Статья: Форма СЗВ-ТД: заполняем, представляем

(Гришина О.П.)

(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, № 4)

«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, № 4

В настоящее время за ПФР по-прежнему сохраняется обязанность по ведению индивидуальных лицевых счетов физических лиц. Но с 2020 года эти счета дополнены новым разделом — «Сведения о трудовой деятельности» (п. 2.1 ст. 6 Закона № 27-ФЗ <1>). В нем отражается информация о работнике (в частности, место работы, сведения о приеме на работу и увольнении с нее, трудовая функция и др.).

---

<1> Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

В целях заполнения и актуализации сведений в указанном разделе на работодателей (аптечные организации не являются исключением) возложена обязанность по представлению нового отчета по форме СЗВ-ТД. Данный отчет работодатели обязаны подавать в 2020 году не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, в котором произошел хотя бы один из поименованных в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ случай.

Когда именно этот отчет нужно подать? Как правильно его заполнить? Ответы — в настоящем материале.

Варианты ведения трудовых книжек

Начиная с 2020 года работникам предоставлено право самостоятельно выбрать способ ведения их трудовых книжек — на бумаге или в электронном виде (ст. 66, 66.1 ТК РФ). О своем выборе они должны письменно уведомить работодателя до конца 2020 года (в случае выбора электронного способа ведения трудовой книжки работнику должна быть выдана на руки бумажная трудовая книжка). По умолчанию (если от работников не поступит никаких заявлений) работодатели продолжат вести трудовые книжки на бумаге (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ <2>).

---

<2> Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Причем за работниками, выбравшими ведение работодателем бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ), это право сохранится и при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

А вот формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, будет осуществляться только в электронном виде (то есть бумажные трудовые книжки на них не будут оформляться). Об этом сказано в п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ.

Обратите внимание! Лица, не имевшие возможности по 31.12.2020 включительно подать работодателю заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. Перечень таких лиц приведен в п. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ, это (см. также Письмо Минтруда России от 11.02.2020 № 14-2/В-141):

• работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за которыми сохранялось место работы (в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных действующим законодательством);
• лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

Обязанность подачи сведений по форме СЗВ-ТД

Сведения о трудовой деятельности работников работодатели обязаны подавать в ПФР по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Тем же Постановлением утвержден Порядок ее заполнения. На основе данных этого отчета ПФР начиная с 2020 года формирует в электронном виде сведения, составляющие содержание трудовых книжек работников. При этом (как упоминалось ранее) допускается параллельное ведение трудовых книжек в бумажной форме.

Форму СЗВ-ТД работодатель должен представить в ПФР, если (п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.4, 2.3, 2.5.3 Порядка):

• работника приняли на работу, перевели на другую постоянную работу или уволили;

• работник получил новую профессию, специальность или квалификацию;
• суд запретил работнику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;
• организация была переименована.

Подчеркнем: каждый из вышеперечисленных случаев признается кадровым мероприятием, влекущим за собой обязанность работодателя по подаче в ПФР отчета по форме СЗВ-ТД.

Обратите внимание! Форма СЗВ-ТД представляется на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены трудовые договоры или в отношении которых произошли другие кадровые события (п. 1.4 Порядка).

Указанная форма заполняется на основании документов (приказов, распоряжений), подтверждающих оформление трудовых отношений между организацией и работником, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении (п. 1.2 Порядка). То есть в форме СЗВ-ТД указываются следующие сведения о застрахованном лице:

1. Место работы:

• наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя);
• регистрационный номер страхователя.

2. Сведения о выполняемой работе и периодах работы:

• сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;
• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
• сведения о переводах на другую постоянную работу;
• сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;
• реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

3. Информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о выборе способа ведения работодателем трудовой книжки.

Как часто и в какие сроки работодателю

нужно подавать форму СЗВ-ТД?

В 2020 году

В текущем году форма СЗВ-ТД сдается ежемесячно — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, но по мере необходимости — если в отчетном месяце произошло одно из кадровых мероприятий, поименованных в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.4, 2.3, 2.5.3 Порядка.

При этом следует учесть, что при представлении сведений в отношении зарегистрированного лица впервые работодатель должен дополнить их информацией о трудовой деятельности этого лица в организации по состоянию на 01.01.2020. Речь в данном случае идет о последнем кадровом мероприятии, определившем нынешний статус работника (п. 1.7 Порядка). Очевидно, в данном случае работодателю нужно подать один отчет, дополнительно указав в нем сведения о работнике по состоянию на 01.01.2020.

• вторую — о предшествующей переводу записи, отражающей статус работника на 01.01.2020.

Кроме того, аптека должна подать еще одну форму СЗВ-ТД в отношении этого работника — не позднее 15.06.2020 с указанием в ней выбранной им формы ведения трудовой книжки.

Отметим: если в течение 2020 года ни с одним работником не произошло кадровое мероприятие (то есть никто не был принят на работу, не увольнялся, не переводился и не подавал заявление о выборе формы трудовой книжки), то работодателю все равно нужно подать формы СЗВ-ТД по всем работникам с отражением в них фактов об их трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020. Срок сдачи таких отчетов — не позднее 15.02.2021 (п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.7 Порядка).

Пример 2. Работник аптеки подал в апреле 2020 года заявление о выборе ведения бумажной трудовой книжки. В сентябре 2020 года он перешел на работу в другую аптечную организацию. Должен ли данный работник при смене места работы в 2020 году подать аналогичное заявление новому работодателю?

В рассматриваемом случае предыдущий работодатель должен подать форму СЗВ-ТД в отношении этого работника не позднее 15.05.2020. В ней он должен отразить выбранный работником бумажный способ ведения трудовой книжки.

ПФР, в свою очередь, информацию о сделанном застрахованным лицом выборе способа ведения трудовой книжки должен отразить в индивидуальных сведениях. В дальнейшем указанная информация хранится в персональных трудовых данных этого лица.

Таким образом, подобное заявление работник не обязан подавать новому работодателю. Но при необходимости он вправе подать ему заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

С 2021 года

Начиная с 2021 года форму СЗВ-ТД при приеме на работу и при увольнении работнику нужно будет подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

При переводе на другую постоянную работу и при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки СЗВ-ТД нужно будет представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.

Об этом сказано в п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.8 Порядка.

Соответственно, если трудоустройства, перевода, увольнения и заявлений относительно способа ведения трудовой книжки в 2021 году не будет, то и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД работодателю не придется.

Подчеркнем: в 2021 году для включения в форму СЗВ-ТД сведений о приеме-увольнении работника значимой датой начала кадрового события является дата издания приказа, а не дата начала кадрового события (как в 2020 году). Это следует из буквального прочтения положений п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.6, 1.8 Порядка.

Пример 3. Работник аптеки принят на работу с 01.04.2021. При этом приказ о его приеме был издан 30.03.2021.

В этом случае аптека в силу п. 1.8 Порядка должна подать форму СЗВ-ТД по данному работнику не позднее 31.03.2021.

Способы подачи формы СЗВ-ТД

Страхователи, у которых в предшествующем месяце работало 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать форму СЗВ-ТД через Интернет. Отчет формируется в виде электронного документа и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 1.9, 1.12 Порядка).

При меньшей численности работников у работодателей есть право выбора способа подачи формы СЗВ-ТД — на бумаге или в электронном виде. В случае подачи отчета на бумаге он может быть заполнен шариковой ручкой и чернилами любого цвета (кроме красного и зеленого) печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений (п. 1.10 Порядка).

От теории к практике

На практике возникает немало вопросов при заполнении формы СЗВ-ТД по конкретным категориям работников. Ответы на некоторые из них даны в представленной ниже таблице.

Вопрос	Ответ
Нужно ли подавать «нулевую» СЗВ-ТД?	Отчет представляется на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения (п. 1.4 Порядка). Поэтому в случае отсутствия работников такой отчет подавать не нужно
По каким совместителям (внутренним или внешним) включаются сведения в СЗВ-ТД?	В п. 1.4 Порядка говорится о совместителях в общем (без уточнения вида взаимодействия с работодателем). В данном случае важно наличие лишь трудовых отношений. Это справедливо и в отношении работников, осуществляющих свою трудовую функцию дистанционно
Как именно надо отражать сведения о кадровых мероприятиях в отношении совместителей?	Порядок не содержит специальных правил для заполнения формы СЗВ-ТД на совместителей (как внешних, так и внутренних). Однако в Письме ПФР от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20 указано: специфика ведения кадрового учета в отношении совместителей заключается в том, что трудовые книжки таких сотрудников хранятся по месту основной работы. Соответственно, сведения в трудовую книжку с других мест работы вносит только основной работодатель. Поэтому в отношении этих лиц в графе 4 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение)» табличной части формы СЗВ-ТД нужно указать на совместительство. При этом отметки в строках «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» и «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» не ставятся
Нужно ли подавать в 2020 году СЗВ-ТД по лицам, находящимся в отпусках по беременности и уходу за ребенком или в отпуске за свой счет?	Включение в отчет сведений о таких лицах производится только в случае осуществления в отношении их кадровых мероприятий, требующих отражения в трудовой книжке, или при подаче этими лицами заявлений о выборе способа ведения трудовых книжек. В любом случае сведения о кадровом статусе таких лиц по состоянию на 01.01.2020 необходимо подать в ПФР не позднее 15.02.2021
Нужно ли подавать СЗВ-ТД в отношении работников-иностранцев?	Отчет подается в отношении всех лиц, работающих по трудовым договорам. Поэтому при наличии трудового договора с иностранным работником сведения о нем включаются в отчет по общим правилам
Должен ли ИП, не имеющий наемных работников, подавать на себя СЗВ-ТД?	Деятельность ИП не сопровождается оформлением трудового договора, поэтому ему не нужно подавать отчет в отношении себя
Нужно ли совместителям подавать заявление работодателю о выборе способа ведения трудовых книжек?	Исходя из положений ст. 66 и 66.1 ТК РФ совместители (как внутренние, так и внешние) не обязаны подавать работодателю подобное заявление
Подается ли СЗВ-ТД при смене работником фамилии?	Основания для подачи СЗВ-ТД поименованы в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.4, 2.3, 2.5.3 Порядка. Смена работником фамилии среди них не указана

Отметим: при ликвидации юридического лица (закрытии ИП) формы СЗВ-ТД по работникам представляются в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя), но не позднее дня представления в ИФНС документов для госрегистрации при ликвидации юридического лица (закрытия ИП).

В таком же порядке и в те же сроки (со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса)) представляются обозначенные сведения при реорганизации страхователя — юридического лица (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

В случае реорганизации страхователя — юридического лица в форме присоединения к другому юридическому лицу он представляет сведения об уволенных работниках не позднее дня представления в ИФНС документов для внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.

Чем грозят просрочки и ошибки в форме СЗВ-ТД?

За непредставление форм СЗВ-ТД прямое наказание для страхователя не предусмотрено. Но! В ст. 17 Закона № 27-ФЗ сказано, что в случае непредставления в установленный срок либо представления неполных и (или) недостоверных СТД страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства. Очевидно, здесь имеется в виду ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно обозначенной части нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение повторится в течение года, величина штрафов возрастет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Должностное лицо могут дисквалифицировать.

Соответствующие административные дела рассматривает Роструд (ст. 23.12 КоАП РФ).

Обратите внимание! С 2021 года за непредставление отчета СЗВ-ТД в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений должностные лица будут привлекаться к ответственности, предусмотренной новой редакцией ст. 15.33.2 КоАП РФ, в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 руб. (законопроект № 748758-7 — принят Госдумой РФ 17.03.2020 в третьем чтении).

О.П. Гришина

---