---
title: "Статья: Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки"
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/statya-gotovimsya-k-perehodu-na-elektronnye"
---
## Статья: Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки
# Статья: Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки
(Суворова Т.)
("Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2019, N 11)
"Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2019, N 11
*ГОТОВИМСЯ К ПЕРЕХОДУ НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ*
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Сейчас она ведется исключительно в бумажной форме. С 2020 года планируется перевод ее в электронный формат, и законопроект уже прошел первое чтение. К чему готовиться работодателям, расскажем в статье.
Национальный проект "Цифровая экономика" набирает обороты и цифровизация затрагивает многие сферы нашей жизни. Трудовые отношения не исключение. Первые шаги были сделаны еще в 2013 году, когда в Трудовой кодекс была введена глава, регулирующая труд дистанционных работников и устанавливающая возможность подписания трудового договора электронной цифровой подписью.
Проект федерального закона N 748684-7 "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде) предлагает с 2020 года вести трудовые книжки в электронной форме. В связи с этим законодатели хотят скорректировать и Федеральный закон от 01.04.1996 N 27 "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", поскольку именно Пенсионный фонд аккумулирует сведения о трудовом стаже работников.
## Электронная трудовая книжка: что это?
С нового года работодателям придется переходить на электронные трудовые книжки. Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений и исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.
**Сразу отменять бумажные трудовые книжки не будут. Законодатели предусмотрели переходный период.**
В 2020 году работники смогут сделать выбор, в каком виде вести их трудовые книжки. Вместе с тем при трудоустройстве впервые с 2021 года все сведения о периодах работы изначально будут размещаться только в электронном виде без бумажного оформления.
Согласно ст. 66.1, которую планируется ввести в Трудовой кодекс, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника станут основной информацией. В них войдут сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора. Такие сведения работодатель обязан будет передавать в информационную систему ПФР.
## Как посмотреть записи в электронной книжке?
Те работники, которые выберут для себя цифровой формат трудовой книжки, смогут ознакомиться со сведениями о своей трудовой деятельности онлайн. Законодатели предлагают несколько вариантов получения таких сведений.
| Способ получения сведений | Формат предоставления сведений |
| --- | --- |
| У работодателя по последнему месту работы (за период работы у него) | На бумажном носителе или в форме электронного документа |
| В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) | На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом |
| В Пенсионном фонде | На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа |
| С использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (на сайте госуслуг) | В форме электронного документа |
## Какие сведения будут вноситься в электронную книжку?
Согласно проекту федерального закона N 748744-7 в ПФР работодатели будут передавать данные:
- о месте работы лица (наименование работодателя и сведения о его переименованиях);
- о выполняемой им работе и периодах работы (должность, специальность, профессия, квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации), структурное подразделение);
- о датах приема, увольнения, перевода на другую работу (с указанием реквизитов приказов и иных документов, являющихся основанием для оформления кадровых мероприятий);
- об основания прекращения трудового договора.
Таким образом, в электронной трудовой книжке сохранится практически весь перечень сведений, которые сейчас вносятся в бумажную форму.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, сможет предоставить работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у предыдущего работодателя на бумажном носителе или в МФЦ, ПФР, на сайте госуслуг.
## Как сведения будут передаваться в ПФР?
Сведения можно будет передать в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда. Если численность работающих в учреждении за предшествующий отчетный период (месяц) составляет 25 и более лиц, сведения представляются на работников в форме электронного документа. В таком же порядке сведения о трудовой деятельности могут представляться работодателем, у которого менее 25 работников.
Фонд уже разработал форму, по которой работодатель будет передавать сведения о трудовой деятельности, - СЗВ-ТД. Соответственно, с нового года у работодателей увеличится количество отчетов, формируемых и передаваемых в ПФР.
Сведения будут подаваться обо всех принятых и уволенных работниках, а также о работниках, подпавших под кадровые изменения (например, перевод). С 2020 года сведения нужно передавать ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Значит, первый отчет надо будет сдать до 15 февраля 2020 года. С 2021 года сведения о приеме и увольнении придется сообщать в течение рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.
Работнику сведения будут выдаваться тоже по определенной форме - СЗВ-ТД. Она будет формироваться и представляться:
1) в период работы по заявлению работника в письменном виде или путем направления в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты последнего - не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления, за исключением работников, в отношении которых ведется трудовая книжка;
2) при увольнении работника - в день прекращения трудового договора.
Отметим, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, сможет представлять работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе или в МФЦ, ПФР, на сайте госуслуг.
## Как подготовиться к переходу на электронные книжки?
Повторимся, что переход будет плавным и стартует в 2020 году. Чтобы все прошло гладко, необходимо следующее.
1. Уведомить работников об изменениях в законодательстве. Работники уведомляются в письменной форме. Важно указать, что уже с 2020 года сведения о трудовой деятельности будут передаваться в ПФР в рамках новой персонифицированной отчетности. При этом сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде только с персонального согласия человека. То есть нужно будет прописать право выбора работника по заявлению на ведение трудовой книжки на бумажном носителе.
К сведению. Следует сообщить работнику, что в случае непредставления заявления до 1 января 2021 года ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращается, она будет выдана ему на руки и сведения о его трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом виде.
Не советуем направлять такое уведомление в 2019 году: законодатели могут уточнить требования к содержанию.
2. Проанализировать имеющиеся локальные нормативные акты на предмет необходимости их изменения. Если это необходимо, лучше сделать это сейчас, поскольку, возможно, понадобится время на учет мнения первичного профсоюзного органа. Аналогично нужно поступить с коллективным договором.
Переход на электронные трудовые книжки начнется в 2020 году. Работодателю нужно будет передавать сведения о трудовой деятельности работников в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем. С 01.01.2021 в случаях приема на работу или увольнения работника сведения будут передаваться не позднее рабочего дня, следующего за этим днем.
Т. Суворова
Эксперт журнала
"Учреждения здравоохранения:
бухгалтерский учет и налогообложение"
Подписано в печать
29.10.2019
---