Статья: Электронный документооборот в трудовых отношениях

(Подкопаев М.В.)

(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 1)

«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 1

Цифровизация входит во все сферы жизни россиян. Все более она касается и трудовых отношений. Недавно начался переход на электронные трудовые книжки. Теперь законодатели пошли дальше.

Проведен эксперимент, участники которого добровольно перешли на электронный кадровый документооборот, подразумевающий ведение в электронном виде практически всех кадровых документов. Одним из его участников была крупная аптечная сеть. Вполне вероятно, что ее примеру могут последовать и другие аптечные организации.

Признано, что эксперимент оказался успешным, в связи с чем принят Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Он позволит организовать такой документооборот любому желающему работодателю (новые ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ).

Данный Закон опубликован на портале www.pravo.gov.ru 22.11.2021 и с этой даты вступил в силу. Расскажем подробно о возможностях, которые он предоставляет.

Можно не составлять приказ о приеме на работу

Есть одно изменение, которое не связано непосредственно с электронным кадровым документооборотом (далее — ЭКД), но его должны иметь в виду все работодатели, в том числе те, которые не намерены пока переходить на ЭКД.

Для работодателей и работников давно стало привычным, что при приеме на работу оформляется трудовой договор, на основании которого работодатель издает приказ (распоряжение). Это требование было предусмотрено ст. 68 ТК РФ. С приказом следовало ознакомить работника под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы, а если того пожелает работник — выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения).

Теперь при приеме на работу обязательным является оформление только трудового договора (ст. 68 ТК РФ изменена). Впрочем, не запрещено оформить и приказ о приеме на работу, но это на усмотрение работодателя. Также на его усмотрение остается и ознакомление с приказом работника, и выдача ему копии. Иными словами, этот документ стал исключительно внутренним локальным актом работодателя.

Согласно новым положениям работодатель, работник или лицо, поступающее на работу, смогут создавать, подписывать, использовать и хранить документы, связанные с работой, в электронном виде, то есть без дублирования на бумажном носителе.

Такая возможность относится ко всем документам, предусмотренным трудовым законодательством, за исключением:

• трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Это касается и документов, в которых требуются подписи сторон. Только теперь подписи будут проставляться электронно, что несколько усложняет дело, поскольку электронная подпись должна быть у обеих сторон, в том числе у работника.

Для введения ЭКД необходимо письменное согласие работника. Можно предположить, что у многих работодателей только часть работников согласится на применение ЭКД, а многие наверняка не станут торопиться на нее переходить, поскольку имеют на это право.

Очевидно, что на практике большинству работодателей, по крайней мере первоначально, придется сочетать ЭКД с бумажным оформлением документов, которые предусматривают подпись работника.

Допускается, что расходы на оформление электронной подписи работника может понести работодатель.

Обратите внимание! Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством ЭКД либо отсутствие у него электронной подписи не может являться основанием для увольнения работника.

Оформление документов на бумажном носителе для тех работников, которые отказались от участия в ЭКД, производится, как и ранее, за счет работодателя.

С чего начать?

Работодатель должен подключиться к ЭКД. При этом он может создать собственную информационную систему (далее — ИСР). Очевидно, что это непросто, поскольку такая система должна обеспечить ему возможность подписания электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений. Работодателю придется самостоятельно понести все расходы на ИСР.

Однако работодателю необязательно создавать собственную ИСР. Вместо нее через ЕСиА («Госуслуги») можно будет подключиться к Единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (далее — ЦП «Работа в России»). Доступ к ней будет обеспечиваться через ЕСиА.

Правда, на момент написания статьи данная система была еще в разработке, а соответствующая нормативная база находилась в стадии обсуждения.

Здесь же отметим, что Правительство РФ в ближайшее время разработает:

• порядок обеспечения работодателем доступа работника к документам, заверенным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг;
• порядок предоставления работнику электронных документов, созданных с использованием ЦП «Работа в России», и порядок его доступа к ним посредством единого портала государственных и муниципальных услуг.

Что касается работника, то он будет подключаться к той ЭКД работодателя, которую тот будет использовать.

В любом случае для того, чтобы ввести ЭКД, работодатель должен принять локальный нормативный акт, согласовав его с выборным органом первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

В акт необходимо включить:

сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭКД;

• порядок доступа к ИСР (при необходимости);
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭКД;
• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭКД, а также сведения о дате введения ЭКД, устанавливаемой не ранее дня истечения срока уведомления.

Кроме того, необходимо утвердить порядок ЭКД. При этом тоже надо учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Для этого документа тоже предусмотрена обязательная информация:

• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом его рабочего времени, периодичность подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных абз. 4 ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ, на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Особенности подключения к ЭКД лица, которое поступает на работу

Работодатель, организовавший у себя ЭКД, должен информировать об этом каждого нового работника.

Если работник по состоянию на 31.12.2021 имел трудовой стаж, то при приеме на работу к указанному работодателю он вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.

Но если он отказывается взаимодействовать с работодателем таким образом либо если у него отсутствует электронная подпись, а оформлять ее за свой счет он не хочет, то это не является основанием для отказа в приеме на работу.

Однако если по состоянию на 31.12.2021 претендент на работу не имел трудового стажа, то от него согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭКД не требуется. А если он против участия в ЭКД, то ему можно отказать в приеме на работу.

Но если же соискатель согласен участвовать в ЭКД, но ссылается на отсутствие у него электронной подписи, то отказать в приеме ему нельзя. Работодателю придется изготовить электронную подпись для него за собственный счет.

На основании ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю некоторые документы. Теперь эти документы могут быть предъявлены соискателем в форме, согласованной с работодателем, в том числе в виде электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Также в электронной форме при приеме на работу работодатель может предъявить работнику для подписи правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Такая обязанность, как и ранее, установлена ст. 68 ТК РФ.

Порядок взаимодействия работодателя и работника

Работодатель во всех случаях применения ЭКД сможет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Если он применяет ИСР, то усиленная квалифицированная электронная подпись обязательна:

• при заключении трудовых договоров;
• при заключении договоров о материальной ответственности;
• при заключении ученических договоров;
• при заключении договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• при внесении изменений в указанные договоры;
• при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;
• при уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

В случае подписания иных электронных документов посредством ИСР работодателем могут использоваться:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Если работодатель начнет применять ЦП «Работа в России», то он будет вправе использовать:

• усиленную квалифицированную электронную подпись;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Только для работника нет обязанности применять усиленную квалифицированную электронную подпись, хотя он и вправе ею пользоваться. Также в случае использования ИСР он может применять:

• усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

При подписании электронных документов работник или лицо, поступающее на работу, посредством ЦП «Работа в России» вправе использовать:

• усиленную квалифицированную электронную подпись;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с применением инфраструктуры электронного правительства.

Более того, работник (лицо, поступающее на работу) может пользоваться даже простой электронной подписью, но с ограничениями. Они заключаются в следующем:

• при использовании ИСР соглашением сторон трудового договора должны быть установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа подписи;
• при применении ЦП «Работа в России» это должна быть простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством РФ правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Обратите внимание! В случае использования ИСР простую электронную подпись нельзя применять при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

На основании ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку <1> в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

---

<1> За исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.

Теперь если работодатель перешел на ЭКД, то при подаче работником заявления о выдаче таких документов работодатель будет обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления эти документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, способом, указанным в заявлении работника:

• в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
• в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на Едином портале государственных и муниципальных услуг в случае взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с Единым порталом государственных и муниципальных услуг либо в личном кабинете работника на ЦП «Работа в России» при условии ее использования работодателем.

Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.

М.В. Подкопаев

---