Статья: Как исправить ошибки в бумажных первичных документах?
Актуально на 06.11.2026.
Как цитировать: Статья: Как исправить ошибки в бумажных первичных документах?. https://bukva.ai/docs/statya-kak-ispravit-oshibki-v-bumazhnyh
(Новикова С.Г.)
(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, № 2)
«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, № 2
От ошибок, как известно, никто не застрахован. Не исключены они и при составлении первичных документов. Причем не всегда в этом виновата аптечная организация, которая составляет документы (на практике случается так, что в процессе их оформления изменяются реквизиты самой организации или ее контрагента либо условия сделки). В редких случаях первичные учетные документы, имеющие погрешности в оформлении, можно оставить в том виде, в каком они составлены изначально. Однако чаще всего требуется внести в них исправления. Но как правильно это сделать? Какие требования законодательства следует учесть?
первичных документов
Каждый факт хозяйственной жизни хозяйствующего субъекта должен быть оформлен первичным учетным документом. Требования к составлению последнего определены ст. 9 Закона № 402-ФЗ <1>. Пунктом 2 названной статьи определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать такой документ. Напомним их:
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должностей лиц, совершивших сделку (операцию) и ответственных за ее оформление;
- подписи лиц, совершивших сделку (операцию), с указанием Ф.И.О. либо иных реквизитов, необходимых для идентификации названных лиц.
<1> Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Касательно последнего из названных реквизитов — подписи (чаще всего именно этот реквизит становится предметом споров с контролирующими органами в отношении бумажных документов) — необходимо пояснить следующее.
С одной стороны, Законом № 402-ФЗ не оговорен способ проставления данной подписи — собственноручно (механически) или посредством факсимиле. Напомним: факсимиле является аналогом оригинальной личной подписи лица, сделанным механическим способом <2>. То есть факсимиле — это точное воспроизведение подписи средствами фотографии и печати <3>. Если аптечная организация ежедневно оформляет большое количество первичных документов, использование для их подписания факсимиле является очень удобным способом.
<2> См. п. 2 Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России (утв. Приказом МВД России от 06.02.2007 № 130).
<3> См. Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11.
С другой стороны, в нем не содержится и прямого запрета на применение факсимильной подписи при оформлении «первички».
Официальные органы зачастую возражают против использования факсимиле на первичных документах. Их позиция такова: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ч. 2 ст. 160 ГК РФ). А Законом № 402-ФЗ такой способ подписания «первички» не предусмотрен. Это следует из Письма Минфина России от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951. В Письме от 13.04.2015 № 03-03-06/20808 финансисты также указывали на то, что действующее законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов, на них должна стоять личная подпись ответственного лица. Со своей стороны добавим: подобная характеристика подписи в Законе № 402-ФЗ не указана, она содержалась лишь в Законе № 129-ФЗ <4> - предшественнике действующего нормативного акта.
<4> Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Судебная практика по данному вопросу складывается неоднозначно (примеры судебных актов приведены в таблице).
Обобщим сказанное. Для целей бухгалтерского и налогового (ст. 252 НК РФ пока еще никто не отменил) учета аптечной организации необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные ею расходы. С учетом сказанного организации безопаснее подписывать первичные документы «живой» личной подписью. В то же время сам по себе факт визирования «первички» факсимиле не может являться достаточным основанием для утверждения об отсутствии документального подтверждения расходов, понесенных аптечной организацией. Но в любом случае ей нужно быть готовой к тому, что к таким документам налоговики проявят больший интерес (см., например, Постановление АС ЦО от 16.11.2017 № Ф10-4607/2017 по делу № А09-15640/2016).
Порядок исправления ошибок в «первичке»
Вначале определимся, какие ошибки в «первичке» следует исправлять, а какие нет.
Ответ на названный вопрос, по сути, дан в Письме Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547. Из него следует, что в «первичке» можно не исправлять несущественные ошибки. Это ошибки, которые не препятствуют идентификации сторон операции (сделки, факта хозяйственной жизни) и ее основных условий — наименования товара (работы, услуги), его стоимости, количества и др. Таковыми по праву можно считать опечатки в наименовании или неточности в адресе организации при верном ИНН.
Соответственно, исправлять нужно существенные ошибки в первичных документах, которые возникли в результате неправильного указания сведений, отнесенных к разряду обязательных реквизитов. На основании исправленного документа вносятся корректировки в учет.
Между тем механизм внесения корректировок в первичные документы в Законе № 402-ФЗ прописан нечетко: в п. 7 ст. 9 лишь закреплено право субъектов на внесение исправлений в первичные документы. Исправлению не подлежат лишь кассовые и банковские документы (п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ <5>).
<5> Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.
Отсутствие в Законе № 402-ФЗ детализированного порядка внесения исправлений в первичные учетные документы позволяет субъектам разработать такие правила самостоятельно и закрепить их в учетной политике. На практике распространены следующие способы внесения исправлений в бумажные первичные учетные документы:
1. Внесение исправлений в первичный документ (так называемый корректурный способ) — в документе зачеркиваются неправильные текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленные текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой. Устранение ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, и датой внесения исправления (см. разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете <6>). В случае двусторонних документов идентичные исправления должны быть внесены в оба экземпляра, поскольку одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит закону и не влечет правовых последствий <7>.
<6> Утверждено Минфином СССР от 29.07.1983 № 105. Данный документ действует до сих пор, но только в части, не противоречащей Закону № 402-ФЗ.
<7> См., например, Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 по делу № А43-27322/2014.
2. Выставление нового (корректирующего) документа — составляется новый документ. При этом он должен идентифицировать исправленный по дате внесения исправления и подтверждать его подлинность подписями (с расшифровкой) лиц, составивших документ. То есть фактически при данном методе составляется новый первичный документ взамен неправильного.
Однако нужно учесть, что Минфин возражает против замены ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения ошибок в изначальном документе. В Письме от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 чиновники пояснили, что подобная замена Законом № 402-ФЗ не предусмотрена.
Это действительно так. В части 7 ст. 9 названного Закона установлены лишь минимальные требования к содержанию исправленного первичного документа: обязательное указание даты внесения исправлений, а также идентифицирующих сведений о лицах, сделавших это. Но! Запрета на составление нового документа в нем тоже нет <8>.
<8> АС ПО отметил, что в Налоговом кодексе не содержится запрета на внесение недостающих сведений в первичные документы и исправление первичных документов путем их полной замены на новые документы с теми же реквизитами в соответствии с требованиями законодательства (Постановление от 24.05.2017 № Ф06-20469/2017 по делу № А72-5811/2016).
07.02.2018