--- title: "Статья: На что нужно обратить внимание при заполнении формы ЕФС-1?" status: действует canonical: "https://bukva.ai/docs/statya-na-chto-nuzhno-obratit-vnimanie-pri" --- ## Статья: На что нужно обратить внимание при заполнении формы ЕФС-1? # Статья: На что нужно обратить внимание при заполнении формы ЕФС-1? (Петренко Д.) ("Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 6) "Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 6 НА ЧТО НУЖНО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ФОРМЫ ЕФС-1? С 2023 года работодатели подают в СФР отчет по форме ЕФС-1. Форма и Порядок заполнения нового отчета (далее - Порядок заполнения) утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п. Данный отчет новый, поэтому у работодателей возникает много вопросов по его заполнению. На некоторые из них Минтруд России ответил в Письме от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784. Кратко о форме ЕФС-1 Вначале напомним, что отчет по форме ЕФС-1 состоит из трех частей: - титульный лист; - разд. 1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию" - его обязаны заполнять и сдавать все работодатели, у которых есть наемные работники (в том числе дистанционные), а также совместители; - разд. 2 "Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" - он также должен подаваться всеми работодателями. Каждый из названных разделов включает в себя несколько подразделов. Одни из них являются обязательными, другие - заполняются только при наличии соответствующих данных. Разъяснения Минтруда В Письме от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784 чиновники Минтруда России дали ответы на следующие вопросы. | Вопрос | Разъяснения | | --- | --- | | Какая информация должна отражаться в графах 2 "Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ" и 9 "Дата" подразд. "Основание" по договорам ГПХ в подразд. 1.1? | Согласно п. 4.10 Порядка заполнения в графе 9 прописываются дата документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений, дата заключения договора ГПХ, дата прекращения договора ГПХ.
Следовательно, если договор ГПХ заключен 01.02.2023, а работы по договору ГПХ будут выполняться с 05.02.2023 по 31.03.2023, то для мероприятия "Начало договора ГПХ" в графе 2 ставится дата 05.02.2023, в графе 9 - дата 01.02.2023.
Для мероприятия "Окончание договора ГПХ" в графе 2 указывается дата 31.03.2023, в графе 9 - дата прекращения договора ГПХ, 31.03.2023.
Если договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом без указания периода работы, то страхователю следует представить подразд. 1.1 формы ЕФС-1 с отражением в графе 2 даты заключения договора ГПХ, а дата прекращения договора ГПХ фиксируется в соответствии с актом о выполненных работах | | Что нужно указать в графе 11 "Индивидуальный номер рабочего места" подразд. "Результат специальной оценки условий труда", если в карте СОУТ нет указания на индивидуальный номер рабочего места, только проставлены номера аналогичных рабочих мест? | В силу п. 5.49 Порядка заполнения в графе 11 ставится индивидуальный номер рабочего места в соответствии с картой СОУТ. При проведении СОУТ рабочим местам в обязательном порядке присваивается индивидуальный номер. Он наравне с информацией о численности работников, перечнем вредных факторов, гарантиями, СНИЛС работников передается во ФГИС СОУТ.
В соответствии с п. 2 ч. 2 ст. 18 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ во ФГИС СОУТ объектом учета в отношении рабочего места в том числе является индивидуальный номер рабочего места, который при внеплановой и (или) повторной СОУТ должен полностью совпадать с первоначально указанным для данного рабочего места. Пунктом 4 Инструкции по заполнению формы отчета о проведении СОУТ (Приложение 4 к Приказу Минтруда России от 24.01.2014 N 33н) предусмотрено требование к количеству знаков в индивидуальном номере рабочего места (не более 8 знаков: от 1 до 99 999 999). Аналогичные рабочие места обозначаются номером с добавлением прописной буквы "А" | | В феврале 2023 года в организации:
- был осуществлен перерасчет заработной платы работникам за январь этого года в соответствии с индексацией оплаты труда на 5,5% на основании распоряжения регионального правительства;
- утверждено штатное расписание с новыми должностными окладами (из-за индексации), действующее с 01.01.2023. Какие сведения нужно указать в подразд. 1.3 за январь 2023 года - с учетом индексации или без нее? | Если перерасчет с учетом индексации уже произведен, то сведения за январь по подразд. 1.3 представляются с учетом индексации. Если перерасчет не произведен, то сведения подаются без учета индексации (как только перерасчет за январь 2023 года будет произведен, необходимо представить подразд. 1.3 за январь 2023 года с типом сведений "Корректирующая" | | Какие коды нужно проставлять в графах 12, 13 и 15? | Если должность (профессия), указанная в графе 5, не включена в профессиональные квалификационные группы, то в графах 12 и 13 ставится ноль (0). Если должность (профессия), прописанная в графе 5, включена в профессиональную квалификационную группу, но для нее не определен квалификационный уровень, то в графе 13 пишется ноль (0). Если у работника квалификационная категория отсутствует, то в графе 15 указывается ноль (0) | | Как представляются сведения в подразд. 1.1 по договору ГПХ, если договор заключен с зарегистрированным лицом на год без указания периода работы? | В соответствии со ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. При этом ст. 425 ГК РФ установлено, что договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Законом или договором может быть предусмотрено, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору.
Если договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом на год без указания периода работы, но при этом акт об оказании услуг (выполнении работ) составлен до окончания срока действия договора, то страхователю следует представить подразд. 1.1 формы ЕФС-1 с отражением даты прекращения договора ГПХ в соответствии с актом о выполненных работах.
В графе "Основание" прописывается наименование договора ГПХ (при окончании договора ГПХ - акт об оказании услуг (акт о выполненных работах)) | | Как отражаются сведения в подразд. 1.1 по договору ГПХ, если дата начала периода работы ранее даты заключения договора? Например, договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом 13.03.2023 с датой начала работ 20.02.2023 | Согласно ч. 1 ст. 425 ГК РФ договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. При этом стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим до заключения договора, если иное не установлено законом или не вытекает из существа соответствующих отношений.
В соответствии с п. 4.3 и 4.10 Порядка заполнения в подразд. 1.1. формы ЕФС-1 указываются дата начала периода работы по договору ГПХ (20.02.2023) и дата заключения договора ГПХ (13.03.2023).
Подраздел 1.1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности" в составе формы ЕФС-1 страхователю необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом договора ГПХ | | Необходимо ли при окончании договора ГПХ с датой после 01.01.2023 в подразд. 1.1 вместе с мероприятием "Окончание договора ГПХ" указывать предшествующее мероприятие "Начало договора ГПХ" по договору, заключенному до 01.01.2023? | В силу ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ страхователь представляет в отношении лиц, заключивших договоры ГПХ, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), сведения о дате заключения, дате прекращения и иные реквизиты договора гражданско-правового характера о выполнении работ (об оказании услуг).
С учетом того, что сведения по форме ЕФС-1 подаются страхователем начиная с 01.01.2023, обязанность по представлению сведений о дате заключения договора ГПХ за отчетные периоды до указанной даты законодательством не предусмотрена.
Сведения о периодах работы застрахованных лиц, работающих по договорам ГПХ, за отчетные периоды до 01.01.2023 направлялись по форме СЗВ-СТАЖ (утверждена Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п) | | Как представляются сведения в подразделе 1.1 по договору ГПХ, в случае если физическое лицо утрачивает статус самозанятого в период действия договора (у страхователя возникает обязанность по начислению страховых взносов и представлению отчетности по форме ЕФС-1)? | Согласно ч. 1 ст. 451 ГК РФ существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора, является основанием для его изменения или расторжения, если иное не предусмотрено договором или не вытекает из его существа.
Если самозанятый утрачивает право применения специального налогового режима, то у организации-заказчика в отношении указанных лиц возникает обязанность по уплате страховых взносов, данное обстоятельство считается существенным при заключении договора ГПХ и является основанием для его расторжения и заключения нового договора ГПХ непосредственно с физическим лицом, которое уже не является самозанятым, применяющим специальный налоговый режим.
Сведения по новому договору ГПХ необходимо представить по форме ЕФС-1 в территориальный орган СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) нового договора ГПХ с физическим лицом | | Договор ГПХ заключен на период с 01.02.2023 по 01.03.2023. Можно ли также заранее подать сведения о расторжении договора, например 27.02.2023? | На основании ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ страхователь представляет в отношении лиц, заключивших договоры ГПХ, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), сведения о дате заключения, дате прекращения и иные реквизиты договора гражданско-правового характера о выполнении работ (об оказании услуг).
С учетом того, что сведения необходимо представлять на следующий день после заключения или прекращения договора ГПХ, для исключения нарушения срока возможно представление сведений об окончании договора ГПХ одновременно при представлении сведений о начале договора ГПХ | | Включаются ли в электронную трудовую книжку (ЭТК) периоды учебы и службы в армии, которые имеются в трудовой книжке? | В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет ее в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете.
В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.
Таким образом, включение в ЭТК сведений о периодах учебы и службы в Вооруженных Силах законодательством не предусмотрено | | В какой срок нужно подать сведения для индивидуального (персонифицированного) учета за отчетные периоды до 01.01.2023 в отношении застрахованных лиц, уволенных страхователями и восстановленных на работе по решению (определению) суда, вынесенному в 2023 году? | Согласно ст. 396 ТК РФ решение о восстановлении на работе незаконно уволенного работника, о восстановлении на прежней работе работника подлежит немедленному исполнению. Частью 1 ст. 106 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ определено, что требование о восстановлении на работе незаконно уволенного работника считается фактически исполненным, если работник допущен к исполнению прежних трудовых обязанностей и отменен приказ (распоряжение) о его увольнении.
Таким образом, при поступлении решения (определения) суда, вынесенного в 2023 году, согласно которому застрахованное лицо должно быть восстановлено на работе, страхователю необходимо не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об отмене приказа об увольнении, представить сведения по форме СЗВ-ТД, заполненной в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе "Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении" проставляется знак "Х" | | Каким юридическим лицам необходимо сдавать подразд. 1.3? | Данный подраздел обязаны представлять те организации, чей основной ОКВЭД содержится в Перечне видов деятельности, утвержденном Приказом Минтруда России от 02.09.2022 N 507н, которые одновременно являются респондентами по формам федерального статистического наблюдения, утвержденным Приказом Росстата от 26.12.2022 N 980 (ОКУД 0606048, 606047, 606045, 606049, 0606046) | | Нужно ли в подразд. 1.3 фиксировать информацию о работниках, находящихся в отчетном периоде в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением ребенка со дня рождения усыновленного ребенка, а также в отпусках по уходу за ребенком? | Сведения о таких работниках в подразд. 1.3 отражать не требуется | | Какие данные о выплатах необходимо отражать в подразд. 1.3 за отчетный месяц при подаче сведений о трудовой деятельности сотрудника: выплаты, начисленные в отчетном месяце, или выплаты, начисленные за отчетный месяц? | При подаче сведений в подразд. 1.3 за отчетный месяц нужно представить информацию о выплатах, начисленных за отчетный месяц (при подаче сведений за январь 2023 года необходимо отразить данные о заработной плате, начисленной за январь 2023 года, то есть содержащиеся в расчетном листке за соответствующий месяц). Если согласно локальным нормативным актам определенные выплаты начисляются в более поздние периоды (например, годовая премия работнику начисляется за февраль и отражается в расчетном листке за февраль), то соответствующие выплаты требуется отразить в отчете за февраль вне зависимости от того, как они названы. Если сотрудник уходит в очередной отпуск (по графику), а выплаты ему выплачены в предыдущем месяце и начислены согласно расчетному листку за предыдущий месяц, то соответствующие выплаты должны быть отражены в отчете за предыдущий месяц | | Как отражать в форме ЕФС-1 перерасчеты (в том числе удержания из заработной платы) за предыдущие периоды? | Сведения обо всех перерасчетах (корректировках, удержаниях, исправлениях ошибок) необходимо подавать дополнительно в подразд. 1.3 с отметкой, что это корректируемые данные (тип представляемой формы "Корректирующая"), и с указанием корректируемого периода (в поле "Корректируемый (отменяемый) период") | | Как в подразд. 1.3 прописать сведения по двум договорам с абсолютно идентичными условиями работы? | В отчете не допускается наличие полного дубликата комбинации, являющейся идентификатором трудового договора для зарегистрированного лица, а именно комбинации значений в записи по графам:
- 2 "Дата начала" подразд. "Период работы в отчетном месяце";
- 3 "Дата окончания" подразд. "Период работы в отчетном месяце";
- 4 "Наименование структурного подразделения; OID";
- 5 "Наименование должности";
- 8 "Код" подразд. "Специальные (отраслевые) условия занятости";
- 9 "Значение" подразд. "Специальные (отраслевые) условия занятости";
- 10 "Вид" подразд. "Информация о договоре";
- 11 "Срок" подразд. "Информация о договоре";
- 12 "Профессиональная квалификационная группа";
- 13 "Квалификационный уровень";
- 16 "Число занятых штатных единиц (по должности (профессии)";
- 18 "Размер фиксированной части в соответствии со штатным расписанием (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки)".
Если у сотрудника организации заключено два договора с абсолютно идентичными условиями (идентификаторами трудового договора для зарегистрированного лица), то эти договоры необходимо объединить в одну запись с суммированием значений граф 16, 18 - 20, 22, 24 - 25 | | Как указать в подразд. 1.3 сведения по работнику, который занимает более одной штатной единицы по штатному расписанию, при наличии ограничения по графе 16 "Число замещаемых штатных единиц (по должности)" не более 1? | Ранее установленное максимально допустимое значение по графе 16 увеличено до 2 единиц | | Правила логического контроля не позволяют отразить в отчете сведения о работе одновременно по внутреннему и внешнему совместительству в одной организации. Что делать? | Согласно ст. 60.1 ТК РФ заключать договор по внутреннему совместительству допускается только в случае, если у данного работодателя работник выполняет основную работу. Если у работодателя с работником заключен трудовой договор по внешнему совместительству, то иные договоры с названным работником у этого работодателя также должны быть заключены по внешнему совместительству | | Как заполнять в подразд. 1.3 сведения о размере тарифной части в соответствии со штатным расписанием и норме количества рабочих часов (графы 18 и 19) для работников, у которых число занимаемых штатных единиц по должности (графа 16) принимает значение, не равное 1? | Графы 18 и 20 необходимо заполнять пропорционально числу занимаемых штатных единиц по должности (рассчитывать индивидуальный оклад и норму). То есть если работник согласно трудовому договору занимает 0,5 штатной единицы, размер тарифной части в расчете на 1 штатную единицу равен 20 000 руб., а норма количества рабочих часов за месяц в расчете на 1 штатную единицу равна 136 ч, то по данному сотруднику значение в графе 18 составит 10 000 руб. (20 000 руб. x 0,5), а в графе 20 - 68 ч (136 ч x 0,5) | | Что делать, если в классификаторе кодов наименования должности (профессии), используемом при заполнении формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета...", отсутствует наименование должности, которую замещает сотрудник в соответствии со штатным расписанием? | В случае отсутствия наименования должности по штатному расписанию в Классификаторе кодов наименования должности (профессии) (утвержден Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п) следует указывать наиболее подходящее (наиболее близкое по выполняемым трудовым функциям) обобщенное наименование должности (профессии) | | Как нужно отражать в подразд. 1.3 оплату временной нетрудоспособности, отпускные, выплаты по среднему заработку за время нахождения в служебной командировке, компенсации за неиспользованные дни отпуска? | Начисленные суммы по оплате первых трех дней временной нетрудоспособности и выплатам по среднему заработку за время нахождения в служебной командировке необходимо отразить в подразд. 1.3 в графе 24 "Сумма (руб.)" с указанием в графе 23 "Код выплаты" кода СЗ-04 ("Иные выплаты по среднему заработку").
Начисленные суммы по оплате ежегодного отпуска (основного и дополнительного) и компенсациям за неиспользованные дни отпуска требуется показать в отчете в графе 24 "Сумма (руб.)" с указанием в графе 23 "Код выплаты" кода СЗ-01 ("Оплата ежегодного отпуска (основного и дополнительного)").
Начисленные суммы по оплате иных видов отпусков следует прописать в отчете в графе 24 "Сумма (руб.)" с указанием в графе 23 "Код выплаты" кода СЗ-03 ("Оплата иных видов отпусков") | Д. Петренко Эксперт журнала "Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение" Подписано в печать 29.05.2023 ---