 01.01.2023 либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета).

При ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений Приказ № 61н подлежит применению с 01.01.2022.

Электронные формы первичных документов

Приказом № 61н утверждено 13 форм электронных первичных документов:

• ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431);
• акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433);
• акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);
• акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436);
• решение о списании задолженности, не востребованной кредиторами, со счета (ф. 0510437);
• решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
• решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);
• решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442);
• решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445);
• решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446);
• акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836);
• ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837);
• ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838).

Отметим, что первичные документы бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью (ЭЦП) либо в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, — простой электронной подписью (ЭП).

Электронный первичный документ принимается к учету при условии указания в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой, и при наличии ЭЦП руководителя субъекта учета или уполномоченного им лица.

Ниже рассмотрим порядок применения отдельных форм первичных документов.

Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434). Форма необходима для оформления приема-передачи имущества (в том числе основных средств, материальных запасов) в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей. Акт оформляется в целях обеспечения контроля над сохранностью, целевым использованием и движением имущества. Документ заполняется лицом, ответственным за сохранность и (или) целевое использование имущества. Форма подписывается обеими сторонами: лицо, ответственное за выдачу имущества, применяет ЭЦП, лицо, получившее имущество, — ЭП.

Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439). Форма применяется в целях оформления решения субъекта учета о проведении инвентаризации с указанием:

• причины проведения инвентаризации;
• объектов инвентаризации;
• сроков проведения инвентаризации;
• даты, по состоянию на которую проводится инвентаризация;
• состава инвентаризационных комиссий (рабочих инвентаризационных комиссий), ответственных лиц, в отношении которых проводится инвентаризация;
• мест проведения инвентаризации.

Решение составляется в форме электронного документа на основании информации, представленной в документах, утверждающих порядок проведения инвентаризации, списочный состав инвентаризационных комиссий, а также порядок согласования документов и списочный состав согласующих должностных лиц.

На основании формы автоматически заполняются реквизиты в документах, сформированных в ходе инвентаризации и (или) по ее результатам (итогам) (в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях), ведомостях расхождений, актах о результатах инвентаризации, иных первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета, формируемых в ходе и (или) по итогам инвентаризации).

Решение подписывается ЭП ответственного исполнителя, подготовившего документ. Утверждает форму руководитель учреждения либо уполномоченное лицо, которое на форме проставляет ЭЦП.

Далее решение направляется для ознакомления членам инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии), ответственным лицам, а также лицам, осуществляющим ведение бухгалтерского учета, и подписания ЭП в листе ознакомления, прилагаемого к форме.

Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440). Форма требуется для оформления комиссией субъекта учета решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (в том числе основных средств, материальных запасов, нематериальных активов, непроизведенных активов), принимаемого по результатам инвентаризации в отношении соответствующего ответственного лица и места хранения.

Решение составляет ответственный исполнитель из состава комиссии на основании данных инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087), в отношении которых по результатам инвентаризации установлено несоответствие их фактического состояния критериям актива. При составлении этих описей в форме электронных документов их данные отражаются в решении автоматически (без дублирования ввода данных).

При принятии инвентаризационной комиссией решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов одновременно с данным решением формируется акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Решения по инвентарным объектам и неинвентарным объектам (основным средствам до 10 000 руб., материальным запасам) составляются отдельно. Решение формируется либо по группе (группам) объектов нефинансовых активов, либо по отдельному объекту нефинансовых активов.

Решение комиссии (ф. 0510440) подписывается членами комиссии ЭП, председателем комиссии — ЭЦП. Форму утверждает руководитель учреждения, принимающий решение о прекращении признания активом объекта нефинансовых активов, который проставляет на ней ЭЦП.

Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445). Документ применяется в целях оформления решения, которое принимается комиссией субъекта учета, о признании задолженности неплатежеспособных дебиторов сомнительной и выбытии ее с балансового учета, а также о восстановлении сомнительной задолженности на балансовых счетах.

Решение заполняется членом комиссии, ответственным за его формирование, на основании инвентаризационной описи расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

Решение подписывают члены комиссии (ЭП) и председатель комиссии (ЭЦП).

Решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446). Документ составляется в целях оформления по кредиторской задолженности, ранее списанной с балансового учета, решения по отражению на соответствующих балансовых счетах обязательств по оплате расходов, возврату доходов в связи с предъявлением кредитором или его правопреемником требования об уплате задолженности.

Основанием для заполнения формы служат:

• документы заявителя, подтверждающие право требования в отношении задолженности учреждения (например, судебное решение);
• документы, подтверждающие возникновение обязательств (например, накладные, акты, платежные документы в части обязательств по возврату переплат);
• данные регистров бухгалтерского учета, отраженные по забалансовому счету 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами»;
• решение (ф. 0510437), содержащее информацию о списанной невостребованной кредиторской задолженности, в отношении которой заявителем предъявлены требования.

Решение формируется на основании данных решения (ф. 0510437) автоматически (без дублирования ввода данных).

Форму подписывают (ЭП) ответственные исполнители организации и ответственный исполнитель финансово-экономической службы субъекта учета. Решение утверждает руководитель субъекта учета (уполномоченное им лицом) проставляя ЭЦП.

Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836). Акт применяется для оформления инвентаризационной комиссией субъекта учета заключения по результатам проведенной инвентаризации наличных денежных средств.

Он формируется на основании данных инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088) ответственным исполнителем из состава инвентаризационной комиссии.

Акт подписывается членами инвентаризационной комиссии ЭП, председателем инвентаризационной комиссии — ЭЦП. Форма утверждается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) и подписывается ЭЦП.

Электронные регистры бухгалтерского учета

Приказом № 61н утверждены две электронные формы регистров бухгалтерского учета:

• журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213);
• ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095).

Журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213). Данный регистр применяется для отражения движения объектов учета, учитываемых на соответствующем забалансовом счете. Он формируется по каждому забалансовому счету, предусмотренному рабочим планом счетов, с указанием с помощью средств информационной системы, обеспечивающей ведение бухучета, номера забалансового счета в заголовочной части журнала.

В журнале отражаются хозяйственные операции в зависимости от характера изменений информации об объекте учета записью увеличения или уменьшения соответствующего забалансового счета, а также информация о наличии объекта учета на момент оформления операции и по итогу оформления операции.

Факты хозяйственной жизни отражаются в журнале по мере принятия первичных (сводных) учетных документов к бухгалтерскому учету (по мере подписания электронных документов ЭЦП).

В оформляющей части регистра проставляется:

• подпись ответственного исполнителя, составившего журнал операций (ф. 0509213), с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания документа;
• подпись главного бухгалтера (уполномоченного им лица) с указанием должности, расшифровки подписи.

Журнал подписывается ответственным исполнителем ЭП, главным бухгалтером (уполномоченным им лицом) ЭЦП.

Периодичность заполнения журнала по конкретному забалансовому счету определяется учетной политикой, но не реже периодичности, установленной для составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095). Данная форма применяется для заполнения в электронном виде сведений о выплатах, связанных с оплатой труда, выплатах по договорам гражданско-правового характера, командировочных, компенсационных и иных выплатах физическим лицам (за исключением доходов, полученных ими в натуральной форме, облагаемых НДФЛ и страховыми взносами).

Ведомость формируется на основании отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), приказа (решения) руководителя, договора дарения, ведомости выдачи подарков, иных документов, подтверждающих полученные доходы.

М. Зарипова

---