Статья. «Должностные инструкции работников аптечного предприятия»

(И. Л. Милушина)

(«Нормативные акты и комментарии для фармации», 2004, № 2)

«Нормативные акты и комментарии для фармации», 2004, № 2

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ АПТЕЧНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Основной документ, регулирующий права и обязанности работника и работодателя — Трудовой кодекс РФ. Права и обязанности, прописанные в ТК РФ, считаются общими и не отражают ни специфику конкретной отрасли, ни специфику обязанностей работника на конкретном участке работы. Поэтому в каждой организации целесообразно иметь должностные инструкции, в которых обязанности работника прописываются более детально, с учетом его специальности и участка работы.

Организационные документы

Практический опыт показывает, что любое предприятие в целом и каждый его сотрудник могут успешно функционировать только при наличии четкой регламентации их деятельности, закрепленной в соответствующих организационно-распорядительных документах: должностных инструкциях работников. Это правило относится к любой, даже самой маленькой аптеке или аптечному пункту.

Должностные инструкции — это организационные документы, необходимые для обеспечения работы с персоналом. Они нужны, в частности, для всесторонней объективной оценки работников и нередко используются при разрешении трудовых споров.

Кроме того, эти документы устанавливают производственную необходимость некоторых расходов предприятия. Например, использование работником мобильной связи или оплата ему расходов на проезд могут быть подтверждены должностной инструкцией, предполагающей его постоянные разъезды.

Немаловажную роль эти документы играют и при разработке системы контроля за материально-ответственными лицами. Такая система должна предусматривать порядок назначения лиц, ответственных за конкретное имущество, юридическое оформление этой ответственности и ее отражение в бухгалтерском учете. На основании анализа квалификационных характеристик лиц, с которыми могут быть заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, в организациях разрабатываются и утверждаются должностные инструкции для всех работников, несущих полную материальную ответственность.

Руководствуйтесь ОСТом

При разработке должностных инструкций для аптечного предприятия необходимо руководствоваться Отраслевым стандартом «Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения», утвержденным приказом Минздрава РФ от 04.03.2003 г. № 80 (в ред. от 11.09.2003 г.) (приложение 1).

В разделе VIII стандартов изложены требования к персоналу аптечных организаций, которые необходимо учитывать при разработке инструкций, и в соответствии с которыми:

• фармацевтические должности в аптечных организациях занимают специалисты-провизоры или фармацевты в соответствии с установленным порядком;
• руководство аптечной организацией осуществляет провизор, имеющий сертификат специалиста и стаж работы по специальности не менее 3 лет. В аптечных организациях, расположенных вне города, руководство может осуществлять фармацевт, имеющий сертификат специалиста;
• в отделах аптечных организаций с открытой формой выкладки товаров и реализующих товары, разрешенные к отпуску из аптечных организаций, допускается привлечение лиц со средним или средним медицинским образованием или высшим медицинским образованием в качестве консультантов;
• специалисты аптечных организаций должны повышать свою квалификацию в соответствии с действующими требованиями;
• персонал аптечных организаций должен соблюдать правила личной гигиены, включая использование специальной одежды;
• с целью обеспечения санитарных требований сотрудники аптечных организаций должны проходить медицинское освидетельствование в установленном порядке;
• не допускаются к работе лица с признаками заболевания, открытыми ранами, пока состояние их здоровья может быть причиной риска контаминации товаров, реализуемых в аптечной организации;
• не разрешается в производственных помещениях, а также на рабочих местах в торговом зале курение, прием пищи, хранение личных лекарственных препаратов, продуктов питания, напитков, табачных изделий;
• в своей производственной деятельности сотрудники аптечных организаций руководствуются действующими документами в области фармацевтической деятельности, правилами внутреннего трудового распорядка, требованиями техники безопасности и отраслевым стандартом.

При разработке должностных инструкций для работников аптеки рекомендуется также изучить такие документы, как приказ Минздрава СССР от 30.12.76 г. № 1255 «Об утверждении номенклатуры должностей фармацевтических работников и положений об отдельных учреждениях и должностях работников аптечных учреждений» и Методические рекомендации по составлению функционально-должностных инструкций для аптечных работников (на основании письма ГАПУ МЗ СССР № 133-2/18-209 от 21.05.84 г.), в которых учтена специфика работы аптечного предприятия (приложения 2 и 3).

Правильное оформление инструкций

Далеко не все аптечные учреждения используют в своей работе должностные инструкции, а те, которые используют, нередко допускают при их разработке те или иные упущения. Например, в ряде случаев должностные инструкции разрабатываются только для части персонала аптеки, что снижает их практическую ценность. Бывает и так, что при составлении должностных инструкций учитываются не все требования, предъявляемые к объему и характеру работы специалиста. Это приводит к тому, что часть функций, возложенных на сотрудника, не выполняется или выполняется не в полном объеме.

При оформлении должностных инструкций необходимо также помнить о том, что составленный документ должен иметь унифицированную форму и структуру текста. Многие специалисты, разрабатывая организационные документы, основное внимание уделяют содержательной части, что, безусловно, важно. Однако нельзя забывать о том, что хороший текст становится документом только после придания ему юридической силы, то есть он должен иметь соответствующую форму со всеми необходимыми реквизитами, правильно внесенными.

Требования к построению и оформлению бланка документа, составу его реквизитов, схеме расположения этих реквизитов изложены в постановлении Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-2003), введенного в действие с 1 июля 2003 г. (приложение 4).

Должностные инструкции должны обеспечивать рациональное распределение профессиональных обязанностей между всеми работниками предприятия, четко и однозначно определять права и ответственность, которыми наделяется каждый исполнитель на определенном участке работы с учетом его знаний, сложившихся условий труда и потребностей аптечного учреждения.

Непосредственной разработке должностных инструкций в каждой аптеке должна предшествовать определенная подготовительная работа. На этом этапе необходимо детально изучить все нормативные документы, регламентирующие порядок деятельности должностных лиц, провести разделение всего объема работ на составные части так, чтобы каждая из них могла быть в последующем закреплена за конкретным исполнителем. Далее должен быть определен перечень функций и обязанностей для всех работников. При этом состав и объем трудовых функций должны обеспечивать равномерную и полную загрузку всех исполнителей в течение рабочего дня, исключать дублирование и «ничейные полосы» в работе.

При приеме на работу новых сотрудников, изменении организационно-технических условий, объема и содержания труда аптечных работников функционально-должностные инструкции должны разрабатываться снова.

Структура и содержание должностной инструкции

Должностная инструкция может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции работника.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Взаимоотношения (связи по должности).

6. Ответственность работника за полученный участок работы.

«Общие положения» устанавливают сферу деятельности работника. В этом разделе формулируется основная задача, возложенная на него, требования к квалификации, его непосредственная подчиненность, приводится порядок замещения должности (кем назначается и освобождается от работы). В этом же разделе должностной инструкции должны быть приведены все нормативные документы, которыми исполнитель должен руководствоваться в своей работе (приказы, инструкции, рекомендации).

«Функции работника» — раздел, который определяет конкретный участок работы, закрепленный за сотрудником, и перечень видов работ, из которых складываются основные направления деятельности специалиста.

В разделе «Должностные обязанности» определяются действия, обеспечивающие выполнение возложенных на работников функций: строгое соблюдение трудового распорядка и трудовой дисциплины, качественное и своевременное выполнение того или иного вида работ, систематическое повышение своей квалификации и т.д.

В разделе «Права» должностной инструкции отражаются те права, которыми наделяется работник для выполнения своих функций и обязанностей. Они должны вытекать из основных задач и обязанностей должностного лица и отражать степень самостоятельности в работе.

В разделе «Взаимоотношения (связи по должности)» перечисляется круг лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией. В этом же разделе должностной инструкции должен быть четко определен порядок взаимозаменяемости: кого данный работник замещает на время отсутствия другого работника, а также кто замещает его.

В разделе «Ответственность» должны быть указаны наиболее важные функции, за невыполнение которых данное должностное лицо несет непосредственную дисциплинарную, материальную и другую ответственность.

Текст должностной инструкции, являющейся локальным актом организации, принято обязательно «разбивать» на пункты для удобства восприятия. Должностные инструкции в обязательном порядке утверждаются. Как правило, это делает руководитель организации. Вопросы согласования текстов должностных инструкций с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждом аптечном предприятии в зависимости от его структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Во многих организациях должностные инструкции согласовываются с юристами.

Должностные инструкции доводятся до работников аптечного предприятия под расписку оформлением визы ознакомления, включающей: личную подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. В случае отказа работника от визирования должностной инструкции составляется акт об отказе от визирования в присутствии не менее двух незаинтересованных свидетелей.

Текст должностной инструкции рекомендуется выдать сотруднику, что также фиксируется надписью «Копия инструкции получена на руки», затем ставится дата и подпись.

Для внесения изменений и дополнений в должностные инструкции издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников под расписку. Необходимость в издании такого приказа возникает в ситуации перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

• при изменении наименования аптечного предприятия или его структурного подразделения;
• при изменении наименования должностей;
• при увольнении прежнего работника и замене его другим.

Каждое аптечное предприятие при разработке должностных инструкций для своих сотрудников должно исходить их конкретных особенностей работы предприятия и его структурных подразделений. Такой подход позволит обеспечить оптимальную организацию труда, рациональную расстановку и использование кадров, повысить ответственность каждого аптечного работника за качество и результаты труда.

---