Статья. «Банк проверяет аптеку: что нужно знать бухгалтеру?»

(В.Минаков)

(«Фармацевтические ведомости», 2006, № 11)

Устанавливать правила работы с наличностью — это прерогатива Центрального банка Российской Федерации. Такие полномочия прописаны в Федеральном законе от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)». А банки в свою очередь обязаны проверять, как организации и предприниматели эти правила выполняют. Или как говорят, на практике следить за кассовой дисциплиной. В нашей статье мы расскажем о такой ревизии. О том, какие документы запрашивает банк? Какие типичные ошибки допускают бухгалтеры аптек и что за это грозит?

К сведению. При проверках кассовой дисциплины инспекторы кредитного отдела банка руководствуются:

• Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40);
• Положением Центрального банка РФ от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;
• Указанием Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими и физическими лицами по одной сделке»;
• письмом Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 «О разъяснениях по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и условий работы с денежной наличностью».

Какой период проверяют?

Вообще, действующее законодательство не содержит точного указания на то, какой период банкиры должны проверять, выезжая в аптеку. Отметим, что, согласно п. 2.14. Положения Центрального банка РФ № 14-П, говорится, что проверка кассовой дисциплины проводится не реже одного раза в два года. Следовательно, проверяемый период не должен превышать указанного срока. Понятно, что начало этого периода не должно быть раньше даты, в которую проводилась предыдущая ревизия. Более точный регламент проведения проверок соблюдения кассовой дисциплины, в том числе определение проверяемого периода, конкретный банк должен разработать самостоятельно с учетом количества работающих счетов и специфики проводимых по ним операций. Как правило, аптеки проверяют раз в два года. А проверяемый период составляет три месяца.

Что проверяют?

В договоре на расчетно-кассовое обслуживание (договор банковского счета) предусматривается право банка запрашивать кассовые документы для проверки порядка ведения кассовых операций. В ходе таких проверок банки проверяют:

• все ли деньги, полученные в банке, оприходованы в кассу. Для этого сверяют данные выписок с расчетного счета и записи в кассовой книге;
• полноту сдачи денег в кассу банка. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов. То есть проверяется соответствие с записями в кассовой книге, а также сроки сдачи, например, не выплаченной в срок заработной платы обратно в банк;
• на какие цели израсходованы средства из поступающей выручки. Напомним: такие цели указаны в расчете на установление лимита остатка в кассе (устанавливает обслуживающий банк);
• суммы расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Лимит составляет 60000 руб. по одной сделке. То есть в рамках одного договора.

Кроме того, банкиры посмотрят, как аптеки соблюдают установленные банком лимиты остатка наличных в кассе и ведут кассовую книгу и другие кассовые документы.

Вообще, руководитель аптеки обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в ее помещении. Требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятия также приведены в Порядке ведения кассовых операций. Наличные денежные средства хранятся в кассе предприятия в пределах лимитов, установленных им учреждениями банка, а в период выдачи заработной платы, стипендий, пенсий и других выплат — не больше трех рабочих дней сверх установленных лимитов.

Что такое лимит кассы?

После того как аптека открыла в банке расчетный счет, бухгалтер должен представить в банк форму № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу». Данная форма приведена в приложении 1 к Положению Центрального банка РФ от 5 января 1998 г. № 14-П.

Обратите внимание: если вы открываете счет в другом банке, то туда достаточно принести копию указанного расчета, предоставленного в банк, который установил вам лимит остатка кассы.

Если расчет не сделать и не представить расчет ни в один из обслуживающих аптеку банков, считается, что лимит остатка кассы считается нулевым. Соответственно, несданная денежная наличность — сверхлимитной.

Добавим, что лимит устанавливается на все предприятие в целом, включая структурные подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в банках. Таким образом, для аптек, имеющих филиальную сеть, необходимо устанавливать общий лимит по кассе с учетом всех подразделений. Для каждой торговой точки внутренним приказом необходимо установить свой остаток по кассе. И еще: лимит остатка по кассе устанавливается на год и может пересматриваться по обоснованной просьбе предприятия.

В расчете на установление лимита остатка кассы прописываются сроки и время сдачи выручки в банк (инкассаторам или на почту). С учетом специфики работы аптек, в частности более длинный рабочий день по сравнению с операционным днем в банке или круглосуточный режим работы, некоторые банки соглашаются на то, чтобы выручку сдавали на следующий день после ее поступления. Причем нарушением это считаться не будет. Это подтвердил и ФАС Северо-Восточного округа в постановлении от 15 августа 2006 г. по делу № А56-28050/2005. Арбитры пришли к выводу, что в действиях организации не было нарушений порядка ведения кассовых операций, за которые ст. 15.1. Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность. Сроки хранения в кассе сверхлимитных средств были соблюдены.

Обратите внимание: соблюдать лимит кассы должны только организации, предприятия и учреждения. Поэтому если аптеку организовал предприниматель, то о лимитах говорить не приходится.

Что такое лимит расчетов наличными между юрлицами?

Как мы уже говорили, лимит расчетов наличными деньгами между юридическими лицами — это 60000 руб. по одному договору. За превышение этого лимита отвечает покупатель.

Однако, по мнению чиновников, лимит расчетов, установленный для юридических лиц, распространяется и на расчеты с предпринимателями. Такую точку зрения налоговики высказали в письме ФНС России от 30 августа 2006 г. № ММ-6-06/869@ «О письме Банка России от 17 июля 2006 г. № 08-172540».

Арбитражные суды высказывают по данной проблеме иную точку зрения. Так, скажем, судьи ФАС Московского округа в постановлении от 21 февраля 2001 г. № КА-А40/6186-00 указали, что лимит расчетов наличными распространяется только на сделки между юридическими лицами за приобретаемый товар. То есть арбитражная практика по данному вопросу тоже на стороне предпринимателей. Да и письмо Центробанка вообще не является нормативным актом. Согласно ст. 7 Федерального закона № 86-ФЗ, Банк России может издавать по вопросам своей компетенции нормативные акты в форме указаний, положений и инструкций. Следовательно, письма Центрального банка не могут устанавливать никакие новые правила.

Таким образом, если индивидуальные предприниматели рассчитываются с организацией или между собой наличными, на лимит в 60000 руб. можно не ориентироваться.

Как оформляют результаты проверки?

Если в ходе проверки никаких нарушений не выявлено, то составляют Справку о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (форма № 0408026). В двух экземплярах. Один для банка, другой — для предприятия.

Другой вопрос, если банк найдет какие-либо нарушения. Тогда справка составляется уже в трех экземплярах. И первый экземпляр, по идее, банк должен отправить в налоговую инспекцию по месту учета налогоплательщика. Однако это только в теории. На практике же банкиры редко «доносят» на своих клиентов. Как правило, все ограничивается предупреждением. Проверяющие дают время на то, чтобы аптека могла все исправить. И только если нарушения носят систематический характер, кредитная организация может просигнализировать об этом налоговикам.

Что грозит, если будут найдены нарушения?

Ответственность за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций предусмотрена ст. 15.1. Кодекса РФ об административных правонарушениях. В указанной статье расшифровано, что считать таковыми нарушениями. Это когда организации не соблюдают лимит расчетов наличными между юрлицами, не полностью приходуют в кассу деньги или неправильно их хранят, превышают лимит остатка денег в кассе.

Штраф в этом случае составляет для юридических лиц от 40000 до 50000 руб. Накажут рублем и должностное лицо фирмы. Правда, размер санкций скромнее — 4000-5000 руб.

Но добавим: поскольку данное правонарушение не является длящимся, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (п. 1 ст. 4.5. Кодекса РФ об административных правонарушениях). При этом данный срок является пресекательным, то есть восстановлению не подлежит.

Каковы основные ошибки, допускаемые аптеками

Основными ошибками, которые допускаются в оформлении кассовых документов, является:

• отсутствие подписи кассира в приходных или расходных ордерах, штампа «Оплачено» на прилагаемых к ордерам документах. В соответствии с п. 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации приходные и расходные ордера после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено с указанием даты»;
• отсутствие подписей и паспортных данных лиц, получивших деньги.

В соответствии с п. 16 Порядка выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. При выдаче денег кассир требует предъявить документ, удостоверяющий личность;

• в расходном кассовом ордере сумму прописью указывает кассир или сумма прописью печатается машиной. Согласно п. 15 Порядка, расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой;
• не оформляется приказ и/или договор о материальной ответственности на лицо, временно замещающее кассира. В соответствии с п. 32 Порядка после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Подписано в печать

08.11.2006

---