Статья: ФСБУ 27/2021: обязателен к применению с 2022 года

(Зобова Е.П.)

(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 1)

«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 1

С 1 января 2022 года стал обязательным к применению ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» <1>, который устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухучете коммерческих организаций.

---

<1> Утвержден Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 „Документы и документооборот в бухгалтерском учете“.»

Обсудим, какие вопросы должны быть отражены в учетной политике организации в связи с введением данного Стандарта, а также какие поправки планируется в него внести.

Начало действия ФСБУ 27/2021 является поводом обратить особое внимание на порядок работы с документами в организации, в том числе на составление первичных учетных документов и документооборот. Для этого нужно пересмотреть приложения к учетной политике, регламенты, политики в свете нового Стандарта и при необходимости внести корректировки.

Документы бухгалтерского учета

Как определено ФСБУ 27/2021, под документами бухгалтерского учета понимаются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета. Они должны соответствовать требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 402-ФЗ), а также рассматриваемому Стандарту.

К документам бухгалтерского учета предъявляются следующие требования:

• они должны быть составлены на русском языке. Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык. Если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами РФ требуют составления документов бухгалтерского учета на языке данной страны, то такие документы составляются на соответствующем иностранном языке. При этом регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык;
• величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета записывается в регистрах в рублях независимо от валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности экономическим субъектом. Величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, записывается в регистрах и в такой валюте, и в рублях;
• в качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания лицом, совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события. Если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, то указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни. В случае включения обязательных реквизитов в первичный учетный документ на основании оправдательного документа приводится информация, позволяющая идентифицировать соответствующий оправдательный документ.

При этом ФСБУ 27/2021 разрешает организациям на свое усмотрение:

• оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;
• оформлять длящиеся факты хозяйственной жизни (в частности, начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (в частности, поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью, определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности, предусмотренного ПБУ 1/2008 (в частности, сутки, неделя, месяц, квартал), при условии их составления на отчетную дату;
• использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные или полученные в процессе деятельности экономического субъекта, в частности, для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом (в частности, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет) при условии, что они содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа.

Соответственно, организация должна выбрать порядок составления первичных учетных документов в указанных случаях и отразить это в учетной политике для целей бухгалтерского учета. При этом необходимо утвердить и формы первичных учетных документов — самостоятельно разработанные или унифицированные.

Что касается регистров бухгалтерского учета, то правильность отражения объектов бухучета в регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. В связи с этим у хозяйствующего субъекта должен быть утвержден перечень ответственных лиц с указанием должностей.

Обратите внимание! Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта.

Еще один важный момент определен ФСБУ 27/2021 — допустимые виды электронной подписи (ЭП) документов бухгалтерского учета, составляемых в электронном виде:

• если требование о применении конкретного вида ЭП в соответствии с целями ее использования предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, то экономический субъект обязан применять именно этот вид ЭП при составлении документов бухгалтерского учета в электронном виде;
• во всех иных случаях виды ЭП документов бухгалтерского учета, составляемых в электронном виде, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — простая электронная подпись, усиленная (неквалифицированная и квалифицированная) электронная подпись;
• виды ЭП первичных учетных документов, составляемых в электронном виде экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются их соглашением.

Соответственно, организация должна установить порядок применения электронных подписей для оформления документов бухгалтерского учета.

Разъяснения об определении вида электронной подписи при оформлении первичных учетных документов в электронном виде даны в Письме Минфина России от 14.09.2021 № 03-02-11/74628.

Исправление документов бухгалтерского учета. Организация должна установить порядок и допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета (за исключением случаев, когда согласно законодательству РФ или принятым в соответствии с ним правилам внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено).

Напомним, что исправление документа в бумажном варианте отличается от исправления электронного документа.

Порядок исправления бумажного документа хорошо знаком бухгалтерам. В отличие от него электронный документ исправляется путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность его использования отдельно от первоначального электронного документа.

Хранение документов бухгалтерского учета. К хранению документов бухгалтерского учета предъявляются особые требования:

• должны храниться подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в электронном виде, за исключением случаев, установленных законодательством РФ;
• документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета на бумажном носителе в электронный вид с целью последующего хранения не допускается;
• документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в них, должны храниться и размещаться в базах указанных данных на территории РФ. В случае если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами РФ требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории данной страны, то такое хранение должно быть обеспечено.

Соответственно, хозяйствующий субъект должен разработать порядок хранения документов бухгалтерского учета и обеспечить их сохранность.

Доступ к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета предоставляется в порядке, установленном экономическим субъектом, с обязательным информированием главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор оказания услуг по ведению бухгалтерского учета. В связи с этим организация должна утвердить порядок доступа к первичным учетным документам.

Документооборот в бухгалтерском учете

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимается движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив).

Организация должна разработать порядок документооборота, руководитель хозяйствующего субъекта — утвердить его. ФСБУ 27/2021 не требует составлять график документооборота, но его наличие значительно облегчает работу с документами.

При составлении графика документооборота нужно решить следующие задачи:

• своевременное отражение объектов в бухгалтерском учете, в том числе передача первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составление на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• предотвращение несанкционированного доступа к документам бухгалтерского учета.

Представители Минфина отмечают, что в ФСБУ 27/2021 нет излишних требований, в частности, к процедуре проверки первичных учетных документов в бухгалтерии, разработке и оформлению графика документооборота, хранению документов бухгалтерского учета, порядку действий в случае пропажи или гибели первичных учетных документов (Информационное сообщение от 10.06.2021 № ИС-учет-33 <2>). В силу нормы Федерального закона № 402-ФЗ, согласно которой ведение бухгалтерского учета и хранение бухгалтерских документов организует руководитель экономического субъекта, решения по указанным вопросам принимает он же.

---

<2> «Новая редакция правил о документах и документообороте в бухгалтерском учете».

График документооборота можно оформить и утвердить в качестве самостоятельного документа или одного из приложений к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Соответственно, каждый хозяйствующий субъект вправе предусмотреть в графике документооборота в отношении каждого вида первичного учетного документа интересующую его информацию, например:

• срок составления документа;
• лицо, ответственное за составление документа;
• количество экземпляров документа;
• порядок проверки документа (срок проверки и ответственное лицо);
• порядок обработки документа (срок обработки и ответственное лицо);
• порядок передачи документа в архив (срок передачи и ответственное лицо).

Поправки в ФСБУ 27/2021: проект

На момент подготовки данного материала на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов (https://regulation.gov.ru/) размещен проект приказа Минфина России «О внесении изменения в Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 16 апреля 2021 года № 62н „Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 „Документы и документооборот в бухгалтерском учете“ (ID проекта 01/02/11-21/00122897).»

Планируется установить, что Стандарт применяется с 1 января 2022 года, за исключением п. 25 ФСБУ 27/2021, который вступает в силу 1 января 2024 года. Организация может принять решение о применении Стандарта до указанных сроков.

В п. 25 ФСБУ 27/2021 сказано, что экономический субъект должен хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории Российской Федерации. В случае если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории данной страны, то такое хранение должно быть обеспечено.

Как сказано в пояснительной записке к документу, предусмотренный проектом перенос срока вступления в силу п. 25 ФСБУ 27/2021 с 1 января 2022 года на 1 января 2024 года обусловлен необходимостью предоставления организациям дополнительного времени для перехода на установленные этим пунктом условия хранения документов бухгалтерского учета, а также данных, содержащихся в таких документах, и размещения базы данных. При этом сохраняется право организации принять решение о применении п. 25 ФСБУ 27/2021 до 1 января 2024 года.

На данном этапе проводятся общественные обсуждения текста проекта нормативного правового акта и независимая антикоррупционная экспертиза. Если проект примут, то приказ вступит в силу по истечении 10 дней после опубликования.

С 2022 года стал обязательным к применению ФСБУ 27/2021. В связи с этим хозяйствующим субъектам целесообразно пересмотреть действующие документы по организации документооборота для целей бухгалтерского учета и внести соответствующие корректировки.

Организация вправе в предусмотренных ФСБУ 27/2021 случаях сделать выбор и отразить решение в учетной политике для целей бухгалтерского учета, например утвердить:

• порядок составления первичных учетных документов;
• перечень лиц с указанием должностей, ответственных за составление и отражение в бухгалтерских регистрах первичных учетных документов;
• порядок применения электронных подписей для оформления документов бухгалтерского учета;
• порядок и допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета;
• порядок хранения документов бухгалтерского учета и обеспечить их сохранность, а также порядок доступа к первичным учетным документам;
• порядок документооборота (включая график документооборота).

Все принятые решения должны быть оформлены и утверждены руководителем хозяйствующего субъекта.

Е.П. Зобова

---