Статья. «Бланки родовых сертификатов: получение, хранение, учет и выдача бюджетным учреждением»

(И.Зернова)

(«Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2006, № 8)

БЛАНКИ РОДОВЫХ СЕРТИФИКАТОВ: ПОЛУЧЕНИЕ, ХРАНЕНИЕ, УЧЕТ И ВЫДАЧА БЮДЖЕТНЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ

Практика оплаты государственным и муниципальным учреждениям здравоохранения услуг по медицинской помощи, оказанной женщинам в период беременности и родов, на основании родовых сертификатов возникла с начала 2006 г. В связи с отсутствием опыта оформления данных операций возникает много вопросов. Автор статьи разъясняет: как оформляются получение и выдача бланков родовых сертификатов, как они заполняются, а также рассматривает некоторые нестандартные ситуации.

Обеспечение учреждений здравоохранения бланками родовых сертификатов и представление по ним отчетности

Обеспечение женских консультаций бланками родовых сертификатов осуществляется исполнительными органами Фонда социального страхования РФ (региональными отделениями, филиалами региональных отделений) на основании отчетов-заявок на получение родовых сертификатов на соответствующий квартал, представляемых ежеквартально в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Форма отчета-заявки приведена в Приложении № 7 к Приказу Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 28.11.2005 № 701 «О родовом сертификате» (далее — Приказ № 701). Причем отчеты-заявки представляются независимо от того, имеется необходимость в получении новых бланков родовых сертификатов или нет.

Кроме того, ежегодно до 1 февраля текущего года женской консультацией представляется заявка на родовые сертификаты на следующий календарный год, форма которой дана в Приложении № 8 к Приказу № 701.

Отчет-заявка и заявка подписываются руководителем и главным бухгалтером и заверяются печатью женской консультации.

Обратите внимание: запас бланков родовых сертификатов в женских консультациях не должен превышать квартальную потребность в них.

Учет бланков родовых сертификатов

Ответственность за получение, распределение и хранение родовых сертификатов, а также за их учет и отчетность по ним несут руководители и главные бухгалтеры женских консультаций.

Поступление бланков в бюджетное учреждение

Согласно п. 4 Приказа № 701 передача в женскую консультацию бланков родовых сертификатов оформляется накладной, оформленной исполнительным органом ФСС РФ в двух экземплярах, один из которых передается в учреждение, а другой остается в исполнительном органе ФСС РФ. Причем расходы по их доставке производятся за счет средств женских консультаций.

Получение бланков родовых сертификатов возлагается на лицо, ответственное за получение, выдачу и хранение родовых сертификатов (далее — ответственное лицо), которое назначается приказом руководителя женской консультации. Выдача ему бланков исполнительным органом ФСС РФ производится на основании доверенности, оформленной в установленном порядке (с подписями руководителя и главного бухгалтера, заверенными круглой печатью).

Поступившие бланки родовых сертификатов на основании накладной, оформленной исполнительным органом ФСС РФ, отражаются в Книге учета прихода родовых сертификатов женской консультацией, форма которой приведена в Приложении № 2 к Приказу № 701. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и иметь на последней странице запись, содержащую количество страниц, наименование, печать и подпись руководителя женской консультации. Записи в ней производятся в хронологическом порядке ответственным лицом (п. 8 Приказа № 701).

Обратите внимание: последней страницей в книге является внутренний лист, а не внутренняя часть задней обложки. Поэтому печать и все записи производятся на последней странице внутреннего листа.

В данную книгу при поступлении бланков родовых сертификатов заносят следующие сведения:

• номер и дату отчета-заявки;
• дату получения родовых сертификатов;
• номер и дату накладной, по которой они получены;
• реквизиты родовых сертификатов (серию и номер);
• количество полученных бланков;
• остаток родовых сертификатов от предыдущего поступления;
• общее количество родовых сертификатов.

Выдача бланков подотчетным лицам

По мере необходимости ответственное лицо выдает бланки родовых сертификатов под отчет лечащим врачам либо работникам женской консультации, которые оформляют их централизованно, на основании приказа руководителя женской консультации. При получении новых родовых сертификатов они обязаны сдать ответственному лицу корешки ранее полученных и заполненных ими родовых сертификатов. Лечащие врачи, а также работники женских консультаций, оформляющие родовые сертификаты, несут личную ответственность за их сохранность.

Учет распределения родовых сертификатов осуществляется в Книге учета распределения родовых сертификатов женской консультации, форма которой предусмотрена Приложением № 3 к Приказу № 701. Данная книга содержит следующие сведения:

• количество бланков родовых сертификатов в наличии и количество выданных;
• реквизиты родовых сертификатов (серию, номер);
• фамилию, имя и отчество получателя бланков (или сдающего корешки бланков) и его должность, а так же номер и дату заявки;
• реквизиты сданных корешков родовых сертификатов (серии и номера);
• количество возвращенных корешков родовых сертификатов;
• подпись лица, получающего бланки и возвращающего корешки родовых сертификатов;
• данные о лице (Ф.И.О., должность), ответственном за хранение родовых сертификатов и их корешков, и его подпись.

Учет испорченных или утерянных бланков

При заполнении родовых сертификатов иногда возникают ошибки, также сертификаты могут быть утеряны или похищены. В этих случаях женские консультации ведут учет испорченных, утерянных, похищенных родовых сертификатов в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных родовых сертификатов, форма которой предусмотрена Приложением № 5 к Приказу № 701 (п. 10 Приказа № 701). В конце года женские консультации передают информацию о таких сертификатах в исполнительные органы ФСС РФ.

Испорченные родовые сертификаты должны храниться в женских консультациях в отдельной папке, имеющей их опись, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача, выдавшего родовой сертификат, дата сдачи, номера и серии испорченных родовых сертификатов.

Как долго должны храниться в женских консультациях испорченные бланки родовых сертификатов, а также корешки оформленных родовых сертификатов? Согласно п. 11 Приказа № 701 испорченные бланки родовых сертификатов и корешки от оформленных родовых сертификатов должны храниться в женской консультации в течение трех лет. По истечении этого срока комиссией, созданной по приказу руководителя женской консультации, производится уничтожение:

• испорченных родовых сертификатов по Акту об уничтожении испорченных родовых сертификатов, форма которого предусмотрена Приложением № 6 к Приказу № 701;
• оформленных корешков родовых сертификатов по Акту об уничтожении корешков родовых сертификатов, срок хранения которых истек. Форма акта предусмотрена Приложением № 4 к Приказу № 701.

Правила заполнения родового сертификата

Приказом № 701 утверждена не только форма бланка родового сертификата (Приложение № 1 к Приказу № 701), но и Инструкция по его заполнению.

Родовой сертификат состоит из четырех частей:

• первая часть — корешок родового сертификата, предназначенный для подтверждения выдачи родового сертификата;
• вторая часть — талон № 1 родового сертификата, предназначенный для оплаты учреждениям здравоохранения медицинских услуг, оказываемых женщинам в период беременности на амбулаторно-поликлиническом этапе (в женской консультации);
• третья часть — талон № 2 родового сертификата, предназначенный для оплаты учреждениям здравоохранения медицинской помощи, оказываемой женщинам во время родов в родильных домах (отделениях), перинатальных центрах (далее — родильный дом);
• четвертая часть — родовой сертификат, служащий подтверждением оказания медицинской помощи женщинам в период беременности и родов учреждениями здравоохранения.

Инструкция по заполнению бланка родового сертификата регламентирует порядок заполнения каждого его пункта. Осветим некоторые требования, предъявляемые к заполнению бланков родовых сертификатов:

• записи в родовом сертификате выполняются разборчиво на русском языке ручкой синего или фиолетового цвета;
• указываются Ф.И.О. (без сокращений) беременной женщины, дата ее рождения и адрес регистрации места жительства в соответствии с документом, удостоверяющим ее личность;
• исправленный или зачеркнутый текст родового сертификата (не более двух исправлений) подтверждается записью «исправленному верить», подписью руководителя и печатью учреждения здравоохранения;
• оттиски печатей и штампов должны быть четкими и соответствовать названию медицинского учреждения.

Нестандартные ситуации применения бланков родовых сертификатов

Заполнение бланка родового сертификата

При заполнении родовых сертификатов могут возникать следующие вопросы.

Женщина меняет фамилию после выдачи родового сертификата, но до родов. Следует ли в этом случае вносить изменения в талоны № 1 и № 2 родового сертификата в части, которая заполнена женской консультацией?

Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 4.2. Письма ФСС РФ от 06.03.2006 № 02-18/07-2090 (далее — Письмо № 02-18/07-2090). Отметки об изменении женщиной фамилии вносятся в родовой сертификат только в случае, если она поменяла паспорт или документ, удостоверяющий личность. Причем данные отметки вносятся как «изменение» с указанием причины, ссылкой на номер и дату соответствующего документа. В родовом сертификате, корешке, талонах № 1 и 2 родового сертификата под фамилией, на которую он был выписан, вписывается новая фамилия женщины. Например, Белова Елена Николаевна (Захарова). Внесение изменений производится учреждением здравоохранения, в которое женщиной представлен паспорт на новую фамилию.

Обратите внимание: внесение изменений в талоны родовых сертификатов в этом случае не считается исправлениями.

Какую фамилию вносить в родовой сертификат, если в основных документах женщины (паспорт, полис ОМС, обменная карта) указаны разные фамилии?

Поскольку основным документом, удостоверяющим личность гражданина, является его паспорт, то вносить в родовой сертификат необходимо фамилию, указанную в паспорте женщины (п. 4.4. Письма № 02-18/07-2090).

Как заполняется номер страхового полиса обязательного медицинского страхования? Нужно ли указывать название страховой компании, выдавшей полис?

Сначала указывается серийный номер страхового полиса ОМС, а затем индивидуальный. При этом не имеет значения, какой страховой компанией выдан указанный полис (п. 4.5. Письма № 02-18/07-2090).

Какой печатью следует заверять родовой сертификат (круглой или треугольной) и чья подпись должна стоять на талонах родового сертификата (руководителя женской консультации или родильного дома, являющегося структурным подразделением учреждения здравоохранения)?

Согласно Инструкции по заполнению бланков родовых сертификатов он заверяется треугольной печатью женской консультации или родильного дома (печатью, используемой для листков нетрудоспособности). В случае если женщина рожала не по месту жительства, ставится круглая печать. Что касается проставления подписей на родовых сертификатах, то согласно п. 4.3. Письма № 02-18/07-2090 талон № 1 и заполненные п.п. 1-8 талона № 2 родового сертификата заверяются подписью руководителя женской консультации. Заполненные п.п. 9-11 талона № 2 заверяются подписью руководителя родильного дома. Указанные талоны также могут быть заверены лицом, наделенным такими полномочиями согласно приказу руководителя женской консультации или родильного дома.

Обратите внимание: в случае отсутствия треугольной печати проставляется печать, используемая для листков нетрудоспособности в данном учреждении.

Требования, предъявляемые при выдаче родовых сертификатов

При выдаче родовых сертификатов у бухгалтеров учреждений здравоохранения возникают следующие вопросы:

В каком случае талон № 1 родового сертификата не принимается к оплате?

Родовой сертификат выписывается женской консультацией женщине, вставшей на учет по беременности, с 30-й недели беременности (в случае многоплодной беременности — с 28-й недели) при условии непрерывного наблюдения и ведения женщины на амбулаторно-поликлиническом этапе данной женской консультацией. Причем амбулаторно-поликлинический этап должен составлять не менее 12 недель. Родовой сертификат выдается женщине при предъявлении ею паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, страхового полиса ОМС и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. При нарушении одного (или нескольких) перечисленных условий талон № 1 родового сертификата к оплате не принимается. Об этом указано в Письме ФСС РФ от 15.03.2006 № 02-10/15-2391.

Может ли быть выдан родовой сертификат женщине, если она встала на учет при сроке беременности свыше 12 недель?

Выдача родового сертификата зависит не от срока постановки на учет беременной женщины в женской консультации, а от продолжительности наблюдения за беременной женщиной. Поэтому родовой сертификат может быть выдан женщине и в тех случаях, когда она встала на учет по беременности после 12 недель (п. 3.4. Письма 02-18/07-2090).

Какое медицинское учреждение (женская консультация или родильный дом) должно оформить родовой сертификат в случае преждевременных родов?

Согласно п. 3.2. Письма 02-18/07-2090 с 01.07.2006 при наличии у женской консультации права на выдачу родового сертификата родильный дом не вправе выписывать родовой сертификат женщине, а обязан принять меры к получению его через женскую консультацию, наблюдавшую женщину в период беременности.

Выдается ли родовой сертификат женщине на сроке беременности 40 недель, если она встала на учет в женской консультации на сроке беременности 28 недель и наблюдалась в ней в течение 12 недель?

Обязательным условием для выдачи женской консультацией родового сертификата женщине является ее постановка на учет по беременности и последующее непрерывное наблюдение и ведение женщины на амбулаторно-поликлиническом этапе данной женской консультацией не менее 12 недель. Только при соблюдении указанного условия родовой сертификат может быть выдан женщине после 30 недель беременности (после 28 недель — в случае многоплодной беременности) (п. 3.1. Письма 02-18/07-2090).

Выдаются ли родовые сертификаты иностранным гражданам?

Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2.1. Письма № 02-18/07-2090. Женщинам, являющимся иностранными гражданами, которым была оказана бесплатная медицинская помощь на основании страхового полиса обязательного медицинского страхования, должен выдаваться родовой сертификат при соблюдении правил, установленных Порядком и условиями оплаты услуг государственным и муниципальным учреждениям здравоохранения по медицинской помощи, оказанной женщинам в период беременности и родов, утвержденными Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 10.01.2006 № 5 (далее — Приказ № 5).

Правомерно ли оформление родового сертификата учреждениями здравоохранения в случае, если у женщины отсутствуют документы, удостоверяющие личность?

В соответствии с п. 5 Приказа № 5 родовой сертификат выдается при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Следовательно, при отсутствии у женщины документов, удостоверяющих личность, получить родовой сертификат она не сможет. Однако он может быть выдан на основании справки из органа внутренних дел, подтверждающей обстоятельства (оформление регистрации или смена фамилии), по которым у женщины отсутствует документ, удостоверяющий личность (п. 2.2. Письма № 02-18/07-2090).

Правомерно ли оформление родового сертификата женщинам, отбывающим наказание в исправительных учреждениях, при отсутствии у них документов, удостоверяющих личность?

Выдача родового сертификата женщине, отбывающей наказание в виде лишения свободы, может быть осуществлена при предоставлении администрацией исправительного учреждения в государственное или муниципальное учреждение здравоохранения соответствующих сведений о личности осужденной на основании паспорта, приобщенного к личному делу осужденной (п. 2.3. Письма № 02-18/07-2090).

Какой документ может предъявляться женщиной в возрасте до 14 лет в случае рождения ею ребенка?

Пунктом 2.4. Письма 02-18/07-2090 указывается, что в случае рождения ребенка лицом, не достигшим 14 лет и в этой связи не имеющим паспорта, родовой сертификат может быть выдан женской консультацией на основании свидетельства о рождении как документа, удостоверяющего личность.

Выдается ли родовой сертификат женщинам, не имеющим страховых полисов обязательного медицинского страхования и страховых свидетельств государственного пенсионного страхования?

При отсутствии у женщины полиса ОМС, СНИЛС родовой сертификат ей будет выдан, но при этом в нем проставляется отметка о причине отсутствия вышеуказанных документов.

Согласно Письмам Министерства здравоохранения и социального развития от 20.02.2006 № 59-М3 и ФСС РФ от 03.03.2006 № 02-18/07-2030 в целях обеспечения сведений о СНИЛС для отражения в родовом сертификате и исключения необходимости дополнительного обращения женщины в период беременности и родов за указанными сведениями в органы ПФР органам исполнительной власти субъектов РФ в сфере здравоохранения поручено организовать взаимодействие лечебных учреждений, осуществляющих выдачу родовых сертификатов, с территориальными органами Пенсионного фонда РФ.

В свою очередь, Пенсионный фонд РФ должен обеспечить предоставление по запросам учреждений здравоохранения, содержащим достаточную информацию (фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, паспортные данные), сведений о СНИЛС, имеющихся в информационной базе персонифицированного учета, а также осуществлять регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования неработающих женщин, не получавших свидетельство государственного пенсионного страхования, применительно к порядку регистрации застрахованных лиц, установленному разд. III Инструкции «О порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования», утвержденной Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 № 318.

Контроль за организацией учета, хранения и правильностью выдачи родовых сертификатов

С целью осуществления контроля за организацией учета, хранения и правильностью выдачи родовых сертификатов ФСС РФ выпустило Письмо «Об организации контроля за правильностью выдачи родовых сертификатов учреждениями здравоохранения» от 05.04.2006 № 02-18/04-3167. В свете рекомендаций, приведенных к указанному Письму, проверка отделениями ФСС РФ и филиалами отделений учреждений здравоохранения, оказывающих медицинскую помощь женщинам в период беременности и родов на основании родового сертификата (далее — проверка), производится в целях совершенствования деятельности и представляет собой комплекс мероприятий по изучению, анализу и оценке деятельности учреждений здравоохранения по организации хранения и учета родовых сертификатов, оценку состояния работы по правильности выдачи учреждениями здравоохранения родовых сертификатов.

Целью проверки является осуществление контроля за соблюдением требований нормативных правовых актов, регулирующих вопросы организации учета и хранения бланков, а также правильности выдачи родовых сертификатов учреждениями здравоохранения.

Задачами проверки являются:

• установление соответствия (несоответствия) организации хранения, учета и выдачи родовых сертификатов в учреждении здравоохранения действующим нормативным правовым актам;
• выявление нарушений (недостатков) в организации работы по хранению, учету и выдаче родовых сертификатов учреждением здравоохранения;
• изучение, обобщение и распространение положительного опыта в организации работы по хранению и учету бланков и выдаче родовых сертификатов.

Решение о проведении проверки оформляется в виде приказа отделения ФСС РФ (филиала отделения), издаваемого в соответствии с ежеквартальным планом проведения проверок, в котором указываются проверяемое учреждение здравоохранения, состав членов проверяющей комиссии, ее полномочия, а также период проведения проверки. Такая проверка должна производиться не реже одного раза в год. Срок проверки исчисляется в календарных днях и не может превышать пяти дней. При проведении проверок учреждений здравоохранения, имеющих филиалы, ее срок увеличивается на срок не более трех дней на проведение проверки каждого филиала.

По результатам рассмотрения материалов проверки в случае выявления нарушений, допущенных учреждением здравоохранения при хранении, учете и выдаче родовых сертификатов, отражаемых в справке о проверке, сроки исправления нарушений указываются в решении.

По необоснованно выданным родовым сертификатам, израсходованным учреждением нецелевым образом, средства засчитываются в счет последующих платежей фонда либо подлежат возврату.

Бухгалтерский учет и условия хранения бланков родовых сертификатов

Согласно п. 5 Приказа № 701 родовые сертификаты являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся родовые сертификаты, должны быть закрыты на замки и опечатаны.

Бланки родовых сертификатов подлежат бухгалтерскому учету на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Согласно п. 236 Инструкции № 25н <*> бланки родовых сертификатов учитываются в бюджетном учете в условной оценке 1 руб. за 1 бланк.

---

<*> Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.04.2006 № 25н.

Необходимо вести аналитический учет по местам их хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности (ф. 0504045).

Подписано в печать

20.07.2006

---