Статья. «Бронежилет» для главного бухгалтера»

(Г. Б. Апканиев)

(«Советник бухгалтера в здравоохранении», 2009, № 5)

«БРОНЕЖИЛЕТ» ДЛЯ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА

Сложившаяся в настоящее время ситуация во многих бюджетных медицинских учреждениях по объему и виду не бухгалтерской работы требует организованности. Это вызвано тем, что:

• приходится заниматься детальным планированием расходов не только в суммовой характеристике, но и в разрезе наименований материальных ценностей, количества, марки (моделей), цены;
• не выполняется план по получению дохода от оказания платных медицинских услуг;
• отсутствует контроль за суммой счета, что не позволяет определить, требуется ли при данном финансовом платеже оформление конкурсной документации;
• часто отсутствуют договоры (контракты) при подготовке платежных документов;
• отсутствует оперативная информация по положению дел счета, представленного к оплате (источник оплаты, экономическая классификация расходов, оплачен или не оплачен, получен товар (услуга) частично или нет и др.);
• общая сумма счетов к оплате часто превышает остатки денежных средств на лицевых счетах учреждения

и много других вопросов, которые накапливаются и требуют системного решения в части организации вышеуказанных ситуационных проблем, а также защищенности главного бухгалтера от действий, не относящихся к сфере бухгалтерского учета.

Внешний результат принятого решения по организованности выглядит так. В бухгалтерию на оплату (к учету) поступает счет (финансовый документ), оформленный следующим образом:

На лицевой стороне распоряжение главного врача:

Главный бухгалтер к оплате. Дата, подпись, расшифровка подписи.

На оборотной стороне:

Данные в счете соответствуют условиям заключенного договора и не превышают принятых договорных обязательств. Товары (услуги) _____ получены, _____ оплачены. КОСГУ (310 — «Увеличение стоимости основных средств», 340 — «Увеличение стоимости материальных запасов»). Принцип эффективности и экономности средств в счете применен.

Оказано медицинских услуг пациентам:

на платной основе ________ руб.;

на льготной основе ________ руб.

Подпись ответственного лица, дата.

Без данных оформлений бухгалтеру нежелательно принимать к учету счет (финансовые документы), и он должен вернуть этот счет ответственному лицу. Давайте рассмотрим каждую позицию вышеуказанных записей и как они влияют на качество организации бухгалтерского дела.

Виза на лицевой стороне счета главного врача является классической, и особой новизны в ней нет. Но она обязательна.

Наибольший интерес представляет запись на оборотной стороне счета.

• «Данные в счете соответствуют условиям заключенного договора и не превышают принятых договорных обязательств» — сопоставление данных в счете на оплату и данных в договоре становится актуальным. Особенно в таких элементах, как ассортимент товара (в Инструкции по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н, понятие товара не упоминается, а применяются понятия «материальный объект», «предмет», «имущество», «нефинансовый актив»), цена, количество, единица измерения и его комплектность. Природа данного подхода кроется в профессиональных знаниях того или иного дела.

Например: инженер по обслуживанию медицинского оборудования;

начальник лифтового хозяйства;

начальник гаража.

Суммовое выражение затрат является результатом арифметических действий следующих составляющих: наименование материального объекта, предмета, количества, единицы измерения, цены. Наиболее профессиональными знаниями обладают те сотрудники, кто имеет соответствующее образование и непосредственно руководит или эксплуатирует закупаемое имущество или услугу.

Например: приобретение рентген-аппарата;

ремонт лифтового двигателя;

покупка автомобиля для перевозки продуктов.

• Товары (услуги) ______ получены, ______ оплачены.

Принимая решение по оплате или принятию к учету, важно знать, получены материальные объекты (услуги) все или частично или не получены или произведена только частичная оплата (30%) или не оплачен полученный материальный объект, предмет (услуга). Зная такое положение дел, ответственные исполнители могут в любое время сообщить главному врачу о выполнении условий договора с контрагентом, и, без сомнения, это влияет на снижение дебиторской и кредиторской задолженности.

• Классификация операций сектора государственного управления (статьи 310 — «Увеличение стоимости основных средств», 340 — «Увеличение стоимости материальных запасов»).

Условием отнесения расходов и оплаты по источникам является принятое решение по выбору классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ), а именно статья 310 «Увеличение стоимости основных средств» или 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». Основными условиями отнесения материальных объектов к основным средствам являются:

• использование данного материального объекта в процессе деятельности медицинского учреждения при оказании услуг либо для управленческих нужд, находящегося в эксплуатации, запасе, на консервации, сданного в аренду, независимо от стоимости объектов со сроком полезного использования, превышающего 12 месяцев;
• Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 359, служит для определения группы основных средств.

Бухгалтеры бюджетных учреждений знают, как сложно провести изменения в учете в случае неверного отнесения товара по КОСГУ. Исходя из определенных условий, только должностные лица медицинского учреждения, непосредственно руководящие эксплуатацией или эксплуатирующие материальные объекты, могут ответить на вопрос: каков срок полезного использования материального объекта? Используется ли данный объект при оказании медицинских услуг или для управленческих нужд? Отсутствует ли данный материальный объект в перечне не относящихся к основным средствам или определен в составе материальных запасов? Сколько времени должен эксплуатироваться данный материальный объект, зависит от функциональных характеристик объекта, от условий, в которых он будет эксплуатироваться. Следовательно, к какому КОСГУ отнести приобретенный материальный объект, принимает решение должностное лицо, имеющее специальные знания. Более того, бухгалтер, не получивший таких специальных знаний, не имеет права относить по учету приобретенный объект (предмет) на статью 310 или 340 по КОСГУ.

• Принцип эффективности и экономности средств в счете применен.

В ст. 34 Бюджетного кодекса РФ сказано, что при составлении и исполнении бюджетов получатели бюджетных средств должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств или достижения наилучшего результата с использованием определенного бюджетом объема средств.

Таким образом, должностное лицо медицинского учреждения должно квалифицированно суметь дать ответ на вопросы: достигнуты ли заданные результаты при фактических расходах; достигнут ли наилучший результат при выделенных ассигнованиях? О заданном и наилучшем результате может говорить только профессионал, непосредственно организующий эксплуатацию данного объекта или использующий принятую услугу.

• Учитывая особенность финансирования медицинских услуг, появились пациенты с различными статусами и получающие различные виды медицинской помощи. В связи с этим дополнительно введена запись на обороте счета:

Оказано медицинских услуг пациентам:

на платной основе ________ руб.;

на льготной основе ________ руб.

Эта запись позволяет отнести фактические расходы произведенных медицинских услуг по тому источнику финансирования, по которому разрешено данное лечение конкретного пациента, и, следовательно, оплачивать и контролировать поступление средств.

• Подпись ответственного лица, дата.

Необходимость подписи с ее расшифровкой и даты очевидна, так как данное должностное лицо обязано дать ответы на вопросы, находящиеся за пределами сферы бухгалтерского учета. Следует обратить внимание, что при временном отсутствии ответственного исполнителя (отпуск, командировка и др.), исполняющего обязанности ответственного лица, оставшиеся должностные лица несут ответственность в полном объеме.

При планировании доходов от оказания платных медицинских услуг требуется четкое и детальное их составление. На доходность влияет оснащенность отделений (кабинетов) медицинским оборудованием, наличие высококлассных медицинских специалистов, плановое наличие свободных койко-мест.

Отправной точкой в детализации доходов является наличие генерального разрешения у медицинского учреждения на получение дохода от иной приносящей доход деятельности. Предлагаются следующие виды дохода:

• средства, получаемые от оказания платных медицинских услуг населению;
• средства, поступающие от реализации лома и отходов драгоценных металлов;
• плата за документацию о предварительном отборе и за конкурсную документацию при проведении открытых конкурсов на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд;
• добровольные взносы и пожертвования юридических и физических лиц.

Данное планирование остается актуальным и с появлением государственного (муниципального) задания (ст. 69.2. БК РФ).

Однако все это требует проведения целого ряда комплексных мероприятий:

1. проанализировать фактические расходы и доходы учреждения по КОСГУ и детализировать их;

2. сопоставить данные расходы с мероприятиями, необходимыми для их выполнения должностными лицами;

3. подготовить и согласовать с главным врачом проекты списка ответственных исполнителей и положения о заключении договоров;

4. подготовить проект приказа об организации работы по исполнению сметы медицинского учреждения на 2009 г., приложениями которого будут являться Список ответственных исполнителей и Положение о заключении договоров (приложения NN 1, 2);

5. довести приказ до ответственных исполнителей.

Вышеуказанные мероприятия необходимо проводить не позднее 2-3 месяцев до начала следующего бюджетного года.

Обращаем внимание, что ответственным исполнителям дано право принимать работы (услуги) и отдавать разрешения на получение материальных ценностей от сторонних организаций. Документы принимаются к оплате (учету) при наличии расшифрованной подписи и печати.

Рассмотрев записи на лицевой и оборотной сторонах счета (финансового документа), приступим к его дальнейшему оформлению.

Бухгалтер принимает счет (финансовый документ), оформленный как с лицевой, так и с оборотной стороны, и включает в реестр счетов на оплату (приложение № 3).

Реестр счетов на оплату, являясь финансовым регистром управленческого учета, создается для оплаты счетов при превышении плановых предложений над финансовыми возможностями. При этом помните, что принятых обязательств не должно быть больше лимитов бюджетных обязательств.

Реестр представляет собой документ, в котором собраны и обобщены следующие данные:

• остатки на лицевых счетах казначейств как бюджетных, так и внебюджетных средств;
• задолженность организаций по внебюджетным источникам;
• перечень счетов на оплату, краткое наименование предмета или объекта (услуги), КОСГУ, общая сумма счета, предложения по оплате сумм по источникам финансирования, свободные графы для принятия решения, общая сумма счетов, подпись составившего реестр. В реестр могут включаться и другие финансовые обязательства (кредиторская задолженность, планируемые выплаты заработной платы и др.).

Главный врач на служебном совещании принимает решение об оплате того или иного счета, его размере и источнике. На совещании присутствуют ответственные исполнители, у которых находятся заполненные к рассмотрению реестры. Идет обсуждение.

После совещания принятое решение оформляется, подсчитывается общая сумма принятого решения счетов к оплате и утверждается у главного врача.

Утвержденный реестр является основанием для подготовки и подписи главным бухгалтером платежных документов в случае его права подписи на платежных поручениях.

Таким образом, создав круг ответственных исполнителей, мы пришли к общему знаменателю по организации следующих направлений:

• формирование объемов продукции (количество, качество, срок поставки), установление функциональных и технических требований к ней, подготовка конкурсной документации, организация проведения закупочных процедур, оценка технической части и конкурсных предложений;
• подготовка проекта договора, представление на визирование и контроль за пересылкой адресату экземпляра документов;
• знание положения дел по предмету договора (выполнение условий, оплата и др.);
• ведение предварительных и последующих переговоров;
• планирование, организация исполнения и контроль расходов (доходов) по нормам (плану);
• организация составления отчета за прошедший год, прогноза на текущий и следующие годы по объемам закупаемой продукции и составление заявки;
• организация составления расчетов по расходам (доходам) на следующий год и уточнение в текущем году.

Мероприятия, отраженные в статье, носят рекомендательный характер, и все зависит от решения главного врача (руководителя учреждения), но право инициативности создания такого «бронежилета» зависит от главного бухгалтера.

В соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации во исполнение Федерального закона от 24.11.2008 № 204-ФЗ «О федеральном бюджете на 2009 год и на плановый период 2010 и 2011 годов», Постановления Правительства РФ от 24.12.2008 № 987 «О мерах по реализации Федерального закона „О федеральном бюджете на 2009 год и на плановый период 2010 и 2011 годов“ и в целях обеспечения качественного исполнения сметы расходов госпиталя на 2009 г.»

1. Начальнику медицинской части, начальнику по хозяйственному обеспечению, начальнику по медицинскому обеспечению, помощнику начальника, начальнику продовольственного обеспечения, начальнику по эксплуатации зданий и сооружений, начальнику гаража, инженеру-программисту, начальнику отдела кадров, главному бухгалтеру:

• осуществлять заключение договоров о поставке продукции (работ, услуг), а также планирование и проведение мероприятий, предусматривающих расходование средств федерального бюджета в 2009 г. строго в пределах лимитов бюджетных обязательств, утвержденных на 2009 г. в соответствии со структурой функциональной и экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации и в соответствии с прилагаемым Положением о заключении договоров в госпитале (приложение № 1). Вытекающие из договоров обязательства, принятые сверх утвержденных лимитов, не подлежат оплате за счет бюджетных средств, выделенных на текущий год;
• обеспечить выполнение требований нормативных правовых актов Российской Федерации (Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд») о размещении путем проведения торгов государственных заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для нужд воинских формирований у поставщиков, имеющих соответствующие производственные мощности, технологическое оборудование, финансовые и трудовые ресурсы для выполнения заказов;
• при заключении договоров (государственных контрактов) о поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг, руководствуясь п. 6 Постановления Правительства РФ от 24.12.2008 № 987 «О мерах по реализации Федерального закона „О федеральном бюджете на 2009 год и на плановый период 2010 и 2011 годов“, предусматривать авансовые платежи:»
• в размере 100 процентов суммы договора (контракта) — по договорам (контрактам) об оказании услуг связи, о подписке на печатные издания и об их приобретении, об обучении на курсах повышения квалификации, об участии в научных, методических, научно-практических и иных конференциях, о приобретении авиационных и железнодорожных билетов, билетов для проезда городским и пригородным транспортом, путевок на санаторно-курортное лечение, а также по договорам обязательного страхования гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств, по договорам, подлежащим оплате за счет средств, полученных от оказания платных услуг и иной приносящей доход деятельности;

в размере до 30 процентов суммы договора (контракта) — по остальным договорам (контрактам), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

• обеспечивать предварительный контроль за целевым и эффективным использованием средств федерального бюджета в соответствии с утвержденными в смете расходов объемами ассигнований;
• взять на особый контроль вопрос своевременного исполнения поставщиками договорных обязательств, сокращения сроков исполнения договоров, представления счетов для оплаты;
• в срок до 10-го числа последнего месяца каждого квартала организовать представление в бухгалтерию предложения по внесению изменений в смету расходов госпиталя из средств федерального бюджета и внебюджетных средств с поквартальной разбивкой.

2. Начальнику медицинской части обеспечить максимальное привлечение внебюджетных источников финансирования расходов на совершенствование материально-технической базы и создание условий для дополнительного стимулирования сотрудников; обеспечить постоянный контроль за поступлением средств от оказания платных медицинских услуг.

3. Главному бухгалтеру:

• организовать начисление установленных денежных выплат, заключение договоров на поставку продукции (работ, услуг) и принятие иных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета в 2009 г., исходя из лимитов бюджетных обязательств на 2009 г., утвержденных в установленном порядке в соответствии со структурой бюджетной классификации расходов бюджетов Российской Федерации;
• обеспечить полное и своевременное доведение заработной платы и других социальных и компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации;
• организовать проведение работы по разъяснению должностным лицам последствий за нецелевое использование бюджетных средств, установленных в виде изъятия их в бесспорном порядке, блокирования расходов и сокращения утвержденных лимитов бюджетных обязательств, а также мер ответственности должностных лиц за нецелевое использование бюджетных средств, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
• организовать работу по анализу образования дебиторской и кредиторской задолженностей и своевременно докладывать о выполнении мероприятий по взысканию просроченной дебиторской задолженности и погашению кредиторской задолженности;
• обеспечивать соблюдение в течение года планомерности расходования выделенных бюджетных средств, исключающей накопление остатков объемов финансирования указанных расходов на конец отчетного периода на лицевом счете в отделении Федерального казначейства;
• обеспечить составление и утверждение в установленном порядке сметы доходов и расходов по средствам, получаемым от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, и представление утвержденной сметы в отделение Федерального казначейства;
• обеспечить постоянный контроль за использованием средств из внебюджетных источников;
• о проведенных мероприятиях по исполнению сметы расходов 2009 г. отразить в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, представляемой к установленным срокам.

4. Планирование и исполнение сметы доходов и расходов из средств федерального бюджета и внебюджетных средств проводить согласно прилагаемому Списку ответственных за обоснование размера расходов и доходов, планирование и исполнение сметы госпиталя (приложение № 2). Ответственные по вышеуказанному Списку, кроме лиц, перечисленных в п. 5, имеют право принимать работы (услуги) и отдавать разрешения на получение материальных ценностей от сторонних организаций. Документы принимаются к оплате (учету) при наличии расшифрованной подписи и печати.

5. Начальник продовольственного обеспечения, начальник по эксплуатации зданий и сооружений, начальник гаража, инженер-программист имеют право принимать работы (услуги) и отдавать разрешения на получение материальных ценностей от сторонних организаций при условии согласования с начальником по хозяйственному обеспечению. Документы принимаются к оплате при наличии расшифрованных подписей ответственного по Списку и начальника по хозяйственному обеспечению и печати.

6. Утверждаю Положение о порядке заключения договоров в госпитале (приложение № 1) и Список ответственных за обоснование размера расходов и доходов, планирование и исполнение сметы госпиталя (приложение № 2).

7. Контроль за выполнением требований настоящего приказа возложить на главного бухгалтера.

8. Приказ довести до лиц в части, их касающейся.

Начальник госпиталя А. Я. Иванов

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ, РЕГИСТРАЦИИ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ КОНТРАКТОВ, ДОГОВОРОВ И СОГЛАШЕНИЙ В ГОСПИТАЛЕ

1. Общая часть

Действие настоящего Положения распространяется на все государственные контракты, договоры и соглашения (далее по тексту — договоры), заключаемые в госпитале.

Общие положения о договоре, понятие и условия договора, порядок его заключения, изменения и расторжения изложены в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок заключения конкретных договоров (купли-продажи, подряда, аренды и др.) регламентируется частью второй Гражданского кодекса РФ.

Все закупки товаров, работ и услуг, осуществляемые госпиталем на сумму, превышающую установленный Центральным банком РФ предельный размер расчета наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке, оформляются в виде государственного контракта (договора). Оформление государственного контракта (договора) на закупки товаров, работ и услуг ниже установленного Центральным банком РФ предельного размера расчета наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке определяется ответственными по Списку (приложение № 2 к данному приказу) в зависимости от сроков исполнения, оформления, оплаты и других требований, следующих из особенностей предмета договора.

2. Порядок подготовки, заключения, регистрации, учета и хранения договоров

2.1. Все проекты договоров, изменения и дополнительные соглашения к договорам, письма с предложениями о заключении договора и т.п., поступающие в адрес госпиталя по почте, подлежат регистрации у заведующего делопроизводством.

2.2. Заведующий делопроизводством направляет вышеназванные документы должностному лицу, ответственному по данному виду договора.

Ответственный по договору определяется на основании Списка сотрудников, ответственных за обоснование размера расходов и доходов, планирование и исполнение сметы, утверждаемого главным врачом в установленном порядке.

2.3. Ответственный по договору в течение 5 рабочих дней организует рассмотрение документов, решает вопрос о целесообразности заключения договора (дополнительного соглашения к договору) либо направления документов в единую комиссию по организации размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд (далее — комиссия) для принятия решения о проведении торгов, после проведения процедуры торгов организует подготовку проекта договора (дополнительного соглашения), визирует его и направляет на визирование должностным лицам в соответствии с п. 2.5. настоящего Положения.

2.4. Проекты договоров подряда, финансируемых из средств федерального бюджета, а также проекты других договоров на сумму свыше 50 млн руб. направляются на согласование в вышестоящую организацию.

2.5. Договор (дополнительное соглашение) поступает на подпись к главному врачу при наличии согласований с должностными лицами в следующей очередности:

• ответственный по договору;
• юрист;
• главный бухгалтер.

Сфера прав и ответственности должностных лиц при согласовании определяется должностными обязанностями и действующим законодательством Российской Федерации.

В том случае, если договор заключается по решению комиссии по организации размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, он визируется секретарем комиссии с указанием даты и номера протокола заседания.

2.6. Срок согласования договора (дополнительного соглашения) каждым должностным лицом — не более двух рабочих дней.

2.7. При наличии разногласий со службами госпиталя или другой стороной ответственный по договору принимает меры к их урегулированию в срок, не превышающий 5 рабочих дней.

Все изменения по срокам, объемам работ (поставок), изменения цены договора в процессе его выполнения в обязательном порядке оформляются дополнительными соглашениями.

2.8. Для каждой из сторон договора оформляется и подписывается не менее одного экземпляра договора (дополнительного соглашения), имеющего одинаковую юридическую силу.

2.9. Договор (дополнительное соглашение) считается заключенным со стороны госпиталя при наличии подписи главного врача и отметки о регистрации в Журнале регистрации и учета государственных контрактов, договоров и соглашений с присвоением ему регистрационного номера.

Журнал регистрации и учета ведется секретарем единой комиссии и введен в номенклатуру дел госпиталя.

2.10. Подлинники договоров (дополнительных соглашений) хранятся в бухгалтерии госпиталя.

Ответственные по договорам и другие должностные лица для оперативной работы могут хранить дополнительные копии договоров (дополнительных соглашений).

2.11. Договор, пролонгированный на новый срок, считается вновь заключаемым и должен быть заключенным в соответствии с настоящим Положением.

2.12. Организация учета и контроля выполнения финансовых обязательств возлагается на бухгалтерию госпиталя.

Главный бухгалтер Г. Б. Петров

I. Расходы.

В задачи ответственных лиц входят:

1. Организация договорной работы:

• по формированию объемов продукции (количество, качество, срок поставки), установлению функциональных и технических требований к ней, подготовке конкурсной документации, организации проведения закупочных процедур, оценке технической части и конкурсных предложений;
• подготовке проекта договора, представлению на визирование и контролю за пересылкой адресату экз. документов;
• знанию положения дел по предмету договора (выполнение условий, оплата...);
• ведению предварительных и последующих переговоров (ведение предварительных и последующих переговоров разрешается составу комиссии по проведению конкурсов (торгов) в пределах своей компетенции).

2. Учет расходов (доходов), связанных с оказанием медицинских услуг пациентам на платной или льготной основе. Заключение на оправдательных документах о соответствии качества, цены и условий договора фактическому выполнению. Срок эксплуатации и соответствие ст. 34 Бюджетного кодекса. Например:

"Данные в счете соответствуют условиям заключенного договора и не превышают принятых договорных обязательств, товар (услуги) получен без оплаты (или с оплатой), срок эксплуатации товара более (или менее) 12 месяцев, принцип эффективности и экономности использования средств применен".

Оказано медицинских услуг пациентам: на платной основе ______ (рублей); на льготной основе ______ (рублей). Подпись ответственного, дата.

Примечание: льготная основа - это право лечения пациентов за счет средств федерального бюджета.

3. Планирование, организация исполнения и контроль расходов (доходов) по нормам (плану); организация составления отчета за прошедший год, прогноза на текущий и следующие годы по объемам закупаемой продукции и составление заявки; организация составления расчетов по расходам (доходам) на следующий и уточнение в текущем году.

Главный бухгалтер Г.Б.Петров "____" _____________ 200__ г.

Главный бухгалтер         Г.Б.Петров
"____" _____________ 200__ г.

Подписано в печать

25.06.2009