Статья: Направление сотрудников в служебную командировку

(Мухин С.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 4)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 4

НАПРАВЛЕНИЕ СОТРУДНИКОВ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ

В статье рассмотрены вопросы, связанные со служебными командировками.

Понятие служебной командировки раскрыто в ст. 166 ТК РФ: это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Для справки. Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).

По какой форме составляется приказ?

Пунктом 3 Положения № 749 установлено, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким образом, для направления работника в командировку необходим распорядительный документ.

В этих целях формируется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т-9 либо ф. Т-9а (при направлении группы работников)).

Если правилами документооборота, утвержденными в рамках учетной политики, установлено требование применять унифицированные формы электронных документов или ведение учета передано по решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа власти или местной администрации в рамках централизации полномочий, то оформляется решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512) или решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515) (Письмо Минфина России от 18.03.2021 № 02-07-10/19776).

Этот документ создает в электронном виде уполномоченное лицо или командируемый работник (Письмо Минфина России от 23.12.2020 № 02-07-10/116586).

Если руководство учреждения вносит изменения в решение о направлении работника в командировку, то заполняется форма 0504513 либо 0504516 (если командировка оформляется за границу). Также она применяется для изменения расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой по ранее утвержденному решению о командировании работника (подотчетного лица).

В решение могут вноситься следующие изменения:

1. корректирующие — в связи с изменениями условий командирования (изменение маршрута, срока командирования);

2. финансовые — в связи с изменением итоговой суммы решения о командировании без изменения условий командирования;

3. аннулирующие — в связи с отменой командировки.

Как определяется срок командировки?

Согласно п. 4 Положения № 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

При этом днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее — последующие сутки.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Как разъяснили чиновники Минтруда, время, затраченное работником на проезд к месту командировки и обратно, тоже относится к периоду командировки. В связи с этим средний заработок ему должен быть выплачен за этот день (за день отъезда и приезда) как за день командировки. Таким образом, в день отъезда в командировку или возвращения из нее, приходящийся на выходной день работника, учитываются часы с момента отправления (прибытия) транспорта до окончания суток выходного дня, то есть выходной, приходящийся на отъезд в командировку (прибытие из командировки) (Письмо от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110).

Как оплачиваются дни нахождения в командировке?

В силу ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой.

Пункт 9 Положения № 749 предусматривает, что средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Заметим, что указанная норма касается и однодневных командировок. Если учреждение проигнорирует положения п. 9 Положения № 749 и выплатит заработную плату работникам за однодневные командировки, то данный факт будет зафиксирован при проверке и учреждение привлекут к административной ответственности за нецелевое использование бюджетных средств (см. Постановление АС СКО от 21.01.2022 № Ф08-14301/2021 по делу № А32-17227/2021).

В Письме Роструда от 07.12.2021 № ПГ/35544-6-1 отмечено, что за работником, не выполнявшим служебного поручения в выходной (нерабочий) праздничный день, средний заработок не сохраняется при условии, что в графике командирующей организации этот день является нерабочим.

Как оплачиваются выходные дни в командировке?

Согласно ст. 111 ТК РФ всем работникам предоставляются выходные дни (еженедельный непрерывный отдых). В соответствии со ст. 107 ТК РФ выходные дни относятся к времени отдыха, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (функций) и которое он использует по своему усмотрению.

Пунктом 5 Положения № 749 определено, что оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Таким образом, день отъезда, приезда работника в командировку в выходной день, а также привлечение его к работе в выходной день необходимо компенсировать по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ (см. Письмо Минтруда России от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110).

Напомним, что работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере, в том числе работникам, получающим оклад (должностной оклад):

• в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени;
• в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Оплата в повышенном размере производится всем работникам за часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день. Если на выходной или нерабочий праздничный день приходится часть рабочего дня (смены), то в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день (от 0 до 24 часов).

При исчислении размера платы за работу в выходные или нерабочие праздничные дни необходимо учитывать не только тарифные ставки (оклады), но и компенсационные и стимулирующие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (см. Постановление КС РФ от 28.06.2018 № 26-П).

Конкретные размеры платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

По желанию работника, трудившегося в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ч. 4 ст. 153 ТК РФ).

Правомерна ли выплата повышенных суточных?

Нормами ст. 168 ТК РФ определено, что порядок и размеры возмещения работникам, заключившим трудовой договор о работе, расходов, связанных со служебными командировками, определяются:

• в федеральных государственных учреждениях — нормативными правовыми актами Правительства РФ;
• в государственных учреждениях субъектов РФ, муниципальных учреждениях — нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления соответственно.

Для справки. Федеральные учреждения руководствуются Постановлениями Правительства РФ от 02.10.2002 № 729, от 26.12.2005 № 812, от 22.08.2020 № 1267.

Так, согласно Постановлению Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 размер суточных, выплачиваемых командированным работникам федеральных учреждений, составляет 100 руб. за каждый день нахождения в командировке. Выплатить суточные сверх норм, установленных законодательством, можно либо за счет экономии средств субсидии (для федеральных учреждений такая возможность предусмотрена п. 3 данного Постановления), либо за счет средств от приносящей доход деятельности (возможность осуществления таких выплат и их размер должны быть определены локальным актом учреждения).

Что касается учреждений субъектов РФ, в каждом регионе действует свой нормативный акт. Как правило, положения данных документов аналогичны федеральному законодательству. Повышенные размеры суточных разрешены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

В Постановлении АС ВВО от 09.03.2021 № Ф01-446/2021 по делу № А29-411/2020 суд отметил, что выплачивать суточные в большем размере, чем это предусмотрено нормативным актом субъекта РФ, за счет средств ОМС неправомерно.

Здесь же следует указать, что в соответствии с п. 11 Положения № 749 суточные за однодневные командировки по России не выплачиваются. Суточные при однодневных командировках за пределы РФ выплачиваются в размере 50% от суммы суточных для загранкомандировок, установленных нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ст. 168 ТК РФ, п. 20 Положения № 749).

Оплачивается ли проезд в метро в командировке?

Согласно п. 12 Положения № 749 расходы на проезд командированного включают расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. Также компенсируется страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению постельных принадлежностей в поездах. Возмещение иных транспортных расходов данным Положением не предусмотрено.

Таким образом, работодатель — федеральное государственное учреждение возмещает работнику командировочные расходы на проезд в транспорте общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта (Письмо Минтруда России от 28.09.2020 № 14-2/ООГ-15415).

Как подтвердить авиаперелет, если билет приобретен через Интернет?

Согласно Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134 маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Поэтому если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета), в которой указана стоимость перелета, подтверждающая перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

При этом организация должна подтвердить потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт перевозки работника. Одним из таких документов может являться посадочный талон со штампом о прохождении досмотра в аэропорту или другой любой документ, подтверждающий факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки (Письмо Минфина России от 20.01.2022 № 03-03-07/3198).

Возмещаются ли работнику бонусы, предоставленные ему перевозчиком?

Рассмотрим следующую ситуацию. При направлении в командировку работник приобрел авиабилеты, оплатив их личной банковской картой с учетом бонусов, что снизило стоимость билетов. Поскольку по месту работы будет компенсироваться стоимость авиабилетов, то в каком размере она должна быть возмещена: в полном объеме, включая потраченные личные бонусы, или за минусом скидки?

В Письме от 23.12.2021 № 14-6/ООГ-12256 Минтруд России указал, что Положение № 749 предусматривает возмещение расходов на проезд в командировку на основании документов, подтверждающих эти расходы. Порядок возмещения расходов в государственных (муниципальных) учреждениях закреплен соответствующим нормативным актом в зависимости от уровня бюджета (см. ст. 168 ТК РФ). Как уже было отмечено, федеральные государственные учреждения руководствуются Постановлением Правительства РФ № 729. Так, согласно п. 1 данного документа проезд в командировку возмещается в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда воздушным транспортом в салоне экономического класса.

При использовании воздушного транспорта для проезда работников к месту командирования и (или) обратно к постоянному месту работы проездные документы оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств — членов ЕЭС. Исключение составляют случаи, когда указанные авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования работника либо когда оформление (приобретение) проездных документов на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту командирования работника и (или) обратно.

Таким образом, работодатель возмещает фактическую стоимость проезда, указанную в подтверждающем документе. При этом необходимо учесть, что:

1. первичным учетным документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни (подтверждение расходов на проезд, связанный со служебной командировкой), является кассовый чек или бланк строгой отчетности (см. Письмо Минфина России от 10.08.2020 № 02-06-10/73528). Акт об оказании услуг (агентских услуг) по приобретению, оформлению и выдаче электронных билетов не является документом, подтверждающим получение услуги перевозчика (расходы на перевозку подотчетного лица) (см. Письмо Минфина России от 20.08.2020 № 02-06-10/73254);

2. приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы, оформленные с нарушениями законодательства РФ, к учету не принимаются, так как такие расходы не имеют надлежащего документального подтверждения (Письмо Минфина России от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).

Как оплачиваются командировочные расходы при отсутствии документов?

Командировочные расходы должны быть подтверждены:

• приказом о направлении сотрудника в командировку на определенный срок;
• авансовым отчетом работника об израсходованных в командировке суммах.

При этом авансовый отчет — это документ, которым работник подтверждает не только произведенные им расходы, но и время нахождения его в командировке (с учетом времени проезда до пункта назначения), необходимое для обоснованного исчисления подлежащих оплате суточных (Письмо Минфина России от 20.08.2020 № 02-06-10/73254).

Отметим, что при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работнику следует представить служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащие подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (выбытия из места командировки) (п. 7 Положения № 749).

Таким образом, если у работника нет документов, подтверждающих проезд и проживание, он представляет служебную записку и (или) иной документ (см. Письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1).

Как отмечено в Определении Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 20.07.2021 № 2-4639/2020, отсутствие документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ, подтверждающих фактические расходы работника по найму жилого помещения за период его служебной командировки, является основанием для возмещения ему расходов в размере 12 руб. в сутки. Основание — пп. «а» п. 1 Постановления № 729.

В случае отсутствия у командированного работника документов на проезд расходы можно подтвердить справкой транспортной компании (дубликат, копия билета), содержащей необходимую информацию, позволяющую идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (Письмо Минфина России от 24.09.2019 № 03-03-07/73284), либо возместить расходы исходя из минимальной стоимости проезда (см. п. 1 Постановления Правительства РФ № 729).

Как отражаются командировочные расходы в учете?

Перечисление денежных средств на банковскую карту командированному работнику на оплату проезда к месту служебной командировки и обратно, суточных и расходов на наем жилого помещения отражается по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и относится на следующие подстатьи КОСГУ (п. 48.1.1.2 Порядка № 85н <1>):

• 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» — в части возмещения суточных (п. 10.1.2 Порядка № 209н <2>);
• 226 «Прочие работы, услуги» — в части возмещения расходов на проезд и проживание (п. 10.2.6 Порядка № 209н).

---

<1> Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структура и принципы назначения, утв. Приказом Минфина России от 06.06.2019 № 85н.

<2> Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. Приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н.

В случае если денежные средства перечисляются контрагентам по гражданско-правовым договорам, то для отражения таких расходов нужно учитывать их экономическое содержание. Так, приобретение железнодорожных либо авиабилетов для проезда к месту командировки будет отражено по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьей 222 «Транспортные услуги» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н, п. 10.2.2 Порядка № 209н). Проживание в гостинице будет оформлено по КВР 244 и подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка № 209н).

Кратко сформулируем основные выводы.

1. При направлении работника в служебные командировки учреждение должно руководствоваться Положением № 749 и ведомственными нормативными актами, которые регулируют данные вопросы.

2. Период нахождения работника в командировке оплачивается из расчета среднего заработка.

3. Расходы по выплате суточных, проезду и проживанию, осуществляемые за счет средств бюджетов и ОМС, нормированы (следует руководствоваться соответствующим нормативным актом в зависимости от уровня бюджета).

4. Все расходы должны быть документально подтверждены. Первичным учетным документом, подтверждающим проезд и проживание, является кассовый чек или бланк строгой отчетности. Документы, оформленные с нарушениями законодательства РФ, к учету не принимаются.

С. Мухин

---