Статья: Новые сроки хранения финансовых и иных документов

(Зарипова М.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, № 4)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, № 4

НОВЫЕ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ФИНАНСОВЫХ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, вступившим в силу с 18.02.2020, утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень). Дополнительно разработана Инструкция по его применению, которая действует с 25.02.2020 (далее — Инструкция). Она предназначена для использования в работе делопроизводственных и архивных служб не только государственных органов, органов местного самоуправления, но и организаций. В статье рассмотрим основные сроки хранения бухгалтерских, налоговых и иных документов и обратим внимание на главные изменения.

Кратко о составе Перечня

Перечень является нормативным правовым актом, устанавливающим сроки хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций. Он включает виды документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (см. п. 2.1, 2.2 Инструкции).

Перечень состоит из 12 разделов (п. 3.1 Инструкции):

• 1 «Организация системы управления»;
• 2 «Планирование деятельности»;
• 3 «Финансирование, кредитование деятельности»;

• 7 «Трудовые отношения»;
• 8 «Кадровое обеспечение»;
• 9 «Материально-техническое обеспечение деятельности»;
• 10 «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности»;
• 11 «Обеспечение режима безопасности организаций, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций»;
• 12 «Социально-бытовые вопросы».

Некоторые разделы Перечня делятся на подразделы. Документы в разделах и подразделах расположены, как правило, по значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. В ряде случаев используется тематический принцип систематизации документов внутри разделов (подразделов) (п. 3.2 Инструкции).

Что изменилось в Перечне?

Особое внимание следует обратить на разд. 4 «Учет и отчетность», поскольку его структура была изменена. Документы распределены по пяти подразделам:

• 4.4 «Учет имущества»;
• 4.5 «Статистический учет и отчетность».

Ранее раздел состоял из двух подразделов: «Бухгалтерский учет и отчетность», «Статистический учет и отчетность». Некоторые позиции из подразд. 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» перенесены в новые подразделы.

Следующее изменение — исключение из Перечня ряда позиций, например форм (альбомов форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета, заказов на бланки документов учета и отчетности.

В связи с изменениями в законодательстве РФ о бухгалтерском учете уточнена терминология Перечня. Как указал Минфин России в Информационном сообщении от 26.02.2020 № ИС-учет-23, произошла следующая замена в терминологии:

• в позиции 268 термин «отчет о прибылях и убытках» заменен термином «отчет о финансовых результатах», термин «месячная» отчетность — термином «промежуточная» отчетность;
• в позиции 272 термин «отчет организации о выполнении перспективных (долговременных) целевых и текущих программ, планов» — термином «отчеты о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации»;
• в позиции 277 фраза «приложения к ним [первичным документам], зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей» заменена на «связанные с ними [первичными документами] оправдательные документы»;
• в позиции 282 фраза о документах «о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.» сокращена до фразы о документах «о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности»;
• в позиции 289 слова «вопросы бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности» заменены на «вопросы бухгалтерского учета, бюджетного учета».

Сроки хранения документов

В соответствии с п. 3.3 Инструкции Перечень содержит четыре графы:

• в четвертой — примечания к статьям (при наличии) с комментариями и уточнением сроков хранения документов и порядка их исчисления.

Таким образом, узнать срок хранения того или иного документа можно из графы 3. Указанные в ней сроки хранения архивных документов (независимо от места их хранения) исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Обратите внимание! Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Исходя из п. 4.3 Инструкции сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Заметим, что снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается (п. 4.10 Инструкции).

После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Изменения в сроках хранения

Основные изменения в сроках хранения документов приведены в Информационном сообщении Минфина России № ИС-учет-23.

Срок хранения увеличен:

• для документов о недостачах, присвоениях, растратах (позиция 287) — до 10 лет (ранее — 5 лет);
• для документов о получении заработной платы и других выплат (позиция 295) — до 6 лет (ранее — 5 лет).

Сокращен срок хранения лицевых счетов работников и карточек-справок по заработной плате, законченных делопроизводством после 01.01.2003 (позиция 296), — до 50 лет (ранее — 75 лет).

Уточнены условия исчисления сроков хранения образцов подписей материально ответственных лиц (позиция 281): они подлежат хранению 5 лет после смены материально ответственного лица (ранее — до минования надобности, но не менее 5 лет).

В Перечне также установлен срок хранения для ряда новых документов бухгалтерского учета:

• для стандартов бухгалтерского учета экономического субъекта — 5 лет (позиция 267);
• для консолидированной финансовой отчетности, финансовой отчетности не создающих группу организаций, составленной по МСФО. Годовая — до ликвидации организации; промежуточная — 5 лет (позиция 275).

Кроме того, в Перечне особо указаны сроки хранения договоров гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами: законченных делопроизводством до 01.01.2003 — 75 лет; законченных делопроизводством после этой даты — 50 лет (позиция 301).

В таблице справочно приведем сроки хранения отдельных бухгалтерских, налоговых и иных документов.

№ статьи	Вид документа	Срок хранения	Примечание
2.4. Осуществление закупок для государственных (муниципальных) нужд
218	Планы-графики	3 года
219	Документы, составленные в ходе проведения конкурса: - извещения; - конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации; - заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе, протоколы	3 года
220	Документы, составленные в ходе проведения аукциона: - извещения; - документация об аукционе, изменения, внесенные в документацию об аукционе, разъяснения положений документации об аукционе; - заявки, протоколы	3 года
221	Документы о проведении запроса котировок: - извещения; - запросы, заявки на участие в запросе котировок; - аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы	3 года
223	Документы (извещения, положения, протоколы) о закупках отдельными видами юридических лиц	3 года
224	Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд	5 лет, ЭПК <*>	После истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту
230	Положения об экспертных советах, конкурсных комиссиях по грантам	Постоянно
4.1. Документы по бухгалтерскому учету
267	Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета)	5 лет	После замены новыми документами
268	Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним):
	а) годовая	Постоянно
	б) промежуточная	5 лет	При отсутствии годовых форм — постоянно
269	Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, пояснительные записки):
	а) годовая	Постоянно
	б) промежуточная	5 лет	При отсутствии годовых форм — постоянно
270	Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности	5 лет
271	Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности	Постоянно
272	Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов ФХД организации:
	а) сводные, годовые	Постоянно	В других организациях — до минования надобности
	б) квартальные	5 лет	При отсутствии годовых форм — постоянно
	в) месячные	1 год
273	Отчеты об исполнении смет:
	а) сводные, годовые	Постоянно
	б) квартальные	Постоянно
	в) месячные	5 лет	При отсутствии годовых форм — постоянно
275	Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
	а) годовая	До ликвидации организации
	б) промежуточная	5 лет
276	Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки)	5 лет	При условии проведения проверки
277	Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)	5 лет	При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий — до принятия решения по делу
279	Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица	5 лет	После увольнения (смены) материально ответственного лица
281	Образцы подписей материально ответственных лиц	5 лет	После смены материально ответственного лица
287	Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах	10 лет	После возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел — до принятия решения по делу
292	Журналы, базы данных учета:
	а) ценных бумаг	До ликвидации организации
	б) расчетов с организациями	5 лет
	в) кассовых документов (счетов, платежных поручений)
	г) депонентов по депозитным суммам
	д) доверенностей
	е) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами
	ж) расчетов с подотчетными лицами
	з) исполнительных листов
4.2. Учет оплаты труда
295	Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат)	6 лет	При отсутствии лицевых счетов — 50 (75) лет
296	Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате	50 (75) лет, ЭПК
297	Переписка о выплате заработной платы	5 лет
298	Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи	5 лет
299	Исполнительные листы по удержаниям из заработной платы	5 лет	После исполнения
301	Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	50 (75) лет
4.3. Налогообложение
308	Расчеты по страховым взносам:
	а) годовые	50 (75) лет
	б) квартальные	50 (75) лет
310	Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов	5 лет
311	Документы по НДФЛ (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета)	5 лет	При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50 (75) лет
317	Счета-фактуры	5 лет
4.4. Учет имущества
321	Документы об инвентаризации активов, обязательств (протоколы заседании инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости)	5 лет	При условии проведения проверки
324	Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации	До ликвидации организации
8.1. Кадровый учет
435	Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	50 (75) лет, ЭПК
444	Личные карточки работников	50 (75) лет, ЭПК
449	Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования	Не востребованные работниками — 50 (75) лет
450	Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	50 (75) лет
452	Отчеты работников о командировках	5 лет
453	Графики отпусков	3 года

---

<*> Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

• * *

В заключение отметим, что учреждения вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями (п. 4.11 Инструкции).

Перечень должен использоваться организациями при разработке индивидуальных номенклатур дел. Для этого применяются приведенный в нем видовой состав документов и установленные им сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня. При наличии других перечней, типовых или примерных номенклатур дел дается ссылка на соответствующий перечень (номенклатуру). При передаче документов на хранение в государственные, муниципальные архивы должны передаваться, как правило, подлинники. При их отсутствии могут быть переданы заверенные копии.

М. Зарипова Эксперт журнала «Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение»

Подписано в печать

25.03.2020

---