--- title: "Статья: Электронный документооборот в сфере трудовых отношений" status: действует canonical: "https://bukva.ai/docs/statya-elektronnyy-dokumentooborot-v-sfere" --- ## Статья: Электронный документооборот в сфере трудовых отношений # Статья: Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (Мухин С.) ("Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2022, N 1) "Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2022, N 1
*ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В СФЕРЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ*
Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ внесены изменения в Трудовой кодекс: введены новые положения, касающиеся электронного документооборота (ЭД) в сфере трудовых отношений. Рассмотрим данные новшества в статье.
**Трудовой кодекс дополнен следующими статьями:**
- 22.1 "Электронный документооборот в сфере трудовых отношений"; - 22.2 "Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот"; - 22.3 "Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота". Рассмотрим каждую из них. ## Об ЭД в сфере трудовых отношений В соответствии со ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. ЭД применяется к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись.
Обратите внимание! Положения ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ не применяются в отношении:
- трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников; - акта о несчастном случае на производстве по установленной форме; - приказа (распоряжения) об увольнении работника; - документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником. Определено, что ЭД может осуществляться работодателем посредством: - единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в РФ. Доступ к данной цифровой платформе обеспечивается, в частности, посредством единого портала госуслуг с использованием федеральной ГИС; - информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронных документов в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений. Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также на создание, использование и хранение электронных документов. ## Введение ЭД в учреждении Как определено ст. 22.2 ТК РФ, ЭД вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Акт должен содержать: - сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭД; - порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭД;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭД, а также сведения о дате введения ЭД, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления. Порядок осуществления ЭД может предусматривать: 1) сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления; 2) порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости); 3) исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе; 4) процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости). Далее работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭД и праве работника дать согласие на такое взаимодействие. Обратите внимание! Переход на взаимодействие с работодателем посредством ЭД осуществляется с письменного согласия работника, за исключением случая, когда работник принимается на работу впервые и у него на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством ЭД признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать согласие в последующем. Определено, что работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые не дали согласия на взаимодействие посредством ЭД, документы, связанные с их работой у данного работодателя, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. ## Прием на работу к работодателю, применяющему ЭД В силу ст. 22.2 ТК РФ работодатель обязан проинформировать лицо, принимаемое на работу, об осуществлении ЭД. Соискатель на вакантную должность при приеме на работу к работодателю, который осуществляет ЭД либо принял решение о введении ЭД, вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭД. К сведению. Отсутствие согласия работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством ЭД либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.
При заключении трудового договора документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ (паспорт, трудовая книжка, СНИЛС и т.д.), могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в виде электронных документов, если иное не установлено законодательством РФ.
Лицо, поступающее на работу, может ознакомиться с документами, предусмотренными ст. 68 ТК РФ, в электронной форме. Например, к таким документам относятся правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор. Заметим, что работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование. При этом нормы ст. 22.2 ТК РФ разрешают работникам и соискателям на вакантную должность использовать ранее полученную ими усиленную квалифицированную электронную подпись. ## Взаимодействие работодателя и работника Статьей 22.3 ТК РФ определено, что взаимодействие между работником и работодателем, применяющим ЭД, осуществляется с применением электронной подписи. При этом используются: - усиленная квалифицированная электронная подпись (ЭП); - усиленная неквалифицированная ЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора; - усиленная неквалифицированная ЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
- простая ЭП в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.
Определено, что работодатель во всех случаях применения ЭД может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Причем она является обязательной: - при заключении трудовых договоров; - заключении договоров о материальной ответственности; - заключении ученических договоров; - заключении договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; - внесении изменений в указанные договоры; - подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания; - подписании уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора. При подписании электронных документов посредством цифровой платформы "Работа в России" могут использоваться следующие виды подписей: | Сторона трудовых отношений | Вид электронной подписи | | --- | --- | | Работодатель | 1. Усиленная квалифицированная электронная подпись.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства | | Работник (либо лицо, ищущее работу) | 1. Усиленная квалифицированная электронная подпись.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
3. Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством РФ правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением госуслуг в электронной форме | Установлено, что работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством ЭД, вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены ТК РФ и в отношении которых осуществляется ЭД, посредством: - информационной системы работодателя (в случае ее применения работодателем для осуществления ЭД), в том числе с использованием единого портала госуслуг (при условии взаимодействия информационной системы работодателя с единым порталом госуслуг); - цифровой платформы "Работа в России" при условии ее применения работодателем в целях осуществления ЭД. К сведению. Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, перечисленными способами, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления. Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать в письменной форме либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, или через цифровую платформу "Работа в России" при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления ЭД. При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно представить работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии: - либо на бумажном носителе; - либо в электронной форме способом, указанным в заявлении работника (в виде копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, либо в виде электронного документа, в том числе путем его размещения на едином портале госуслуг либо в личном кабинете работника на цифровой платформе "Работа в России" при условии ее использования работодателем в целях осуществления ЭД). По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале госуслуг в порядке, предусмотренном Правительством РФ.
* * *
Работодатель обязан обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России". С. Мухин
Эксперт журнала
"Учреждения здравоохранения:
бухгалтерский учет и налогообложение"
Подписано в печать
29.12.2021
---