Статья: Какие кассовые ошибки приводят к штрафам?

(Стародубцева И.В.)

(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, № 5)

«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2019, № 5

Порядок ведения кассовых операций регламентируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание № 3210-У). За какие нарушения кассовых операций аптеку оштрафуют налоговики?

Начиная с 01.01.2012 функция контроля за соблюдением кассовой дисциплины возложена на налоговые органы. При проведении кассовых проверок налоговые органы руководствуются Административными регламентами по осуществлению контроля и надзора:

• за соблюдением требований к ККТ <1>;
• за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у ИП <2>.

---

<1> Утвержден Приказом Минфина России от 17.10.2011 № 132н.

<2> Утвержден Приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н.

Сразу отметим: ни в одном из приведенных документов не установлены ни частота, ни период охвата проверки соблюдения кассовой дисциплины, а ст. 4.5 КоАП РФ (п. 3) обозначен срок давности по административной ответственности за административные правонарушения (не позднее одного года со дня совершения административного правонарушения, а при длящемся административном правонарушении — одного года со дня его обнаружения).

Что проверяют налоговики?

В процессе проверки налоговики изучают документы, которыми оформляются кассовые операции, распорядительные документы по кассе (приказ об утверждении лимита кассы), авансовые отчеты, журналы по учету бланков строгой отчетности (БСО) и т.п.

Налоговики осуществляют мониторинг и анализ данных онлайн-касс, проверяют выдачу покупателям чеков ККТ (в том числе путем проведения контрольной покупки), запрашивают дополнительные сведения у аптек, получают доступ к фискальным данным в базе оператора ОФД. Кроме того, они вправе потребовать от аптеки любые документы, относящиеся к объекту проверки.

Следует отметить, что порядок применения ККТ может проверить налоговая инспекция, в которой аптека не состоит на учете. Это возможно в случае, когда инспекция находится в непосредственном подчинении у вышестоящего налогового органа, который инициировал данную проверку (Определение ВС РФ от 01.10.2018 № 305-АД18-9558, п. 23 Обзора правовых позиций ФНС России от 08.10.2018, Информация ФНС России от 12.10.2018).

Топ распространенных «кассовых» ошибок

Теперь перейдем к рассмотрению практических ситуаций, руководствуясь принципом «предупрежден — значит вооружен».

Неоприходование в кассу денежной наличности

Что понимается под термином «полное оприходование»? Оприходованием в кассу денежной наличности считается ряд последовательных действий, которые необходимо совершить в день ее поступления, в том числе оформить приходные кассовые ордера (ПКО) о поступивших наличных денежных средствах в кассу аптеки и внести в тот же день на основании этих ордеров в кассовую книгу записи о поступивших денежных средствах (полное оприходование в кассу наличных денег). Следовательно, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности — несоблюдение совокупности действий, совершаемых при ее поступлении, в том числе неоформление ПКО и невнесение записей по приходу наличности в кассовую книгу (п. 4.6 Указания № 3210-У).

Пунктом 4.7 Указания № 3210-У предусмотрена возможность оформления кассовых документов и кассовой книги на бумажном носителе или в электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, и подписываются собственноручными подписями.

Это означает, что если аптечной организацией не внесены в кассовую книгу (ф. 0310004) все записи, которые должны быть сделаны на основании ПКО (ф. 0310001) и расходных кассовых ордеров (РКО, ф. 0310002), то налоговики расценят данное нарушение как неоприходование наличных денежных средств.

При этом «малышам» (аптекам, относящимся к субъектам малого предпринимательства) штраф могут заменить на предупреждение (ст. 3.4 КоАП РФ). Такое послабление возможно, если аптекой впервые совершено данное нарушение при отсутствии причинения вреда или возникновения угрозы причинения вреда жизни и здоровью людей и при отсутствии имущественного ущерба (п. 2 ст. 3.4 КоАП РФ).

А при малозначительности совершенного административного правонарушения судья может освободить лицо от административной ответственности и ограничиться устным замечанием (ст. 2.9 КоАП РФ, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2018 по делу № А56-61273/2018).

К тому же виду нарушения относится позднее оприходование наличных денежных средств в кассу.

Пример 1. Организация получала денежные средства, которые не были оприходованы в кассу в дни их получения, а приходовались с опозданием в один-два дня.

Разрешая спор в судебном порядке (Решение Арбитражного суда Ярославской области от 07.08.2014 по делу № А82-8959/2014), судьи со ссылкой на п. 4.6 Указания № 3210-У отметили: требования к порядку работы с денежной наличностью и ведению кассовых операций предусматривают ежедневное оприходование в кассу полученных организацией денежных средств.

Вердикт суда: оприходование денежных средств в кассу организации даже с опозданием в один-два дня влечет наступление административной ответственности, но судьи признали совершенное правонарушение малозначительным.

Неверный расчет лимита кассы

Нередко аптеки неверно рассчитывают лимит остатка кассы (то есть предельную величину денег, которую можно оставлять в кассе на конец дня). Согласно п. 2 Указания № 3210-У для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег аптеки распорядительным документом устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.

В случае превышения лимита аптекам грозит штраф в размере (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• от 4 000 руб. до 5 000 руб. — для должностного лица;

Если в аптеке отсутствует распорядительный документ об установлении лимита остатка наличных денег в кассе, считается, что остаток наличных денег в кассе на конец рабочего дня равен нулю (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.07.2018 по делу № А60-8615/2018).

Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплаты социального характера.

Пример 2. При расчете лимита ООО период времени между днями сдачи в банк наличных денег (Nc) установлен с учетом периода времени на размен и инкассацию в размере 5,50. При проверке налоговики вменили аптеке неверный расчет лимита кассы.

Согласно Приложению к Указанию № 3210-У Nc представляет собой период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Названный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, — 14 рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы Nc определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Соответственно, время, затраченное на заказ размена, на его получение и т.п., не может браться в расчет при определении указанного показателя.

С учетом изложенного период времени между днями сдачи в банк аптекой наличных денег, поступивших за проданные товары, в рабочих днях (Nc) должен быть равен 3,5 дням, а то, что хранится свыше рассчитанного лимита, — сверхлимитная выручка (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.10.2017 по делу № А40-95784/2017, Определением ВС РФ от 19.01.2018 отказано в передаче кассационной жалобы для рассмотрения в заседании Судебной коллегии ВС РФ <3>).

---

<3> Дополнительно рекомендуем ознакомиться со статьей М.В. Подкопаева «Соблюдение порядка ведения кассовых операций аптеками» (N 12, 2018).

Превышение лимита кассы

Как уже было отмечено, сверхлимитные деньги аптеки обязаны сдавать в банк. Начиная с 01.06.2014 аптеки-«малыши» могут не устанавливать лимит остатка денежной наличности (абз. 10 п. 2 Указания № 3210-У). Тем не менее если ранее лимит кассы был определен, то необходимо издать приказ руководителя об отмене ранее установленного лимита хранения денежной наличности в кассе со ссылкой на п. 2 Указания № 3210-У, иначе аптеку могут оштрафовать за нарушение кассовой дисциплины по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А60-8615/2018).

Неустановление лимита наличности обособленному подразделению

Нередко влечет штраф ошибка, выражающаяся в неустановлении лимита денежной наличности в кассе обособленного подразделения аптеки, сдающей наличные деньги в кассу головной организации.

Отметим, что не устанавливать лимит могут обособленные подразделения малых предприятий. Для остальных обособленных подразделений установлен следующий порядок:

Порядок сдачи наличных денег обособленным подразделением	Порядок определения лимита
На банковский счет, открытый юридическому лицу	Лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном для юридического лица
В кассу юридического лица	Юридическое лицо определяет лимит остатка с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.

Подобные нарушения приводят к штрафам за нарушение порядка работы с денежной наличностью в отношении юридических лиц по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (Решения Арбитражного суда Московской области от 25.10.2018 по делу № А41-30324/2018, Ростовской области от 29.01.2018 по делу № А53-35131/2017).

Неведение обособленным подразделением кассовой книги

Если обособленное подразделение юридического лица осуществляет наличные денежные расчеты, вне зависимости от того, куда им сдается выручка (в обслуживающий банк либо в кассу головного подразделения), кассовая книга должна вестись в установленном порядке.

В соответствии с п. 4.6 Указания № 3210-У каждое обособленное подразделение обязано вести кассовую книгу, совершать определенные операции по оприходованию наличных денежных средств в день их поступления (оформить приходные кассовые ордера о поступивших наличных денежных средствах в кассу подразделения, внести запись в кассовую книгу обособленного подразделения) и передавать лист кассовой книги (после выведения остатка наличных денег на конец рабочего дня) юридическому лицу.

Требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделением организации, ведущим кассовые операции.

Исходя из этого доводы компании об учете наличных денежных средств в общей кассовой книге не принимаются судами, поскольку в соответствии с приведенными выше положениями Указания № 3210-У обязанность вести отдельную кассовую книгу и оформлять отдельные ПКО и РКО возложена на каждое структурное подразделение юридического лица, осуществляющее кассовые операции, как являющееся филиалом, так и не являющееся таковым (Постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 18.07.2018 по делу № А29-6564/2016, Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.02.2018 по делу № А40-166498/2017).

Нецелевое расходование наличной выручки

Разрешенные цели расходования наличной денежной выручки за реализованные товары (работы, услуги) приведены в п. 2 Указания № 3073-У. К ним относятся:

• выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера (например, пособия, материальная помощь);
• выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
• выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды ИП, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
• оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выдача наличных денег работникам под отчет;
• возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
• выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».

Распространенным кассовым нарушением является выдача займов, оплата аренды недвижимости за счет имеющейся в кассе наличной выручки (п. 4 Указания № 3073-У).

Иногда вместо передачи полученных денежных средств в банк компании используют их в обособленном подразделении на операции, расчеты по которым могут осуществляться за счет наличных денег, поступивших в кассу с банковского счета (Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2018 по делу № А05-4937/2018). Так, наличные денежные средства из кассы обособленного подразделения переводятся в кассы других обособленных подразделений и в центральную кассу, минуя расчетный счет.

При этом доводы компаний о том, что несдача денежных средств из кассы на расчетный счет не является нарушением порядка хранения денежных средств, судами отклоняются, поскольку поступившие в обособленное подразделение организации денежные средства для хранения на банковских счетах не сдавались, а расходовались на выдачу займов клиентам, передавались в другие обособленные подразделения без сдачи на расчетный счет (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.09.2018 по делу № А60-19926/2018, Решение Арбитражного суда Брянской области от 12.09.2018 по делу № А09-9674/2017).

Таким образом, возврат либо выдача займов, оплата аренды основных средств должны осуществляться только наличными денежными средствами, которые предварительно для этих целей аптека сняла с банковского счета (Определение ВС РФ от 28.02.2017 № 306-АД16-21335).

Невыдача чека или указание в чеке неправильных реквизитов

Аптеки, как и другие компании и предприниматели, обязаны использовать онлайн-кассу (Письмо ФНС России от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899). Послабления действуют лишь в определенных случаях (п. 5 и 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ <4>).

---

<4> Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».

Например, могут не применять онлайн-кассу:

• аптеки, осуществляющие фармацевтическую деятельность фельдшерские пункты или ФАПы, расположенные в сельской местности;
• сельские амбулатории и центры врачебной практики при условии отсутствия в поселке других аптек.

Также аптеки могут не применять онлайн-кассу для торговли в местностях, расположенных далеко от средств связи. В этом случае данная местность должна быть внесена региональными властями в соответствующий список. Однако подобные организации не освобождаются от выдачи покупателям чеков, а при необходимости — БСО.

В соответствии с п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ аптеки обязаны выдавать (направлять) покупателям (клиентам) при осуществлении расчетов в момент оплаты товаров (работ, услуг) кассовые чеки или БСО. Чек выдается либо в электронной форме, либо на бумаге (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ, Письма Минфина России от 25.08.2017 № 03-01-15/54865, ФНС России от 25.10.2016 № ЕД-4-20/18827).

Если в ходе наличного расчета с покупателем работник аптеки не применил ККТ, кассовый чек покупателю на руки не выдал, такое нарушение квалифицируется по п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ и грозит штрафом от 75 до 100% суммы расчета, но не меньше 30 000 руб. (Решение Арбитражного суда Брянской области от 06.09.2018 по делу № А09-8069/2018).

А начиная с 01.04.2019 выдача чеков со ставкой НДС 18% является нарушением правил применения ККТ. Напомним, что компаниям, которые не успели обновить программное обеспечение ККТ к 01.01.2019, предоставили отсрочку до 31.03.2019 включительно (Письмо ФНС России от 13.12.2018 № ЕД-4-20/24234@).

Сроки давности за кассовые нарушения

Рассматривая вопрос о штрафах за кассовые нарушения, необходимо помнить о сроках давности. Так, привлекать к административной ответственности за нарушение порядка применения ККТ (неприменение ККТ или применение с нарушением порядка, непредставление информации и документов по запросам налоговиков, ненаправление (невыдачу) покупателю (клиенту) кассового чека) налоговики могут в течение года со дня допущенной ошибки (ст. 7 Закона № 54-ФЗ, ст. 4.5 и 23.5 КоАП РФ).

Срок давности исчисляется со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — со дня его обнаружения проверяющим (п. 1 и 2 ст. 4.5 КоАП РФ). Под длящимся правонарушением понимается длительное систематическое нарушение порядка применения ККТ. При этом назначение наказания не освобождает аптеку от исполнения обязанности, за неисполнение которой оно было назначено (п. 4 ст. 4.1 КоАП РФ).

Срок давности за нарушение кассовой дисциплины (за превышение лимита кассы, неоприходование денежной наличности, нецелевое использование наличной выручки, за расчеты с компаниями наличными сверх установленного лимита) более «щадящий» — два месяца со дня ее нарушения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

И.В. Стародубцева

---