---
title: "Статья: Как медучреждению перейти на электронный документооборот?"
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/statya-kak-meduchrezhdeniyu-pereyti-na"
---
## Статья: Как медучреждению перейти на электронный документооборот?
# Статья: Как медучреждению перейти на электронный документооборот?
(Зайцева Г.)
("Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2021, N 10)
"Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2021, N 10
**КАК МЕДУЧРЕЖДЕНИЮ ПЕРЕЙТИ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ?**
Минздрав России выпустил Письмо от 10.08.2021 N 18-5/1495, в котором дал Рекомендации медицинским организациям по поэтапному переходу на электронный документооборот (далее - Рекомендации). Единого срока для учреждений нет - они сами определяют продолжительность переходного периода исходя из своей технической готовности. Но ряд действий в рамках цифровизации рабочего процесса совершить необходимо. Что именно надо сделать, расскажем в статье.
Порядок организации электронного документооборота, утвержденный Приказом Минздрава России от 07.09.2020 N 947н (далее - Порядок N 947н), действует с февраля 2021 года. Сама же цифровизация отрасли проходит в рамках федерального проекта "Создание единого цифрового контура в здравоохранении на основе единой государственной информационной системы здравоохранения (ЕГИСЗ)", который планируется реализовать до конца 2023 года.
В Рекомендациях, адресованных отраслевым органам власти субъектов РФ и медицинским организациям, подробно описано, как внедрить безбумажный документооборот. Рассмотрим основные этапы.
## Подготовительная работа
Как сказано в п. 4 Рекомендаций, учреждение самостоятельно принимает решение о полном или частичном переходе на безбумажное ведение медицинской документации и сроках такого перехода. Но решение нужно принимать с учетом готовности информационной инфраструктуры, созданной на уровне медучреждения и региона. В частности, перед тем как вводить электронный документооборот, надо удостовериться в следующем:
1) все врачи и медработники, участвующие в оказании медицинской помощи, имеют доступ к электронной медицинской документации и могут работать в медицинской информационной системе (МИС) учреждения;
2) актуальные сведения об учреждении и его медработниках содержатся, соответственно, в Федеральном реестре медицинских организаций и Федеральном регистре медицинских работников ЕГИСЗ;
3) МИС учреждения, государственная информационная система (ГИС) субъекта РФ интегрированы с Федеральным реестром электронных медицинских документов ЕГИСЗ.
После того как техническая готовность учреждения подтверждена, можно переходить к организационному этапу - разработке и утверждению необходимых документов. Один из них - план перехода на электронный документооборот, где определяются:
- перечень форм и видов медицинских документов, которые ведутся в электронной форме;
- перечень структурных подразделений, в которых осуществляется переход;
- этапы перехода в разрезе подразделений медучреждения и отдельных видов медицинских документов.
Перечень форм и видов электронных медицинских документов закрепляется локальным актом, который подписывает руководитель медучреждения. В силу п. 4 Порядка N 947н и п. 13 Рекомендаций данным актом также устанавливается:
- перечень МИС, ГИС субъекта РФ и (или) иных информационных систем, используемых для формирования и хранения электронных медицинских документов, а также для предоставления доступа к ним;
- порядок доступа медработников и иных лиц к электронным медицинским документам;
- порядок определения лиц, имеющих право подписывать электронные медицинские документы от имени медицинской организации, и подписания ими названных документов;
- порядок предоставления медицинской документации, необходимой для контроля объемов, сроков, качества и условий оказания помощи по ОМС, в территориальный фонд ОМС, страховую медицинскую организацию.
В отдельных случаях (например, когда ГИС субъекта РФ выполняет функции МИС медучреждения) потребуется издание аналогичного акта на уровне региона.
Наконец, медицинских и иных уполномоченных работников нужно обеспечить сертификатами усиленной квалифицированной электронной подписи, а рабочие места - средствами подписания такой подписью. Целесообразно также обучить сотрудников работе с МИС медучреждения, ГИС субъекта РФ и иными информационными системами (пп. "е", "з" п. 11 Рекомендаций).
## Ведение электронного документооборота
Когда технологические и организационные условия в учреждении созданы, можно переходить на безбумажный документооборот. Под ним понимается не только формирование электронных медицинских документов согласно требованиям Порядка N 947н, но и защита содержащейся в этих документах информации.
Защищать сведения, находящиеся в информационных системах, надо на постоянной основе. Учреждению нужно, во-первых, принимать меры по блокированию угроз безопасности информации, во-вторых, повышать отказоустойчивость информационной системы. Эти действия перечислены в Типовом плане мероприятий по переходу на ведение медицинской документации в форме электронных документов, приведенном в Приложении к Рекомендациям.
Электронная медицинская документация ведется с учетом некоторых особенностей, обусловленных взаимодействием с пациентами. Назовем две из них.
1. По письменному заявлению пациента (его законного представителя) медицинская документация, которую в отношении данного гражданина учреждение ведет в электронной форме, должна дублироваться на бумажных носителях (п. 6 Рекомендаций).
2. Документы, содержащие собственноручную подпись пациента (в том числе согласия и заявления), следует хранить на бумажном носителе с одновременным переводом в электронную форму с соблюдением требований п. 23 Порядка N 947н (п. 16 Рекомендаций).
## Жизненный цикл электронного документа
Согласно п. 14 Рекомендаций ведение электронной медицинской документации подразумевает формирование, подписание, хранение и изменение таких документов, их регистрацию в ЕГИСЗ, предоставление к ним доступа.
Так, сроки хранения электронных документов должны быть не меньше, чем у соответствующих бумажных документов, если иное не установлено нормативными правовыми актами. Записи в электронных журналах учета доступа к тому или иному документу нужно хранить не менее пяти лет с даты последнего доступа к нему авторизованного пользователя (п. 20, 21 Рекомендаций).
Как сказано в п. 23 Рекомендаций, медицинские документы хранятся в информационной системе, которая используется для их формирования, а также в иной информационной системе (если это предусмотрено нормативным актом или соглашением). При внесении в документ изменений (в том числе исправлений) в системе сохраняются все версии электронного документа на протяжении всего срока его хранения.
Жизненный цикл электронного документа завершается его уничтожением. Документы с истекшим сроком хранения уничтожают по итогам экспертизы ценности физически или программно-техническими средствами (п. 25 Рекомендаций). Акт уничтожения оформляется в установленном порядке и подписывается руководителем медицинского учреждения либо иным уполномоченным должностным лицом. При отсутствии прямых требований в законодательстве и внутренних документах учреждения акт может быть оформлен как в бумажной, так и в электронной форме.
## Предоставление доступа к электронным документам
Доступ к электронным медицинским документам могут получать как граждане (пациенты), так и медработники, медицинские учреждения.
В силу п. 37 Рекомендаций гражданам такой доступ предоставляется посредством единого портала госуслуг (с использованием ЕГИСЗ), а также посредством других информационных систем. В свою очередь, медработники получают доступ к электронным медицинским документам пациента в ином порядке (п. 38, 39 Рекомендаций). Для этого гражданин, например, должен:
- передать документ в МИС медучреждения по каналам связи, через личный кабинет на сайте и (или) иным способом, предусмотренным нормативным правовым актом или договором между медицинской организацией и гражданином (его законным представителем);
- представить документ на машинном носителе.
Если медработнику дан доступ к документам пациента посредством информационных систем, необходимо соблюдать следующие требования (п. 40 Рекомендаций):
1) медработник зарегистрирован в Федеральном регистре медицинских работников ЕГИСЗ;
2) служебные полномочия медработника соответствуют сведениям, содержащимся в Федеральном регистре медицинских работников ЕГИСЗ на момент получения доступа к электронному медицинскому документу;
3) в информационной системе (в том числе в электронных журналах) регистрируется факт доступа медработника к документу или сведениям из него.
* * *
Итак, медицинское учреждение само определяет, в какие сроки, в каких подразделениях и в отношении каких видов медицинских документов вводить электронный документооборот, будет такой переход полным или частичным. Но в любом случае для ведения безбумажной документации необходимо создать технологические и организационные условия, а впоследствии соблюдать правила обращения с электронными медицинскими документами и обеспечивать защиту содержащейся в них информации.
Г. Зайцева
Эксперт журнала
"Учреждения здравоохранения:
бухгалтерский учет и налогообложение" Подписано в печать