Статья: Что делать, если пропал товар, и как его найти при использовании аутсорсинга при хранении и доставке. Фура не пришла

(Кубрина Т.)

(«Фармацевтический вестник», 2021, № 28)

Государство строго отслеживает перемещение лекарств. Несмотря на это, периодически появляется информация, что та или иная партия пропала при перевозке. На конкретном примере «ФВ» разобрался, как найти пропажу и не допустить ее в дальнейшем.

Как пропадают товары

За прошедший год Росздравнадзор трижды сообщал о фактах хищения лекарств во время их перевозки. В конце прошлого года не доехали до пункта назначения лекарства, принадлежащие компании «ЦВ „Протек“. Спустя несколько месяцев аналогичная беда приключилась у приморской „Фармации“, а затем и у курганского производителя „Велфарм“.»

Иногда груз может потеряться между адресатами из-за несогласованности действий, технических ошибок и человеческого фактора. Как это происходит, мы решили разобрать на примере.

Продавец лекарств S для их хранения и доставки пользуется аутсорсинговыми услугами стороннего склада A. Также услугами этого склада пользуются и другие фармкомпании.

Складу A поступило три заявки от трех компаний на доставку их продукции до трех разных покупателей (1, 2 и 3). Склад A объединил эти заявки в один транспортный маршрут, загрузил их в фуру и отправил по назначению.

По транспортному маршруту лекарства продавца S должны были выгрузить первыми, но из-за технического сбоя на складе покупателя 1 это сделать не удалось, и машина уехала на склад к покупателю 2. После разгрузки на складе покупателя 2 машина с товаром продавца S вернулась на разгрузку на склад покупателя 1, а дальше отправилась по маршруту к покупателю 3.

Покупатель 2 также пользовался услугами стороннего склада в качестве транзитной базы и после получения товара от продавца S отправил лекарства на свой основной склад. На основном складе в ходе приемки лекарств выяснилось, что поставлена была чужая продукция, а товар продавца S исчез в неизвестном направлении.

Как регулируется процесс перевозки

Обязательные требования к транспортировке лекарственных препаратов устанавливаются двумя нормативными актами: Правилами надлежащей практики хранения и перевозки лекарственных препаратов для медицинского применения (Приказ Минздрава России № 646н от 31.08.2016) и Правилами надлежащей дистрибьюторской практики (решение Совета ЕЭК № 80 от 03.11.2016, далее — GDP).

Согласно п. 123 GDP и п. 60 Приказа № 646н любая деятельность по транспортировке лекарств должна быть тщательно спланирована и должны учитываться возможные риски потери или порчи продукции.

Система менеджмента качества также уделяет большое внимание вопросам документирования ключевых процессов дистрибуции лекарства. В п. 58 Приказа № 646н говорится, что информация о перевозке лекарственных препаратов должна фиксироваться субъектом их обращения таким образом, чтобы обеспечивался контроль их перемещения.

Об этом же говорится в разд. 4 GDP Например, в п. 61 GDP предполагается обязательное ведение записей, относящихся к выполнению всех действий, касающихся полученной или поставленной продукции. При этом обязательное условие — ведение таких записей в момент осуществления соответствующих операций.

Помимо правильного и своевременного документально оформления процессов, связанных с перевозкой, фармсклады должны разработать процедуры и инструкции, регламентирующие правильное оформление каждой бизнес-операции (п. 53 GDP).

GDP отдельное внимание уделяет вопросам распределения ответственности между участниками аутсорсинговых отношений. В п. 130 GDP допускается перевозка лекарств третьими лицами на основании договора. При этом ответственность за соблюдение условий транспортировки лекарственных средств возлагается на дистрибьютора.

Об этом же говорится в разделе GDP об аутсорсинговой деятельности. В соответствии со ст. 111 GDP заказчик несет ответственность за деятельность, переданную на аутсорсинг. Кроме того, заказчик должен периодически проводить оценку компетентности исполнителя, в том числе путем проведения проверок.

Что делать, если товар пропал

В случае хищения лекарственного препарата владельцам необходимо обратиться в МВД и в Федеральную службу по надзору в сфере здравоохранения. При этом лучше обращаться в центральный аппарат Росздравнадзора. В его полномочия входит издание информационных писем, направленных на предупреждение незаконного оборота лекарств.

Владельцу лекарств к заявлению необходимо приложить SGTIN (Serialised Global Trade Item Number — серийный номер товарной позиции) пропавших упаковок, чтобы незамедлительно заблокировать их оборот.

«В первую очередь необходимо учитывать положения договоров — на поставку лекарств с продавцом и на перевозку и хранение с транзитной базой», — прокомментировал ситуацию руководитель практики в фармацевтике и здравоохранении «Пепеляев Групп» Константин Шарловский.

Важно определить, в какой момент согласно договору происходит приемка по количеству и ассортименту, в какой момент переходит право собственности на товар и риск его утраты, а также в течение какого срока принимаются претензии в отношении количества и ассортимента после приемки.

Вторым шагом, по мнению эксперта, станет проведение внутреннего расследования в целях выяснения, на каком этапе произошла ошибка, в том числе кем и какие документы были подписаны в части приемки товара на транзитной базе. По итогам внутреннего расследования целесообразно принимать решение по дальнейшим шагам — обращение к контрагенту с претензией по договору, обращение в органы внутренних дел с заявлением о факте хищения, обращение к сотруднику с запросом объяснительной.

Как найти потерю

В рассмотренном кейсе пропавшие лекарства удалось найти за счет проведения ряда последовательных действий, включая расследование и анализ.

На первом этапе был определен круг лиц, прямо или косвенно задействованных в процессе поставки. Затем в адрес каждого дистрибьютора были направлены информационные письма с описанием сложившейся ситуации. В ходе внутреннего расследования детальному анализу подвергались как сопровождающая поставку документация, так и записи, оформляемые во время приемки, внутреннего перемещения и оформления заявок.

Пропажу удалось обнаружить на складе A после проведения инвентаризации остатков.

Для всех участников важно провести анализ и оценку данного кейса и разработать корректирующие мероприятия, чтобы не допустить повторения проблемы.

Подписано в печать

25.11.2021

---