Статья: Новые формы электронной «первички» для госучреждений

(Мухин С.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 2)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 2

Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее — Приказ № 61н) утверждены формы электронных первичных документов и регистров учета. В сам Приказ были внесены изменения: дополнительно введены новые формы электронных первичных документов и регистр бухгалтерского учета. Рассмотрим в статье эти новшества.

Новые электронные документы

Напомним, что Приказом № 61н было утверждено 13 форм электронных первичных документов и 2 электронные формы регистров бухгалтерского учета:

• ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431);
• акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433);
• акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);

• решение о списании задолженности, не востребованной кредиторами, со счета (ф. 0510437);
• решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
• решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);
• решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442);
• решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445);
• решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446);
• акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836);
• ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837);
• ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838);
• журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213);
• ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095).

Приказом Минфина России от 30.09.2021 № 142н внесены изменения в Приложения 1 — 5 к Приказу № 61н. Введены следующие новые электронные формы:

• извещение о начислении дохода (уточнении начисления) (ф. 0510432);
• акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);
• решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
• изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447);
• карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097).

В Письме Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 <1> указано, что электронные первичные учетные документы принимаются к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения (уполномоченного им лица).

---

<1> «О Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов».

В соответствии с СГС «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» <2> предусмотрено два варианта подписания электронных документов:

• простой электронной подписью (ЭП);
• квалифицированной электронной подписью (ЭЦП).

---

<2> Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н.

Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера.

Дополнительно отметим, что с 2022 года получить квалифицированную ЭЦП юридические лица смогут на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС. Эти новшества введены Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ и статью 1 Федерального закона „О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля“.»

Ниже рассмотрим новые электронные документы, применяемые при ведении бухгалтерского учета.

Извещение о начислении дохода

(уточнении начисления) (ф. 0510432)

В соответствии с п. 9.1 Методических указаний <3> это извещение формируется субъектом учета в электронном виде и применяется для начисления доходов по документу, являющемуся основанием для начисления дохода главным администратором (администратором) доходов бюджета. Обычные учреждения здравоохранения, как правило, не являются администраторами доходов бюджета. В связи с этим акцентировать внимание на данной форме мы не будем. Отметим лишь, что информация о начисленных доходах, отраженная в таких извещениях, может обобщаться в ведомости начисления доходов бюджета (ф. 0510837) в целях передачи для отражения в бухгалтерском учете сводных данных первичных учетных документов.

---

<3> Методические указания по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н (в редакции Приказа Минфина России от 30.09.2021 № 142н).

Извещение подписывается ответственным исполнителем субъекта учета квалифицированной ЭЦП с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания электронного документа (п. 9.8 Методических указаний).

Акт об утилизации (уничтожении)

Пунктом 18.1 Методических указаний определено, что данный акт формируется ответственным членом комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов в случае проведения мероприятий по утилизации (уничтожению) имущества (в том числе собственными силами), в отношении которого принято решение о списании (прекращении эксплуатации).

Форма акта имеет заголовочную часть и два раздела.

В заголовочной части в соответствующих полях указываются следующие сведения:

• лицо, ответственное за сохранность и (или) использование по назначению имущества, подлежащего утилизации (уничтожению);
• место нахождения (место хранения, адрес) имущества, подлежащего утилизации (уничтожению);
• наименование акта (приказ) субъекта учета (обособленного подразделения) о создании комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов с проставлением в кодовой зоне даты в формате «ДД.ММ.ГГГГ» и номера документа.

В разд. 1 «Общие сведения об утилизированных (уничтоженных) объектах» акта необходимо отразить:

• стоимость, по которой учитывался инвентарный объект до момента принятия решения о прекращении признания этого объекта активом;
• наименование, дату и номер документа, подтверждающего списание инвентарного объекта;
• информацию о содержании драгоценных материалов (металлов, камней и иных материалов).

В разд. 2 «Информация об утилизации (уничтожении) объектов» указывают:

• класс опасности отходов, определяемый в зависимости от степени негативного воздействия на окружающую среду в соответствии с критериями, установленными федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области охраны окружающей среды;
• способ утилизации имущества (самостоятельно субъектом учета или с привлечением специализированной организации);
• наименование видов работ по утилизации (уничтожению) имущества, предусмотренных документом, который подтверждает выбытие (списание) имущества, указанного в соответствующих графах разд. 1 акта;
• информацию о контрагенте, сформированную субъектом учета, осуществляющим работы по утилизации (уничтожению) имущества.

К акту прилагается лист голосования, являющийся его неотъемлемой частью. Документ утверждается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) и подписывается квалифицированной ЭЦП.

Решение о признании объектов

нефинансовых активов (ф. 0510441)

Пунктом 40.1 Методических указаний установлено, что этот документ формируется комиссией субъекта учета и служит для принятия к бухгалтерскому учету объектов основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, материальных запасов, в отношении которых устанавливается срок эксплуатации. Решение формируется:

• при признании объектов нефинансовых активов в связи с их приобретением, созданием хозяйственным способом;
• при реконструкции (модернизации), дооборудовании;
• при безвозмездном поступлении;
• при поступлении объектов нефинансовых активов в случае возмещения ущерба в натуральной форме.

К сведению. Решение (ф. 0510441) формируется на каждый объект недвижимого имущества. В отношении объектов движимого имущества документ может формироваться как на каждый объект нефинансовых активов, так и на группу объектов, за исключением объектов движимого имущества, по которым проводились реконструкция, модернизация, дооборудование.

В отношении объектов недвижимого имущества, по которым сформированы капитальные вложения, решение формируется после оформления права оперативного управления.

• подписания акта выполненных работ по реконструкции, модернизации, дооборудованию;
• безвозмездного получения объектов нефинансовых активов;
• принятия решения о возмещении ущерба в натуральной форме.

Решение формируется ответственным исполнителем из состава комиссии, уполномоченным на его формирование.

В этой форме указывается результат положительного голосования членов комиссии по итогам обсуждения ее резолюции, отраженной в графе 4 и оформленной листом голосования, который показывается в графе 5 в процентах. В случае если по результатам голосования резолюция комиссии ее членами не поддерживается, то в графе 6 формы проставляется «снято с обсуждения». В случае если по итогам голосования резолюция одобрена, графа 6 не заполняется.

Решение комиссии подписывается ее членами простой ЭП, а председателем комиссии — квалифицированной ЭЦП.

Изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447)

В соответствии с п. 52.1 Методических указаний эта форма применяется субъектом учета в целях внесения изменений в решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) или его аннулирования.

Обратите внимание! Внесение изменений в решение (ф. 0510439) допускается до начала проведения инвентаризации субъектом учета.

Изменение решения (ф. 0510447) формируется субъектом учета на основании решения (ф. 0510439) и иных документов, определяющих порядок (положение) о проведении инвентаризации, списочный состав инвентаризационных комиссий, порядок согласования документов и списочный состав должностных лиц, согласующих порядок заполнения указанной формы.

Отметим, что на основании решения (ф. 0510439) и изменения решения (ф. 0510447) реквизиты в документах, формируемых в ходе инвентаризации и (или) по результатам (итогам) ее проведения, автоматически заполняются:

• в инвентаризационных описях;
• в ведомостях расхождений;
• в актах о результатах инвентаризации;
• в иных первичных документах и регистрах бухгалтерского учета, формируемых в ходе и (или) по итогам инвентаризации.

Следует учесть, что изменение решения (ф. 0510447) может быть:

• в виде корректирующей формы в случае, если изменяются, отменяются или дополняются отдельные строки решения (ф. 0510439);
• в виде аннулирующей формы, если ею отменяется решение (ф. 0510439).

Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097)

В соответствии с п. 71.1 Методических указаний этот бухгалтерский регистр применяется для учета имущества (в том числе основных средств, материальных запасов), выдаваемого в личное пользование работнику (сотруднику, служащему), иному должностному лицу для исполнения возложенных на него служебных (должностных) обязанностей.

Карточка формируется лицом, осуществляющим контроль за обеспечением имуществом, в соответствии с правовыми актами, устанавливающими условия и норматив выдачи (возврата) имущества, на основании актов приема-передачи (ф. 0510434), иных первичных (сводных) учетных документов субъекта учета (обособленного подразделения), содержащих информацию, необходимую для заполнения соответствующих реквизитов карточки.

Как установлено п. 71.2 Методических указаний, карточка открывается датой выдачи имущества (возникновения обязанности ответственного лица по выдаче имущества лицу, получающему имущество в соответствии с правовым актом, устанавливающим условия и норматив выдачи (возврата) имущества). Форма закрывается не позднее следующего рабочего дня за датой увольнения (прекращения выполнения обязанностей) ответственного лица, получающего имущество.

Бухгалтерский регистр имеет заголовочную часть и три раздела.

В заголовочной части в кодовой зоне карточки дополнительно отражаются даты ее формирования, открытия, закрытия. Кроме того, здесь указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) ответственного лица, получающего имущество, с учетным (табельным) номером.

Приведем в таблице информацию, которая должна быть раскрыта в разделах карточки.

Номер и наименование раздела	Отражаемая информация
1 «Обеспечение имуществом ответственного лица, получающего имущество»	1. Наименование объекта имущества, выдаваемого в личное пользование работнику для исполнения служебных (должностных) обязанностей, согласно распорядительному документу учреждения о выдаче. Таким документом может быть, в частности, требование, приказ, распоряжение, служебная записка. 2. Наименование единицы измерения и код ОКЕИ. 3. Норма выдачи и нормативный срок использования (эксплуатации) имущества согласно правовому акту, регламентирующему условия и норматив выдачи (возврата). 4. Код условия возврата имущества, полученного в личное пользование. 5. Наличие имущества в личном пользовании и количество таких объектов, подлежащих выдаче, возврату и списанию на дату формирования карточки (см. п. 71.4 Методических указаний)
2 «Основные средства»	1. Фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, ответственного за выдачу имущества в личное пользование, признаваемого для целей бухгалтерского учета объектами основных средств. 2. Учетный (табельный) номер лица, ответственного за выдачу объектов основных средств, предоставляемых в личное пользование. 3. Наименование объекта основных средств, предоставляемого в личное пользование. 4. Инвентарный (учетный) номер объекта основных средств, предоставляемого в личное пользование. 5. Норма выдачи объекта основных средств, предоставляемого в личное пользование. 6. Нормативный срок использования объекта основных средств, предоставляемого в личное пользование (при наличии). 7. Наименование, номер и дата акта приема-передачи (ф. 0510434) или иного первичного (сводного) учетного документа субъекта учета, подтверждающего выдачу в личное пользование объекта основных средств, предоставляемого в личное пользование, с указанием первоначальной (балансовой) стоимости объекта основных средств, предоставляемого в личное пользование. 8. Наименование важнейших приспособлений и принадлежностей, относящихся к объекту основных средств, предоставляемому в личное пользование, модель, марка, индивидуальные характеристики, видимые особенности объекта основных средств; номер и дата акта приема-передачи (ф. 0510434) или иного первичного (сводного) учетного документа, подтверждающего возврат из личного пользования или снятие с балансового учета объекта основных средств (см. п. 71.5 Методических указаний)
3 «Материальные запасы»	1. Фамилия, имя, отчество лица, ответственного за выдачу в личное пользование имущества, признаваемого объектами материальных запасов. 2. Учетный (табельный) номер лица, ответственного за выдачу объектов материальных запасов, предоставляемых в личное пользование. 3. Наименование объекта материальных запасов, предоставляемых в личное пользование. 4. Номенклатурный (учетный) номер объекта материальных запасов, предоставляемого в личное пользование. 5. Наименование единицы измерения и код по ОКЕИ. 6. Норма выдачи объекта материальных запасов, предоставляемого в личное пользование. 7. Нормативный срок использования объекта материальных запасов, предоставляемого в личное пользование.
	8. Количество объектов материальных запасов, предоставляемых в личное пользование, наименование, номер и дата акта приема-передачи (ф. 0510434) или иного первичного (сводного) учетного документа субъекта учета, подтверждающего выдачу, с указанием общей стоимости объектов материальных запасов, предоставляемых в личное пользование. 9. Количество возвращенных (снятых с учета) объектов материальных запасов, предоставляемых в личное пользование, номер и дата акта приема-передачи (ф. 0510434) или иного первичного (сводного) учетного документа субъекта учета, подтверждающего возврат из личного пользования или снятие с балансового учета, с указанием общей стоимости материальных запасов. 10. Наименование важнейших приспособлений и принадлежностей, относящихся к объекту материальных запасов, предоставляемому в личное пользование, его модель, марка, индивидуальные характеристики и видимые особенности (см. п. 71.6 Методических указаний)

В оформляющей части карточки проставляется:

• подпись ответственного лица, сформировавшего карточку, с указанием должности и расшифровка подписи;
• номер контактного телефона (при наличии);
• адрес электронной почты (при наличии);

Распечатка электронных документов

Напомним, что формы унифицированных электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета могут применяться для формирования первичных учетных документов на бумажном носителе с одновременным представлением лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, электронного образа (скан-копии) такого документа, в случаях (п. 6 Методических указаний):

• если федеральными законами РФ или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа, регистров исключительно на бумажном носителе;
• если у субъекта учета отсутствует организационно-техническая возможность формировать и хранить электронные документы, электронные регистры.

Листы регистров бухгалтерского учета, сформированные на бумажном носителе, должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов должно быть заверено руководителем и главным бухгалтером субъекта учета или лицами, ими уполномоченными, и скреплено печатью субъекта учета. При условии автоматизированного ведения электронных регистров бухгалтерского учета нумерация листов регистра осуществляется автоматически в порядке возрастания с момента его открытия. Выведенные на бумажные носители листы электронного регистра брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта учета или уполномоченными ими лицами, книга скрепляется печатью субъекта учета.

Кроме того, установлено следующее:

1. при необходимости могут делаться копии электронных документов на бумажном носителе. Копии заверяются согласно положениям учетной политики субъекта учета (единой учетной политики при централизации учета);

2. если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов, в том числе при осуществлении централизуемых полномочий, предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, отвечающее за оформление этим документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии. Скан-копия первичного учетного документа передается при условии ее подписания ЭЦП должностного лица, отвечающего за соответствие такой копии подлиннику документа.

В заключение отметим, что обновленные положения Приказа № 61н подлежат применению при ведении бюджетного (бухгалтерского) учета государственных (муниципальных) учреждений с 01.01.2023 либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета).

При ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений Приказ № 61н подлежит применению с 01.01.2022.

С. Мухин

---