Статья: Как медучреждению перейти на электронный документооборот?

(Зайцева Г.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, № 10)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, № 10

Минздрав России выпустил Письмо от 10.08.2021 № 18-5/1495, в котором дал Рекомендации медицинским организациям по поэтапному переходу на электронный документооборот (далее — Рекомендации). Единого срока для учреждений нет — они сами определяют продолжительность переходного периода исходя из своей технической готовности. Но ряд действий в рамках цифровизации рабочего процесса совершить необходимо. Что именно надо сделать, расскажем в статье.

Порядок организации электронного документооборота, утвержденный Приказом Минздрава России от 07.09.2020 № 947н (далее — Порядок № 947н), действует с февраля 2021 года. Сама же цифровизация отрасли проходит в рамках федерального проекта «Создание единого цифрового контура в здравоохранении на основе единой государственной информационной системы здравоохранения (ЕГИСЗ)», который планируется реализовать до конца 2023 года.

В Рекомендациях, адресованных отраслевым органам власти субъектов РФ и медицинским организациям, подробно описано, как внедрить безбумажный документооборот. Рассмотрим основные этапы.

Подготовительная работа

Как сказано в п. 4 Рекомендаций, учреждение самостоятельно принимает решение о полном или частичном переходе на безбумажное ведение медицинской документации и сроках такого перехода. Но решение нужно принимать с учетом готовности информационной инфраструктуры, созданной на уровне медучреждения и региона. В частности, перед тем как вводить электронный документооборот, надо удостовериться в следующем:

1. все врачи и медработники, участвующие в оказании медицинской помощи, имеют доступ к электронной медицинской документации и могут работать в медицинской информационной системе (МИС) учреждения;

2. актуальные сведения об учреждении и его медработниках содержатся, соответственно, в Федеральном реестре медицинских организаций и Федеральном регистре медицинских работников ЕГИСЗ;

3. МИС учреждения, государственная информационная система (ГИС) субъекта РФ интегрированы с Федеральным реестром электронных медицинских документов ЕГИСЗ.

После того как техническая готовность учреждения подтверждена, можно переходить к организационному этапу — разработке и утверждению необходимых документов. Один из них — план перехода на электронный документооборот, где определяются:

• перечень форм и видов медицинских документов, которые ведутся в электронной форме;
• перечень структурных подразделений, в которых осуществляется переход;
• этапы перехода в разрезе подразделений медучреждения и отдельных видов медицинских документов.

Перечень форм и видов электронных медицинских документов закрепляется локальным актом, который подписывает руководитель медучреждения. В силу п. 4 Порядка № 947н и п. 13 Рекомендаций данным актом также устанавливается:

• перечень МИС, ГИС субъекта РФ и (или) иных информационных систем, используемых для формирования и хранения электронных медицинских документов, а также для предоставления доступа к ним;
• порядок доступа медработников и иных лиц к электронным медицинским документам;
• порядок определения лиц, имеющих право подписывать электронные медицинские документы от имени медицинской организации, и подписания ими названных документов;
• порядок предоставления медицинской документации, необходимой для контроля объемов, сроков, качества и условий оказания помощи по ОМС, в территориальный фонд ОМС, страховую медицинскую организацию.

В отдельных случаях (например, когда ГИС субъекта РФ выполняет функции МИС медучреждения) потребуется издание аналогичного акта на уровне региона.

Наконец, медицинских и иных уполномоченных работников нужно обеспечить сертификатами усиленной квалифицированной электронной подписи, а рабочие места — средствами подписания такой подписью. Целесообразно также обучить сотрудников работе с МИС медучреждения, ГИС субъекта РФ и иными информационными системами (пп. «е», «з» п. 11 Рекомендаций).

Ведение электронного документооборота

Когда технологические и организационные условия в учреждении созданы, можно переходить на безбумажный документооборот. Под ним понимается не только формирование электронных медицинских документов согласно требованиям Порядка № 947н, но и защита содержащейся в этих документах информации.

Защищать сведения, находящиеся в информационных системах, надо на постоянной основе. Учреждению нужно, во-первых, принимать меры по блокированию угроз безопасности информации, во-вторых, повышать отказоустойчивость информационной системы. Эти действия перечислены в Типовом плане мероприятий по переходу на ведение медицинской документации в форме электронных документов, приведенном в Приложении к Рекомендациям.

Электронная медицинская документация ведется с учетом некоторых особенностей, обусловленных взаимодействием с пациентами. Назовем две из них.

1. По письменному заявлению пациента (его законного представителя) медицинская документация, которую в отношении данного гражданина учреждение ведет в электронной форме, должна дублироваться на бумажных носителях (п. 6 Рекомендаций).

2. Документы, содержащие собственноручную подпись пациента (в том числе согласия и заявления), следует хранить на бумажном носителе с одновременным переводом в электронную форму с соблюдением требований п. 23 Порядка № 947н (п. 16 Рекомендаций).

Жизненный цикл электронного документа

Согласно п. 14 Рекомендаций ведение электронной медицинской документации подразумевает формирование, подписание, хранение и изменение таких документов, их регистрацию в ЕГИСЗ, предоставление к ним доступа.

Так, сроки хранения электронных документов должны быть не меньше, чем у соответствующих бумажных документов, если иное не установлено нормативными правовыми актами. Записи в электронных журналах учета доступа к тому или иному документу нужно хранить не менее пяти лет с даты последнего доступа к нему авторизованного пользователя (п. 20, 21 Рекомендаций).

Как сказано в п. 23 Рекомендаций, медицинские документы хранятся в информационной системе, которая используется для их формирования, а также в иной информационной системе (если это предусмотрено нормативным актом или соглашением). При внесении в документ изменений (в том числе исправлений) в системе сохраняются все версии электронного документа на протяжении всего срока его хранения.

Жизненный цикл электронного документа завершается его уничтожением. Документы с истекшим сроком хранения уничтожают по итогам экспертизы ценности физически или программно-техническими средствами (п. 25 Рекомендаций). Акт уничтожения оформляется в установленном порядке и подписывается руководителем медицинского учреждения либо иным уполномоченным должностным лицом. При отсутствии прямых требований в законодательстве и внутренних документах учреждения акт может быть оформлен как в бумажной, так и в электронной форме.

Предоставление доступа к электронным документам

Доступ к электронным медицинским документам могут получать как граждане (пациенты), так и медработники, медицинские учреждения.

В силу п. 37 Рекомендаций гражданам такой доступ предоставляется посредством единого портала госуслуг (с использованием ЕГИСЗ), а также посредством других информационных систем. В свою очередь, медработники получают доступ к электронным медицинским документам пациента в ином порядке (п. 38, 39 Рекомендаций). Для этого гражданин, например, должен:

• передать документ в МИС медучреждения по каналам связи, через личный кабинет на сайте и (или) иным способом, предусмотренным нормативным правовым актом или договором между медицинской организацией и гражданином (его законным представителем);
• представить документ на машинном носителе.

Если медработнику дан доступ к документам пациента посредством информационных систем, необходимо соблюдать следующие требования (п. 40 Рекомендаций):

1. медработник зарегистрирован в Федеральном регистре медицинских работников ЕГИСЗ;

2. служебные полномочия медработника соответствуют сведениям, содержащимся в Федеральном регистре медицинских работников ЕГИСЗ на момент получения доступа к электронному медицинскому документу;

3. в информационной системе (в том числе в электронных журналах) регистрируется факт доступа медработника к документу или сведениям из него.

Итак, медицинское учреждение само определяет, в какие сроки, в каких подразделениях и в отношении каких видов медицинских документов вводить электронный документооборот, будет такой переход полным или частичным. Но в любом случае для ведения безбумажной документации необходимо создать технологические и организационные условия, а впоследствии соблюдать правила обращения с электронными медицинскими документами и обеспечивать защиту содержащейся в них информации.

Г. Зайцева

---