Статья: Бухгалтерский документооборот со следующего года

(Карпова Е.В.)

(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, № 8)

«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, № 8

БУХГАЛТЕРСКИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ СО СЛЕДУЮЩЕГО ГОДА

Минфин России Приказом от 16.04.2021 № 62н (начало действия документа — 19.06.2021) утвердил новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее — ФСБУ 27/2021). Стандарт заменяет Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105. Также благодаря ФСБУ 27/2021 фактически утрачивают силу нормы, посвященные первичным учетным документам и регистрам бухгалтерского учета, установленные Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (см. абз. 3 п. 9, п. 12 — 22).

ФСБУ 27/2021 в обязательном порядке подлежит применению с 01.01.2022, но (по решению организации с учетом конкретных условий ведения деятельности) приступить к этому можно и раньше обозначенного срока (п. 2 Приказа № 62н).

Дополнительная информация о новом Стандарте содержится в Информационном сообщении Минфина России от 10.06.2021 № ИС-учет-33 «Новая редакция правил о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (далее — Информационное сообщение № ИС-учет-33).

Подробности — далее.

На какие документы действие Стандарта не распространяется?

Стандартом установлены требования только к первичным учетным документам и регистрам бухгалтерского учета. На бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также иные бухгалтерские документы, указанные в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), действие Стандарта не распространяется. Специалисты Минфина заострили на этом внимание в Информационном сообщении № ИС-учет-33.

Что понимается под датой составления «первички»?

Под этой датой понимается дата подписания документа следующим лицом (несколькими лицами):

• совершившим(и) сделку, операцию и ответственным(и) за ее оформление;
• ответственным(и) за оформление совершившегося события.

Обратите внимание! В силу ФСБУ 27/2021 дата составления первичного учетного документа может отличаться от даты совершения факта хозяйственной жизни (ФХЖ), оформляемого этим документом. Однако при оформлении ФХЖ подлежит исполнению требование Закона № 402-ФЗ, согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен при совершении ФХЖ, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. В связи с этим при различии дат составления «первички» и совершения ФХЖ в первичном учетном документе указываются обе даты.

Что включает в себя понятие «оправдательный документ»?

Это документ, содержащий информацию о ФХЖ, на основании которого в «первичку» включаются обязательные реквизиты.

Обратите внимание! В отличие от первичного учетного документа оправдательный документ не предназначен для оформления ФХЖ и не содержит все обязательные реквизиты.

Оправдательными документами, например, являются: договор, кассовый чек, квитанция об оплате, судебный акт, торговый товарный счет и пр., то есть документы, которые:

• оформляют гражданско-правовые отношения экономического субъекта с контрагентами, работниками, государственными органами;
• используют для управления экономическим субъектом.

В первичный учетный документ, обязательные реквизиты которого указаны на основании оправдательного документа, включается информация, позволяющая идентифицировать оправдательный документ.

Обратите внимание! Документ, не являющийся изначально первичным учетным документом, но содержащий все обязательные реквизиты «первички», может использоваться в таком качестве для целей бухгалтерского учета. Оформлять на его основе специальный первичный учетный документ не надо.

Предусмотрены ли особые процедуры для оформления ФХЖ первичными учетными документами?

К особым процедурам можно отнести оформление ФХЖ одним первичным документом (например, при наличии связанных ФХЖ) либо с отдельной их периодичностью.

Так, отдельные ФХЖ могут оформляться не при их совершении, а, например, за сутки, неделю, месяц, квартал. Речь идет:

• о длящихся ФХЖ (начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств и т.п.);
• повторяющихся ФХЖ (поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договор и т.п.).

Обратите внимание! В указанных случаях периодичность составления «первички» определяется экономическим субъектом исходя из существа ФХЖ и требования рациональности. В любом случае первичный учетный документ должен быть составлен на отчетную дату (ранее подобный порядок допускался при реализации товаров, продукции, работ, услуг с применением контрольно-кассовой техники).

Каковы особенности составления учетных документов при ведении организацией деятельности за пределами РФ?

Сразу отметим: ранее такие особенности не формулировались. Сейчас установлена зависимость составления документов от соответствующих требований законодательства или правил иностранного государства, в котором организация ведет деятельность. Так, если местное законодательство требует составлять «первичку» и регистры бухгалтерского учета на языке этого государства, документы составляются на соответствующем иностранном языке (заметим: в целях бухгалтерского учета для «первички» не обязателен построчный перевод на русский язык, а для регистров бухгалтерского учета — обязателен). В противном случае (при отсутствии соответствующих требований местного законодательства) документы составляются на русском языке (для «первички», составленной на иностранном языке, построчный перевод на русский язык обязателен).

Как подписывать документ, составленный в электронном виде?

Ранее данный вопрос не регулировался правилами. Теперь определяются допустимые виды электронной подписи (ЭП) документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа. В частности:

• если требование об использовании конкретного вида ЭП предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, экономический субъект обязан применять именно этот вид ЭП;
• во всех иных случаях виды подписи электронных документов устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ): простая ЭП, усиленная ЭП (неквалифицированная и квалифицированная);
• виды ЭП «первички», составляемой совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками. В отношении корпоративных информационных систем это требование применяется в соответствии с Законом № 63-ФЗ (порядок использования ЭП может устанавливаться оператором корпоративной информационной системы или соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней).

Какие требования предъявляются к исправлению документов бухгалтерского учета?

По общему правилу способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются организацией самостоятельно на основании требований ФСБУ 27/2021, а именно:

• исправление производится таким образом, чтобы были ясны ошибочные и исправленные данные;
• обязательно указание даты исправления;
• необходимо проставление подписи лиц, составивших первичный документ или ответственных за ведение регистра, внесших исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Для исправления «первички» и регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, допустимым является исправление путем составления нового (исправленного) электронного документа. Последний должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, а также обязательные реквизиты (дату исправления, подписи лиц, внесших исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).

К сведению. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Исправление бумажной «первички» допустимо только корректурным способом: путем зачеркивания ошибочного текста или суммы и указания исправленного текста или суммы над зачеркнутым. Требования к исполнению такого способа исправлений установлены ФСБУ 27/2021.

Обратите внимание! Исправление в первичном учетном документе, составленном на бумажном носителе, путем составления нового (исправленного) документа не допускается.

Исправление в бумажном регистре бухгалтерского учета допустимо корректурным способом либо путем исправлений по счетам бухгалтерского учета методом сторно (на ту же сумму, что и ошибочная запись, либо часть суммы ошибочной записи, но со знаком минус) или дополнительной записи (на сумму, дополняющую сумму ошибочной записи до правильной величины).

Как хранить документы бухгалтерского учета?

Уточнены положения, посвященные хранению документов бухгалтерского учета:

• хранению подлежат, как правило, подлинники документов;
• документы должны храниться в том виде, в котором они составлены (перевод документов, составленных на бумаге, в электронный вид с целью последующего хранения запрещен);
• документы и данные, содержащиеся в них, должны храниться на территории РФ, здесь же размещается база данных бухгалтерского учета. Это требование не означает, что в отдельных случаях документы и данные не могут параллельно храниться за пределами РФ;
• порядок предоставления доступа к документам бухгалтерского учета устанавливает экономический субъект. При этом должно быть обеспечено информирование главного бухгалтера (иного соответствующего лица) о таком доступе.

Как организовать документооборот в бухгалтерском учете?

Документооборот организуется руководителем организации и должен обеспечивать:

• своевременное отражение объектов в учете, в том числе передачу «первички» в бухгалтерскую службу;
• предотвращение несанкционированного доступа к документам бухучета.

Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы.

Подытожим...

Революционных изменений ФСБУ 27/2021 не предусматривает. Скорее, Стандарт направлен на учет современных технологий регистрации и обработки информации.

Вместе с тем в нем учтены технические правки, в частности исключены:

• положения, дублирующие нормы Закона № 402-ФЗ и иных регулирующих актов, в частности состав обязательных реквизитов первичного учетного документа, действия в отношении «первички» по операциям, противоречащим законодательству, особенности оформления документов по учету операций с денежными средствами, сроки хранения и порядок изъятия документов бухгалтерского учета;
• устаревшие положения, в частности об унифицированных формах первичной учетной документации, о бланках строгой отчетности, о формах регистров бухгалтерского учета;
• излишние требования, в частности процедура проверки «первички» в бухгалтерии, требования к разработке и оформлению графика документооборота, процедуры хранения документов бухгалтерского учета, порядок действий в случае пропажи или гибели «первички». В силу нормы Закона № 402-ФЗ, согласно которой ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, решения по указанным вопросам принимает руководитель экономического субъекта.

К вопросу о приоритете применения документов в области регулирования бухучета

В Информационном сообщении № ИС-учет-33 Минфин России, ссылаясь на свое Письмо от 09.06.2021 № 07-01-09/45392, указал следующее.

Документ в области регулирования бухгалтерского учета, отличный от ФСБУ, не считается противоречащим федеральным стандартам, если им:

• усиливается конкретное требование, предусмотренное федеральным стандартом;
• определяются специфические для конкретных видов экономической деятельности способы и (или) формы реализации требований, установленных федеральными стандартами;
• определяются либо конкретизируются специфические для конкретных видов экономической деятельности формы реализации допустимого способа ведения бухучета, установленного ФСБУ;
• предусматривается применение не всех допустимых способов ведения бухгалтерского учета, закрепленных в федеральных стандартах, в отдельных видах экономической деятельности;
• дополняются либо конкретизируются состав и объем информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

При этом достаточно наличия одного или нескольких из перечисленных обстоятельств.

Е.В. Карпова

---