Статья. «Неразлучно с товаром...»

(Е.Ханпира)

(«Фармацевтическое обозрение», 2005, № 11)

НЕРАЗЛУЧНО С ТОВАРОМ...

Товар без документа — не товар. По крайней мере, так считают проверяющие организации. Какие «бумажки» должны всегда сопровождать аптечный товар, и что делать, если они по какой-либо причине отсутствуют?

Формы первичных учетных документов, применяемые аптеками, введены в Методических рекомендациях для практических и научных работников «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории Российской Федерации», утвержденных Минздравом России 14.05.98 г. № 98/124.

Помимо этого, действуют и иные нормативные документы:

• постановление Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах»;
• постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты»;
• приказ Минздрава СССР от 04.10.80 № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения» (с изменениями от 16.05.83, 19.11.84, 15.03.85, 24.07.85, 05.09.85, 05.09.88, 08.09.88, 10.08.93, 03.07.95, 25.02.98);
• типовая инструкция по заполнению форм первичной медицинской документации лечебно-профилактических учреждений (без документов лабораторий), утвержденных приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 г. № 1030 (утв. Минздравом СССР от 20 июня 1983 г. № 27-14/70-83) (с изменениями от 25 января 1988 г.).

ОПРАВДАТЕЛЬНЫЕ, ОНИ ЖЕ ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ

Согласно правилам, все хозяйственные операции, проводимые аптечной организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и складской учет.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Передача товара от поставщика к покупателю оформляется товаро-сопроводительными (сопроводительными) документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть: накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры. Все лекарственные средства, парафармацевтическая продукция, товары медицинского назначения и иные товары должны быть сертифицированы и снабжены установленными законом сопроводительными документами относительно каждого наименования товара (лицензии, сертификаты качества (соответствия), инструкции на русском языке и проч.). В случае их отсутствия на момент визита проверяющих из различных госорганов, аптеку ждет штраф.

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Основным документом, подтверждающим правомерность нахождения товара в собственности аптеки, является договор. Он может называться договором купли-продажи или договором поставки. Все сопроводительные документы (в том числе счета) выписываются на основе договора.

Основным товаросопроводительным документом, удостоверяющим количество и качество проданного товара, является накладная. Накладная должна быть выписана поставщиком товара в четырех экземплярах: два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), и два — у покупателя (для бухгалтерии аптеки и для материально ответственного лица).

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Когда проверка фактического наличия товара в таре не производится, то в сопроводительном документе делают специальную отметку об этом. Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на эти документы (накладная, товарно-транспортная накладная и др.) накладывается штамп организации-покупателя и ставится подпись доверенного лица аптеки. Полное оформление накладной — печати поставщика и получателя и подписи материально-ответственных лиц (отпустившего и принявшего товар).

Обычно аптека заверяет своим штампом накладную, когда приемка осуществляется на ее складе. Однако, если товар принимают вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально ответственным лицом от аптеки по доверенности, обязательно с предъявлением паспорта. При этом, печать организации-получателя (аптеки) на накладной не ставится: достаточно того, что ею заверена доверенность. Получение товаров удостоверяется подписью лица, которому выдана доверенность, причем эта подпись должна быть идентична указанной в доверенности.

При получении товара аптечная организация получает сопроводительный (упаковочный) лист; он предъявляется при отправке товаров почтой, железной дорогой, автомобильным, водным и воздушным транспортом или другими транспортными средствами. Фармацевтические организации, получающие товар по почте, на его недостачу составляют специальный акт (формы № А-1.2 и № А-1.4), о чем делается отметка в сопроводительном документе.

Первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственных операций, являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и должны содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
• личные подписи указанных лиц.

СЛОЖНОСТИ

Как мы уже рассказывали в статье «Проверки на дорогах: государственная торговая инспекция» (N 9, 2005 «Фармацевтического обозрения»), сертификатами качества, декларацией о соответствии и другими товаросопроводительными документами вправе заинтересоваться инспекторы Госторгинспекции, санитарно-эпидемиологический надзор и органы фармацевтического надзора. При этом чаще всего аптеки «попадаются» на отсутствии сертификатов соответствия.

Если сертификат соответствия потребует предъявить налоговая инспекция, аптечный работник вправе отказать: налоговый инспектор может проверять сопроводительные документы, свидетельствующие о факте приемки и последующей реализации товара, но требовать предоставления лицензии или сертификатов качества на товар права не имеет.

Договор, заключенный с поставщиком, может быть потребован практически всеми проверяющими организациями. Например, налоговой инспекцией, при проверке квартальной отчетности, для списания расходов при определении налогооблагаемой прибыли.

Одной из распространенных проблем является также задержка в получении аптекой счета-фактуры: не все поставщики могут похвастаться точностью в этом отношении. Это настоящая «головная боль» для бухгалтера аптеки. Если документ получен уже после сдачи налоговой декларации (то есть на счете-фактуре стоит дата того отчетного периода, в котором прошли оплата и получение товара, а сам документ поступил уже позже, когда срок отчета прошел), бухгалтер вынужден каждый раз посещать налоговую инспекцию и вносить изменения в уже составленный документ. Однако существует письмо Минфина России от 23 июня 2004 г. № 03-03-11/107, из которого следует, что исправлять отчет нет необходимости. Фирма может уменьшить НДС именно в месяц поступления счета-фактуры. Чтобы при проверке налогового вычета инспекция не обнаружила разницу между суммой, указанной в декларации, и той, что указана в книге покупок, изменения в книгу покупок также можно не вносить. Тем более что эта обязанность законом не предусмотрена.

Если счет-фактура был направлен по почте, штамп на конверте подтвердит его задержку. В крайнем случае — проставьте дату получения счета-фактуры вручную, прямо на документе.

В правовой практике сопроводительный документ как термин отсутствует. Так принято обозначать комплекс документации, включающий договор, счета, накладные.

Первичная учетная документация — правовое понятие, притом достаточно широкое: помимо сопроводительных документов, это также товарно-кассовые чеки, квитанции, «расходники», «приходники» и др.

В накладной должны быть указаны:

• номер и дата выписки;
• наименование поставщика и покупателя;
• наименование и краткое описание товара;
• количество товара;
• цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

---