Статья: Готовимся к проведению инвентаризации

(Казаков Е.С.)

(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, № 12)

«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, № 12

Близится период подготовки годовой отчетности. Одним из важнейших элементов такой подготовки является проведение инвентаризации, которая позволит аптеке уточнить все показатели, которые надо отразить. В данной статье мы напомним читателям общие моменты, которые надо учесть при проведении инвентаризации.

Общие условия проведения инвентаризации

В каких случаях экономический субъект обязан провести инвентаризацию?

Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации <1> (далее — Положение) проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

---

<1> Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (п. 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств <2>, далее — Методические указания по инвентаризации).

---

<2> Утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

В каком порядке проводится добровольная инвентаризация?

Количество инвентаризаций, не являющихся обязательными, в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, п. 26 Положения).

Каким документом регламентируется проведение инвентаризаций?

Общие требования к проведению инвентаризаций установлены в Методических указаниях по инвентаризации.

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» при формировании учетной политики устанавливается порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Какова цель инвентаризации?

При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Федеральный закон № 402-ФЗ).

Основными целями инвентаризации являются выявление фактического наличия имущества, сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в учете обязательств (п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации).

Каковы сроки проведения инвентаризации?

Согласно ч. 3 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ и п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации срок проведения добровольной инвентаризации определяется экономическим субъектом.

Обязательная инвентаризация проводится до наступления события, которым вызвано ее проведение.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности можно не проводить инвентаризацию имущества, которое инвентаризировалось 1 октября отчетного года или позднее (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации). При этом инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет.

Инвентаризация обязательств должна осуществляться по состоянию на 31 декабря включительно (Приложение к Письму Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Какие показатели подлежат инвентаризации?

Инвентаризации подлежат активы и обязательства (ч. 1 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ, п. 26 Положения).

Под активами понимаются имущество и денежные средства, принадлежащие организации. Обязательства учитываются как дебиторские, так и кредиторские, но имеющие одно общее свойство — в силу обязательства одно лицо (должник) обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие: передать имущество, выполнить работу, оказать услугу, внести вклад в совместную деятельность, уплатить деньги и т.п. — либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности (п. 1 ст. 307 ГК РФ).

В п. 1.1 Методических указаний по инвентаризации устанавливается необходимость проведения инвентаризации в отношении имущества и финансовых обязательств организации.

При этом под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризационная комиссия

Кто проводит инвентаризацию в организации?

Согласно п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

В то же время при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Кто входит в инвентаризационную комиссию?

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом, постановлением или распоряжением (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации). Рекомендуемая форма такого документа приведена в Приложении 1 к Методическим указаниям по инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Обязанности руководителя при проведении инвентаризации

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой) (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

Необходимо ли вести сводный учет документов о проведении инвентаризации?

Из п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации следует, что организация должна вести книгу контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, в которой регистрировать данный документ о начале проведения инвентаризации. В приведенной норме прямо указано, что в книге регистрируются документы о создании и изменении состава инвентаризационной комиссии. При этом не установлено, что в названной книге надо регистрировать какие-либо другие документы. Однако состав показателей книги говорит о том, что в ней регистрируются все документы, связанные с проведением инвентаризации в течение определенного периода. Исключение — документы о проведении контрольной проверки в соответствии с п. 2.15 Методических указаний по инвентаризации. Они регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

Подготовка к инвентаризации

Согласно п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на „__________“ (дата)», что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации).

Дополнительные мероприятия вне инвентаризации

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация (п. 2.15 Методических указаний по инвентаризации).

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом, приведенным в Приложении 3 к Методическим указаниям по инвентаризации. В тех же целях можно использовать форму ИНВ-24 «Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей», утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ конкретная форма акта о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей первичных учетных документов должна быть утверждена руководителем экономического субъекта.

Оформленные результаты контрольных проверок регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. Ее форма приведена в Приложении 4 к Методическим указаниям по инвентаризации. В тех же целях можно использовать форму ИНВ-25 «Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации», утвержденную Постановлением Госкомстата России № 88.

В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ конкретная форма документа для учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации ценностей первичных учетных документов должна быть утверждена руководителем экономического субъекта.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки (п. 2.16 Методических указаний по инвентаризации).

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Проведение инвентаризации

Как производится учет фактического наличия имущества и обязательств?

Где отражается фактическое наличие имущества и обязательств? Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств вносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах (п. 2.5 Методических указаний по инвентаризации). Примерные формы описей и актов приведены в Приложениях 6 — 18 к Методическим указаниям по инвентаризации.

Министерства и ведомства вправе разрабатывать свои формы для отражения сведений о проведении инвентаризации, которые обязаны использовать соответствующие организации (п. 2.14 Методических указаний по инвентаризации).

Какими способами определяется фактическое наличие имущества? Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

Как проверить наличие имущества, если оно находится в неповрежденной упаковке поставщика? По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части данных ценностей (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

Как проверить наличие материалов, хранящихся навалом? Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

Особенности инвентаризации весовых товаров. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационном комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

Проведение инвентаризации в течение нескольких дней

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (п. 2.12 Методических указаний по инвентаризации).

Е.С. Казаков

---