Статья. «Инструкция по эксплуатации»

(В.Одинцова)

(«Фармацевтическое обозрение», 2012, № 5)

«Фармацевтическое обозрение», 2012, № 5

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ

Наличие должностной инструкции взаимовыгодно, как руководителю, так и сотруднику. Если первому она поможет избежать вопроса, а где это записано, то второму не придется исполнять посторонние обязанности. Почему же при явной пользе данного локального акта многие руководители пренебрегают им?

Для четкой организации работы сотрудников многие компании стали создавать документы, описывающие характеристики, необходимые для успешной работы в данной должности, — профессиограммы, перечни компетенций, профессиональные стандарты, профессиональные портреты, квалификационные карты, разнообразные профили должности.

Должностная инструкция позволяет «играть по правилам»: четко прописывает функциональные обязанности сотрудника, фиксирует иерархию, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями компании.

Наличие должностной инструкции дает работодателю ряд преимуществ. Так, выстраивая свои отношения с работником, опираясь на инструкцию, он может:

• адекватно аттестовать сотрудника;
• обоснованно отказать в приеме на работу;
• перевести работника на временную работу;
• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• распределить трудовые функции;
• грамотно выстроить отношения по иерархии;
• провести сокращение численности штата;
• избежать дублирования обязанностей между сотрудниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и главным бухгалтером);
• выиграть трудовые споры.

Как правило, должностная инструкция включает в себя следующие разделы:

I. «Общие положения»:

1. Наименование и категория должности (например, категория руководителей).

2. Подчиненность (например, линейное подчинение, функциональное).

3. Порядок назначения на должность и увольнения с нее (например, назначение и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия).

4. Условия замещения сотрудника в случае его отсутствия (болезнь, отпуск).

5. Перечень нормативных актов и документов, которыми руководствуется сотрудник в процессе трудовой деятельности.

6. Квалификационные требования: уровень образования, квалификация, необходимая специализация и опыт работы, достаточные для полного и качественного исполнения обязанностей.

7. Необходимые знания: дополнительные требования к знаниям, умениям и навыкам работника, обусловленные реальными условиями деятельности компании, особенностями нормативных документов, внутренних процедур, оборудования и т.п.

В качестве примера рассмотрим должностную инструкцию менеджера по продажам некоторой коммерческой организации:

1.1 Менеджер по продажам относится к категории специалистов.

1.2. Менеджер по продажам подчиняется непосредственно начальнику отдела продаж.

1.3. Менеджер по продажам принимается и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела продаж.

1.4. В период временного отсутствия менеджера по продажам его должностные обязанности возлагаются на заместителя, назначаемого в установленном порядке, который несет полную ответственность за качество и своевременность их выполнения.

1.5 В своей деятельности менеджер по продажам руководствуется:

• действующим законодательством РФ;
• нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
• уставом организации;
• правилами внутреннего трудового распорядка организации;
• приказами и распоряжениями коммерческого директора и начальника отдела продаж;
• настоящей должностной инструкцией менеджера по продажам.

1.6. На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее высшее (среднее) профессиональное образование по специальности «менеджмент» или высшее (среднее) профессиональное образование другого профиля и дополнительную подготовку в области теории практики менеджмента.

Кандидат на должность менеджера по продажам, должен иметь стаж работы на аналогичных должностях не менее полугода.

1.7 Менеджер по продажам должен знать:

• федеральные законы, регламентирующие ведение предпринимательской и коммерческой деятельности, в том числе законодательство субъектов РФ, муниципальных образований;
• основы маркетинга;
• основы рыночной экономики, конъюнктуру рынка;
• основы предпринимательства и ведения бизнеса, правила и принципы продаж;
• основы налогообложения;
• ассортимент, классификацию, характеристику и назначение реализуемой продукции;
• условия хранения и транспортировки продукции;
• психологию, этику делового общения, правила установления деловых контактов и ведения телефонных переговоров;
• порядок разработки бизнес-планов, коммерческих соглашений, договоров;
• структуру коммерческой службы и отдела продаж организации;
• правила работы с компьютером и эксплуатации офисной техники;
• передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;
• правила и нормы охраны труда.

II. Раздел «Должностные (функциональные) обязанности» описывает обязанности сотрудника и, при необходимости, периодичность их исполнения. Данный раздел занимает около 60% от всего объема документа. Перечисленные функции должны быть выполнимыми и соответствовать задачам данной должности. Причем, чем более детально будут описаны все ключевые обязанности сотрудника, тем меньше будет «белых пятен» в его представлениях о работе, тем более прозрачными для сотрудника будут его трудовые действия. Это, в свою очередь, приведет к более целесообразному расходованию рабочего времени и повышению эффективности труда.

В должностные обязанности менеджера по продажам входят:

2.1 Организация и ведение продаж:

• поиск потенциальных клиентов;
• ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах организации;
• выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой организацией;
• согласование заказа с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складе организации;
• мотивация клиентов.

2.2 Планирование и аналитическая работа:

• составление ежемесячного плана продаж;
• анализ статистических данных продаж;
• предоставление отчетов по итогам работы.

2.3 Обеспечение продаж:

• прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции;
• информирование клиентов обо всех изменениях в ассортименте, изменениях цен, акциях и т.п.;
• окончательное согласование с клиентом условий, касающихся цен, даты, времени и способа доставки продукции;
• передача в отдел логистики заявок на доставку заказа;
• участие в разработке и реализации проектов, связанных с деятельностью отдела продаж;
• взаимодействие с другими подразделениями организации;
• участие в рабочих совещаниях;
• ведение текущей и отчетной документации;
• поддержание в актуальном состоянии данных клиентской базы.

2.4 Контроль:

• отгрузок продукции клиентам;
• реализации бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов.

III. Раздел «Права» определяет делегируемые сотруднику правовые средства, обеспечивающие выполнение возложенных на него задач и обязанностей:

• право на самостоятельное принятие решений по ряду вопросов;
• право на получение информации, в том числе и конфиденциальной;
• право требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания ряду сотрудников;
• право на контроль ряда производственных вопросов и действий других сотрудников;
• право подписывать, утверждать, визировать и согласовывать документы отдельных видов (например, финансовые документы);
• право вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением непосредственных обязанностей работника.

Помимо специфических прав, сюда можно внести универсальные права, общие для всех работников:

• право на получение социального пакета и всех видов установленных компенсаций;
• право на обеспечение комфортных условий труда;
• право на обучение и повышение квалификации и т.п.

3.1 Менеджер по продажам имеет право:

• знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности;
• ставить вопрос о повышении заработной платы, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда сотрудников организации;
• выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию своей работы, улучшению условий труда;
• запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и сотрудников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;
• требовать от руководителя отдела продаж оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав;
• подписывать документы в пределах своей компетенции;
• требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Раздел «Ответственность» описывает границы личной ответственности сотрудника за выполнение работ, а также перечень результатов, которых должен достичь работник в процессе работы.

Например, сотрудник может нести ответственность:

• за качество и своевременность исполнения своих должностных обязанностей, задач и функций.

В данном пункте можно перечислить критерии и показатели результативности, по которым будет оцениваться эффективность работы сотрудника. Они должны быть прозрачными, конкретными и легко измеримыми;

• за правонарушения, совершенные в процессе деятельности;
• за причинение материального ущерба организации.

В данный раздел можно включить подробный список как общих законодательных и нормативных актов, так и внутренних документов компании, регламентирующих ответственность сотрудника на данной позиции.

4.1 Менеджер по продажам несет ответственность за:

• неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией;
• совершение в процессе своей деятельности правонарушений;
• причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации организации

(в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным, административным и гражданским законодательством РФ).

V. Раздел «Взаимоотношения по должности» включает перечень деловых коммуникаций сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями, на которые работник имеет право осуществлять самостоятельно, в соответствии с установленным порядком работы, без предварительного согласования со своим руководителем. Здесь можно обозначить порядок регулярных действий сотрудника, а также действий в случае возникновения внештатных ситуаций.

5.1 Менеджер по продажам взаимодействует со структурными подразделениями:

• взаимодействие с отделом товарообеспечения по вопросам организации товарообеспечения в сегментах;
• взаимодействие с отделом управления ценообразованием и сбытовыми моделями по вопросам ценообразования, организации маркетинговых и других сбытовых акций, подготовки аналитических и презентационных материалов о работе сегментов;
• взаимодействие с отделом качества по вопросам формирования и реализации стандартов сервиса, предоставляемого компанией;
• взаимодействие со всеми структурными подразделениями организации в рамках закрепленных за подразделениями функций.

Особенность должностной инструкции в том, что она не «привязана» к характеристикам конкретного сотрудника — в ней определены универсальные параметры должности, независящие от того, какой человек будет занимать эту должность. В практике управления принято составлять должностную инструкцию по каждой штатной должности организации, она должна передаваться сотруднику под расписку при заключении трудового договора.

Правильно и грамотно составленная должностная инструкция — залог эффективного управления персоналом, вне зависимости от направленности бизнеса. Это не застывшая догма, определенная раз и навсегда. Должностные инструкции необходимо регулярно пересматривать и дополнять, в зависимости от изменения целей и стратегии развития компании. Использование этого простого и удобного инструмента позволяет выстроить корпоративную структуру, регламентировав деятельность всех ее звеньев.

---