Статья. «Делопроизводство в учреждениях здравоохранения»

(А.Вифлеемский)

(«Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2007, № 10)

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УЧРЕЖДЕНИЯХ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

Делопроизводство в учреждении здравоохранения необходимо вести с соблюдением определенных требований, за невыполнение которых предусмотрена ответственность — уполномоченные органы могут проверить работу с документами. В статье рассмотрены сроки хранения документов, порядок их подготовки к постоянному или временному хранению.

Сроки хранения документов

Общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены ст.ст. 17-26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон № 125-ФЗ).

В настоящее время документы хранятся в соответствии со сроками, регламентированными архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, с последующими изменениями и дополнениями, ст. 23 НК РФ и ст. 17 Федерального закона № 129-ФЗ <*>.

---

<*> Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Согласно ст. 23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение четырех лет.

Сроки хранения трудовых книжек установлены в п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <*>: трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от других трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

---

<*> Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Перечнем типовых управленческих документов определены следующие сроки хранения первичных документов, в частности:

• лицевых счетов работников — 75 лет (п. 153);
• документов (актов, сведений, переписки) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — пять лет (п. 151);
• первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, актов о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.), — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п. 150);
• документов на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат — пять лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет (п. 155);
• доверенностей на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированных доверенностей, — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п. 155);
• документов (протоколов, актов, расчетов, заключений) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации — постоянно (п. 166);
• документов (актов, выписок банков, ведомостей, расчетов, переписки) об амортизационных отчислениях — пять лет (п. 167).

Подготовка документов и дел к постоянному или временному хранению

Законченные делопроизводством дела по окончании календарного года (или периода, в котором они сформировались) должны быть оформлены и учтены.

Перед оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию документов. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, то есть в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве (в начале дела — сверху — располагается самый ранний документ, в конце — самый поздний). Одновременно проверяют документы на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу, изымают черновики, лишние экземпляры и т.п.

Оформление дел (полное или частичное) производят в зависимости от сроков хранения дел, указанных в номенклатуре или определенных экспертной комиссией организации. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) — дела временного хранения (до 10 лет включительно). Полное оформление дела включает:

• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи;
• составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);
• переплет или подшивку;
• оформление обложки.

При частичном оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить дополнительную систематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Передача дел в архив и уничтожение документов

По окончании делопроизводственного года на все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляют опись. Описи согласуют с архивными учреждениями только те организации, которые являются источниками комплектования государственных архивов.

Для проведения экспертизы ценности документов в каждом учреждении формируется постоянно действующая экспертная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя. В состав комиссии обычно входят:

• заместитель директора, ответственный за делопроизводство;
• специалист, ответственный за архив учреждения;
• специалист по учебной, технической и другим видам документации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается заместитель директора, секретарем — секретарь учреждения. Заседания комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год, и оформляются протоколами. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения утверждает руководитель учреждения здравоохранения.

Экспертная комиссия учреждения здравоохранения ежегодно утверждает годовые разделы описей дел постоянного хранения. В соответствии с этими описями документы указанного учреждения поступают в государственный архив.

На основании экспертизы ценности документов и установленных сроков хранения экспертная комиссия учреждения здравоохранения выделяет для уничтожения документы, не подлежащие хранению. Акты на дела, подлежащие уничтожению, составляют, если срок хранения дел истек 1 января года, в котором составлен акт. Дела, включенные в акты, уничтожают после утверждения описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу.

Критериями, на основании которых осуществляется данная экспертиза, являются:

• происхождение (роль и место организации в системе государственного управления, экономики, социальной жизни общества, значимость ее деятельности, время и место образования документов);
• содержание (значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах; значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах; целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа);
• внешние особенности (юридическая достоверность — наличие необходимых подписей, печатей, дат, резолюций, отметок о происхождении и исполнении; особенности передачи текста, физическое состояние материальной основы носителя информации, способ передачи информации).

Объектами рассмотрения экспертной комиссии являются:

• ежегодно составляемая номенклатура дел;
• описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
• акты об аннулировании документов;
• изменение сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов (в сторону увеличения сроков), а также установление сроков хранения документов, которые присущи только данной организации и перечнями не предусмотрены;
• нормативные документы по совершенствованию делопроизводства.

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению утверждает главный врач учреждения только после их согласования с соответствующим органом архивной службы. В организациях, не передающих документы в государственный архив, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу и их утверждения главным врачом учреждения.

Ответственность за организацию хранения документов

Ответственность за организацию хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы, несет главный врач учреждения здравоохранения. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то это должно быть подтверждено правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

В случае утраты первичных учетных документов главный врач учреждения здравоохранения в соответствии с п. 6.8. Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

За грубые нарушения к организации могут быть применены следующие санкции согласно ст. 120 НК РФ:

• если нарушение совершено в течение одного налогового периода — штраф в размере 5000 руб. (п. 1);
• если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере 15000 руб. (п. 2);
• если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы — штраф в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15000 руб. (п. 3).

В соответствии со ст. 111 НК РФ лицо не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения, если будет установлено, что совершенное им деяние, содержащее признаки налогового правонарушения, было обусловлено чрезвычайными и непреодолимыми обстоятельствами. Указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в СМИ и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания. Например, не считают обстоятельствами непреодолимой силы пожар, если не установлено, что сгоревший объект не был оснащен необходимыми средствами пожарной сигнализации, пожаротушения и т.п.

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена также ст. 27 Федерального закона № 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20. КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц — от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20., в соответствии с ч. 3 ст. 23.1. КоАП РФ рассматриваются мировыми судьями.

Согласно ст. 5 Федерального закона № 82-ФЗ базовая сумма, применяемая для исчисления штрафов, размер которых в соответствии с законодательством РФ определяется в зависимости от минимального размера оплаты труда, в настоящее время составляет 100 руб.

Административная ответственность на основании ст. 15.11. КоАП РФ применяется за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов, в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ.

Также установлена ответственность за нарушение порядка предоставления статистической отчетности, в том числе и за утерю документов. В соответствии со ст. 3 Закона РФ от 13.05.1992 № 2761-1 учреждения возмещают в установленном порядке органам статистики ущерб, возникший в связи с необходимостью исправления итогов сводной отчетности при представлении искаженных данных или нарушении сроков представления отчетности.

Юридические лица, их филиалы и представительства, граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны представлять в Росстат, его территориальные органы и находящиеся в его ведении организации, а также другие федеральные органы исполнительной власти, ответственные за выполнение федеральной программы статистических работ, их территориальные органы и подведомственные организации статистическую информацию, необходимую для проведения государственных статистических наблюдений, по формам государственного статистического наблюдения на безвозмездной основе. Основными требованиями при представлении указанной информации являются полнота, достоверность, своевременность. Состав и методология исчисления показателей, круг субъектов, представляющих статистическую информацию, адреса, сроки и способы ее представления, которые указываются на бланках форм государственного статистического наблюдения и в инструкциях по их заполнению, являются обязательными для всех отчитывающихся субъектов.

Статистическая информация по формам государственного статистического наблюдения может быть представлена отчитывающимися субъектами непосредственно или передана через их представителей, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи. Датой представления статистической информации по формам государственного статистического наблюдения считается дата отправки почтового отправления с описью вложения или дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи либо дата фактической передачи по принадлежности.

Представлением недостоверной статистической информации считается неправильное отражение отчетных статистических данных в формах государственного статистического наблюдения вследствие нарушения действующих инструкций по заполнению форм государственного статистического наблюдения, арифметических или логических ошибок. Отчитывающиеся субъекты, представившие недостоверную статистическую информацию, не позднее трехдневного срока после обнаружения этих фактов представляют исправленную статистическую информацию территориальным органам и подведомственным Росстату организациям и другим органам и организациям, указанным в адресной части форм, с копиями документов, содержащих обоснования внесения исправлений. При выявлении федеральными органами исполнительной власти, ответственными за выполнение федеральной программы статистических работ, и их территориальными органами фактов нарушения порядка представления статистической информации, необходимой для проведения государственных статистических наблюдений, представления недостоверной статистической информации они могут при необходимости вносить в Росстат и его территориальные органы предложения о привлечении нарушителей к административной ответственности.

Административная ответственность за нарушение порядка представления статистической информации определена ст. 13.19. КоАП РФ, согласно которой нарушение должностным лицом, ответственным за представление статистической информации, необходимой для проведения государственных статистических наблюдений, порядка ее представления, а равно представление недостоверной статистической информации влечет наложение административного штрафа от 30 до 50 минимальных размеров оплаты труда (то есть от 3000 до 5000 руб.).

Подписано в печать

27.09.2007

---