Статья: Как организовать адресное хранение товара в аптеке. Все по полочкам

(Лисовский П.)

(«Фармацевтический вестник», 2022, № 16)

С технической точки зрения организация адресного хранения товара в аптеке — нетрудоемкий процесс. Практически в каждую информационную программу, с которой работают первостольники, можно внести данные о месте хранения лекарственных препаратов и прочего аптечного ассортимента. Однако на практике все иначе — во многих аптеках, включая топовые сети, адресного хранения в принципе нет. Разберемся, почему так происходит.

Зачем аптекам адресное хранилище

На мой взгляд, существует три основные причины, по которым руководители аптек не уделяют должного внимания погружению данных о месте хранения товара в аптечное ПО:

• миф о том, что фармацевты все помнят и сами лучше организуют порядок в своей аптеке;
• фармацевты сами не хотят и сопротивляются созданию и поддержанию такой системы. Руководители в свою очередь ленятся и не желают это сопротивление преодолевать;
• миф о том, что отсутствие такой системы — это небольшая проблема.

А теперь факты. Отсутствие адресного хранения в аптеках является причиной потери до 5% товарооборота. И это в обычной ситуации. Если мы говорим про период отпусков и переброску сотрудников между аптеками (а в каждой аптеке свой «порядок»), то этот процент может быть и выше.

Оценка потери товарооборота из-за поиска препарата в аптеке

Существует несколько способов, позволяющих прямо или косвенно определить уровень потерь из-за ненахождения препаратов в аптеке. Предлагаю в своей сети/аптеках самостоятельно их определить.

Способ 1. Проанализировать «долгие» чеки

«Долгий» чек — это разница во времени между попаданием 1-й позиции в чек и пробитым чеком.

Почему появляется «долгий чек»?

1. Позиция(-и) попала(-и) в чек, а потом фармацевт долго ищет остальные товары (наш случай).

2. Позиция(-и) попала(-и) в чек, а потом фармацевт консультирует покупателя (не наш случай).

3. Махинации с чеками (не наш случай, но очень интересно такие чеки обнаружить).

Порядок выполнения эксперимента:

• найти «долгие» чеки в аптеке. Критерии по длительности пробития чека определить просто: узнайте среднее значение по сети, тогда все чеки с длительностью в два раза больше уже можно считать «долгими».

Теперь надо определить точное время пробития каждого «долгого чека»;

• видеоанализ (хуже аудио-) каждого чека.

В выбранные временные точки смотрим/анализируем, как был обслужен чек, и определяем ситуации из первого или третьего варианта;

• примерный расчет потерь:

1. Покупатель назвал препарат. Он был в аптеке, фармацевт его искал, но не нашел;

2. Покупатель назвал препарат. Его не было в аптеке, а фармацевт зачем-то (!) бегал искал;

3. Покупатель назвал препарат. Фармацевт его долго искал и нашел, а в этот момент кто-то ушел из очереди, так как не хотел ждать.

Способ 2. Проанализировать скорость сбора списка

Если нет видео или ПО не позволяет определить «долгие» чеки, то существует другой способ: простая оценка скорости поиска препарата фармацевтом в аптеке.

Считается, что фармацевты помнят места хранения товара и сами лучше организовывают порядок в своей аптеке. Для того чтобы определить справедливость или ошибочность этого утверждения, предлагаю провести простой эксперимент — «скорость сбора списка».

Порядок проведения эксперимента:

• составить список минимум из 10 препаратов.

Разумеется, все эти позиции должны в этот момент присутствовать в аптеке.

Пусть два-три товара будут популярными, три-четыре — средней популярности, три-пять — сложными/редкими;

• засеките, за сколько времени фармацевт соберет весь список.

Идеально, если эту проверку выполнит тайный покупатель, в крайнем случае — сотрудник офиса при визите в аптеку, совсем в крайнем случае можно по телефону.

Необходимо проверить каждого фармацевта в конкретной аптеке и каждую смену. Для чистоты эксперимента проведите такие исследования в нескольких аптеках. Идеально, если часть аптек имеет адресное хранение, а другая часть обходится без него.

Важно! Не предупреждайте, что это эксперимент;

• проанализируйте результаты.

Сколько времени тратят сотрудники на поиск препарата? Вас устраивает это время?

Какой разброс во времени между разными аптеками (необходимо усреднить время фармацевтов внутри аптеки)?

Какой разброс во времени между разными сменами в одной аптеке (надо усреднить время фармацевтов в смене)?

Какой разброс во времени между фармацевтами внутри одной смены?

• сделайте выводы.

Чем больше разброс между значениями, тем меньше порядка в ваших аптеках.

Большой разброс значений между аптеками свидетельствует о неодинаковом уровне порядка.

Большой разброс между сменами свидетельствует, скорее всего, о том, что одна смена формирует порядок расположения, а другая пытается его понять.

Большой разброс между фармацевтами одной смены свидетельствует о том, что один фармацевт формирует порядок, который понятен ему, другие пытаются подстраиваться.

Примечание. Все технологии, которые вы применяете в аптеке, должны пройти примерно такую проверку экспериментом.

Подписано в печать

07.07.2022

---