Статья: Командировочные расходы: применяем электронные первичные документы

(Зарипова М.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, № 3)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, № 3

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ: ПРИМЕНЯЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Приказом Минфина России от 15.06.2020 № 103н (далее — Приказ № 103н) введены электронные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета. В статье поговорим об их применении.

Минфин о применении электронной «первички»

О применении электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета организациями государственного сектора с 2021 года высказались Минфин и Федеральное казначейство.

В Письме от 23.12.2020 № 02-07-10/116586 специалисты финансового ведомства отметили, что в соответствии с общими положениями Методических указаний № 52н <1> первичные учетные документы (сводные первичные учетные документы), регистры бухгалтерского учета составляются:

---

<1> Методические указания по применению форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утв. Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

При этом Минфин подчеркнул, что указанные положения обязательны к применению при формировании учетной политики с 2015 года.

Пунктом 2 Приказа № 103н установлено, что электронные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета применяются субъектами учета согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 01.01.2021.

Под субъектами бухгалтерского учета согласно п. 3 СГС «Концептуальные основы» <2> понимаются:

• государственные (муниципальные) бюджетные и автономные учреждения, иные организации бюджетной сферы, в том числе находящиеся за пределами РФ, осуществляющие согласно бюджетному законодательству РФ бюджетные полномочия по ведению бюджетного учета;
• органы государственной власти, органы местного самоуправления, органы управления государственными внебюджетными фондами РФ, органы управления территориальными государственными внебюджетными фондами, осуществляющие составление и исполнение бюджетов бюджетной системы РФ;

---

Таким образом, с 01.01.2021 субъектам учета (в том числе медицинским учреждениям) необходимо применять электронные документы, утвержденные Приказом № 103н.

Добавим, что новые электронные документы используются в рамках централизуемых полномочий, осуществляемых согласно соответствующему решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ, местной администрации. Такие документы необходимы в целях обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется информационное взаимодействие (формирование и обмен информацией).

• отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Специалисты казначейства отмечают, что в целях обеспечения единого подхода к организации документооборота формирование и представление указанных документов осуществляются средствами подсистемы учета и отчетности государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами «Электронный бюджет».

Обычное учреждение также может применять в целях ведения бухгалтерского учета новые электронные документы при условии установления таких требований в его учетной политике.

Кроме того, учреждение вправе в правилах документооборота, утвержденных в рамках учетной политики, предусмотреть формирование на бумажном носителе первичных документов по унифицированным формам электронных документов при условии представления в бухгалтерскую службу электронного образа такого документа.

Акцентируем внимание читателей на применении электронных первичных документов в случаях направления работников в командировки и принятия от них отчета о произведенных расходах.

Направление работника в командировку

Пунктом 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), установлено, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Если ведение учета (начисление оплаты труда и иных выплат) передано по решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа власти или местной администрации в рамках централизации полномочий, оформляется решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512).

Обратите внимание! Форма 0504512 в электронном виде заполняется работником (подотчетным лицом) или лицом, уполномоченным на ее заполнение.

• 3 «Финансовое обеспечение».

Часть (раздел) решения (ф. 0504512)	Отражаемая информация
Заголовочная часть	Указываются: - наименование учреждения; - фамилия, имя, отчество командируемого работника, его должность; - в строке «Особый статус (условия)» — информация, которая в соответствии с законодательством РФ изменяет обычные условия командирования, влияющие на нормативы, по которым осуществляется расчет расходов по командировке; - в строке «Документ-основание» — наименование документа, на основании которого работник (подотчетное лицо) направляется в командировку (например, план-график командировок), с проставлением даты и номера такого документа
Раздел 1 «Условия командирования»	Заполняются подразделы: - 1.1 «Служебное задание на командирование». В нем следует прописать служебное задание для командированного работника и заполнить таблицу «Место и сроки командирования». В таблице необходимо указать срок командировки, место назначения командирования; - 1.2 «Условия проезда». Здесь указывается информация о виде транспорта (автобус, поезд, самолет), его категории, классе проезда; - 1.3 «Условия проживания». В подразделе отражаются условия проживания (гостиница, отель), продолжительность проживания, даты заезда, выезда, категория проживания. Данную информацию указывает работник (подотчетное лицо) или уполномоченное лицо либо руководитель структурного подразделения, формирующий задание по командировке. При этом применяется простая электронная подпись
Раздел 2 «Обоснование командировочных расходов»	Заполняются подразделы: - 2.1 «Расчет обязательств по командировке», в котором указываются планируемые расходы подотчетного лица на основании установленных нормативов <*>; - 2.2 «Обоснование расходов, отличных от установленных нормативов». Подраздел формируется в случае, если планируемые расходы по командировке отличаются от установленного в соответствии с законодательством РФ норматива расхода на командировку. Раздел заполняет командированное лицо или уполномоченное лицо либо руководитель структурного подразделения, формирующий задание по командировке. Применяется простая электронная подпись
Справочная информация к разд. 2	Под разд. 2 может быть указана справочная информация в форме таблицы. В ней отражаются суммы задолженности по ранее выданным авансам. Таблицу заполняет лицо, которое ведет учет расчетов с подотчетными лицами. Данные сведения заверяются должностным лицом либо уполномоченным лицом простой электронной подписью
Раздел 3 «Финансовое обеспечение»	Отражается информация о финансовом обеспечении работника (подотчетного лица), направляемого в командировку, в разрезе кодов КОСГУ вида финансового обеспечения (деятельности) (КФО) и финансовых годов, в соответствии с которыми принимаются бюджетные и денежные обязательства. Информация, отраженная в разделе, заверяется руководителем финансово-экономического подразделения (уполномоченным лицом) простой электронной подписью

---

<*> Порядок и размеры командировочных расходов определяются (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ):

• для федеральных учреждений — постановлениями Правительства РФ;
• для учреждений субъекта РФ (муниципальных учреждений) — нормативным правовым актом госоргана субъекта РФ (органа местного самоуправления).

2. финансовые — в связи с изменением итоговой суммы решения о командировании без изменения условий командирования;

3. аннулирующие — в связи с отменой командировки.

Порядок заполнения, подписания и утверждения изменения решения о командировании аналогичен порядку заполнения, подписания и утверждения решения о командировании.

Изменение размера финансового обеспечения в связи с изменением решения о командировании отражается в графе 6 разд. 3 формы.

Отчет о произведенных командировочных расходах

В соответствии с п. 26 Положения № 749 работник после возвращения из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

В данных целях применяется:

• либо авансовый отчет (ф. 0504505) в бумажной форме;
• либо отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) в электронной форме — если ведение учета (начисление работникам зарплаты и иных выплат) по решению высшего исполнительного органа власти или местной администрации передано в рамках централизации полномочий.

Форма 0504520 составляется на основании форм 0504512, 0504513 подотчетным (уполномоченным) лицом согласно документу-основанию, в соответствии с которым принято решение о выдаче подотчетному лицу денежных средств (аванса).

Отчет состоит из заголовочной части и четырех разделов:

Часть (раздел) отчета (ф. 0504520)	Отражаемая информация
Заголовочная часть формы 0504520	Указываются: - наименование учреждения; - фамилия, имя, отчество командируемого работника, его должность; - особый статус (условия) (заполняется аналогично реквизиту формы 0504512); - документ-основание. Под заголовочной частью в табличной части отражаются расчеты по авансовому отчету, а также заполняется уведомление о поступлении отчета на проверку. Уведомление формируется согласно представленным подотчетным лицом документам-основаниям и подписывается ответственным лицом учреждения, в котором трудится работник (подотчетное лицо)
Раздел 1 «Авансовый отчет»	Заполняются подразделы: - 1.1 «Отчет о расходах по командировке», в котором отражается информация о произведенных компенсационных расходах и сумме; - 1.2 «Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема». Подраздел заполняется в случае принятия решения о выдаче денежных средств под отчет в соответствии с заявкой-обоснованием закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518)
Раздел 2 «Отчет о выполненной работе в командировке»	Раздел формируется при направлении работника (подотчетного лица) в командировку. Работник (подотчетное лицо) указывает цель служебной командировки в соответствии с принятым решением о командировании и результаты выполненной работы
Раздел 3 «Обоснование расходов, отличных от установленных нормативов»	Заполняется при отклонении расходов, фактически произведенных подотчетным лицом в командировке, от расходов, предусмотренных в соответствующем решении о командировании, с обоснованием подотчетным лицом возникших отклонений расходов
Раздел 4 «Обязательства»	Заполняются подразделы: - 4.1 «Принятые расходы по командировке (по компенсационным расходам)», в котором отражается информация о принятых расходах подотчетного лица, а также о корректировке денежных обязательств, ранее принятых в соответствии с решениями о командировании, решением о компенсации; - 4.2 «Принятые денежные обязательства», в котором указывается информация об увеличении (уменьшении) ранее принятых бюджетных (денежных) обязательств

Информация, отраженная в разд. 2 «Отчет о выполненной работе в командировке» и 3 «Обоснование расходов, отличных от установленных нормативов» отчета, заверяется простой электронной подписью подотчетного лица и руководителя структурного подразделения.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

В соответствии с ч. 1 ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему командировочные расходы, в том числе на проезд, наем жилого помещения и суточные.

Перечисление денежных средств на банковскую карту командированному работнику на оплату проезда к месту служебной командировки и обратно, суточных и найма жилого помещения отражается по коду вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и относится на следующие подстатьи КОСГУ (п. 48.1.1.2 Порядка № 85н <3>):

• 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» — в части возмещения суточных (п. 10.1.2 Порядка № 209н <4>);
• 226 «Прочие работы, услуги» — в части возмещения расходов на проезд и проживание (п. 10.2.6 Порядка № 209н).

---

<3> Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации Российской Федерации, их структура и принципы назначения, утв. Приказом Минфина России от 06.06.2019 № 85н.

<4> Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. Приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н.

Пример 1. Больница (бюджетное учреждение) перечислила командированному сотруднику на банковскую карту денежные средства на командировочные расходы в размере 32 500 руб., из них:

• суточные — 2 000 руб.;
• на проезд до места командирования — 10 000 руб. и наем жилого помещения — 20 500 руб.

Все расходы отражены по коду вида финансового обеспечения (КВФО) 2.

В соответствии с Инструкцией № 174н <5> в учете учреждения были сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдача работнику денежных средств под отчет
Перечислены суточные сотруднику учреждения	2 208 12 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 112/подстатья 212 КОСГУ)	2 000
Перечислены расходы на проезд и наем жилого помещения (10 000 + 20 500) руб.	2 208 26 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 112/подстатья 226 КОСГУ)	30 500
После представления работником авансового отчета
Отражены расходы на выплату суточных	2 109 60 212	2 208 12 667	2 000
Отражены расходы на проезд и наем жилого помещения	2 109 60 226	2 208 26 667	30 500

---

<5> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н.

В случае если денежные средства перечисляются контрагентам по гражданско-правовым договорам, то для отражения таких расходов нужно учитывать их экономическое содержание. Так, приобретение железнодорожных либо авиабилетов для проезда к месту командировки будет отражено по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьей 222 «Транспортные услуги» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н, п. 10.2.2 Порядка № 209н). Проживание в гостинице будет оформлено по коду вида расходов 244 и подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка № 209н).

Пример 2. Изменим условия примера 1. Предположим, что проживание в гостинице и железнодорожные билеты к месту командировки и обратно оплачены учреждением авансом по безналичному расчету.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдача работнику денежных средств под отчет
Перечислены суточные сотруднику учреждения	2 208 12 567	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 112/подстатья 212 КОСГУ)	2 000
Оплачены электронные железнодорожные билеты	2 302 22 834	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244/подстатья 222 КОСГУ)	10 000
Получены билеты в кассу учреждения	2 201 35 510	2 302 22 734	10 000
Выданы билеты командированному работнику	2 208 22 567	2 201 35 610	10 000
Оплачена гостиница для командированного работника	2 206 26 564	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244/подстатья 226 КОСГУ)	20 500
После представления работником авансового отчета
Отражены расходы на выплату суточных	2 109 60 212	2 208 12 667	2 000
Отражены расходы на проезд	2 109 60 222	2 208 22 667	10 000
Отражены расходы по проживанию командированного сотрудника на основании его отчета	2 109 60 226	2 302 26 734	20 500
Отражен зачет по оплате предоставленных услуг по проживанию в гостинице	2 302 26 834	2 206 26 664	20 500

Обобщим. С 01.01.2021 субъекты учета (в том числе медицинские учреждения) должны применять электронные документы, утвержденные Приказом № 103н. Они используются, если ведение учета (начисление работникам зарплаты и иных выплат) по решению высшего исполнительного органа власти или местной администрации передано в рамках централизации полномочий. Обычное учреждение также может применять в целях ведения бухгалтерского учета новые электронные документы при условии установления таких требований в его учетной политике.

Кроме того, учреждение вправе предусмотреть в правилах документооборота, утвержденных в рамках учетной политики, формирование на бумажном носителе первичных документов по унифицированным формам электронных документов при условии представления в бухгалтерскую службу электронного образа такого документа.

---