Статья: Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

(Мухин С.)

(«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 1)

«Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2022, № 1

Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ внесены изменения в Трудовой кодекс: введены новые положения, касающиеся электронного документооборота (ЭД) в сфере трудовых отношений. Рассмотрим данные новшества в статье.

• 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
• 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот»;
• 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота».

Рассмотрим каждую из них.

Об ЭД в сфере трудовых отношений

В соответствии со ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

ЭД применяется к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись.

• трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Определено, что ЭД может осуществляться работодателем посредством:

• единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в РФ. Доступ к данной цифровой платформе обеспечивается, в частности, посредством единого портала госуслуг с использованием федеральной ГИС;
• информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронных документов в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также на создание, использование и хранение электронных документов.

Введение ЭД в учреждении

Как определено ст. 22.2 ТК РФ, ЭД вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Акт должен содержать:

• сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭД;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);

• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭД, а также сведения о дате введения ЭД, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Порядок осуществления ЭД может предусматривать:

1. сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;

2. порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);

3. исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;

4. процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Далее работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭД и праве работника дать согласие на такое взаимодействие.

Обратите внимание! Переход на взаимодействие с работодателем посредством ЭД осуществляется с письменного согласия работника, за исключением случая, когда работник принимается на работу впервые и у него на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством ЭД признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать согласие в последующем.

Определено, что работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые не дали согласия на взаимодействие посредством ЭД, документы, связанные с их работой у данного работодателя, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Прием на работу к работодателю, применяющему ЭД

В силу ст. 22.2 ТК РФ работодатель обязан проинформировать лицо, принимаемое на работу, об осуществлении ЭД. Соискатель на вакантную должность при приеме на работу к работодателю, который осуществляет ЭД либо принял решение о введении ЭД, вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭД.

К сведению. Отсутствие согласия работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством ЭД либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.

Лицо, поступающее на работу, может ознакомиться с документами, предусмотренными ст. 68 ТК РФ, в электронной форме. Например, к таким документам относятся правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор.

Заметим, что работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование. При этом нормы ст. 22.2 ТК РФ разрешают работникам и соискателям на вакантную должность использовать ранее полученную ими усиленную квалифицированную электронную подпись.

Взаимодействие работодателя и работника

Статьей 22.3 ТК РФ определено, что взаимодействие между работником и работодателем, применяющим ЭД, осуществляется с применением электронной подписи. При этом используются:

• усиленная квалифицированная электронная подпись (ЭП);
• усиленная неквалифицированная ЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная ЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;

Определено, что работодатель во всех случаях применения ЭД может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Причем она является обязательной:

• при заключении трудовых договоров;
• заключении договоров о материальной ответственности;
• заключении ученических договоров;
• заключении договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• внесении изменений в указанные договоры;
• подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;
• подписании уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

При подписании электронных документов посредством цифровой платформы «Работа в России» могут использоваться следующие виды подписей:

Сторона трудовых отношений	Вид электронной подписи
Работодатель	1. Усиленная квалифицированная электронная подпись. 2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства
Работник (либо лицо, ищущее работу)	1. Усиленная квалифицированная электронная подпись. 2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства. 3. Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством РФ правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением госуслуг в электронной форме

Установлено, что работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством ЭД, вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены ТК РФ и в отношении которых осуществляется ЭД, посредством:

• информационной системы работодателя (в случае ее применения работодателем для осуществления ЭД), в том числе с использованием единого портала госуслуг (при условии взаимодействия информационной системы работодателя с единым порталом госуслуг);
• цифровой платформы «Работа в России» при условии ее применения работодателем в целях осуществления ЭД.

К сведению. Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, перечисленными способами, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может подать в письменной форме либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, или через цифровую платформу «Работа в России» при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления ЭД.

При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно представить работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии:

• либо на бумажном носителе;
• либо в электронной форме способом, указанным в заявлении работника (в виде копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, либо в виде электронного документа, в том числе путем его размещения на едином портале госуслуг либо в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России» при условии ее использования работодателем в целях осуществления ЭД).

По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале госуслуг в порядке, предусмотренном Правительством РФ.

Работодатель обязан обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы «Работа в России».

С. Мухин

---