(Мухин С.)
(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, № 8)
«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, № 8
НОВЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
И РЕГИСТРЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Приказом Минфина России от 15.06.2020 № 103н <1> (далее — Приказ № 103н) вносятся изменения в Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее — Приказ № 52н), которым утверждены формы первичных учетных документов и регистры бухгалтерского учета, а также Порядок их применения. Рассмотрим данные новшества.
<1> В настоящее время документ находится на регистрации в Минюсте и может быть изменен.
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ <2>). Напомним, Перечень унифицированных форм первичных учетных документов и Методические указания по их применению организациями бюджетной сферы утверждены Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее — Методические указания). Данный Приказ был скорректирован: введены новые формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, внесены изменения в Методические указания.
<2> Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Установлено, что при осуществлении централизуемых полномочий согласно соответствующему решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ, местной администрации в целях обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется информационное взаимодействие, применяются унифицированные формы электронных первичных учетных документов и электронных регистров бухгалтерского учета.
Унифицированные формы электронных первичных учетных документов и электронных регистров бухгалтерского учета применяются при ведении бухгалтерского учета в рамках централизуемых полномочий на бумажном носителе в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
Унифицированные формы электронных документов, приведенные в разд. 4 и 5 Методических указаний, применяются субъектом учета в целях ведения им бухгалтерского учета при условии установления таких требований в его учетной политике. Также субъект учета вправе правилами документооборота, утвержденными в рамках своей учетной политики, предусмотреть формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам электронных документов при отсутствии технической возможности при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа.
Новые формы первичных учетных документов
Приказом № 103н Перечень форм первичных учетных документов, применяемых учреждениями госсектора (Приложение 1 к Приказу № 52н), дополнен новыми формами, составляемыми в электронном виде:
- решением о командировании на территории РФ (ф. 0504512);
- изменением решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513);
- решением о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
- изменением решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
- решением о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517);
- заявкой-обоснованием закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);
- отчетом о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
В связи с введением новых форм также внесены дополнения в Методические указания (Приложение 5 к Приказу № 52н).
Ниже ознакомимся с порядком применения новых форм.
| Название формы |
Порядок применения формы |
| Решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512) |
Форма применяется для составления в электронном виде решения работодателя (представителя нанимателя или уполномоченного им лица) о направлении работника (подотчетного лица) в служебную командировку на территории РФ для выполнения служебного задания (служебного поручения) и расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой. Решение в электронном виде заполняется работником (подотчетным лицом) или лицом, уполномоченным на его заполнение.
Аналогичные цели преследует заполнение формы 0504515, когда работник командирован на территорию иностранного государства. Разница лишь в том, что расходы по командированию работника (подотчетного лица) на территорию иностранного государства рассчитываются по курсу иностранной валюты, который установлен ЦБ РФ на дату утверждения данной формы |
| Изменение решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513) |
Форма применяется для оформления в электронном виде изменения решения работодателя о направлении работника (подотчетного лица) в служебную командировку на территории РФ для выполнения служебного задания (служебного поручения) и изменения расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой по ранее утвержденному решению о командировании на территории РФ (ф. 0504512). Данная форма имеет три типа изменений:
1) корректирующий — формируется в связи с изменениями условий командирования (изменение маршрута, срока командирования);
2) финансовый — формируется в связи с изменениями размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой, без изменения условий командирования;
3) аннулирующий — при условии отмены командирования.
Порядок заполнения и подписания формы аналогичен Порядку заполнения, подписания и утверждения решения о командировании на территории РФ (ф. 0504512).
Аналогичным образом применяется ф. 0504516 |
| Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517) |
Форма применяется для составления в электронном виде расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов по компенсации оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, установленных законодательством РФ для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти, государственных внебюджетных фондах РФ, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей.
Форма в электронном виде заполняется работником учреждения (подотчетным лицом), которому в соответствии с законодательством РФ предусмотрена компенсация проезда в отпуск и обратно, по строкам и графам, открытым для заполнения (из справочника и вручную).
В строке «Документ-основание» указывается приказ на отпуск или график отпусков, дата и номер документа-основания.
Информация, указанная в разд. 1 «Заявление о компенсации расходов», подписывается подотчетным лицом простой ЭП. Справочная информация о ранее выданных суммах аванса, в том числе по просроченным суммам аванса, указывается должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Справочная информация подписывается лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, или иным уполномоченным лицом простой ЭП.
В разд. 2 «Финансовое обеспечение» отражается информация о финансовом обеспечении расходов по компенсации проезда в отпуск и обратно подотчетного лица в разрезе кодов бюджетной классификации, КОСГУ КФО и финансовых кодов, в соответствии с которыми принимаются бюджетные и денежные обязательства. Данный раздел заполняется и подписывается руководителем финансово (уполномоченным лицом) простой ЭП. Решение о компенсации (ф. 0504517) утверждается руководителем учреждения, в котором трудится работник (подотчетное лицо), и подписывается ЭЦП |
| Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518) |
Форма применяется для составления в электронном виде расчета потребности в финансовом обеспечении расходов закупки товаров, работ, услуг для собственных хозяйственных нужд учреждения или в целях обеспечения хозяйственных нужд другого учреждения в соответствии с переданными полномочиями по закупке товаров, работ, услуг, осуществляемых в соответствии с п. 4, 5 и 28 ч. 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Заявка в электронном виде заполняется работником учреждения (подотчетным лицом), который осуществляет закупки товаров, работ, услуг малого объема для собственных хозяйственных нужд учреждения.
Заявки утверждается руководителем учреждения, которое осуществляет закупку товаров, работ, услуг, и подписывается ЭЦП |
| Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) |
Данная форма составляется в виде электронного документа и применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании соответствующих электронных документов: решения о командировании (ф. 0504512, 0504515), изменения решения о командировании (ф. 0504513, 0504516), решения о компенсации (ф. 0504517) и заявки на закупку (ф. 0504518), в соответствии с которыми принято решение о выдаче денежных средств подотчетному лицу (аванса) для целей, отраженных в указанных документах |
Новые формы регистров бухгалтерского учета
Наряду с новыми формами первичных учетных документов Минфин вводит новые формы регистров бухгалтерского учета. Соответствующие изменения внесены в Приложение 3 к Приказу № 52н. Перечень регистров дополнен следующими формами:
- журналом операций по исправлению ошибок прошлых лет;
- журналом операций межотчетного периода;
- журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093);
- ведомостью дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0504094).
Ниже рассмотрим порядок применения новых регистров бухгалтерского учета.
| Название регистра |
Порядок применения регистра |
| Журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет |
Данный журнал формируется для отражения бухгалтерских записей, произведенных по исправлению ошибок прошлых лет. Записи в него вносятся на основании операций, отраженных на обособленных счетах бюджетного (бухгалтерского) учета, предусмотренных для отражения операций по исправлению ошибок прошлых лет, оформленных бухгалтерской справкой (ф. 0504833).
Обороты по операциям, отраженным в данном журнале, переносятся в главную книгу (ф. 0504072), но не учитываются при формировании показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражающих расходы, доходы отчетного финансового периода, а также показателей изменений (увеличение, уменьшение) активов, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета |
| Журнал операций межотчетного периода |
Данный регистр применяется при отражении бухгалтерских записей по изменению входящих остатков на начало текущего финансового года, обусловленных:
- переоценкой, проводимой в случаях, установленных законодательством РФ;
- изданием и (или) изменением нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случаях ретроспективного применения измененной учетной политики);
- внедрением федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов.
Записи в журнале формируются на основании бухгалтерских справок (ф. 0504833), содержащих операции межотчетного периода, отражающих изменения в денежном измерении на финансовый результат прошлых отчетных периодов. Операции межотчетного периода отражаются в регистре после отражения операций по завершению года таким образом, чтобы обеспечить формирование данных бухгалтерской (финансовой) отчетности на начало текущего финансового года без включения показателей изменений объектов бухгалтерского учета в данные бухгалтерской (финансовой) отчетности как текущего финансового года, так и отчетного финансового года. Обороты, отраженные в журнале, формируют входящие остатки по счетам учета в регистрах бухгалтерского учета и не учитываются в оборотах, отражаемых в регистрах бухгалтерского учета текущего финансового года |
| Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093) |
Данный регистр применяется бухгалтерским подразделением для регистрации в хронологическом порядке приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, созданных в форме электронных документов с использованием электронного документооборота и формирования информации об их статусах (новый, подписан, исполнен, аннулирован), за временной интервал, необходимый пользователю (субъекту учета) в течение финансового года |
| Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0504094) |
Ведомость применяется для формирования в электронном виде сведений о командировочных, компенсационных, иных выплатах физическим лицам (за исключением выплат по оплате труда и по договорам ГПХ), доходов, полученных ими в натуральной форме, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами. Она формируется на основании отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), приказа (решения) руководителя, договора дарения, ведомости выдачи подарков, иных документов, подтверждающих полученные доходы. Ведомость дополнительных доходов (ф. 0504094) подписывается работником бухгалтерского подразделения, ответственным за ее составление, простой ЭП и работником бухгалтерского подразделения, ответственным за проведение контроля, ЭЦП |
Кроме того, внесены также уточнения в порядок применения ранее применяемых учетных форм документов и регистров учета, скорректированы требования к заполнению оформляющей части документов, формированию документов в электронном виде, применению электронных форм документов при осуществлении централизуемых полномочий, а также установлены особенности автоматизированной технологии обработки учетной информации.
В заключение отметим, что в силу Приказа № 103н электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, утвержденные данным документом, подлежат применению субъектами учета согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 01.01.2021.
С. Мухин
Эксперт журнала
«Учреждения здравоохранения:
бухгалтерский учет и налогообложение»
Подписано в печать
28.07.2020