Статья: Минфин дополнил перечень форм электронных документов

(Зарипова М.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, № 2)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2023, № 2

МИНФИН ДОПОЛНИЛ ПЕРЕЧЕНЬ ФОРМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Приказом Минфина России от 07.11.2022 № 157н внесены изменения в Приложения 1 — 5 к Приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (далее — Методические указания). Перечень электронных форм дополнен новыми формами. О них мы расскажем в статье.

Состав новых электронных документов

Итак, перечень электронных документов, применяемых для ведения бухгалтерского учета, дополнен:

1. шестью формами электронной «первички»:

• актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454);
• актом о списании транспортных средств (ф. 0510456);
• актом о списании материальных запасов (ф. 0510460);
• актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461);
• актом о результатах инвентаризации (ф. 0510463);
• накладной на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458);

2. двумя регистрами бухгалтерского учета:

• инвентарной карточкой учета нефинансовых активов (ф. 509215);
• инвентарной карточкой группового учета нефинансовых активов (ф. 509216).

Отметим, что перечисленные новые электронные документы применяются с 1 января 2024 года либо раньше по усмотрению учреждения или централизованной бухгалтерии. С 2023 года их в обязательном порядке применяют федеральные органы и казенные учреждения, которые по решению Правительства РФ передали учет Федеральному казначейству.

Основание принятия к учету электронной «первички»

Ранее Минфин России отмечал, что электронные первичные учетные документы принимаются к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения (уполномоченного им лица) (см. Письмо от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 <1>).

---

<1> «О Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов».

В соответствии с СГС «Концептуальные основы» <2> предусмотрено два варианта подписания электронных документов:

• простой электронной подписью (ЭП);
• квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП).

---

<2> Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н.

Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера. Получить квалифицированную ЭЦП юридические лица смогут на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.

Ниже рассмотрим новые электронные документы, применяемые при ведении бухгалтерского учета.

Акт о списании объектов нефинансовых активов

(кроме транспортных средств) (ф. 0510454)

В соответствии с п. 64.55 Методических указаний данная форма применяется при оформлении списания объектов учета нефинансовых активов в случае утраты ими потребительских свойств, гибели, уничтожения или невозможности установления местонахождения объектов нефинансовых активов, в том числе при выявлении недостачи (хищении), по результатам инвентаризации. Акт о списании (ф. 0510454) формируется ответственным членом комиссии и оформляется на один или несколько объектов нефинансовых активов по коду аналитической группы нефинансовых активов (недвижимое, особо ценное, иное движимое).

В случае утраты потребительских свойств в результате физического, морального износа акт о списании (ф. 0510454) составляется на основании решения комиссии (ф. 0510440).

В случае утраты потребительских свойств вследствие гибели, уничтожения или невозможности установления местонахождения в результате стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций акт о списании (ф. 0510454) заполняется на основании документов, подтверждающих факт гибели, уничтожения или невозможности установления местонахождения в результате стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций.

Обратите внимание! В случае если по законодательству РФ решение о списании имущества требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом власти), акт о списании (ф. 0510454) утверждается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) только после согласования с главным распорядителем бюджетных средств или учредителем, осуществляющим полномочия собственника имущества.

В соответствии с п. 64.60 Методических указаний акт о списании (ф. 0510454):

• подписывается членами комиссии — простой ЭП, председателем комиссии — ЭЦП;
• согласовывается руководителем-учредителем (уполномоченным им лицом) с применением ЭЦП;
• утверждается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) с применением ЭЦП.

Акт о списании транспортных средств (ф. 0510456)

Данная форма акта применяется аналогично акту (ф. 0510454), только в отношении транспортных средств. Она применяется при списании данных объектов в случае утраты потребительских свойств, гибели, уничтожения или невозможности установления местонахождения транспортного средства, в том числе при выявлении недостачи (хищения) транспортного средства, в результате инвентаризации. Акт о списании (ф. 0510456) формируется на каждый объект транспортного средства (п. 64.61 Методических указаний).

Необходимо учесть, что:

• дата снятия с регистрации (учета) проставляется ответственным членом комиссии после получения подтверждающих документов (например, отметки о снятии с учета в паспорте транспортного средства);
• в случае недостачи (хищения) выбытие объектов производится на основании акта о списании (ф. 0510456) с отражением в инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0509215);
• при выбытии транспортного средства информация с забалансового счета 09 также выбывает;
• выбытие с забалансового счета 02 осуществляется только после утверждения руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) акта (ф. 0510435).

К акту о списании (ф. 0510456) в обязательном порядке прилагаются документы о снятии объекта с регистрационного учета в ГИБДД или иного органа.

Акт о списании (ф. 0510456):

• подписывается членами комиссии — простой ЭП, председателем комиссии — ЭЦП;
• согласовывается руководителем-учредителем (уполномоченным им лицом) с применением ЭЦП;
• утверждается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) с применением ЭЦП.

Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460)

В соответствии с п. 64.71 Методических указаний данная форма акта применяется для оформления комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о списании (выбытии) материальных запасов, учитываемых на балансовых и забалансовых счетах. Указанный акт также применяется при списании:

• в случаях недостачи (хищении), порчи материальных ценностей;
• по истечении срока использования (носки) материальных запасов.

Акт не используется в случаях продажи (реализации) материальных запасов, относимых к группам готовой продукции, в том числе биологической продукции и (или) товаров.

Акт о списании (ф. 0510460) формируется ответственным исполнителем из состава комиссии, уполномоченным на его формирование на основании результатов инвентаризации, решения комиссии (ф. 0510440), информации из иных документов, подтверждающих расход материальных запасов, например отчетов ответственного лица, карточки (ф. 0509097), документов, подтверждающих вручение ценных подарков (сувениров).

Обратите внимание! Акт о списании материальных запасов формируется раздельно для объектов, требующих и не требующих уничтожения (утилизации).

Форма имеет заголовочную часть и содержательную.

В силу п. 64.73 Методических указаний содержательная часть акта о списании (ф. 0510460) формируется по соответствующим аналитическим группам нефинансовых активов, например по аналитической группе «материальные запасы — ОЦДИ», «материальные запасы — иное движимое имущество», с отражением в кодовой зоне соответствующего номера аналитической группы (20, 30) или по номерам забалансовых счетов (материальные ценности, выданные в личное пользование работникам), с отражением в кодовой зоне соответствующего номера забалансового счета (27, 07) в следующем порядке:

• в графе 1 прописывается код строки;
• в графе 2 — основное наименование объекта;
• в графе 3 — дополнительное наименование объекта (код) (при наличии);
• в графах 4 — 5 - учетный номер объекта материальных запасов: уникальный идентификатор, артикул, номер партии или иной реквизит, например номер паспорта объекта, иной идентификатор объекта материальных запасов (при наличии) соответственно.

Для бланочной продукции строгой отчетности в графах 4 — 5 указываются серия и номер соответственно. Для бланков с номерами, следующими подряд, в графе 5 прописываются первый и последний номера через разделительный символ «//». Например, 78478//78492 — выбывают бланки в количестве 15 штук. При указании единственного номера после разделительного символа «//» ставится символ «-». Например, 78487//-;

• в графах 6 и 7 — наименование единицы измерения и код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ) соответственно;
• в графе 8 — норма расхода (при наличии);
• в графе 9 — срок (в месяцах) нахождения в эксплуатации (в носке) — для предметов мягкого инвентаря, вещевого имущества, иных материальных запасов, имеющих срок эксплуатации более 12 месяцев (при наличии);
• в графе 10 — количество фактически списываемых (израсходованных, выбывших, утраченных) объектов материальных запасов;
• в графе 11 — цена за единицу, рассчитываемая согласно принятому учреждением способу списания материальных запасов;
• в графе 12 — стоимость материального запаса, равная произведению граф 10 и 11;
• в графах 13 и 14 — код и наименование причины списания (выбытия) (например, утрачено в результате стихийного бедствия, списано в пределах нормы естественной убыли) соответственно;
• в графе 15 — результат голосования членами комиссии по итогам обсуждения (процент проголосовавших за), отраженного в графе 14 согласно листу голосования, прилагаемому к акту о списании (ф. 0510460);
• в графе 16 — отметка «отказать» в случае, когда по результатам голосования комиссии резолюция, отраженная в графе 14, не поддержана членами комиссии по итогам голосования. В случае поддержания резолюции по итогам голосования графа 15 не заполняется.

К сведению. В случае формирования акта о списании (ф. 0510460) на основании решения комиссии (ф. 0510440) голосование комиссии не проводится (лист голосования не формируется) и графы 14 и 15 не заполняются.

Выбытие материальных запасов с балансовых счетов, забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении», для которых предусмотрены мероприятия по утилизации (уничтожению), осуществляется только после утверждения руководителем учреждения (уполномоченным лицом) акта (ф. 0510435).

Акт о списании (ф. 0510460) (п. 64.74 Методических указаний):

• подписывается членами комиссии — простой ЭП, председателем комиссии — ЭЦП;
• утверждается руководителем учреждения с применением ЭЦП.

Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461)

В силу п. 64.75 Методических указаний акт о списании (ф. 0510461) применяется для оформления комиссией решения о списании (выбытии) бланков строгой отчетности при их оформлении (выдаче), выявлении порчи, хищений, недостаче, порчи при оформлении, отмене в соответствии с правовыми актами.

Он формируется ответственным исполнителем из состава комиссии, уполномоченным на его формирование на основании результатов инвентаризации, а также на основании документов, подтверждающих использование, раздельно по объектам, требующим или не требующим уничтожения.

Акт о списании (ф. 0510461) (п. 64.78 Методических указаний):

• подписывается членами комиссии — простой ЭП, председателем комиссии — ЭЦП;
• утверждается руководителем учреждения с применением ЭЦП.

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463)

Пунктом 64.79 Методических указаний определено, что акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463) применяется для обобщения результатов проведенной инвентаризационной комиссией инвентаризации и ее документального оформления. В нем обобщаются результаты инвентаризации, отраженные в инвентаризационных описях, если инвентаризация по группам объектов была проведена по одному решению (ф. 0510439) и по состоянию на одну дату.

Акт (ф. 0510463) оформляется не позднее дня, следующего за днем окончания инвентаризации по всем группам объектов, проведенных инвентаризационной комиссией.

В случае возникновения нового основания для проведения инвентаризации по группам объектов, по которым инвентаризация завершена, по таким группам объектов необходимо отдельно формировать акт (ф. 0510463) до формирования решения (ф. 0510439) по новому основанию, например смены ответственного лица.

Основанием для составления акта являются данные инвентаризационных описей (сличительных ведомостей).

На основании утвержденного руководителем учреждения акта (ф. 0510463) в соответствии с решением инвентаризационной комиссии не позднее рабочего дня, следующего за днем его утверждения, формируются следующие документы:

• решение комиссии (ф. 0510440);
• акт о приеме-передаче (ф. 0510448);
• накладная (ф. 0510450);
• акт (ф. 0510436);
• решение (ф. 0510437);
• решение (ф. 0510445);
• решение (ф. 0510446);
• приходный кассовый ордер (ф. 0310001) (фондовый);
• расходный кассовый ордер (ф. 0310002) (фондовый);
• соответствующие акты на списание объектов нефинансовых активов (для списания недостач).

Акт (ф. 0510463) состоит из трех разделов (п. 64.80 Методических указаний):

• разд. 1 «Результаты инвентаризации без выявленных отклонений по суммовым (количественным) показателям и качественным характеристикам»;
• разд. 2 «Результаты инвентаризации с выявленными отклонениями»;
• разд. 3 «Результаты выявления качественных характеристик».

В каждом из разделов отражается следующая информация:

• в разд. 1 — перечень инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) в отношении объектов бухгалтерского учета, инвентаризация по которым установила соответствие фактического наличия (состояния) инвентаризируемых объектов учетным данным;
• в разд. 2 — перечень инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) в отношении объектов бухгалтерского учета, инвентаризация по которым установила несоответствие фактического наличия инвентаризируемых объектов учетным данным и (или) наличие неподтвержденных расчетов и (или) обязательств, а также несоответствие учетных данных денежных средств банковским выпискам;
• в разд. 3 — перечень инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) в отношении объектов бухгалтерского учета, инвентаризация по которым установила несоответствие качественных характеристик объектов учетным данным, наличие просроченных (с истекшим сроком исковой давности) расчетов и (или) обязательств (например, объект нефинансового актива не соответствует условиям актива, просроченная задолженность имеет признаки безнадежной задолженности).

К сведению. В случае отсутствия информации по разд. 2 и 3 указанные разделы не формируются и в копии электронного акта (ф. 0510463) на бумажном носителе не отображаются.

Акт (ф. 0510463) (п. 64.103 Методических указаний):

• подписывается членами комиссии — простой ЭП, председателем комиссии — ЭЦП. В случаях если решением (ф. 0510439) назначены рабочие инвентаризационные комиссии, он подписывается председателем комиссии — ЭЦП и уполномоченными председателем комиссии лицами от рабочих инвентаризационных комиссий — простой ЭП;
• утверждается руководителем учреждения с применением ЭЦП.

Накладная на отпуск материальных ценностей

на сторону (ф. 0510458)

В соответствии с п. 64.67 Методических указаний накладная (ф. 0510458) применяется для оформления отпуска материальных ценностей (за исключением готовой продукции и товаров) учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям) — получателям, организациям, физическим лицам при продаже, передаче в целях ремонта или в целях перевозки на основании договоров (контрактов) и других документов.

Обратите внимание! Накладная (ф. 0510458) не применяется для оформления передачи материальных ценностей государственным или муниципальным унитарным предприятиям, а также при передаче или реализации объектов имущества казны и имущества, обращенного в собственность государства.

Накладную (ф. 0510458) формирует ответственный исполнитель, который является сотрудником структурного подразделения — отправителя, передающего материальные ценности, или сотрудником иного структурного подразделения, уполномоченного формировать первичные документы по движению материальных ценностей в учреждении.

Оформляющая часть накладной (ф. 0510458) подписывается (п. 64.70 Методических указаний):

• ответственным лицом, отпускающим материальные ценности, — сотрудником подразделения-отправителя ЭЦП с указанием должности, расшифровки подписи и даты подписания;
• лицом, получающим материальные ценности, — сотрудником контрагента-получателя или физическим лицом простой ЭП с указанием должности, расшифровки подписи и даты подписания;
• ответственным исполнителем — сотрудником, ответственным за оформление накладной (ф. 0510458), простой ЭП, с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания электронного документа.

Накладная (ф. 0510458) утверждается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) с применением ЭЦП.

Данные о движении инвентарных объектов отражаются в инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0509215) или в инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216).

Данные о движении материальных запасов отражаются в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Инвентарная карточка учета

нефинансовых активов (ф. 0509215)

В соответствии с п. 101 Методических указаний названный регистр бухгалтерского учета применяется для индивидуального учета объектов основных средств стоимостью свыше 10 000 руб., непроизведенных и нематериальных активов, прав пользования нематериальными активами, объектов библиотечного фонда стоимостью свыше 100 000 руб. за объект, признаваемых инвентарными объектами нефинансовых активов.

Инвентарная карточка (ф. 0509215):

• открывается при признании (принятии к бухгалтерскому учету) объекта имущества инвентарным объектом нефинансового актива на основании акта о приеме-передаче (ф. 0510448) или решения комиссии (ф. 0510441);
• закрывается при списании объекта нефинансового актива на основании акта о приеме-передаче (ф. 0510448) при безвозмездной передаче объектов нефинансовых активов, акта (ф. 0510435) при утилизации объектов нефинансовых активов, признанных не активом, или решения (ф. 0510442) при продаже объектов нефинансовых активов, признанных не активом.

В оформляющей части инвентарной карточки (ф. 0509215) проставляются должность ответственного исполнителя бухгалтерской службы учреждения (централизованной бухгалтерии), ее сформировавшего, расшифровка подписи, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии) и дата подписания электронного документа.

Инвентарная карточка (ф. 0509215) подписывается ответственным исполнителем бухгалтерской службы учреждения (централизованной бухгалтерии), ее сформировавшим на дату открытия и (или) на дату закрытия, простой ЭП.

Инвентарная карточка группового учета

нефинансовых активов (ф. 0509216)

Данная карточка применяется для учета группы однородных объектов основных средств стоимостью свыше 10 000 руб., относящихся к движимому имуществу, прав пользования нематериальными активами, признаваемых инвентарными объектами нефинансовых активов, имеющих одно и то же назначение, технические характеристики и принятых к учету единовременно по одной балансовой (остаточной) стоимости (п. 115 Методических указаний).

Для объектов библиотечных фондов стоимостью до 100 000 руб. включительно открывается одна инвентарная карточка группового учета (ф. 0509216). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

В оформляющей части инвентарной карточки группового учета (ф. 0509216) проставляются должность ответственного исполнителя бухгалтерской службы субъекта учета (централизованной бухгалтерии), ее сформировавшего, расшифровка подписи, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии) и дата подписания электронного документа.

Она подписывается ответственным исполнителем бухгалтерской службы учреждения (централизованной бухгалтерии) на дату ее формирования по требованию и (или) на дату закрытия простой ЭП (п. 129 Методических указаний).

В заключение отметим, что Приказ Минфина России № 157н применяется:

• при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 1 января 2024 года либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой;
• при ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений — с 1 января 2023 года.

Таким образом, если учреждения примут решение применять новые электронные документы, они должны прописать это в своей учетной политике.

М. Зарипова

---