Статья: Какие HR-задачи ждут фармацевтические компании в 2024 году. Принято в работу

(Кожемякина Е.)

(«Фармацевтический вестник», 2024, № 2)

Так сложилось, что фармацевтическая отрасль стоит на острие почти всех изменений в законодательстве, в том числе в трудовом. Почти все правовые новшества и правки приходится применять на себе. Они касаются воинского учета, обработки персональных данных, удаленной и разъездной работы, правил аттестации и других актуальных для HR-специалистов составляющих. Подробностями поделилась управляющий партнер юридической фирмы BLS Елена Кожемякина.

Доделать воинский учет

HR-департаменты в фарме всегда активны. Мы отмечаем это из года в год и прежде всего обсуждаем новшества именно с ними. Более того, 25 лет назад одним из первых клиентов BLS стала именно фармкомпания. В декабре мы провели круглый стол для HR-директоров, чтобы обсудить итоги года и оценить, какие задачи по управлению персоналом придется решать в 2024 году. Задач оказалось немало, и все они важные.

Одна из них — серьезный рост штрафов в воинском учете. Здесь актуализировались две основные проблемы. Первая — нет четкого понимания, какие документы, в каком формате и когда надо оформлять и подавать в военкомат. Систему воинского учета регулирует около десятка нормативных актов, причем где-то информация дублируется, а какой-то информации вообще нет в открытом доступе, например по бронированию сотрудников (отсрочки и бронь от призывов). Самое интересное, что фармкомпании в целом или отдельные профессии могут быть в списках бронирования, так как отрасль относится к стратегически важным для страны. Поэтому надо настойчиво звонить в территориальные комиссии по бронированию, чтобы выяснить информацию. Вторая проблема — военкоматы оказались не готовы к активной коммуникации с работодателями. Цифровизация сюда пока еще не дошла, а у комиссаров много смежных задач. В итоге HR-специалистам пришлось тратить намного больше времени, чтобы согласовать визит в военкомат, переделать документы по требованию военкома, уточнить сроки и т.д.

Плюс в том, что военкоматы пока не особо акцентируют внимание на штрафах, хотя военные проверки не подпадают под мораторий. Поэтому в 2024 году надзор вполне может ужесточиться. Если остались какие-то пробелы в воинском учете, лучше еще раз проверить документы, встать на учет и начать вести отчетность.

Главный фокус HR

В ходе круглого стола HR-директора единогласно отметили, что особое внимание предстоит уделить работе с персональными данными. Фарма получает и обрабатывает данные тысяч людей: сотрудников, посетителей сайтов, клиентов, контрагентов. Для иностранных компаний есть еще две зоны риска — трансграничная передача данных и возможное хранение баз данных за рубежом. Роскомнадзор ведет активную коммуникацию с фармкомпаниями даже в условиях моратория.

Как и в воинском учете, здесь многое изменилось за два года: уведомление о трансграничной передаче, подтверждение удаления персональных данных, хранение актов об удалении, согласия для каждой цели обработки и др. Уже в декабре 2023 года значительно увеличили штрафы за нарушения, связанные с согласием на обработку, планируют ввести оборотные штрафы за ряд нарушений.

Правильная система персональных данных — это большое количество документов и регулярная проверка данных. Одной компании со штатом около 800 человек мы помогали настроить всю систему и создали для них 50 документов: политику обработки, положение о персональных данных, шаблоны согласий и др. На такое соотношение мы и предлагаем ориентироваться.

Труд под охраной

Охрана труда — внушительный блок очень разных задач для фармы. Многим надо охватить все сферы охраны труда (офисный персонал, работники на производстве, вредные условия труда, спецоценка, пожарная и электробезопасность). И делать это не формально, а максимально детально, так как в большинстве своем фармкомпании — многопрофильные организации.

В связи с этим стоит напомнить, что с 1 сентября 2023 года действуют новые Правила выдачи средств защиты (СИЗ). Подход в выдаче изменился, теперь надо ориентироваться не на отраслевые правила, а на Единые типовые нормы выдачи. Причем, какие именно средства выдавать, надо оценивать по итогам спецоценки условий труда (СОУТ) и оценки профрисков. Если вы давно их не проводили, рекомендуем проверить и провести — закроете сразу несколько рисков. Появилось много новых нюансов: как выбирать, хранить, передавать, восстанавливать и уничтожать СИЗ и др. К счастью, до конца 2024 года действует переходный период, когда еще можно работать по старым Правилам. Так что пока есть время все изучить, проверить и подготовиться к изменениям.

Мы также рекомендуем проверить несколько базовых правил по охране труда. Они кажутся естественными, но есть далеко не у всех. К тому же в 2022 — 2023 годах здесь был ряд нововведений. В частности, проверьте, назначен ли ответственный по пожарной безопасности, знают ли сотрудники точку сбора при пожаре (ее, между прочим, надо указать в отдельной инструкции или локальном акте, и ознакомить с ним работников под подпись), есть ли в компании два ответственных по электробезопасности (они должны пройти аттестацию в Ростехнадзоре), знакомили ли сотрудников с профессиональными рисками (причем всех — и офисных, и производственных, но у разных категорий могут быть разные риски) и даже есть ли удостоверение по охране труда у генерального директора. Точек контроля, конечно, больше, но даже эти позволят оценить ситуацию в охране труда. Пока действует мораторий на проверки, сделать это можно в спокойном режиме.

Вопрос жизни

Еще одна задача HR-специалистов — «продлить жизнь» сотрудников в компании и не допустить оттока ценных кадров. Вопрос не столько юридический, сколько из плоскости управления и психологии. Дилемма в том, что неэффективные сотрудники конфликтуют, идут в суд и не хотят увольняться. Трудовых споров становится больше с каждым годом, ценные же сотрудники ищут себе более выгодные и удобные условия — уходят в другие отрасли, мигрируют по конкурентам. Если система дисциплинарных взысканий за проступки работает не у всех, то поощрения и компенсационные пакеты во многих компаниях уже есть. Поэтому в 2024 году придется искать идеи, как сохранить ценные кадры, — новые социальные льготы, карьерные лифты, программы профессионального и линейного развития.

Сюда же можно отнести вопрос повышения эффективности работников. HR-специалисты отмечают, что усилий много, результата часто нет, прежде всего в работе с полевыми сотрудниками, медицинскими представителями.

Во многом работа связана с объективной оценкой, которая даст понять, надо ли учить/переводить сотрудников на другие должности или расторгать трудовые договоры. Исходя из практики мы полагаем, что задачей года может стать внедрение аттестации для персонала. Приведу цитату одного из участников круглого стола: «Когда происходит что-то маргинальное, нужно это быстро применить, чтобы не растягивать на полгода или год». Неслучайно в фарме очень много кейсов, когда увольнение неэффективного сотрудника может занимать до полутора лет. Все идет самотеком, пока не наступит крайняя точка — возмущение от руководства или жалоба от сотрудника. Итогом становится не просто сложное увольнение, но и повышенные расходы на него.

Аттестация позволит ответить вопрос, как дальше мотивировать профи и что делать с неэффективными сотрудниками. Удивительно, что многие считают аттестацию очень узкой, якобы она нужна только для увольнения, не дает индивидуального подхода, длительная и неэффективная. Но этот инструмент очень гибок (реальная оценка знаний, объективная система надбавок и премий, система переобучения, кадровые перестановки). Совсем не обязательно речь должна идти об увольнении, вы сможете оценить, понять и правильно использовать навыки сотрудников.

Около 5 — 10 лет назад многие работодатели в целом скептически относились к Трудовому кодексу, считая, что он несет одни требования и ограничения. Но при правильном использовании закон дает массу возможностей. Приятно видеть, как сейчас HR-специалисты применяют это на практике. По сути, ровно такая же ситуация и с аттестацией. Поэтому мы и предлагаем озадачиться темой — она позволит решить многие вопросы в управлении персоналом, и необязательно радикальными путями.

Подписано в печать

18.01.2024

---